Nya Ladok. Checklista. Översyn av studieadministrativa rutiner inför införandet av nya Ladok

Transkript

1 Nya Ladok Checklista Översyn av studieadministrativa rutiner inför införandet av nya Ladok

2 Det nationella Ladok3-projektet, som utvecklar Sveriges nya studieadministrativa IT-system, är ett av Sveriges största IT-projekt. Systemet kommer att användas av så gott som alla verksamma vid Sveriges universitet och högskolor. Vid Uppsala universitet blir det en stor omställning: administratörer, lärare, studierektorer, programansvariga, studievägledare, studenter och doktorander kommer att beröras av systemskiftet. Vi vet att när nya IT-system införs så skapar det inte ordning utan det krävs att en ordning redan finns. Av denna anledning måste vi på institutionerna därför genomföra ett förändringsarbete av rutiner och processer inför de kommande utmaningarna runt nya Ladok. Se över rutinerna Den här skriften samlar ett antal rekommendationer för hur institutioner kan se över sin studieadministration innan nya Ladok införs. Den baseras på erfarenheter från en förstudie som genomfördes vid institutionen för informationsteknologi (IT-institutionen), under hösten De institutioner som sett över sina studieadministrativa rutiner kommer att ha bättre förutsättningar för att hantera övergången till att arbeta i nya Ladok och möta det fortsatta behovet av anpassningar. Utan förberedelser ökar risken att kraven på förändringar vid övergången till nya Ladok leder till ineffektiva nödlösningar som sedan blir kvar. För IT-institutionens del utkristalliserade sig behovet av en reviderad lärarguide som ett lämpligt nav i arbetet. Vilka behov respektive institution har definieras bäst inom institutionen utifrån hur väl studieadministrativa arbetsmoment och processer redan är kända och finns beskrivna. Ledningens stöd Stöd från ledningspersoner på alla nivåer är avgörande i förändringsarbete. Det är viktigt med en organisatorisk samsyn, både centralt och på fakulteterna, kring vad som ska göras, när och hur. Ändå är det på prefekterna mycket av ansvaret hamnar. Det konkreta införandet, utbildningarna och stödet måste dock styras och göras lokalt, så prefekten har en nyckelroll i att initiera, stötta och förankra arbetet på institutionen. Bilda en arbetsgrupp Prefekten bör utse en arbetsgrupp, sammansatt av studieadministratörer och lärarrepresentanter. Glöm inte ansvariga för forskarutbildning. Bestäm ansvarsområden i gruppen, sammankallande etc. Det är i allmänhet också bra med en sammanhållande och drivande kraft En målbild för Uppsala universitets framtida studieadministration Översyn av lokala studieadminstrativa rutiner

3 Att få kontinuitet i arbetsgruppens möten kan vara en utmaning. Boka in möten i tid och ha om möjligt lite buffert, både vad gäller deltagare och möten. Tänk på att det även kommer att krävas en hel del tid, både eget arbete och i grupp, för att faktiskt få fram ett konkret resultat. Rapportera löpande den bild av det lokala studieadministrativa arbetet som växer fram. Var också lyhörda för kollegornas förslag under arbetet. Detta gäller i synnerhet om ni tänker föreslå förändringar. Studenterna i fokus Studenterna och doktoranderna ska få så klar och tydlig information som möjligt, stödjas av tydliga processer och ges bästa möjliga service. Detta är nödvändigt för Uppsala universitet som ett modernt och kvalitetsmedvetet universitet. Studenterna ska få pedagogiska utmaningar, inte administrativa. Nulägesanalys En bra början är att inventera befintlig dokumentation av processer. Även om få har försökt sig på att göra regelrätta processmodeller vet vi att det finns gott om material. Sammanställ arbetsbeskrivningar, informationsutskick, checklistor, lathundar och manualer. Studieadministrationen är till stor del cyklisk och detta kan vara ett sätt att ringa in arbetet. Vad sker på årsbasis, vid varje termin eller varje kurs? Vad händer innan/under/efter en period? Börja på en övergripande nivå och försök snabbt få en helhetsbild. Fokusera på de största processerna där många olika roller måste samverka. Fastna inte i att beskriva alla undantag, men notera att dessa finns. Förbättra rutinerna När ni har fått en översikt blir det enklare att se vilka processer eller rutiner som går att förbättra. En utgångspunkt kan även vara att identifiera var ni idag har problem, vad som t ex orsakar många frågor, fel eller förseningar. Använd era nätverk för att få in fler idéer och uppslag för alternativa sätt att arbeta. Även om den egna institutionen är i fokus kan det vara bra och givande att ha ett erfarenhetsutbyte på rollnivå. Bevaka aktivt vad som händer i införandet av nya Ladok då det kan påverka förutsättningarna: Nya Ladok införs Ny lärplattform införs Anpassade system Utbildningar Utökad support

4 Visualisera processerna Att gemensamt visualisera processer är ett effektivt sätt att arbeta med processbeskrivningar och processutveckling. Samtidigt är det lätt att gå vilse bland de verktyg som finns och att lägga för mycket resurser på detaljer. Den variant som användes i förstudien vid IT-institutionen baseras på roller (student, administratör, lärare osv) längs en horisontell axel och tid längs en vertikal. Fördelen med detta format är att det lätt låter sig överföras till både webb och tryck. Det kanske enklaste och mest åskådliga sättet är att skissa på en whiteboard och använda minneslappar för att beskriva händelser. Formatet är enkelt att överföra till tabellform för den som vill fortsätta dokumentera i till exempel Word eller Excel.

5 Enhetliga begrepp Att använda enhetliga begrepp är en viktig förutsättning för att kunna arbeta på ett enhetligt sätt. Det finns en terminologi kopplad till studieadministrationen där orden har exakta betydelser. I vardagslag händer det att begrepp som kurs eller antagen används på ett sätt som kanske bara delvis sammanfaller med terminologin. I viss mån kan det också bero på att inte alla känner till begreppen. Tips! Använd samma begrepp. I medarbetarportalen finns stöd för den terminologi som vi använder idag. Hitta informationsvägar För att kunna nå ut med information, i detta steg i första hand till institutionen, behöver ni identifiera lämpliga informationsvägar. Diskutera vilka kanaler som fungera. Vad ska skickas ut och vad ska ligga som referensmaterial? Internet är en viktig kanal men också ett nålsöga, med sina egna utmaningar på systemsidan. Här tror vi att samverkan mellan institutioner och med fakulteten kan vara en framgångsfaktor. Det är bättre att ha samlad information på nätet än att göra utskick, eftersom användarna då har tillgång till informationen när de behöver den. Informera och utbilda När ni har ett material och ni har identifierat lämpliga kanaler för spridning gäller det förstås att nå fram till era kollegor genom både information och utbildning. Generellt sett är det svårare att nå lärarna än administratörerna. Vid behov kan det vara nödvändigt att tydligt kommunicera att arbetet har ledningens stöd, alternativt att begära att prefekt eller ledning står som avsändare.

6 CHECKLISTA Ledningens stöd Bilda en arbetsgrupp Ha studenterna i fokus Gör en nulägesanalys Förbättra rutinerna Visualisera processerna Använd enhetliga begrepp Hitta informationsvägar Informera och utbilda Har du frågor kring arbetet med att ta fram gemensamma rutiner på IT-institutionen? Frågor kring grundutbildningen: Kristin Ålin, systemadministratör vid Uppdokenheten Telefon: E-post: kristin.alin@uadm.uu.se Frågor kring forskarutbildningen Elisabeth Lindqvist, projektsamordnare vid institutionen för informationsteknologi Telefon: E-post: elisabeth.lindqvist@it.uu.se LÄS MER OM NYA LADOK BLI MEDLEM I NYA LADOKS BLOGG