Målbilden för framtidens studieadministration

Transkript

1 Nya Ladok Målbilden för framtidens studieadministration Sammanfattning av målbildsarbetet 2014: studenter, lärare kursadministratörer, studierektorer och programansvariga

2 Några av de önskemål som studenter, lärare, kursadministratörer, studierektorer och programansvariga har lagt fram som förslag till hur studieadministrationen kan förbättras. Du kan läsa mer om förslagen till förbättringar på INLEDNING Framtidens studieadministration Med anledning av att Uppsala universitet under 2017 kommer att få ett nytt studieadministrativt system, nya Ladok, arbetade fyra grupper med lärare, administratörer, studenter respektive studierektorer och programansvariga under våren och hösten 2014 med att ta fram målbilder för framtidens studieadministration. Därefter har grupperna haft ett gemensamt möte för att väva samman resultaten till en målbild som alla kunde enas om. Denna rapport sammanfattar de viktigaste slutsatserna. Arbetet har genomförts på uppdrag av universitetsdirektören inom ramarna för införandeprojektet av nya Ladok. Önskemål från erfarna medarbetare Med målbilder menas en detaljerad beskrivning av hur vi vill arbeta i framtiden. Målbilderna tas fram av erfarna personer som arbetar i verksamheterna idag. Steg för steg analyseras dagens problem och deltagarna utformar önskemål för det framtida arbetet, inklusive krav på de nya

3 IT-systemen. Metoden har tillämpats i flera olika sammanhang tidigare, och har då visat sig ge en mycket god grund för utformningen av framtida arbetsprocesser och krav på de informationssystem som kan stödja det framtida arbetet. All forskning och erfarenhet visar att en omfattande användarmedverkan vid ett IT-relaterat förändringsarbete är en av de största framgångsfaktorerna. Verksamheten i fokus Varje införande av ett nytt IT-stöd påverkar arbetet i olika avseenden, ofta på ett mycket påtagligt sätt. Egentligen finns det inte några renodlat tekniska projekt eller systemutvecklingsprojekt utan endast projekt som handlar om verksamhetsutveckling, där teknikutvecklingen utgör en del av förändringen. När vi utvecklar och inför nya IT-system måste vi därför med nödvändighet beakta organisationen, verksamhetsprocesserna, kompetenserna och arbetsmiljön som systemen skall verka i och stödja. Mer om målbilder som metod finns att läsa i rapporten Målbilder, en metod för att utveckla det framtida IT-stödda arbetet. 1 Våra behov ska styra Det är viktigt att Uppsala universitet utnyttjar tillfället att genomföra de förändringar i det studieadministrativa arbetet som kan bidra till att vi kan utnyttja den stora potential till förbättringar som finns. På så sätt kan vi förebygga eller minimera eventuella kommande problem. Förslag på förändringar, utformningen av det nya systemet och införandet måste bygga på behov och önskemål från de som blir berörda av förändringarna. Det är detta som målbilderna handlar om. RESULTAT Samstämmiga önskemål De framtidsbilder som de fyra arbetsgrupperna har formulerat är till allra största delen mycket likartade. Skillnaderna ligger i olika fokus, inte i intressekonflikter. En skillnad gäller perspektiv och begrepp. Administratörerna arbetar med både kurs- och anmälningskoder, dvs. kurser och kurstillfällen. Lärarna är av naturliga skäl mer fokuserade 1.

4 på kurstillfällena, de pågående kurserna. Studierektorer och programsamordnare skiftar perspektiv beroende på uppgift. För studenterna har själva begreppet studieadministration en bredare och delvis annorlunda innebörd. Kommunikationsproblem är inte ovanliga, varken mellan anställda med olika roller eller i mötet med studenter. Detta ställer krav både på vår verksamhet och på våra IT-system för att effektivt stödja alla användargrupper. Flexibelt stöd Den gemensamma målbilden lägger stor vikt vid flexibilitet; det nya systemet ska vara ett stöd för verksamheten och inte styra den, och olika arbetssätt måste möjliggöras inom vissa ramar. En stor del av arbetet ska också gå att se som ett ärendeflöde. Detta skulle ge insyn i och bidra till ökad kunskap om olika processer, stödja samverkan, möjliggöra ärendebevakningar och bidra till högre kvalitet och service. Vid sidan om flexibilitetsmålet finns krav på en väl sammanhållen, stabil och integrerad IT-miljö. Helheten får inte bli ett lapptäcke, och kompromisser med viktiga användbarhetskrav är inte acceptabelt. Det behövs ett internt utvecklingsarbete inom universitetet avseende arbetsprocesser, kompetenser, begrepp m.m. som inte bara gäller nya Ladok. IT-system som t. ex. NyA, Studentportalen och Selma uppfattas inte som helt bra idag och behöver förändras. Gemensamma önskemål för alla grupper Inga papper. Ett elektroniskt ärendeflöde. Inga onödiga steg i processen. Avveckla pappersvändaruppgifterna. Flödestanken. Ett ärende beskrivs i sin helhet. Man vill kunna se direkt var i ärendeprocessen man befinner sig och vem som förväntas göra vad. Administratörer har många tidskritiska arbetsuppgifter. Systemet behöver på begäran kunna påminna studieadministratörerna om kommande deadlines. Ett IT-stöd, integrerat. För användaren ska allt studieadministrativt arbete utföras i vad som i alla fall uppfattas som ett enda integrerat system. Behovet av att aktivt behöva gå ut och in i olika system måste försvinna.

5 Administratörer, lärare, programansvariga, studierektorer och studenter har tillsammans enats om en målbild, en vision för arbetet kring studieadministration. Här syns en del av deltagarna i grupperna. På kan du läsa mer om målbilden och se vilka som deltagit i grupperna. Nya Ladok ska stödja verksamheten, inte styra den. Användarna ska själva kunna planera vad de ska göra, när och på vilket sätt. SELMA bör avvecklas. Allt nödvändigt bör ingå i andra system. Detta gäller t ex kurslitteratur samt marknadsföringsinriktade texter. Antagningen av en student ska ske: elektroniskt, enhetligt, förenklat, ske snabbare, följa ärendeflödet. Processen behöver ses över. Omregistrering av gamla studenter måste stödjas på ett enkelt sätt då detta inte fungerar bra idag. NyA upplevs som en stoppkloss. Dålig information, segt, dåligt uppdaterat. Det råder begreppsförvirring bland många lärare och studenter. Användningen av kurskoder med mera måste bli enklare att förstå. Ett exempel är resultatkoderna som är väldigt praktiskt för administratörerna men som inte visas på ett begripligt sätt i Studentportalen. Mobilt arbete ska möjliggöras, kanske en Ladok-app.

6 Nya Ladok: användare vid Uppsala universitet, största delen av dessa är studenter. Administratörernas önskemål Administratörer har en viktig serviceroll och fungerar idag som spindeln i nätet. Rollen måste behållas och förstärkas och en kontinuerlig kompetensutveckling är viktigt. Det behövs utbildningar så att samtliga administratörer har de kompetenser som är nödvändiga. Administratörer är den grupp som ofta kommer i kontakt med flest IT-system, och förväntas kunna arbeta effektivt oavsett hur bristfälliga och krångliga systemen än är. Administratörer ska vara de som kan allt inom sina områden och de måste stödjas av både organisation och system. Lärarnas och programansvarigas önskemål Studieadministrationen måste vara rättssäker och kvalitetssäkrad. Ett integrerat arbetsflöde minskar risken att frågor hamnar mellan stolarna eller att information försvinner. Ett integrerat arbetsflöde skulle samtidigt skapa förutsättningar för ett mer kvalitativt arbete med bättre stöd för både överblick och arbetsdelning. Man bör t ex kvalitetssäkra bedömning av meriter genom historik av tidigare liknande bedömning. Ett nytt IT-stöd bör kunna omfatta uppföljning med åtkomst till detaljerad statistik som ett led i kvalitetsarbetet. Bra statistik skulle kunna hjälpa

7 till att identifiera både strukturfel på kursnivå och störningar på kurstillfällesnivå. Det institutionella minnet bör utvecklas. Det bör finnas stöd för detta. Vad som produceras runt ett kurstillfälle måste finnas kvar i framtiden oberoende av vem som håller i kursen. Kommunikation och samverkan mellan lärare och studenter måste stödjas effektivt. Studenternas önskemål Studenterna tolkar begreppet studieadministration som allt som understödjer lärandet. Här inräknas allt från att leta rätt på sitt schema och den billigaste kurslitteraturen till att begära registerutdrag och att boka tid med en studievägledare. Studentportalen samordnar idag många av de tjänster som en student behöver. Studenterna är positiva till att allt fler tjänster digitaliseras och integreras, men de är samtidigt kritiska till den varierande kvaliteten. Att hitta rätt information och att förstå universitetets olika rutiner och regler uttrycks som en stor utmaning på grund av bristen på enhetlighet mellan institutioner, avdelningar och enskilda lärare. För nya och studieovana studenter beskrivs denna avsaknad av tydlig information och enhetlighet som särskilt besvärande. I förslaget till framtida lösningar betonas vikten av att studenterna alltid, på ett enkelt och enhetligt sätt, kan hitta rätt information samt att samverkan och kommunikation mellan studenter, administratörer och lärare får bra IT-stöd.

8 En dag på jobbet 2018 Deltagarna i målbildsgrupperna har också utarbetat egna scenarier, små berättelser som på ett konkret sätt visar hur framtidens administration skulle kunna fungera på ett smidigt sätt. Berättelserna beskriver och motiverar gruppernas olika förslag genom att belysa hur vissa arbetsmoment kan utföras, och vad som då förbättras om målbilden realiseras. Scenarierna finns som bilaga i den fullständiga slutrapporten som hittas på Mer information om införandet av nya Ladok finns på: Read more about New Ladok: