Universitetsgemensamma administrativa stödroller på institutionsnivå/motsvarande Projektdirektiv Fas 1

Transkript

1 Dnr UFV 2018/1645 Universitetsgemensamma administrativa stödroller på institutionsnivå/motsvarande Fas 1 Fastställt av universitetsdirektören Beredning har gjorts med styrgrupp

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte 3 2 Mål Effektmål Mål 4 3 Organisation 4 4 Förutsättningar och avgränsningar 5 5 Risker och möjligheter 5 6 Budget 6 7 Tidplan 6 8 Överlämnande 6 9 Bilagor 6 2

3 1 Bakgrund och syfte Universitetets stödfunktioner ska svara mot verksamhetens behov och externa förutsättningar. Tydliga administrativa stödroller, väl definierade stödprocesser och integrerade stödsystem är viktiga delar av ett effektivt administrativt stöd. De olika delarna är beroende av varandra och behöver utvecklas koordinerat. I KAIA-projektets direktiv (UFV 2013/719) framgick att basadministration med beaktande av roller och kompetenser skulle definieras, identifieras och förslag till utformning skulle tas fram. Inom ramen för projektet genomfördes en mindre förstudie med fokus på administrativa stödroller. Syftet med förstudien var att undersöka behovet av universitetsgemensamma administrativa rollbeskrivningar, samt att föreslå hur ett eventuellt framtida projekt skulle kunna utformas. I förstudien genomfördes intervjuer med ett antal prefekter och administratörer. De menade att universitetsgemensamma rollbeskrivningar exempelvis skulle kunna utgöra ett viktigt stöd vid personalplanering, rekrytering och kompetensutveckling. Under hösten 2017 gjordes en fördjupad intervju med projektledarna för SLU:s satsning på administrativa roller vid institution/motsvarande. Grunderna i SLU:s modell för att tydliggöra administrativa roller utgör utgångspunkt för hur arbetet i detta projekt ramas in och läggs upp. Ett framtida beslut om införande av fastställda universitetsgemensamma administrativa stödroller vid institution/motsvarande förväntas leda till en effektivare administration, tydligare mottagare av administrativ information, högre kvalitet i administrationen och bidra till bättre arbetsmiljö för berörda medarbetare. 2 Mål 2.1 Effektmål Följande effekter kan uppnås på lång sikt Förbättrade förutsättningar för kompetensförsörjning - Samordnad och regelbunden kompetensutveckling för olika målgrupper - Förbättrade förutsättningar för långsiktig personalplanering - Förbättrat stöd vid rekrytering (huvudarbetsuppgifter och kompetenser i olika kombinationer). Förbättrade förutsättningar för kommunikation, samarbete med funktionsansvariga inom universitetsförvaltningen och medarbetare att utöva funktionsansvar. Bättre överblick över mottagare av administrativ information. Förbättrat stöd vid administrativt utvecklingsarbete. Förbättrade förutsättningar för administrativt samarbete mellan institutioner. Minskat personberoende i institutioners administrativa stödfunktioner. 3

4 2.2 Mål I samarbete med pilotinstitutioner definiera och utforma förslag på universitetsgemensamma administrativa stödroller vid institutionsnivå/motsvarande för i första hand ekonomi-, HR och studieadministration. Se till eventuellt behov av, definiera och utforma förslag på en mer generell beslutsstödsroll (med inspiration av SLU:s beslutade rollbeskrivningar). För dessa roller ska en sammanfattning av huvudarbetsuppgifter, ansvar och kompetenskrav beskrivas. Införa och tillämpa de administrativa stödrollerna på pilotinstitutionerna för att pröva och hinna göra vissa initiala erfarenheter. Utforma förslag på modell för förvaltning av fastställda universitetsgemensamma administrativa stödroller vid institution/motsvarande, inklusive förslag på systemstöd (IT). Utforma förslag till hur fastställda universitetsgemensamma administrativa stödroller vid institution/motsvarande kan införas i hela organisationen, inklusive förslag till plan för fas 1 (införande). 3 Organisation Projektägare Eliane Forsse, HR-direktör Styrgrupp Therese Iveby Gardell, biträdande universitetsdirektör (sammankallande) Daniel Gillberg, planeringsdirektör Eliane Forsse, HR-direktör Representant från avdelningen för ekonomi och upphandling Karin Apelgren, avdelningschef för studentavdelningen Johan Lundborg, kanslichef, kansliet för humaniora och samhällsvetenskap Måns Östring, kanslichef, kansliet för teknik och naturvetenskap Tony Nilsson, kanslichef, kansliet för medicin och farmaci Projektgrupp Patrik Wallin, Planeringsavdelningen (projektstöd) Pär Cederholm, HR-avdelningen (samordningsuppdrag i projektet) Mikael Wångmar från Studentavdelningen Ellen Leijon från Avdelningen för ekonomi och upphandling Övriga resurser 4

5 Representanter från pilotintuitioner (prefekt, administrativ chef, handläggare vid institutionen) inom respektive sakområde ekonomi, HR och studieadministration. Ytterligare kompetens och resurser från respektive avdelning adjungeras in vid behov. 4 Förutsättningar och avgränsningar Inom ramen för detta projekt tas i första hand förslag fram på universitetsgemensamma administrativa stödroller vid institution/motsvarande för ekonomi-, HR och studieadministration samt eventuellt en mer generell beslutsstödsroll. En administrativ stödroll är en samling likartade administrativa och konsultativa arbetsuppgifter som ska utföras för varje institutions/motsvarande räkning. Till varje rollbeskrivning finns kompetenskrav knutna. De arbetsuppgifter som i första hand är definierade är de vars ansvar åligger institutionerna/motsvarande och som ingår i någon av de universitetsövergripande stödprocesserna (arbetsflödena). Beskrivningar av de stödrollerna är inte en heltäckande arbetsbeskrivning. En administrativ rollbeskrivning är inte heller en befattning. En stödroll ska kunna tilldelas en eller flera personer på en institution/motsvarande eller underliggande organisatorisk enhet. Det ska också vara möjligt att samordna rollinnehavandet så att en person innehar en specifik stödroll för flera institutioners/motsvarande räkning. En person ska också kunna inneha flera stödroller så länge kompetenskraven är uppfyllda. Stödroller ska kunna definieras och beskrivas, för att skapa en samsyn över universitetet oavsett vilken organisatorisk lösning som valts i enskilda fall. Eventuella behov av tydliggjorda universitetsgemensamma administrativa stödroller på campus-, fakultets-, vetenskapsområdesnivå är inte i fokus i detta projekt. Däremot dokumenteras sådant som eventuellt framkommer angående detta när stödrollerna vid institution/motsvarande diskuteras och definieras i samarbete med pilotinstitutionerna. Universitetsförvaltningens funktionsansvar, stödfunktioner och rollbeskrivningar behöver förhålla sig till vad som framöver beslutas om institutioners stödfunktioner, rollbeskrivningar och basadministration. I ev. framtida mer storskaliga satsningar eller projekt kan behov finnas av att alla delar och nivåer av universitetets stödfunktioner koordineras och utvecklas gemensamt. Under hösten 2017 genomfördes en förstudie av universitetsförvaltningens projektkontor för att inventera nuläge och behov kring användningen av processer (arbetsflöden) och processmetodik. Syftet med förstudien var att ge en övergripande beskrivning av hur universitetsförvaltningen använder arbetsflöden och processmetodik inom sina respektive funktionsområden samt en omvärldspaning på andra lärosätens processarbete. Att utveckla användning av administrativa stödprocesser och processmetodik ingår inte i detta projekt. 5 Risker och möjligheter En riskanalys kommer att utföras i samband med att projektplanen tas fram. 5

6 6 Kommunikation En plan för kommunikation tas fram i samband med utarbetande av projektplanen. 7 Budget Kostnader för extern konsult uppskattas till kr. 8 Tidplan Projektstart inklusive utseende av pilotinstitutioner i augusti 2018 Till december 2018 är förslag till universitetsgemensamma administrativa stödroller vid institutionsnivå/motsvarande framtagna och förslag på modell för förvaltning av fastställda stödroller vid institution/motsvarande, inklusive förslag på systemstöd (IT). I januari 2019 tillämpas de administrativa stödrollerna på pilotinstitutionerna. Initiala erfarenheter följs upp i mars Förslag hur fastställda universitetsgemensamma administrativa stödroller vid institution/motsvarande kan tillämpas i hela organisationen, inklusive förslag till plan för del 2 (införande) färdigställs i mars Överlämnande Projektets resultat kommer att överlämnas till universitetsdirektör och portföljledning för ev. vidare beslut om införande och förvaltning av fastställda universitetsgemensamma administrativa stödroller vid institution/motsvarande. 10 Bilagor KAIA-projektet administrativa roller Förstudie UFV 2013/719 Genomlysning prefektrollen Förstudie UFV 2018/74 6