Intern styrning och kontroll

Transkript

1 UFV 2010/366 Intern styrning och kontroll Plan 2010 Fastställd av rektor

2 UFV 2010/366

3 Innehållsförteckning Utgångspunkter för ISK-arbetet Slutsatser av ISK-arbetet Planerade aktiviteter Riskanalyser 5 Uppdatering övergripande riskanalyser 6 Rapportering från vissa avdelningar inom universitetsförvaltningen 6 Rapportering till konsistoriet 7 Tidplan 7 3

4 Utgångspunkter för ISK-arbetet 2010 Årets arbete med intern styrning tar sin utgångspunkt i universitetets riktlinjer för tillämpning av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll (fastställda av rektor ). Där framgår att: Grundtanken i regelverket för intern styrning och kontroll är att verksamheten ska planeras och genomföras utifrån en genomtänkt riskanalys. Inom universitetet ses ett visst risktagande som en förutsättning för att nå framgång i många sammanhang, inte minst när det gäller att bryta ny mark inom utbildning och forskning. Riskanalys ger en möjlighet att göra strukturerade och medvetna val när det gäller de risker som behöver hanteras. Processen för intern styrning och kontroll ska vara integrerad i ordinarie verksamhetsplanering och uppföljning för att på ett effektivt sätt bidra till utveckling och förnyelse samt förstärka kvalitetsarbetet vid universitetet. Riskanalysen ger möjligheter till en strukturerad analys av de faktorer som skulle kunna orsaka att verksamheten inte bedrivs effektivt och med god resurshushållning, regelefterlevnad och rättvisande återrapportering. Riskanalyser kan därmed stärka möjligheterna att prioritera olika alternativ och att effektivisera verksamheten. Analyserna kan bidra till att vissa oönskade händelser kan förutses och därmed undvikas. Arbetet under 2009 och kartläggningen under 2008 gav vid handen att de organisatoriska förutsättningarna och ansvarsförhållandena, processerna för planering och uppföljning och säkerheten i de administrativa systemen utgör en god grund för antagandet att den interna styrningen och kontrollen vid universitetet är betryggande, något som också bekräftades av konsistoriet i samband med fastställande av årsredovisningen. Syftet med det fortsatta arbetet är att ytterligare belägga robustheten i de interna processerna på alla nivåer i organisationen. Arbetet med intern styrning och kontroll kommer under året att inriktas på en fortsatt integrering av den obligatoriska processen som uttrycks i förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll, i universitetets löpande verksamhetsplanering och uppföljning. Arbetet ska ses som en naturlig del av ledaransvaret och följa ansvarslinjen från konsistorium via rektor till prefekt. Slutsatser av ISK-arbetet 2009 Under 2009 var arbetet främst inriktat på att ge en bild av universitetets övergripande planeringsoch uppföljningsprocess. Styrande dokument har samlats och strukturerats på ett sätt som möjliggör en överblick för alla berörda. Ansvarsnivåerna har definierats och delegationsordningen tydliggör de olika rollerna. Sammantaget ger detta goda förutsättningar för att fortsätta integrera ansvaret för riskhantering inklusive utarbetande och uppföljning av åtgärder i den ordinarie verksamheten och koppla det till det ordinarie verksamhetsansvaret. En övergripande riskanalys för universitetet som helhet har genomförts, liksom en fördjupad riskanalys inom utbildningsområdet inom respektive vetenskapsområde. Rektor har fattat beslut om riskhanteringen efter diskussion i universitetsledningen. Planeringsavdelningen, avdelningen för IT-strategi, avdelningen för IT och inköp, samt universitetsbiblioteket har upprättat beskrivningar av det befintliga systemet för intern styrning och kontroll inom respektive avdelnings ansvarsområde. Konsistoriet har hållits underrättade om det löpande arbetet och beretts tillfälle att påverka detsamma. I samband med årsredovisningen gjorde konsistoriet bedömningen att universitetets interna styrning och kontroll är betryggande. 4

5 Internrevisionen har gjort en granskning av systemet för uppföljning av uppdrag inom universitetsförvaltningen och ISK-arbetet kommer under 2010 särskilt att beakta detta. Planerade aktiviteter 2010 Ansvaret för intern styrning och kontroll utgår från konsistorium och rektor och konkretiseras i de uppdrag som rektor beslutar. Ansvaret uttrycks i bestämmelser i högskolelagen (1992:1434), högskoleförordningen (1993:100), myndighetsförordningen (2007:515), förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll, internrevisionsförordningen (2006:1228), förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag samt inom universitetet beslutade arbetsordningar, uppdrag och delegationer. Planeringsavdelningen ansvarar för stöd och metodutveckling för tillämpning och integrering av den obligatoriska processen enligt FISK. Under våren kommer projektgruppen att vidareutveckla metoden för att göra riskanalys med avseende på målformuleringar, värderingsskala, uppföljning, dokumentationsmallar etc. Aktiviteter/uppdrag under 2010 är: Genomföra riskanalys som ett led i kvalitetsutvecklingen inom universitetsförvaltningen Riskanalyser på fakultetsnivå Uppdatering av övergripande riskanalyser för universitetet som helhet och inom utbildningsområdet Fortsatt rapportering från avdelningar inom universitetsförvaltningen Riskanalyser Arbetet med att integrera processen för riskhantering fortsätter genom att ytterligare riskanalyser genomförs i organisationen. Ansvar för att utföra riskanalyserna utgår från linjeansvaret såsom det beskrivs i Riktlinjer för tillämpning av förordningen om intern styrning och kontroll. I verksamhetsplananvisningarna framgår uppdraget till områdesnämnderna att återrapportera arbetet med integrationen av den obligatoriska processen för riskhantering. Denna återrapportering ska göras fakultets-/sektionsvis och berör följande: Humanistisk-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet Teologiska fakulteten Juridiska fakulteten Historisk-filosofisk fakultet Språkvetenskaplig fakultet Samhällsvetenskaplig fakultet Medicinsk-farmaceutiska vetenskapsområdet Medicinska fakulteten Farmaceutiska fakulteten Teknisk-naturvetenskapliga vetenskapsområdet Matematisk-datavetenskapliga sektionen Fysiska sektionen Tekniska sektionen Kemiska sektionen Biologiska sektionen 5

6 Geovetenskapliga sektionen Utbildningsvetenskapliga fakulteten Planeringsavdelningen, i samarbete med respektive områdeskansli, bistår vid planering och genomförande av riskanalyser i två steg och svarar för en samlad dokumentation från dessa två sammankomster. Sammankomst 1, ca 2 timmar: Formulera mål och framgångsfaktorer Identifiera risker/hot/begränsningar/utmaningar mot måluppfyllnad Sammankomst 2, ca 1 timme: Värdera riskerna Återrapporteringen från respektive fakultet/sektion ska omfatta: En inventering av befintliga åtgärder Uppföljning av åtgärdernas utförande och effektivitet Inventering av befintliga åtgärder och uppföljning/utvärdering av dessa görs som en del i ledningsansvaret. Planeringsavdelningen kan ge råd men deltar inte i detta arbete. Kommentar: Dekanmötet i april används som startpunkt för arbetet. Då ingår rektor och respektive dekan en överenskommelse och vi informerar om hur det praktiska går till. Vid sammankomst 2 används clickers för att snabbt och smidigt genomföra värdering och för att få enhetlig dokumentation. Den egna återrapporteringen utformning kan kanske behöva någon form av standardisering för att kunna sammanställas till överordnad nivå. Uppdatering övergripande riskanalyser Översyn och uppdatering av riskanalyserna från 2009 sker mot bakgrund av de riskanalyser som görs på fakultetsnivå. Resultaten av dessa ligger till grund för en uppdatering av riskanalysen på gemensam, övergripande nivå som värderas i universitetsledningen, beslutas av rektor och föredras för konsistoriet. På så sätt kvalitetssäkras de uppgifter och beskrivningar som låg till grund för riskidentifieringarna under Rapportering från vissa avdelningar inom universitetsförvaltningen Följande enheter får 2010 i uppdrag av universitetsdirektören att dokumentera den befintliga ordningen för intern styrning och kontroll: Byggnadsavdelningen Avdelningen för kommunikation och externa relationer Juridiska avdelningen 6

7 Rapportering till konsistoriet Under 2010 kommer konsistoriet att få löpande information om arbetet med intern styrning och kontroll på samma sätt som tidigare. I samband med fastställande av årsredovisning för 2010 får konsistoriet en rapport över ISK-arbetet under året som grund för bedömningen av den interna styrningen och kontrollen. Tidplan Handlingsplan beslutas av rektor den 9 mars Uppdrag ges till områdesnämnder i VP-anvisningar i mars att utföra riskanalys inom fakultet/sektion Överenskommelse och information på dekanmöte april Konsistorium 14 april, info om handlingsplan Riskanalyser genomförs under april oktober (återrapportering enligt VP-anvisningar 30 oktober) Konsistorium 10 juni, info om ISK inom UFV Konsistorium 22 september, info om arbetet med riskanalyser, rapport från avdelning inom universitetsförvaltningen Konsistorium oktober, info om arbetet med riskanalyser, rapport från avdelning inom universitetsförvaltningen Uppdatering av övergripande riskanalys i UL november Beslut om övergripande riskhantering fattas av rektor i november Konsistorium 19 november, info om uppdaterade övergripande riskanalyser, rapport från avdelning inom universitetsförvaltningen Rapport av 2010 års arbete tas fram i december-januari och föredras för konsistoriet i februari 7