Projektprocessen. Projektprocess

Transkript

1 Projektkontoret 1 (av 8) Projektprocess Datum: Version: Dokumentansvarig: Projektkontoret Stöddokument för det grafiska dokumentet Projektprocessen grafisk 2.5 Projektprocessen Projektprocessen definierar projektets olika faser och syftet är att den ska stödja utvecklingen av ett gemensamt arbetssätt kring prioritering, planering, inrättande och avslutande av projekt. Den styr dock inte vilken projektmetod som används under själva genomförandefasen. Projektprocessen, projektportföljen och tillhörande malldokument förvaltas och utvecklas av projektkontoret. Projektkontoret är ett stöd för projektprocessens aktörer och svarar för synliggörande av högskolegemensamma projekt. Vad är ett projekt? Verksamhetsutveckling handlar om att förändra någonting i organisationen för att uppnå en förbättring. För att bedöma om det är lämpligt att bedriva arbete i projektform bör man ta hänsyn till om följande kriterier är uppfyllda: Det finns ett klart definierat syfte och mål. Det bedöms vara ett arbete som är så omfattande att det inte kan lösas med ordinarie resurser eller inom ordinarie organisation. Det är tidsbegränsat. Det är unikt, inte återkommande. Det är planerat, inte en akut aktivitet. Det skapas en särskild, tillfällig organisation, som oftast omfattar mer än den egna arbetsenheten. Det finns en särskild projektbudget. Om arbetet inte stämmer in på en eller flera av punkterna ovan kan man istället till exempel hantera det som ett uppdrag i den ordinarie verksamheten eller genom förbättringar av en eller flera processer.

2 Projektkontoret 2 (av 8) Delprocesser Projektprocessen delas in i sex delprocesser: 1. Prioritera 2. Definiera 3. Planera 4. Genomföra 5. Avsluta/utvärdera 6. Effektmäta 1. Delprocess prioritera Verksamhetschefer, processledare alternativt systemägare är de som kan framställa formella projektförslag utifrån de projektidéer som bedöms som nyttiga för verksamheten. Förslagen nedtecknas i malldokumentet Projektförslag som bedöms av Beredningsgruppen. Beredningsgruppen prioriterar projektförslag och tar fram underlag för beslut av rektor alternativt förvaltningschef. Beslutet ska innehålla: Projektförslag Prioriteringsgrad Preliminär organisation Preliminär budget Preliminär tidssättning Beredningsgruppens kommentarer Beredningsgruppen skapar ett uppdrag till projektägaren. Projektuppdraget ska innehålla: Projektförslag Beslut Beredningsgruppens kommentarer Mätbara mål för strategiska effekter och nyttoeffekter Tidsättning för framställande av projektdirektiv Tidsättning av effektmätning Beredningsgruppen säkerställer att projektkontoret tar del av projektuppdraget. Projektkontoret uppdaterar därefter projektportföljen. Delprocessen omfattar: Skapa projektförslag Prioritera projektförslag Besluta Skapa projektuppdrag Uppdatera projektportföljen

3 Projektkontoret 3 (av 8) Ansvarig för projektförslag: Verksamhetschefer, processledare alternativt systemägare Ansvarig för prioritering: Beredningsgruppen Ansvarig för uppdrag: Beredningsgruppen Beslut: Rektor alternativt förvaltningschef Dokument: Projektförslag, Beslut, Projektuppdrag System: Projektportföljen 2. Delprocess definiera Projektet initieras genom att projektägaren tillsammans med styrgruppen tar fram ett projektdirektiv som svarar mot projektuppdraget. Detta sker ofta i samarbete med den blivande projektledaren för att säkerställa samsyn och acceptans för hur projektets effekter skall uppnås. När direktivet är beslutat av projektägaren säkerställer projektkontoret att projektportföljen uppdateras och att projektdirektivet publiceras. Arbetet omfattar: Precisera mål för omedelbara effekter Bestämma omfattning Tydliggöra prioritering inom projektet Säkerställa resurstilldelning och budget Beskriva tänkt förvaltningsmodell Utse projektledare och projektgrupp Publicering i projektportföljen Ansvarig för projektdirektiv: Styrgruppens ordförande Medverkande: Styrgrupp Samråd: Projektledare och projektägare Beslut: Projektägare fastställer direktiv Dokument: Projektdirektiv Publiceringsstöd / kvalitetssäkring: Projektkontoret System: Projektportföljen 3. Delprocess planera Utsedd projektledare och projektgrupp arbetar fram en projektplan utifrån beslutat projektdirektiv. Styrgruppen beslutar om godkännande av projektplanen. Arbetet omfattar: Val av projektmetod Precisera projektmål med utgångspunkt i direktivets omedelbara effektmål

4 Projektkontoret 4 (av 8) Genomföra intressentanalys Genomföra riskanalys Inventera aktiviteter Skapa tidsplan Precisera detaljerad budget Skapa kommunikationsplan Uppdatera projektets resurssidor om sådana finns Kommunicera projektet till intressenter Ansvarig: Projektledare Medverkande: Projektgrupp Samråd: Styrgrupp Beslut: Styrgrupp Dokument: Projektplan Publiceringsstöd / kvalitetssäkring: Projektkontoret System: Projektportföljen, valt projektverktyg 4. Delprocess genomföra Projektet genomförs i enlighet med beslutad projektplan. Samråd sker löpande med styrgrupp för avstämning av måluppfyllnad och resursförbrukning. Ansvarig: Projektledare Medverkande: Projektgrupp, Referensgrupp/er Samråd: Styrgrupp Dokument: I enlighet med vald metod System: Valt projektverktyg 5. Delprocess avsluta/utvärdera För att projektet ska kunna avslutas ska resultatet i form av uppfyllda projektmål eller avvikelser från projektdirektivets omedelbara effektmål dokumenteras i en slutrapport. Rapporten ska också omfatta en utvärdering och reflektion kring projektmetod och projektprocess. Projektägaren ansvarar för att avsluta projektet. Projektkontoret säkerställer att erfarenheter och synpunkter från styrgrupper och projektgrupper omhändertas för kontinuerlig förbättring av projektprocessen. Projektet är avslutat när: Projektet är redovisat för styrgrupp Slutrapporten är godkänd av styrgruppen och projektet förklaras avslutat Projektavslut är kommunicerat till intressenter Överlämning har skett till förvaltning

5 Projektkontoret 5 (av 8) Slutrapporten är publicerad i projektkontoret Ansvarig för slutrapport: Projektledare Ansvarig för projektavslut: Styrgruppens ordförande Medverkande: Projektgrupp Beslut: Projektägare Dokument: Slutrapport Projektstöd / kvalitetssäkring: Projektkontoret System: Projektportföljen 6. Delprocess effektmäta Har resultatet av projektet åstadkommit de effekter som avsågs? Mätningen ska genomföras i enlighet med projektuppdragets tidssättning, dock senast ett år efter projektavslut. Projektkontoret svarar för att initiera mätningen som utförs av förvaltaren. Förvaltaren redovisar resultatet av mätningen för projektets intressenter. Redovisad effektmätning publiceras av projektkontoret i projektportföljen. Arbetet omfattar: Effektmätning Redovisning av effektmätning Publicering i projektportföljen Ansvarig för initiering av mätning: Projektkontoret Ansvarig för effektmätning: Förvaltare Ansvarig för redovisning: Förvaltare Medverkande: Projektets intressenter Dokument: Effektmätning Publiceringsstöd: Projektkontoret System: Projektportföljen

6 Projektkontoret 6 (av 8) Roller Verksamhetschef / Processledare / Systemägare Ansvarar för att samla idéer för att formulera projektförslag och identifiera potentiella projekt som stödjer utveckling mot högskolans visioner och mål. Projektkontoret Stödjer, kvalitetssäkrar och samordnar projektarbete. Projektkontoret ansvarar för att: Underhålla projektportföljen Kvalitetssäkra projektprocessen Initiera effektmätning Utveckla och uppdatera projektprocessen och projektmallar Beredningsgrupp Prioriterar projektförslag för beslut av högskolans ledning. Förmedlar projektuppdrag efter ledningens beslut att genomföra projekt. Beredningsgruppen ansvarar för att: Prioritera och tidsätta inkomna projektförslag Formulera beslutsunderlag Formulera och förmedla projektuppdrag Projektägare Projektägaren är den som ges mandat att genomföra projektet och utser styrgruppen. Projektägaren är länken mellan projektet och verksamheten och säkerställer att projektet definieras så att önskade effekter uppnås. Projektägaren ska vara tillgänglig för styrgruppen som en aktiv beställare. Projektägaren avslutar projektet genom att godkänna projektets slutrapport. Projektägaren ansvarar för att: Utse styrgrupp Godkänna projektdirektiv Godkänna slutrapport

7 Projektkontoret 7 (av 8) Styrgrupp Styrgruppen utser projektledare och projektgrupp och tillhandahåller resurser för projektet. Styrgruppen fattar beslut om grindöppningar från en projektfas till nästa och om eventuella förändringar i omfattning, tid och resurser. Styrgruppen ansvarar för att: Formulera mål för de omedelbara effekterna Ta fram projektdirektiv i samråd med projektägare och projektledare Projektets resultat är i linje med projektuppdraget Skapa de resurser som krävs för att driva projektet Överlämna projektdirektiv till projektledare Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och verktyg Vid behov rekommendera förändringar i organisation och arbetssätt Granska, stödja och kvalitetssäkra projektet Styrgruppens mandat: Styra projektets budget och resurser Starta och stoppa projektet Godkänna och ändra projektplanen Samla in information från projektet för att sammanställa projektstatus Vid behov ändra projektets organisation. Initiera projektgranskningar Projektledare Projektledaren har det operativa ansvaret för att organisera och leda projektgruppen mot projektmålet och att säkerställa leverans inom ramen för överenskomna resurser enligt projektdirektiv och projektplan. Projektledaren rapporterar till styrgruppen. Projektledaren ansvarar för att: Ta fram en projektplan i samråd med styrgrupp Genomföra projektet enligt projektdirektiv och projektplan Säkerställa att projektplanen innehåller en målgruppsanpassad kommunikationsplan Se till att överenskomna metoder och hjälpmedel används Godkänna inleveranser Säkerställa projektets rapporter och dokumentation Identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser till styrgruppen Leverera del- och slutrapporter Genomföra projektavslut Projektledarens mandat:

8 Projektkontoret 8 (av 8) Att använda och styra tilldelade resurser enligt projektdirektiv och projektplan Att avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och överenskommen kvalitet Projektgrupp Projektmedlemmarna bidrar med sin kompetens och med metoder för att genomföra de arbetsuppgifter som krävs för att leverera i projektets olika delar. Projektmedlemmarna: Har tydliga roller och uppgifter i projektet Utför aktiviteter Informerar och stämmer av med projektledaren Förvaltare Förvaltaren tar emot projektresultatet och förvaltar detta i enlighet med förvaltningsplanen. Förvaltaren ansvarar för att: Förvalta projektresultatet Genomföra effektmätning Redovisa effektmätning