Styr- och handledningsdokument

Transkript

1 Mahr /600 1 (av 5) Styr- och handledningsdokument Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande: Giltighetstid: Dokumentansvarig: Diarienummer: Projektdirektiv Förvaltningschef Madeleine Hulting Mahr /600 Projektdirektiv Prioriterade nyckeltal Bakgrund Behovet av gemensamma nyckeltal för högskolans verksamhet är identifierat sedan tidigare. Idag saknas förutsättningar och organisation för gemensam uppföljning. Hela verksamhetsuppföljningen, där nyckeltal är en grundläggande komponent, behöver bli mer systematisk och långsiktig. Utgångspunkten är högskolans uppdrag från regeringen samt att verksamheten ska utvecklas i enlighet med målsättningar i Malmö högskolas strategiska plattform. Prioriterade nyckeltal behövs för att styra mot samt följa upp högskolans mål och uppdrag. Under ett par års tid har frågan om nyckeltal diskuterats i olika sammanhang men det har inte resulterat i något riktat uppdrag. I samband med bland annat Studenten i centrum, Ramverk för kvalitetsarbete samt fakulteternas dialoger med institutionerna har frågan återigen aktualiserats och det finns ett uttalat behov av ett gemensamt utvecklingsarbete. Det finns också en efterfrågan på nyckeltal ska vara tillgängliga för analys på flera nivåer i organisationen, förslagsvis genom SILA. Projektidé Syftet med projektet är att skapa förutsättningar för kontinuerlig och systematisk uppföljning som stödjer utveckling av verksamheten. Gemensamma nyckeltal möjliggör även jämförelser inom högskolan. Projektet avser att ta fram förslag på gemensamma nyckeltal. Pågående eller planerade aktiviteter som berör gemensamma nyckeltal inbegrips i projektet för att undvika dubbelarbete. Projektformen innebär tydlighet i fråga om ansvar och mandat samt ger goda förutsättningar för förankring och signalerar att arbetet är betydelsefullt. Projektet är högskoleövergripande och utförs av gemensamt verksamhetsstöd. Projektet innefattar en inventering av tillgängliga data i såväl interna som externa system och databaser, utifrån de behov som identifieras. Det gäller exempelvis registerbeställningar från Statistiska centralbyrån. Postadress Malmö högskola Bibliotek och IT Process och systemutveckling Webb

2 Mahr /600 2 (av 5) Mål Målet är att ta fram ett förslag på gemensamma nyckeltal för verksamheten samt föreslå hur dessa ska följas upp och hur ansvaret för processens olika delar ska fördelas, i syfte att förbättra och effektivisera högskolans styrning och uppföljning. Nyckeltalen ska vara både utvecklings- och kvalitetsdrivande. Leveranser 1. Förslag på gemensamma nyckeltal för ledning, styrning och uppföljning av högskolans verksamhet - Föreslå nyckeltal (definitioner, begrepp, avgränsningar) - Identifiera luckor i mätsystemet där relevanta mått saknas 2. Förslag på process för nyckeltalsuppföljningen, (inklusive ansvar för processens olika delar) - Samla in data - Sammanställa och presentera data - Analysera resultat - Kommunicera resultat - Åtgärder baserat på analys - Uppföljning av åtgärder 3. Förslag på uppföljning av nyckeltalen Prioriteringar Nyckeltalen ska relatera till högskolans uppdrag och mål och samtidigt vara kvalitets- och utvecklingsdrivande. Prioriteringen är att med så få nyckeltal som möjligt ge en rättvisande bild av egenskaper och prestationer i verksamhetens olika delar. Sammantaget ska mätsystemet ge en tillförlitlig bild av högskolans resultat och utveckling. Avgränsningar Avgränsningarna relaterar till prioriteringarna i stycket ovan. Målet med projektet är att ta fram förslag på nyckeltal som ger en tillförlitlig bild av högskolans utveckling, inte att täcka in alla aspekter av verksamheten. Denna avgränsning är central. Ytterligare en utmaning för projektet är att hitta rätt nivå på nyckeltalen. Utgångspunkten är att nyckeltalen ska vara användbara på flera nivåer. Detta för att de ska vara utvecklings- och kvalitetsdrivande. Projektet bör ta hänsyn till att behoven ser olika ut i organisationen. Samtidigt är avgränsningar nödvändiga för att uppföljningen ska bli genomförbar. Avgränsningarna är också kopplade till de

3 Mahr /600 3 (av 5) resurser som styrgruppen bedömer är rimliga för genomförandet av nyckeltalsuppföljningen. Samband och beroenden Interna samtidiga utvecklingsarbeten (som är kända i nuläget): - Studenten i centrum - Projekt: Ramverk för kvalitetsarbete - Projekt: Gemensamma arbetssätt inom verksamhetsstödet - Projekt: Grunddata - Projekt: Införande av nytt personalsystem (Primula) Annat att ta i beaktande: - Högskolans årsredovisning - Regeringens effektivitetsindikatorer (UKÄ) - UKÄ:s kvalitetsutvärderingar (nytt system från 2016) - UKÄ:s nyckeltal - Vinnova-projektet Samverkanssäkrade utbildningar - Andra lärosätens arbete med nyckeltal - Ladok 3 Att högskolan samlar verksamhetsstödet med start första januari 2015 kan innebära att vissa delar av organisationen har en hög arbetsbelastning under en tid. Samtidigt ger ett samlat verksamhetsstöd med gemensamma arbetssätt bättre förutsättningar för de processer som krävs för nyckeltalsuppföljningen. Förvaltning av projektresultat Projektägaren ansvarar för att bereda de förslag som projektet resulterar i för beslut av rektor. I beslutet ska fortsatt förvaltning av projektets olika delar framgå. Tidsram Projektet planeras och förbereds i november-december Det operativa arbetet påbörjas i januari Slutrapporten redovisas för styrgruppen senast den 18:e juni Förslagsvis påbörjas uppföljningen under hösten 2015 (detta ingår ej i projektet). Utgångspunkten är att nyckeltalen ska användas i vårdialogerna med fakulteterna Projekttid: Projektdirektiv undertecknat Projektplan ska vara godkänd och beslutad Slutrapport ska klar senast Projektorganisation Projektägare Förvaltningschef

4 Mahr /600 4 (av 5) Styrgrupp Roll Planeringschef (ordförande) Chef för Studentcentrum Personalchef Ekonomichef Namn Paula Pragert Kristina Josefson Sofia Cederström Ann-Marie Öberg Arbetsformer för styrgrupp Styrgruppens arbetsformer fastställs i projektplanen. Projektgrupp Projektet har en projektgrupp och tre arbetsgrupper. Projektgruppen ser till projektets helhet medan deltagarna i arbetsgrupperna har fördjupad kompetens inom specifika områden och representerar olika delar av högskolans verksamhet. Varje arbetsgrupp har en gruppledare som också ingår i projektgruppen. Arbetsgrupperna är: Utbildning Forskning och forskarutbildning Ekonomi och personal Projektgruppen ska återkomma till styrgruppen med förslag på deltagare i arbetsgrupperna. Deltagarna i arbetsgrupperna kan variera utifrån projektet behov. Kompetensbehov projektgrupp Behov av kompetenser: - Planering, uppföljning och styrning - Helhetsbild av verksamheten - Översikt interna system och databaser - Översikt externa system och databaser - Projektarbete Sammansättning projektgrupp Roll Kompetens Namn Projektledare Analytiker Madeleine Hulting Deltagare Verksamhetscontroller Jesper Nilsson Deltagare Studentcentrum Charlotte Kipowsky Deltagare Forskningskoordinator Peter Jönsson Process för förslag och beslut om projekt- och arbetsgrupper Styrgruppen beslutar om projektledare, projektgrupp och arbetsgrupper. Referensgrupp Förankring med fakulteterna sker genom arbetsgrupperna samt referensgrupper. Referensgrupperna tillsätts under projektets gång. Projektgruppen ska återkomma till styrgruppen med förslag på internt remissförfarande.

5 Mahr /600 5 (av 5) Övriga projektresurser Inga behov av övriga projektresurser har identifierats i nuläget. Rapportering Rapportering till styrgruppen sker månadsvis. Detaljerna kring rapportering och avstämning beskrivs i projektplanen. Budget Arbetstid för projektledare och deltagare i projektgrupp, arbetsgrupper samt referensgrupper avsätts inom ordinarie budget där personen har sin hemvist. Eventuella kostnader för kompetensutveckling och liknande avsätts inom respektive hemvist. Godkännande Datum: Projektägare Projektledare Susanne Wallmark, förvaltningschef Madeleine Hulting, analytiker