Handläggningsordning för mobilitets- och samarbetsprojekt inom Erasmus+

Transkript

1

2 [Subject] 1 (av 4) Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande: Giltighetstid: Dokumentansvarig: Diarienummer: Version: Revisionsdatum: Handläggningsordning och granskningsunderlag Rektor Maria English / Titti Kjellander Dnr LED /36 1 Handläggningsordning för mobilitets- och samarbetsprojekt inom Erasmus+ Deltagandet i Erasmus+-mobilitets- och samarbetsprojekt inom utbildningsområdet är förknippat med regler och åtaganden fastställda av EU-kommissionen. Det är högskolan (rektor eller annan firmatecknare i enlighet med fastställd delegationsordning) 1 som tecknar avtal med EU-kommissionen, men projektledaren 2 ansvarar för att projektet genomförs i enlighet med avtalade villkor. Projekten är av olika karaktär och storlek varför informationen och anvisningarna nedan kan behöva modifieras på fall-till-fall basis. Bidraget från EU-kommissionen täcker vanligtvis inte hela projektkostnaden; varför institutionen/fakulteten behöver vara beredd på att stå för viss samfinansiering. EUs del av finansieringen skrivs fram för respektive projekt och Internationella sekretariatet ombesörjer att de ekonomiska ramarna framgår tydligt vid varje utlysning/call. Det är av yttersta vikt att finansieringsfrågan är diskuterad och löst på institutionen/fakulteten innan projektansökan lämnas in. Som stöd till personal, fakulteter, institutioner och områden tillhandahåller högskolan, primärt via Internationella sekretariatet och, där behov finns, från andra berörda aktörer, kvalificerad rådgivning i formella frågor under alla faser i planeringen och genomförandet av ett mobilitets- eller samverkansprojekt finansierat av EU. Berörd dekan/prefekt (beroende på delegationsordning, se nedan) ska alltid godkänna samtliga ansökningar och avtal. Firmatecknare på ansökningar/avtal om Erasmus+-mobilitets- och samarbetsprojekt enligt gällande delegationsordning 3 Firmatecknare Typ av dokument/ansökan/avtal Rektor Erasmus+ Mandate samt ansökan/avtal som berör två eller flera områden eller är universitetsgemensam Dekan Ansökan/avtal som omfattar fler än en institution eller hela fakulteten Prefekt Enligt delegationsordning från dekan 1 Legal representative skriver under ansökningar och kontrakt. Enligt Mah:s delegationsordning kan denna befogenhet delegeras, se faktaruta. Vill projektledaren att ansökan/avtal trots delegationsordningen skrivs under av rektor, kontakta ansvarig Erasmus+-handläggare. 2 Med projektledaren avses här den person som leder högskolans del i projektet och som företräder högskolan och sina projektkollegor i förhandlingar om projektets innehåll och finansiering. 3 Delegationsordningen återfinns i sin helhet på Postadress Malmö högskola Gemensamt verksamhetsstöd Studentcentrum / Internationella sekretariatet Besöksadress Neptuniplan 7 Telefon E-post maria.english@mah.se Webb

3 [Subject] 2 (av 4) Projektansökan Nedanstående gäller ansökningar för mobilitets- och samarbetsprojekt inom Erasmus+. Projektprocessen skiljer sig åt beroende på om Mah är partner eller koordinerande lärosäte i projektet. Att vara koordinerande lärosäte innebär vanligtvis att fler dokument behöver undertecknas av rektor samt att Mah har ansvar för konsortieavtalet. I projekt där Mah är koordinerande lärosäte kan projektledaren ca 3 månader innan projektets ansökningsdeadline delta i ett erfarenhetsutbyte 4. För projekt där dekan/prefekt är undertecknare ska dokumentet Granskningsunderlag för mobilitetsoch samverkansprojekt inom Erasmus+ fyllas i inför underskrift av behörig firmatecknare. Kopia på ansökan och granskningsunderlag skickas till Erasmus+ handläggare efter underskrift. Kontaktuppgifter till handläggare för de olika Erasmus+ projekten finns på: Anvisningar Projektledaren har huvudansvar för att handläggningsordningen följs, men uppmuntras att för samtliga steg nedan vända sig till Internationella sekretariatet för rådgivning och stöd. 1. Projektledaren informerar Erasmus+-handläggaren om ansökan på ett så tidigt stadium i ansökningsprocessen som möjligt. 2. Projektledaren informerar fortlöpande berörd prefekt/dekan (eller motsvarande) om projektplan, planerad budget (inklusive samfinansieringens omfattning) etc. 3. Projektledaren beräknar, med hjälp av fakulteten/institutionen, den sammanlagda kostnaden för högskolans insats i projektet och tar fram ett underlag för budget. 4. Projektledaren, i samråd med Erasmus+-handläggare och dekan/prefekt, ansvarar vid behov för att innehållet i ansökan är förenligt med gällande regelverk och policies vid Malmö högskola såväl som nationella regelverk (gällande exempelvis antagning, service). 5. Projektledaren fyller i granskningsunderlaget och ansvarar för att korrekta handlingar bifogas ansökan inför underskrift av rektor. Granskningsunderlaget skrivs under av dekan/prefekt. Kopia på ansökan och granskningsunderlag ska efter underskrift av dekan/prefekt skickas till aktuell Erasmus+-handläggare. Mall för granskningsunderlag finns som bilaga i detta dokument. 6. Momenten 1-5 ovan ska vara genomförda senast 7 arbetsdagar före sista dag för ansökan till EUkommissionen/UHR. 7. Projektledaren är sakkunnig och deltar vid föredragningen av ärendet hos rektor. Erasmus+handläggare ska vara med när ärendet tas till rektor för underskrift. 8. Momentet 7 ovan sker ca 2 arbetsdagar före sista dag för ansökan till EU-kommissionen/UHR. För vissa projekt kan särskilda deadlines vara uppsatta, se webbsidor för respektive projekt. Projektledaren ansvarar för att tidsramen hålls. Alla projekt av samma slag föredras hos rektor vid ett och samma tillfälle. Genom sin underskrift av granskningsunderlaget accepterar dekan/prefekt (eller motsvarande) att projektledaren och ev. annan universitetspersonal deltar i och äger rätt att genomföra projektet och att projektet ligger i linje med högskolans strategi och policies. Dekan/prefekt ansvarar också för att projektet 4 Vi går igenom ansökningshandlingarna och diskuterar vad som är viktigt att tänka på vid en Erasmus+-ansökan.

4 [Subject] 3 (av 4) kan genomföras vid institutionen och att tillräckliga resurser, t.ex. i form av medfinansiering, lokaler och personal, kommer att ställas till förfogande. Projektledaren åtar sig att genomföra projektet enligt vad som avtalas i EU-kontraktet och konsortieavtalet. Underskrivet granskningsunderlag diarieförs centralt av Erasmus+-handläggaren. Terminologi: Mandate Varje partner i ett strategiskt partnerskap kan komma att behöva underteckna ett Erasmus+-mandat. Detta görs för att bekräfta att den som meddelat intresse av att samarbeta/delta i ett projekt verkligen har för avsikt att göra så och att dennes organisation står bakom deltagandet. Mandatet är ett bilateralt avtal mellan koordinerande lärosäte och varje partnerlärosäte som deltar i ett Erasmus+-projekt och genom vilket partnerorganisationen bemyndigar/auktoriserar koordinerande lärosäte att agera å partnerlärosätes (Mah:s) vägnar i frågor som rör genomförandet av projektet. Participant Identification Code (PIC) Högskolans ID-nummer för Erasmus+-ansökningar. Tillhandahålls av Erasmus+-handläggare. Diarieföring och arkivering av Erasmus+-ansökningar, projekt och avtal 1. Erasmus+-handläggaren ansvarar för att projektet diarieförs i befintliga diariesystem. 2. Projektledaren ansvarar för att förse Erasmus+-handläggare med beslut om projektet blir beviljat eller ej. 3. Avtal arkiveras hos den institution/fakultet/avdelning där projektet har sin huvudsakliga hemvist. Revidering av handläggningsordning Ovanstående handläggningsordning kan komma att revideras efter behov.

5 [Subject] 4 (av 4) Granskningsunderlag för mobilitets- och samverkansprojekt inom Erasmus+ Enligt rektorsbeslut (Dnr LED /36) ska ansökningar om externa medel kvalitetssäkras med hjälp av denna checklista. Erasmus+-ansökningar ska alltid ha rektors godkännande i dokumentet Mandate. För att rektor ska underteckna krävs att ansökan föredras hos rektor senast två arbetsdagar innan ansökningstiden löper ut och att uppgifter lämnas till Erasmus+-handläggaren enligt nedan. Denna blankett bifogas ansökan som rektor ska underteckna. Undertecknandet av övriga ansökningar ombesörjs av berörd dekan/prefekt enligt denna checklista. Samtliga Erasmus +-ansökningar ska dock bekräftas av Erasmus+-handläggare 1. Ärende/projekt: Projektledare vid Mah Projektperiod Mah:s roll Partners och koordinerande lärosäte Kort sammanfattning av projektet (bifogas separat) 7. Kostnadskalkyl är godkänd av dekan/prefekt. Ange kostnad för Mah: a. Nivå: Institution Fakultet Central Om kostnaden är på central nivå, beskriv kostnaden kortfattat och bifoga vid större projekt en budget. b. Total projektbudget 8 (varav fakultet/institutions del, kronor):... c. Fakultet/institutions samfinansiering (euro/kronor) 9 :. d. Inbegriper projektet nyanställningar Ja Nej 8. Ersättning till fakultet/institution från projektet.. 9. Övrigt: 10. Ansökan sanktioneras av fakulteten genom att behörig chef har godkänt att ansökan får inlämnas. Ange: Behörig chefs namn och titel: signatur: 11. Erasmus+-handläggare ska bekräfta ansökan. Erasmus+-handläggare namn: signatur: Projektledarens signatur.... Datum 5 Antal månader samt startdatum och slutdatum (om känt) 6 Partner eller koordinator. Beräknad arbetsinsats. 7 Lärosäten/organisationer som deltar i projektet 8 Total projektbudget. Bidrag till Mah från projektet. 9 Beräknad samfinansiering