Projektdirektiv Projekt Arbetslinjen 2.0

Transkript

1 Kommunstyrelsens handling nr 49/2013 Projektdirektiv Projekt Arbetslinjen 2.0 Beslutad av kommunstyrelsen , 253

2 2 (8) Innehållsförteckning Bakgrund 3 Syfte och mål med projektet 3 Omfattning och resultat 3 Omfattning och innehåll 3 Avgränsningar 4 Form för resultat 4 Överlämning och godkännande av resultat 4 Kopplingar till och samband med andra verksamheter 4 Kontaktytor och intressenter 4 Anvisningar för upprättande av Projektplan 5 Genomförande 5 Tidplan med milstolpar och beslutspunkter 5 Kriterier för godkännande av milstolpar och faser 5 Organisation och arbetsformer 6 Roller och ansvar 6 Resurser 7 Kostnader 7 Kommunikation 7 Anvisningar för kvalitetssäkringsaktiviteter 8 Granskning av resultatet och projektet 8 Risker och konsekvenser 8 Projektavslut 8 Referenser 8

3 3 (8) Bakgrund I Övergripande plan med budget aviseras en fortsättning på Projekt Arbetslinjen. Projektet syftar till att skapa fler arbetstillfällen i kommunen och om möjligt de hel- och delägda kommunala bolagen för de som idag står utanför arbetsmarknaden och uppbär försörjningsstöd. Utgångspunkten är att 8 mnkr avsätts till projektet i samband med bokslut I Katrineholm är arbetslösheten fortsatt hög vilket bland annat har resulterat i ett högt tryck på socialtjänsten. Många personer uppbär försörjningsstöd på grund av att de inte har ett arbete. För att ta krafttag mot arbetslösheten föreslås att beslut tas om att kommunen ska genomföra projekt Arbetslinjen 2.0 som en fortsättning på Arbetslinjen. Arbetslinjen har visat goda resultat i den uppföljning som är genomförd. Uppföljningen visar att över hälften av de som fått arbete genom Arbetslinjen är självförsörjande 6 månader efter avslutad anställning. I Arbetslinjen 2.0 görs en del förändringar jämfört med nuvarande Arbetslinjen för att få ut människor i arbete fortare än tidigare. Syfte och mål med projektet Syftet med projektet är att anställa så många som möjligt utifrån befintlig projektbudget. Enligt beräkning kommer ca 70 personer som idag har försörjningsstöd kunna anställas på 75-procenttjänster som varar ett halvår inom någon av kommunens förvaltningar och om möjligt hel- och delägda bolag. Socialförvaltningen ansvarar för att ta fram personer till Arbetslinjen 2.0. Om några av personerna visar sig vara berättigade till arbetsmarknadsstöd innebär det att antalet personer som får arbete blir fler i och med att resurserna då räcker längre. Projektets mål är att deltagarna i arbetslinjen är självförsörjande. Omfattning och resultat Omfattning och innehåll Projektets målgrupp är personer som idag lever på försörjningsstöd och ej erhåller a-kassa eller aktivitetsstöd. Styrgruppen kan besluta om att frångå kravet på att individen ej får uppbära aktivitetsstöd. Genomförandefasen pågår mellan den 18 december 2013 till den 31 december Tillsättning av de skapade tjänsterna sker enligt vanligt anställningsförfarande med ansökan och CV samt intervjuer av tänkbara kandidater. Lönen sätts individuellt och motsvarar 75 procent av för närvarande kronor i månaden.

4 4 (8) Avgränsningar Projektet ska leverera arbetsplatser, inte bedriva det arbete Socialförvaltningen och Viadidakt gör idag. Projektet omfattar inte personer som är berättigade till arbetslöshetskassa eller aktivitetsstöd, styrgruppen kan fatta beslut om att frångå kravet på att individen ej får ha aktivitetsstöd. Arbetstillfällen får bara tillhandahållas på arbetsplatser där arbetsbrist ej har förelegat under projekttiden 18 december december Form för resultat Resultatet är antal anställningar vilket i sin tur kan leda till att fler människor ska kunna leva ett självständigt liv. Genom att få anställning ges möjlighet till egen försörjning. Överlämning och godkännande av resultat Projektledaren författar en slutrapport. Slutrapporten ska vara klar senast den 28 februari 2015 då den lämnas till styrgruppen för godkännande. Projektet avrapporteras i Kommunstyrelsen senast i mars Kopplingar till och samband med andra verksamheter Socialförvaltningen och Viadidakt i Katrineholms kommun ska samarbeta med projektledaren och genomföra sina respektive delar av projektet. Kontaktytor och intressenter Projektets främsta intressenter är medborgare som lever på försörjningsstöd, Katrineholms kommuns personalkontor, arbetsförmedlingen och berörda fackliga organisationer. Avseende tillhandahållande av arbetstillfällen är samtliga förvaltningar inom Katrineholms kommun delaktiga samt om möjligt även de hel- och delägda kommunala bolagen.

5 5 (8) Anvisningar för upprättande av Projektplan Projektplanen fastställs i samråd med projektledaren i styrgruppen och tar sin utgångspunkt i Projektdirektivet. Projektplanen kan även komma att behöva justeras under projektets gång. Genomförande Projektet följer i största möjliga mån Projekthandboken för Katrineholms kommun och delas in enligt kommunens projektmodell och planeras enligt följande faser. Förberedelsefasen Genomförandefasen Avslutsfasen Syftet med att dela in projektet i faser är att skapa en struktur på projektarbete, markera tillfällen för beslut, avrapporteringar, ändringar i inriktning eller omfattning samt tidpunkt för avslutande av projektet. (Projekthandboken, 2008) Tidplan med milstolpar och beslutspunkter Tidplan med milstolpar utöver nedanstående faser och beslutspunkter för projektet skapas i den mån de är nödvändiga av projektledare i samråd med styrgruppen och inkluderas då i projektplanen. Kriterier för godkännande av milstolpar och faser Initieringsfas Projektdirektivets slutversion ska vara klar senast 6 december Följande moment klara före 31 december 2013: Personalkontoret samverkar med de fackliga organisationerna. Projektledare och styrgrupp utsedd. Initiala resursbehov säkerställda. Organisation för styrning och ledning definierad. Förberedelsefas Pågår 24 oktober till 6 december Projektplan upprättad. Projektdeltagare tillsatta (och har förstått uppgiften). Nödvändiga resurser tillsatta. Projektdeltagare har tillräckliga kunskaper och färdigheter (eventuell kompetensutvecklingsinsats).

6 6 (8) Genomförandefas Pågår 18 december 2013 till 31 december Projektet ska leverera enligt plan. Avvikelser eller annat som påverkar projektet och/eller tidplanen rapporteras omgående till styrgruppen. Kommunstyrelsen, socialnämnden samt Viadidaktnämnden informeras löpande om projektets effekter. Avslutsfas Pågår 1 januari 2015 till den 31 mars Projektdeltagare går tillbaka till ordinarie organisation. Projektdokument registreras. Avslutsrapport lämnas till kommunstyrelsen. Eventuell restlista upprättas och beslutas av beställaren. Organisation och arbetsformer Styrgrupp, projektledare, rekryteringsgrupp, och projektgrupp. Roller och ansvar Kommunstyrelsen Beställare av projektet, resurssäkring. Socialnämnden Ansvarar för att ta fram lämpliga kandidater till befintliga arbetstillfällen. Ansvarig för bakgrundsfakta på kandidaterna för att säkra uppföljningen och effekterna av projektet. Ansvarar också för att personerna lämnar cv:n. Viadidaktnämnden Anställer samtliga personer som är placerade i kommunens förvaltningar i Arbetslinjen 2.0. Arbetsmiljöansvaret åligger på den arbetsplats där personen arbetar. Ansvarar även för avslutningssamtal med samtliga personer som anställts inom Arbetslinjen 2.0 samt kontakt med arbetsplatserna innan och under anställningstiden. Styrgrupp Består av kommunchef, verksamhetschef för socialförvaltningen, chefen för Viadidakts arbetsmarknad, chefen för Arbetsförmedlingen, personalchef (adjungerad) samt en centralt placerad ekonom (adjungerad). Ansvarig för uppföljningen. Styrgruppen representerar beställaren, kommunstyrelsen. Styrgruppen rådgiver och hjälper projektledaren i arbetet med att hitta platser och ordna chefsträffar. Projektledare Ansvarar för att med styrgruppens och samtliga kommunens förvaltningars och de hel- och delägda kommunala bolagens hjälp hitta arbetstillfällen i enlighet med projektets syfte och mål.

7 7 (8) Rekryteringsgrupp Ansvarar för rekrytering av personer till arbetstillfällena. Gruppen ansvarar även för intervjuer och väljer ut en kandidat till respektive arbetstillfälle. Ansvarar även för de fackliga kontakter som erfordras. I gruppen ingår en handläggare från Viadidakt, en handläggare från socialförvaltningen, en representant från Arbetsförmedlingen samt en handläggare på personalkontoret som har en rådgörande funktion. Socialförvaltningens processledare ansvarar för att ta fram tänkbara personer som kandidater till projektets arbetstillfällen. Processledaren på Viadidakt i samverkan med Arbetsförmedlingen undersöker om personerna som är aktuella för anställning är berättigade till arbetsmarknadsstöd och söker i förekommande fall den ersättning som finns. Processledarna är en del av förvaltningarnas ordinarie verksamhet. Projektgrupp Projektledare och processledare. Resurser Projektledaren arbetar 50% i projektet. Processledaren från socialförvaltningen arbetar 10% av sin arbetstid i projektet och processledaren från Viadidakt, Katrineholm arbetar 100% med projektet. Kostnader Projektledarens lön kommer att bekostas av projektet under projekttiden. Alla eventuella overhead-kostnader relaterade till arbetstagarna i projektet betalas av den arbetsplats där de anställs. Kommunikation Projektet kommuniceras ut till verksamheten vid bland annat kommunens ledningsgrupp. Effekterna av projektet redovisas löpande på kommunstyrelsen, Viadidaktnämnden samt socialnämnden. Vidare eventuell kommunikation innan och under projektets gång beslutas i styrgruppen.

8 8 (8) Anvisningar för kvalitetssäkringsaktiviteter Granskning av resultatet och projektet Projektledaren ska delta i styrgruppens möten och då avlägga lägesrapport. Projektplanen, som tar sin utgångspunkt i det här direktivet, ska även innefatta en tidplan för att säkra att projektet löper enligt plan. Tidplanen ska bygga på milstolpar som bl a illustrerar hur många arbetstillfällen som bör ha skapats vid respektive månads slut. Härmed blir det möjligt att snabbt identifiera om projektet av någon anledning inte går framåt i avsedd takt och då agera. Risker och konsekvenser I projektet kan bland annat följande risker antas föreligga: Arbetsgivare och fackliga representanter kommer inte överens om ett avtal som möjliggör projektet. Inga eller få arbetsplatser går att få fram. Inga sökande till de arbetsplatser projektet får fram. Viadidakts arbetsmarknad kan få svårare att fullfölja sitt uppdrag genom att det kan bli svårare att få platser inom kommunens förvaltningar för deltagare inom Viadidakts verksamhet. Personer som inte erbjuds att söka ett arbete inom ramen för projektet upplever det orättvist. Ökad belastning på de arbetsplatser som erbjuder arbete. Ökad sjukskrivning av ordinarie personal. Bristande information/återkoppling till styrgruppen avseende eventuella konsekvenser av projektet. Projektavslut Projektet avslutas formellt den 31 december Efterarbete och slutrapport färdigställs under januari och februari Referenser Katrineholms kommun, Handbok för projektarbete Nyckeln till framgångsrika projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr. 13/2004 (ändrad , 64).