Översiktlig projektplan Ny kommunal styrmodell och organisation Godkänd av finansutskottet

Transkript

1 Översiktlig projektplan Ny kommunal styrmodell och organisation Godkänd av finansutskottet Bakgrund Stora delar av de kommunala verksamheterna är organiserade i en beställar-utförarmodell, som infördes efter beslut av kommunfullmäktige Modellen har varit framgångsrik, i synnerhet de första 10 åren. Därefter har den inte nått förväntat resultat. Det finns ett behov av att se över nuvarande styrmodell och organisation. 2. Mål Målet är att genom ett brett och öppet arbetssätt komma fram till ett (eller flera) förslag till styrmodell och organisation, som gör att de kommunala verksamheterna drivs på ett effektivt och tydligt sätt. 3. Uppdrag och avgränsning Projektgruppen får i uppdrag att ta fram ett förslag till styrmodell och organisation för Borlänge kommun. Utgångspunkterna anges i kommunfullmäktiges beslut Projektgruppen har frihet att föreslå de lösningar som den bedömer vara bäst för Borlänges framtid. Den politiska organisationen måste följa den organisation om verksamheten får, och därför ingår också frågorna om den politiska organisationen i uppdraget. Uppdraget är att i nära samverkan med finansutskottet föreslå en effektiv modell för politisk styrning av verksamheten. Följande ska särskilt uppmärksammas i projektet: Samverkansfrågorna ska aktivt inordnas i arbetet. En inriktning mot ökad decentralisering och engagemang bör eftersträvas. Koncernnyttan är en viktig fråga, samverkansområden bör inventeras. Pågående projekt om e-förvaltning bör integreras i förändringsarbetet. Frågan om en dörr in bör utredas. I fullmäktiges beslut anges följande ledord för förändringsarbetet: Decentralisering Förenkling Tillgänglighet Effektivisering Koncernnyttan Inriktningen bör vara att föreslå så få beslutsnivåer som möjligt. Frågan om samverkan med andra kommuner inom vissa områden bör beaktas. Uppdragsgivare är finansutskottet. I uppdraget ingår inte att genomföra den nya organisationen och inte heller att bemanna den. 1 (6)

2 4. Projektorganisation Projektledare Projektledare: Uppgift: Mandat: Projektgrupp Projektgrupp: Uppgift: Mandat: Rapporter: Åsa Granat, stadsbyggnads- och stadsmiljöchef Leda och samordna projektet. Ansvara för budgeten för projektet. Driva projektet på lämpligt sätt. Åsa Granat, stadsbyggnads- och stadsmiljöchef Lotta Olsson, miljöchef Pär Jerfström, gymnasiechef Ulf Israelsson, biträdande kanslichef Lars Wilhelmsson, RE-chef Linda Zetterström, utredare/re-chef Projektgruppen ska komma med förslag på de frågeställningar som anges i mål och uppdrag ovan. Projektgruppen har frihet att föreslå de lösningar som den bedömer vara bäst för Borlänges framtid. Projektgruppen har också fria händer att ta upp de frågor som de anser relevanta i anslutning till uppdraget. Projektgruppen disponerar projektets budget. Projektgruppen rapporterar till finansutskottet (uppdragsgivare och styrgrupp) Förslag till projektledare och deltagare i projektgruppen har tagits fram av kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören. Personerna är valda med hänsyn till personliga kvalifikationer, och inte utsedda för att representera en viss verksamhet eller ett visst intresse. Eventuellt behov av ekonomstöd åt projektgruppen ges av kommunkansliets ekonom. Eventuellt behov av webbstöd ges av kommunens webbredaktör. Vem som bistår med administrativt stöd åt projektgruppen klargörs längre fram. Projektgruppen kommer att ha omfattande kontakter med hela den kommunala organisationen. Det står projektgruppen fritt att adjungera medlemmar till gruppen vid valda tillfällen. Styrgrupp/uppdragsgivare Deltagare: Ledamöterna i finansutskottet. Uppgift: Utse projektgrupp och projektledare. I övrigt fastställa förändringsarbetets organisation (KFs beslut ). Mandat: Följa arbetet. Fatta beslut i frågor som projektgruppen lyfter till utskottet. Ta ställning till de förslag som projektgruppen kommer fram till och föreslå KS/KF hur den framtida kommunala styrmodellen och organisationen ska utformas. Referensgrupp fack Deltagare: Representanter för de fackliga organisationerna. Uppgift: Följa och bidra till projektarbetet, komma med synpunkter under processens gång. 2 (6)

3 Avsikten är att gruppen följer arbetet enligt ovan på ett informellt sätt och inte via formella informationer/förhandlingar enligt MBL. Personalchefen kallar tillsammans med projektledaren till ett möte med de fackliga organisationerna för att starta arbetet med att utse deltagare i gruppen. Referensgrupp chefer Deltagare: Deltagarna i kommunens chefsgrupp. Uppgift: Följa och bidra till projektarbetet, komma med synpunkter under processens gång. Externt stöd Projektgruppen får i uppdrag att diskutera och besluta om behov av externt stöd. Finansutskottet rekommenderar att extern kompetens kopplas in i projektet. 5. Strategi/Metodval/Arbetssätt Förslag på ungefärlig arbetsgång. Flera av stegen kan gå i varandra och kommer att genomföras parallellt. A. Inventering av dagsläget i Borlänge kommun Det är viktigt att projektet inleds med att beskriva dagsläget. Detta görs förslagsvis dels genom en formell beskrivning av hur organisationen är uppbyggd idag, dels genom en omfattande inventering av vad anställda och förtroendevalda i Borlänge kommuns olika verksamheter ser för styrkor och svagheter i nuvarande organisation. Möjligheten att använda enkäter bör övervägas. I inventeringsarbetet ingår att projektledaren tillsammans med kommundirektören och kommunstyrelsen ordförande besöker så många förvaltningar/enheter/nämnder som möjligt. B. Studiebesök i andra kommuner Alla kommuner står på ett sätt inför samma utmaningar, men samtidigt har olika kommuner valt vitt skilda organisationslösningar. Projektgruppen och styrgruppen bör studera och besöka ett antal kommuner för att få praktiska exempel och erfarenheter. C. Kunskapsinhämtning D. Delrapport När ovanstående tre steg har genomförts kan det vara lämpligt med en delrapport i projektet. En SWOT-analys (strykor-svagheter-möjligheter-hot) kan ligga till grund för det fortsatta arbetet. E. Överväganden, alternativ till ny styrmodell och organisation Projektgruppen bör sedan med delrapporten som grund gå in i konkreta förslag om hur en ny organisation kan se ut. Ett eller flera förslag kan lämnas. Eventuella sidoprojekt får tas upp under resans gång för beslut i styrgruppen om hur de ska hanteras. Utredda men förkastade alternativ får gärna redovisas/dokumenteras. F. Slutrapport Slutrapporten ska redovisa uppdraget i sin helhet. 3 (6)

4 G. Politisk behandling Slutrapporten lämnas till politisk behandling för beslut om ny styr- och organisationsmodell. H. Genomförande Genomförandet av den nya organisationen ligger inte i projektgruppens uppgift. Om det är lämpligt får dock projektgruppen föreslå hur den nya organisationen smidigast kan införas. Vem som ansvarar för det praktiska genomförandet beslutas längre fram. Som framgår i avgränsningen av uppdraget kommer projektgruppen inte att behandla frågan om bemanning av den nya organisationen. 6. Tidsplan I kommunfullmäktiges beslut anges att organisationen ska vara klar att införas vid ingången av den nya mandatperioden Vidare anges att utredningen av olika organisationsmodeller bör starta snarast och genomföras under med inriktning på att under analysera och utveckla en modern kommunal styrmodell. Finansutskottet ska avge lägesrapport till KF i mars 2009 (KFs beslut ) Uppdraget till projektgruppen lämnas av finansutskottet i juni Arbetet kommer i praktiken att ta fart hösten Stora delar av hösten kommer att användas till inventeringsskedet, medan arbetet med att ta fram olika förslag bör intensifieras våren Projektet bör lämna sin slutrapport inom ett, eller senast ett och ett halvt år, från finansutskottets uppdrag. Projektgruppen får i uppdrag att ta fram en mer detaljerad tidsplan. Beroende på vilka ändringar som kan komma att föreslås kan de införas vid olika tidpunkter. Vissa ändringar kan kanske ske redan 2009 och 2010, medan den politiska organisationen träder i kraft senast 2011, efter nästa val. 7. Information och kommunikation För att denna översyn ska genomföras på ett bra sätt är, som vid alla förändringar, frågan om information och kommunikation av central betydelse. Projektgruppen får i uppdrag att ta fram ett förslag om hur information från projektet lämpligen sprids under arbetets gång (någon form av kommunikationsplan). Informationsinsatserna ska riktas till både politiker och anställda. Insidan är ett bra sätt att sprida information. 8. Samverkan med fackliga organisationer För att de fackliga organisationerna ska kunna följa arbetet löpande föreslås att samverkan sker genom att fackliga representanter bildar en särskild referensgrupp till projektet (se ovan under rubriken projektorganisation). Därutöver tillkommer givetvis kommande formella förhandlingar inför beslut om organisationsförändringar. 4 (6)

5 9. Ekonomi/projektbudget I driftbudgeten för 2008 finns 1 Mkr avsatt för projektet. Kostnader som kommer att belasta projektet är bl a extern konsulthjälp, eventuella enkäter, informationsinsatser, kopieringskostnader, rese- och logikostnader för projektledaren och projektgruppen. Rese- och logikostnader för förtroendevalda kommer ej att belasta projektets budget. Befintliga lönekostnader för projektledare, projektdeltagare och övriga som kommer att delta i projektarbetet på olika sätt belastar befintliga budgetar. Projektledaren kommer i viss mån att avlastas från stadsmiljöchefsjobbet, och kostnader för detta kan komma att belasta projektet. 10. Riskanalys/Framgångsfaktorer Nedan redovisas några tänkbara risker, som skulle kunna innebära att projektet misslyckas eller inte når fram till det bästa resultatet. Risk Projektdeltagarna lägger inte ner den tid som krävs för att projektet ska lyckas. Projektledaren lägger inte ner den tid som krävs för att projektet ska lyckas. Olika former av extern inblandning gör att projektarbetet inte kan bedrivas objektivt/effektivt. Projektet leder inte till något praktiskt genomförande. Åtgärder för att Undvika/minimera undvika risk Deltagarna i projektgruppen förbinder sig genom deltagande i gruppen att prioritera arbetet mycket högt. Avlastningen i rollen som stadsbyggnadschef och stadsmiljöchef måste klargöras. Projektgruppens uppdrag och mandat formuleras tydligt och kommuniceras ut på ett bra sätt till alla tjänstemän och politiker. Hör egentligen inte till projektet, men för trovärdigheten är det givetvis viktigt med ett konkret resultat av arbetet. Ansvar Kommundirektören klargör detta för projektdeltagarna. Kommundirektör och projektledare. Uppdragsgivaren (finansutskottet) tillsammans med kommundirektör och projektledare. Politiskt ansvar. I motsats till ovanstående kan kort konstateras att det finns flera framgångsfaktorer för att nå ett lyckat resultat: Engagerade projektdeltagare som sätter av tillräckligt med tid för projektet. Öppna och konstruktiva diskussioner i hela organisationen. Alla anstränger sig att ha så få förutfattade meningar och färdiga lösningar som möjligt. Tillräcklig tid sätts av för inventering och nulägesbeskrivning. 5 (6)

6 11. Uppföljning/Utvärdering Som framgår i avsnittet uppdrag och avgränsning ovan ingår det inte i uppdraget att genomföra den nya organisations- och styrmodellen. Det bör ändå poängteras att hur den nya organisationen än kommer att se ut, är det mycket viktigt att utvärdera resultatet. Detta bör delvis ske löpande, men förslagsvis fastställs också bestämda tider för uppföljning, t ex ett och fem år efter införandet. 6 (6)