Handledning för valberedning Bostadsrättsföreningen BRF Nyängen i Vendelsö

Transkript

1 Handledning för valberedning Bostadsrättsföreningen BRF Nyängen i Vendelsö

2 Valberedningens uppgift Enligt bostadsrättsföreningen stadgar skall årsstämman välja en valberedning med uppgift att förbereda de val som skall göras på nästkommande årsstämma. Valberedningen är medlemmarnas viktigaste instrument för att skapa och bibehålla en fungerande styrelse som på ett kvalificerat och tryggt sätt kan hantera föreningens verksamhet framöver. Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av ägarna, dvs föreningens medlemmar. Styrelsen har därför inget mandat att lägga sig i valberedningens arbete. Det slutgiltiga valet sker av medlemmarna på stämman oavsett valberedningens förslag. Valberedningen presenterar bara ett förslag till årsstämman. När det är dags för val är medlemmarna fria att föreslå andra kandidater. Ledamöterna i valberedningen skall alltid vara objektiva och hela tiden se till föreningens bästa. Valberedningen har således i grunden tre arbetsuppgifter: 1. Samordna förslag på medlemmar till olika förtroendeposter. 2. Fungera som en kontrollfunktion för att arbetet i styrelsen fungerar. 3. Fortlöpande och på stämma informera medlemmarna om valberedningens arbete och resultat. Vad vill man uppnå med valberedningen? De föreslagna kandidaterna till olika förtroendeuppdrag bör få en grundlig information om uppdragets innebörd innan de väljs. Medlemmarna bör veta att de som ställer upp har ett verkligt intresse för uppdraget och får en inblick i villkoren att företräda en större grupp. En valberedning kan förbereda detta på ett annat sätt än ett direktval på årsstämman. Målet kan sammanfattas: Ökad möjlighet till en jämnare köns- och intresserepresentation Förtroendevalda som utan tidspress överväger sitt intresse Styrelseledamöter som inte allt för tidigt lämnar sitt uppdrag Förtroendevalda som tidigt får inblick i vilka utbildningar som finns tillgängliga för att underlätta uppdraget Att det inte uppstår vakuum och kandidatbrist då valen skall förrättas på årsstämman Val av valberedningen Vilka ingår i valberedningen? Det är bostadsrättsföreningens årsstämma som väljer vilka som skall ingå i valberedningen och dess storlek. Mandattiden sträcker sig från årsstämma till årsstämma. Detta innebär att valberedningens arbete pågår under hela denna period. Arbetet leds av den som av stämman utsetts till sammankallande. Valberedningens storlek varierar beroende på föreningens storlek, men tre personer bör passa de allra flesta bostadsrättsföreningar. En av dessa skall utses som sammankallande. De som väljs bör ha eller skapa god kontakt med styrelsen och medlemmarna samt skaffa sig god kunskap om föreningens aktuella verksamhet. De bör också informera sig om styrelsens årsplan, om adjungeringar och om ledamöternas närvarofrekvens och på vilket sätt de olika ledamöterna bidrar i styrelsearbetet. Valberedningen bör vara förtrogen med föreningens stadgar.

3 Vad en valberedning skall känna till Vem är valbar till posten styrelseledamot? Valbar till styrelsen är varje myndig person som är medlem i föreningen. Till skillnad från andra ekonomiska föreningar behöver styrelseledamot i bostadsrättsförening inte vara svensk medborgare. Valbar till styrelseledamot är dessutom den som är: Make, alternativt sambo som stadigvarande sammanbor med medlem i bostadsrättsföreningen Vem är valbar till posten revisor? Samma regler gäller för revisorer. Valberedningen bör känna till vissa jävsregler. Det får inte finnas några familje- eller släktförhållanden mellan revisorer och styrelseledamöter. Avgående styrelseledamot kan inte väljas till revisor vid samma årsstämma. Inte heller vara anställd av föreningen. Vilka skall väljas? Valberedningen ska föreslå ledamöter till följande poster inom föreningen och presentera dem på stämman; Ledamöter till Styrelsen Suppleanter till styrelsen Revisorer Suppleanter till revisorerna Valberedning (alltså föreslå ersättare till sig själva) Olika projekt som medlemmar ska ingå i (projektgrupper/arbetsgrupper) Alla övriga förtroendeposter som hör till föreningens verksamhet. Valberedningen ska söka ledamöter främst till: De poster där avhopp skett under året, från ovanstående nämnda poster De ledamöter som står i tur att avgå i styrelsen och för revisor (och andra poster) Men detta är inte något hinder för att även förslag kommer in på redan tillsatta poster och dessa förslag måste naturligtvis också redovisas för medlemmarna av valberedningen. Valberedningen ska sträva efter en allsidig bemanning i styrelsen avseende ålder, kön, yrkeserfarenheter och kompetens. Det framgår av protokollet från senaste årsstämman vilka som står i tur att avgå. Ledamöterna och suppleanterna väljs på ett år. En revisor och en revisorsuppleant skall också väljas, deras mandattid är ett år. Valberedningen bör tidigt klargöra vilka av styrelsens ledamöter som är i tur att avgå samt vilka fyllnadsval som kan behöva göras på grund av avsägelser. När valberedningen vet vilka som vill kandidera, analyserar den vilka av de avgående som skall föreslås för omval. Därefter kommer frågan om nyval. Det är särskilt viktigt att valberedningen känner till vilka funktioner som skall bemannas. Om föreningen har någon form av fritidsverksamhet kan en fritidskommitté väljas på årsstämman. Det är lämpligt att någon från styrelsen är med i kommittén. Även andra utskott kan väljas på stämman som t ex miljö, ekonomi etc. Dessa val skall också förberedas av valberedningen. Eventuella utskott inom styrelsen utser styrelsen själv. Vilka utskott som finns eller planeras för kan styrelsen lämna besked om.

4 Hur skall valberedningen arbeta? Ledamöterna i valberedningen bör fortlöpande under verksamhetsåret inventera föreningens behov av nya ledamöter samt genom diskussioner med andra förtroendevalda skaffa en bild över hur föreningsarbetet fungerar. Valberedningen bör också informera sig om styrelsens årsplan, om adjungeringar och om ledamöternas närvarofrekvens mm. Valberedningen bör vara väl förtrogen med föreningens stadgar. Två till tre månader före stämman skall valberedningen träffas för att gemensamt besluta om arbetsordning fram till årsstämman. I detta arbetet ingår: Kartlägga vilka förtroendevalda som är avgående Ta reda på vilka som ej ställer upp på omval Kontrollera hos styrelsen om de har förslag på nya kommittéer Informera medlemmarna om vilka som sitter i valberedningen, deras adresser, telefonnummer och hur de kontaktas Begär av medlemmarna att de föreslår kandidater Kontrollera att föreslagna kandidater är tillfrågade och villiga att ställa upp samt att de är informerade om uppdragets innebörd Bearbeta nomineringarna och arbeta fram ett förslag Valberedningens förslag distribueras till medlemmarna minst en vecka innan stämman. Valberedningens roll på årsstämman Valberedningen redogör på stämman för vilka nomineringar som inkommit samt hur man kommit fram till de föreslagna kandidaterna. Valberedningen ska presentera samtliga skriftliga och muntliga förslag som kommit in till valberedningen på medlemmar till olika förtroendeposter. De som nomineras och föreslås till förtroendeuppdrag bör presenteras med namn och kompetens på stämman, på ett så objektivt och sakligt sätt som möjligt. Lämpligt är att valberedningen samtidigt motiverar varför just de föreslagnas kompetens behövs i styrelsearbetet. Det är lämpligt att valberedningen försäkrar sig om att de föreslagna kandidaterna är närvarande vid stämman så att de kan presentera sig själva. De kandidater som inte kan närvara, men som önskar väljas in som ledamot/suppleant skall lämna in en skriftlig fullmakt till valberedningen. Valberedningens sammankallande föredrar förslaget på årsstämman. Hur får man medlemmarna att bli intresserade? Att bo med bostadsrätt innebär att man kan påverka, förändra och förbättra sin boendemiljö. Det är viktigt att medlemmarna deltar aktivt i föreningsverksamheten. Det är medlemmarna själva och inga andra som har ansvaret för föreningens skötsel. Städdagar eller andra gemensamhetsdagar ger en bra möjlighet för valberedningen att inventera intresset bland medlemmarna samt att se vilka medlemmar som deltar i föreningens verksamhet.

5 Tidplan för valberedning En ungefärlig tidplan som kan användas för övergripande planering. Månad 0-1 Årsstämma. Valberedning utses. Valberedningens ledamöter träffas för att planera sitt arbete. Månad 1-9 Valberedningens ledamöter skaffar sig information om hur arbetet i styrelsen och arbetsgrupper fungerar genom närvaro på styrelsemöten som styrelsen bjuder in till. Valberedningen undersöker dessutom vilka medlemmar som finns att tillgå för framtida förtroendeuppdrag. Månad 9 Valberedningen undersöker vilka förtroendeuppdrag som ska tillsättas. Vidare undersöker valberedningen om styrelsen har för avsikt att tillsätta någon eller några nya arbetsgrupper. Medlemmarna informeras om den förestående stämman samt ges möjlighet att föreslå kandidater. Månad 9-12 Valberedningen arbetar internt med kandidatnomineringen och går senast ca en vecka före stämman ut och informerar medlemmarna om valberedningens förslag. Valberedningens förslag kan också delas ut på stämman. Månad 12 Årsstämma. Valberedningen presenterar sitt förslag. Valberedningens förutsättningar 1. Insatt i hur brf:ar fungerar, generellt såväl som den egna föreningen. 2. Insatt i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt, med öppenhet & ärlighet. 3. Kompetens om de poster som ska bemannas. 4. Deltaga på för valberedningsarbetet kompetenshöjande kurser. 5. Styrelsen får inte styra valberedningen. 6. Styrelsen ska underlätta valberedningens arbete med lokaler samt kopiering av flygblad, etc.

6 Före stämman 1. Engagera föreningens medlemmar att nominera förtroendevalda och verka för att medlemmar ställer upp som förtroendevalda. 2. Tydlig information varje år till medlemmarna om att skriftliga nomineringar ska vara valberedningen tillhanda senast vid angivet datum. Valberedningen har även efter denna tidpunkt rätt att föreslå kandidater. 3. Hålla regelbundna, protokollförda, möten under året. Valberedningen ska ha minst tre protokollförda sammanträden per verksamhetsår. 4. Valberedningens ledamöter ska få kallelse senast två veckor före valberedningsmöte. 5. Valberedningen ska ha en långsiktig planering. 6. Löpande under året aktivt söka efter medlemmar med kompetens och engagemang för de olika förtroendeposterna. 7. Ta kontakt med alla nyinflyttade. 8. Träffa aktuella kandidater: Presentera arbetsuppgifter, och vad som krävs avseende kunskap, tidsåtgångoch engagemang. Presentera förening, organisation, arbetssätt. 9. Undersöka alla eventuella former av jäv- och släktskapsförhållanden. Får ej finnas jäv- eller släktskapsförhållande särskilt mellan styrelse och revisorer. 10. Eftersträva flera kandidater till varje post som ska tillsättas. 11. Eftersträva allsidig bemanning i styrelse avseende ålder, yrkeserfarenhet och kompetens med jämn könsfördelning. 12. Ge kandidater tid att komma fram till sitt beslut. 13. Sätta sig in i; styrelsens årsplan, om adjungeringar förekommit i styrelsen, styrelseledamöters och suppleanters närvarofrekvens, föreningens stadgar. 14. Hålla sig löpande uppdaterad om hur styrelsearbetet fungerar. 15. Hålla sig löpande uppdaterad om styrelsens kompetens och engagemang, och att dessa stämmer överens med det behov som finns för att styra föreningens förvaltning på bästa sätt. 16. Om förtroendevald avsagt sig sitt uppdrag undersöka skälet för detta. 17. Om någon förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag under sin mandatperiod ska i första hand valberedningen, med stöd av föreningens resurser och olika informationskanaler, utan onödig fördröjning informera medlemmarna om detta (om valberedningen inte kan/vill informera om detta så är det i andra hand styrelsens ansvar att medlemmarna snarast får information om detta). 18. Löpande kontrollera att styrelsearbetet fungerar och hålla sig underrättad om styrelsens sätt att arbeta och fungera. 19. Om det finns brister i styrelsearbetet är det valberedningens ansvar att, med stöd av föreningens resurser och olika informationskanaler, snarast informera medlemmarna om detta (om valberedningen inte kan/vill informera om detta så är det i andra hand styrelsens ansvar att medlemmarna snarast får information om detta). 20. Skicka ut förslag på nominerade till alla medlemmar. Vilka är nominerade? Vem har nominerat vem? Vilka är valberedningens förslag? Vilka står i tur att avgå? Vilka fyllnadsval behöver göras pga avhopp? Förslag på arvoden till samtliga poster.

7 21. Förtroendevalda som av valberedningen inte föreslagits för omval ska kontaktas innan stämman och informeras om möjligheten till avsägelse. 22. Det slutgiltiga resultatet av valberedningens arbete delas ut skriftligen till alla medlemmar, i samband med kallelsen till stämman, senast två veckor före årsstämman. 23. I det material som delas ut från valberedningen ska ingå hur valberedningen bedrivit sitt arbete under året (antal möten, etc), med eventuella förslag på förbättringar. 24. Försäkra sig om att de nominerade är närvarande på stämman. På stämman 1. Informera stämman vilka som står på tur att avgå. 2. Föreslå förtroendevalda. 3. Presentera samtliga skriftliga och muntliga förslag på kandidater som kommit in till valberedningen. 4. Presentera samtliga nominerade med namn och kompetens på ett objektivt och sakligt sätt. 5. Om någon förtroendevald avsagt sig sitt uppdrag, informera stämman om bakgrunden. 6. Redovisa för stämman: hur styrelsearbetet fungerat. hur deltagandet på på styrelsemötena varit för ledamoter & suppleanter. hur arbetet fungerat mellan styrelse och valberedning. hur revisorernas arbete fungerat. hur arbetet fungerat mellan revisorer och valberedning. hur övriga förtroendevaldas arbete fungerat. hur arbetet fungerat mellan övriga förtroendevalda och valberedning. 7. Motivera varför de föreslagnas kompetens behövs i föreningen. 8. Motivera varför valberedningen föreslår omval. 9. Motivera varför valberedningen föreslår att de förtroendevalda ska sitta kvar. 10. Valberedningen ska informera medlemmarna om eventuella jäv- och släktskapsförhållanden mellan de nominerade/förtroendevalda. 11. Presentera valberedningspolicy (tidplan, arbetsordning, etc) med förslag på förändringar och förbättringar. Ev. avvikelser från valberedningspolicy ska uttryckligen redovisas skriftligt för medlemmarna. 12. Val av valberedning: 2-5 ledamöter (minst 2), varav en sammankallande. Ej någon som ingår i styrelsen eller föreningens revisorer som valberedare. Jäv- och släktskapsförhållande ska beaktas. Avgående styrelseledamot kan ej väljas till valberedning vid samma årsstämma. Anställda i den bostadsorganisation som föreningen tillhör bör ej väljas som styrelse och absolut inte som revisorer. Efter stämman 1. Planera för hur årets arbete ska bedrivas. Efter årsmötet kallar valberedningen till ett första sammanträde, där valberedningen gör en tillbakablick över det gångna året samt går igenom arbetsuppgifter under den kommande verksamhetsperioden. Därefter gör valberedningen upp en arbetsplan. 2. Utvärdera valberedningens arbete under föregående redovisningsår. 3. Valberedningen bör inom sig utse en ersättare för sammankallande. 4. Valberedningen utser inom sig en sekreterare/protokollförare vid varje möte. 5. Uppföljning av nyvalda (hur har de blivit mottagna, etc). Intervjua styrelseordförande om hur nya ledamöter/suppleanter fungerar.