valberedningen Tips till i Reumatikerförening och Reumatikerdistrikt Antagna av förbundsstyrelsen den 15 juni 2012.

Transkript

1 1 Tips till valberedningen i Reumatikerförening och Reumatikerdistrikt Antagna av förbundsstyrelsen den 15 juni Tidigare Riktlinjer för valberedning utgår.

2 2 Inledning Valberedningen är viktig i alla demokratiska organisationer. Valberedningens roll är att ge beslutsfattarna ( medlemmar eller representantskapsledamöter ) råd om vem eller vilka som bäst kan företräda dem på olika poster i den egna föreningen/distriktet och i eventuellt andra uppdrag som exempelvis kommunala funktionshinderrådet eller liknande. För att klara detta krävs att de som ingår i valberedningen har goda medlemskontakter och att de har klart för sig vad det är för uppgifter och ansvar som de olika förtroendeuppdragen innebär. Valberedningen består oftast av tre till fem ledamöter som väljs på föreningen årsmöte/ distriktets representantskap. Ledamot/ersättare i valberedning som nomineras till styrelseuppdrag ska avgå från valberedningen i samband med nomineringen. Kännetecken Valberedningen ser till organisationens bästa - har god kunskap om styrelsens och revisorernas arbete - är öppen för synpunkter och förslag från medlemmar - är ansvarsfull och noggrann - är väl förtrogen med organisationens mål och arbete - arbetar självständigt, låter sig inte ledas eller påverkas - med sekretess behandlas de förslag och synpunkter som inkommer - vid närvaro på styrelsens sammanträden ska valberedaren inte påverka arbetet - Den valberedare som deltagit på styrelsens möte har yppandeförbud om vad styrelsen behandlat, detta för att styrelsen ska få arbetsro och ta arbetsgivaransvar - Möter alla människor med respekt Tips! Som ny sammankallande ledamot kan det vara en bra idé att ta kontakt med någon som redan suttit som sammankallande i en valberedning, för att få lite tips och idéer. Lär känna varandra i valberedningen. Skapa ett ömsesidigt förtroende där alla era samtal och funderingar om enskilda personer stannar inom gruppen. Berätta vad ni har för tankar om nuvarande och kommande styrelse, revisorer m fl ( blanda inte ihop sak och person ). Träffas på en trevlig plats där ni kan prata ostört. Håll varandra underrättade när ni intervjuat/tillfrågat personer. Ett sätt kan vara via E-post eller sms.

3 3 Valberedningen ska ha tillgång till Senaste årsmötesprotokollet. Där framgår vilka ledamöter/uppdrag som står på tur för val. En fullständig medlemsmatrikel ( som ni behandlar med sekretess och återlämnar till registeransvarig efter årsmötet ). Sammankallande skall få styrelseprotokollen löpande. Stadgarna är alltid bra att ha tillhands. Det är av stor vikt att valberedningen känner till Reumatikerförbundets värdegrund. Bra att tänka på Valberedningen bör träffas så snart som möjligt efter det årsmöte som valt den. Den som utsetts till sammankallande ansvarar för kallelsen till första mötet. Vid detta möte bör ni planera för hur arbetet ska bedrivas under hösten och fram till årsmötet. Passa på att presentera er i olika sammanhang. Det kan vara på gruppaktiviteter som föreningen har, medlemsmöten eller exempelvis via hemsidan. Informera om hur man kan kontakta valberedningen ( telefon, e-post ). Skaffa er kunskap från styrelsen om övriga nomineringar till olika uppdrag som kan vara aktuella, samt vilka mandatperioder som gäller. Be gärna styrelsen om en lista. Intervjua sittande styrelse, även de som inte är i tur att väljas om (valda på två år) och de som har aviserat att de tänker sluta. Fråga hur de tycker att styrelsen fungerar som grupp och hur de tycker att ordföranden fungerar som ledare för gruppen. Var beredd att pröva varje styrelseplats. Det är okej att föreslå förändringar även om ingen avsägelse föreligger. Vad ska man fråga de sittande styrelseledamöterna om? Några förslag: - Vad tycker du är intressant med att sitta i styrelsen? - Vad är din roll? - Vad är dina uppgifter? - Vad fungerar bra och vad fungerar mindre bra? - Hur ser du på ditt fortsatta engagemang i styrelsen? Inför kommande årsmöte/representantskap, ska sittande styrelseledamöter få fråga enskilt om de står till förfogande för omval. Styrelsen ska aldrig tillfrågas i grupp eller på sittande möte.

4 4 Det är viktigt att ledamöterna förstår att denna första förfrågan inte automatiskt innebär att de är en av valberedningen kandidater till ny styrelse. När valberedningen är klar med sitt förslag genomför man ett andra samtal med personerna för att bekräfta om de är aktuella eller inte. Tala enskilt med dem som valberedningen inte tänker förorda för omval. Samtalet bör på ett positivt sätt klargöra skälen, såsom att valberedningen vill ha en förnyelse, en jämnare könsfördelning, en mer aktiv styrelse eller något liknande. Att värva nya till styrelsen - Använd medlemsregistret - Skicka ut mejl med information och ställ frågor ( e-postadresser kan hittas i medlemsregistret ) - Besök olika gruppaktiviteter - Genom samtal lär du känna folk och bilda dig en uppfattning om vilka de är och vilka förtjänster de har. - Att tillfråga någon - Förbered samtalet. Ha en uppsättning av argument för att just han/hon bör ingå i styrelsen och lyft fram det positiva med styrelsearbetet. - Ta upp de förtjänster ni tycker att personen har och vad ni tror att han/hon kan tillföra just er styrelse. - Låt personen fundera på saken. Ett första nej kanske inte är det slutgiltiga beskedet. - Tala alltid om styrelseuppdraget i positiva ordalag. - Var noga med att skriva upp om personen exempelvis säger: nej i år passar det inte, men nästa år. - Lova aldrig något. - Även här gäller att prata med de tilltänkta personerna enskilt. Förvissa er om att alla som nominerats är tillfrågade och har accepterat nomineringen. Om ny ordförande ska väljas, är det lämpligt att informera denne i förväg om hur valberedningens förslag ser ut. Valberedningen kan också föreslå årsmötet/representantskapet en minskning eller utökning av styrelsen.

5 5 Presentera kandidaterna på årsmötet/ representantskapet Valberedningens förslag ska finnas tillgängligt för medlemmarna, tillsammans med övriga handlingar, senast en vecka före årsmötet/ representantskap. Gå igenom med den som ska sitta som mötesordförande hur ni tänker lägga upp presentationen på årsmötet/representantskapet. Börja presentationen med en övergripande presentation av hela förslaget och hur ni resonerat. Presentera var och en av kandidatera efter samma mall. Låt var och en resa sig upp. Undvik att var och en presenterar sig själva. Tänk på att alla förtjänar att presenteras ordentligt, seriöst och på samma sätt. Presentera även de som inte kan delta på årsmötet/representantskapet på samma sätt. Förslag på vad man kan berättas om var och en: 1. Namn 2. Ålder 3. Hemvist 4. Tidigare erfarenheter från uppdrag i Reumatikerförbundet 5. Tidigare erfarenhet från andra föreningar 6. Yrkeserfarenheter, särskilt viktiga för uppdraget 7. Kvalifikationer just för detta uppdrag 8. Intresseområden som är viktiga för uppdraget Lycka till!