Projektorganisation för samhällsbyggnadsprojekt

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utvecklingsdirektör Per-Ola Lindahl Dnr: KS/2015: Kommunstyrelsen Projektorganisation för samhällsbyggnadsprojekt Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar utse gruppledarna i partierna representerade i kommunstyrelsen att utgöra styrgrupp och beredningsorgan till kommunstyrelsen för följande projekt: a) Projektet för ny översiktsplan. b) Projektet för Fyrklövern c) Projektet Väsby entré d) Projektet utveckling av Älvsundadalen, inklusive Infra City e) Projektet för kontorslokaler för kommunen och Väsbyhem I styrgruppen för ovan angivna projekt ingår kommunstyrelsens presidium. Ordförande i miljö- och planutskottet är adjungerad. 2. Kommundirektören får i uppdrag att utse tjänstemannaorganisationen för ovan angivna projekt. Det förutsätts att företrädare för kommunledningskontoret och kontoret för samhällsbyggnad alltid är representerade. 3. Detta beslut ersätter tidigare fattade beslut om styrning för projekten Översiktsplan, Väsby entré och Fyrklövern. Sammanfattning av ärendet Kommunen står idag inför ett antal mycket stora satsningar som kommer att pågå under lång tid och som har stor betydelse och påverkan på Väsbys framtid och utveckling. Det gäller bl. a Fyrklövern, Väsby entré och utvecklingen av Älvsundadalen och InfraCity. Inför dessa stora utmaningar är det angeläget att tydliggöra kommunstyrelsens roll som ledande organ och lyfta fram de principer som varit gällande och framgångsrika för den politiska ledningen i Väsby i samband med tidigare stora utmaningar och satsningar. Principerna bygger på en logik som innebär att den 1

2 centrala kärnan i kommunstyrelsen, samtliga gruppledare, utgör politisk ledning. Utifrån denna styrprincip har ett antal projekt bedrivits framgångsrikt, tex badhusbygget, Messingen och för närvarande Kulturhuset och skolutvecklingsprojektet Ett lärande Väsby. Den politiska styrgruppen för de ovan nämnda utmaningarna föreslås bestå av gruppledarna för de politiska partierna representerade i kommunstyrelsen. Ordförande är kommunstyrelsens ordförande och hela kommunstyrelsens presidium ingår. Företrädare för övriga organ liksom från externa intressenter kan adjungeras vid särskilda tillfällen för att på ett tidigt stadium stärka processen. Ordföranden i miljö- och planutskottet ska vara ständigt adjungerad. Beslutsunderlag Beslutet skickas till: Samtliga nämnder och utskott, Kontoret för samhällsbyggnad Ärendet i sin helhet Kommunen står idag inför ett antal mycket stora utmaningar/ satsningar som har stor betydelse och påverkan på Väsbys framtid och utveckling. Det gäller bl.a att gå i mål med Fyrklövern med ca lägenheter och få igång ett parkeringsgarage vid stationen som är en förutsättning för det omfattande miljardprojektet Väsby entré med resefunktioner, bostäder och kontorslokaler. Vidare starta arbetet med kontorslokaler för kommunens behov och säkra utvecklingen i Älvsundadalen, inklusive Infra City, i samarbete med Sollentuna kommun. Med detta följer också behov av att säkerställa att det finns kommunal service till god kvalitet till de nya kommuninvånarna. Samtidigt kan vi konstatera att kommunen har goda förutsättningar, ingen låneskuld och pengar i kassan och ett stort intresse från omvärlden. För att ta tillvara och nyttja detta goda läge behöver kommunen kraftsamla. Det är mycket viktigt med en tydlig, rak, långsiktig och väl förankrad kommunledning att känna tillit till, utifrån och in såväl som inifrån och ut. Det gäller att säkerställa lång sikt och samsyn över flera mandatperioder för att få trovärdighet i omvärlden. Tydliggöra kommunstyrelsens ledande roll Inför de stora utmaningar kommunen nu står inför är det angeläget att tydliggöra kommunstyrelsens roll som ledande för de stora samhällsutvecklingsprojekten och lyfta fram de principer som varit gällande och framgångsrika för den politiska ledningen i Väsby i samband med tidigare stora utmaningar och satsningar. 2

3 Lednings- och styrprinciperna går tillbaka till undantagstillståndet på 90-talet när kommunen befann sig i en djup ekonomiskt kris. Principerna bygger på en logik som innebär att den centrala kärnan i kommunstyrelsen, samtliga gruppledare, tar tag i en fråga/situation, "går till botten" med denna och sedan överlämnar till den del i organisationen som ska ta över och sköta driften och leda vidare framåt. Utifrån denna styrprincip har t.ex. följande projekt bedrivits framgångsrikt: den översiktsplan som nu gäller och nu revideras och som efter att den lagts fast av kommunfullmäktige tas över och drivs av alla, internt såväl som externt. badhuset, gruppledarna tillsammans med kultur- och fritidsnämndens ordförande och andre vice ordförande utgjorde politisk styrgrupp med en operativ tjänstemannaprojektgrupp rapporterande till sig. När projektet var slutfört överlämnades det till kultur- och fritidsnämnden som ansvarar för driften i linjen Messingen, när det stod klart att Vilunda gymnasium var för skadat för att renoveras ledde gruppledarna arbetet med en helt ny facilitet, multihuset Messingen, som färdigställdes på närmast rekordtid. Ansvarig för driften är utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden m.fl. Kulturhuset Kulturhusgruppen dvs gruppledarna och kultur- och fritidsnämndens ordförande och andre vice ordförande leder arbetet och nämnden tar över när projektet går i mål vid årsskiftet. skolutvecklingsprojektet Ett lärande Väsby ett exempel på där kommunen kraftsamlar och gruppledarna och utbildningsnämndens ordförande och andre vice ordförande ansvarar för den politiska ledningen av ett omfattande projektet som består av åtta delprojekt organiserat enligt kommunens projektstyrningsmodell. Utbildningsnämnden tar över och driver vidare de projekt som avslutas och övergår till linjen. Det läge kommunen, som en del i en växande Stockholmregion, befinner sig i leder fram till behov av att tillämpa denna lednings/styrmodell för att säkra ett framgångsrikt genomförande. Det gäller i nuläget projekten; slutförandet av översiktsplanen Fyrklövern Väsby entré utvecklingen av Älvsundadalen, inklusive Infra City kontorslokaler för kommunen och Väsbyhem Projektorganisation för tydliga roller och ansvar För genomförandet av dessa stora projekt är det viktigt att det finns en projektorganisation. Projekt som arbetsform är ett sätt att knyta ihop många olika delar i organisationen. Kommunen har sedan ett antal år tillbaka en projektstyrningsmodell som kan tillämpas i allt fler projekt. Flertalet av kommunens projektledare har utbildat sig i projektstyrningsmodellen. 3

4 Projektarbetsformen väljs; När man vill sätta fokus på en uppgift Vid delegering av komplex uppgift När man vill kraftsamla För att uppnå bättre samverkan/samordning i linjeorganisationen När uppgiften är ny och det råder osäkerhet om hur den ska lösas Uppgiften ligger inte på en avdelning/kontor. Syftet med en projektmodell är bl. a att en sådan ger samma spelregler som medför att alla arbetar på ett enhetligt sätt och pratar samma språk, enklare kunna ta del av erfarenheter från tidigare projekt, underlätta kommunikation mellan alla som arbetar för de olika projektrollerna och att tydliggöra ansvar och befogenheter för de olika projektrollerna. Det sist nämnda är givetvis mycket viktigt i stora samhällsbyggnadsprojekt som omsluter miljardbelopp. Projektmodellen innebär således att det finns ett tydligt definierat och uttalat ansvar och rollbeskrivning för projektägare, styrgrupp, projektledare, projektmedlem, hur direktiv och projektplan ska utformas, hur riskanalyser och uppföljning ska gå till osv. Denna modell används nu senast i projektet Ett lärande Väsby och innebär en effektiv och bra projektstyrning som leder till måluppfyllelse. Kommundirektören projektägare För tjänstemannaorganisationen föreslås i princip följande projektorganisation: En styrgrupp av ledande chefstjänstemän från bl.a kommunledningskontoret och kontoret för samhällsbyggnad som leds av kommundirektören som är projektägare. Till denna styrgrupp kan även adjungeras extern expertis om behov av sådan kompetens behövs. Styrgruppens uppgift är att ansvara för att projektets resultat är i linje med direktiven, stödjer projektledaren och säkerställer att projektet följer planen och kommer att nå målen. Projektägarens uppgift är bl. a att ansvara för budget och finansiering, upprätta projektdirektiv, utse styrgrupp och ingå i den, initiera granskningar och revisioner, föreslå projektledare och stödja projektledaren. För respektive projekt kan bildas en projektgrupp som leds av en projektledare. Projektledaren rapporterar till tjänstemannastyrgruppen. Projektledaren ansvarar för projektets genomförande i enlighet med projektplanen, att projektet når sina mål och rapporterar genomförandet och förändringar gentemot plan i projektet. Tjänstemannastyrgruppen rapporterar till den politiska ledningsgruppen. Den formella rollen för den politiska styrgruppen är att vara beredningsorgan till kommunstyrelsen. 4

5 Den politiska styrgruppens sammansättning Den politiska styrgruppen föreslås bestå av gruppledarna för de politiska partierna representerade i kommunstyrelsen. Ordförande är kommunstyrelsens ordförande och hela kommunstyrelsens presidium ingår. Företrädare för övriga organ liksom från externa intressenter kan adjungeras vid särskilda tillfällen för att på ett tidigt stadium stärka processen, inte minst gäller detta att få in externa intressenter tidigt. Ordföranden i miljö- och planutskottet ska vara ständigt adjungerad. Det kan vara lämpligt att denna grupp så snart möjligt har gemensamma seminarier, studieresor etc för att skapa gemensamma långsiktiga bilder för kommunens utveckling i riktning mot den av fullmäktige antagna visionen. Syftet med en politisk styrgrupp på gruppledarnivå är sammanfattningsvis att få: en samlad bild av de större samhällsbyggnadsprojekten i Upplands Väsby kommun till nytta såväl för externa samarbetspartners som för den interna organisationen en effektiv politisk ledning och att säkerställa breda lösningar som håller över tid en mer förutsägbar ärendehantering om investeringsbehov, planuppdrag, driftmedel, öppenhet och transparens gentemot alla i kommunstyrelsen. trygghet och säkerhet internt i organisationen och skapa trygghet mot omvärlden alla gruppledare att kunna sin kommun och vara goda ambassadörer och förespråkare i olika sammanhang. Det stärker kommunen långsiktigt. Kommunledningskontoret Hillevi Engström Kommundirektör 5