Ansvaret för alkoholtillståndet och tillhörande budget för verksamheten flyttas från Socialnämnden till Miljö- och byggnämnden

Transkript

1 Politisk organisation Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige fastställer ärendebeskrivningens alternativ 1, vilket innebär att endast några få justeringar av budgetanslag, styrande dokument och reglementen genomförs, samt att merparten av uppdrag och anslag ligger kvar på de nämnder som har verksamhetsansvaret i dag. Ansvaret för alkoholtillståndet och tillhörande budget för verksamheten flyttas från Socialnämnden till Miljö- och byggnämnden De administrativa resurser som tillhör den blivande stabsfunktionen i nya Samhällsbyggnadsförvaltningen flyttas till Teknik- och Servicenämnden Resurserna för Tillväxtavdelningen och Samhällsbyggnadsenheten flyttas från Kommunstyrelsen till Miljö- och byggnämnden. Ansvaret för Tillväxtpolitiska reserven ligger kvar på Kommunstyrelsen En Samhällsbyggnadskommitté bildas mellan Miljö- och byggnämnden, Teknik- och servicenämnden, Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning och Kommunstyrelsen. Kommittén är styrgrupp för övergripande samhällsbyggnadsprojekt. Ansvaret för Samhällsbyggnadsprojekt ligger på Kommunstyrelsen och planbudgeten ligger under Kommunstyrelsen. Förvaltningschefen för den nya Samhällsbyggnadsförvaltningen anställs i samtliga nämnder som förvaltningen arbetar mot. Drift och skötsel av kommunens skogsbestånd flyttas från Teknik- och servicenämnden till Kultur- och fritidsnämnden. För att få en så smidig nämndshantering som möjligt, och i syfte att redan under perioden uppnå en gemensam syn på, och styrning av, samhällsbyggnadsfrågorna, ger Kommunfullmäktige de tre aktuella nämnderna (Miljö- och byggnämnden, Teknik- och servicenämnden, Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning) i uppdrag att tillsammans hitta effektiva former för att uppnå detta. Samhällsbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att, tillsammans med Kommunledningskontoret, ta fram förslag till hur de tre aktuella nämnderna (Miljö- och byggnämnden, Teknik- och servicenämnden, Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning) kan hanteras i styr- och ledningssystemet, i syfte att under perioden uppnå så hög grad av helhetstänkande som möjligt i samhällsbyggnadsperspektivet Kommunstyrelsen beslutar om samhällsbyggnadsförvaltningens organisation inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt. Före förändringar i samhällsbyggnadsförvaltningens organisation ska samråd ske med de nämnder som nyttjar förvaltningens tjänster. Sida 1 av 5

2 Ärendebeskrivning I mars 2012 beslutade Kommunfullmäktige om en förändrad förvaltningsstruktur i Piteå Kommun. De bakomliggande syftena till förändringen är att den kommunala organisationen måste anpassas för att möta den allt hårdare konkurrensen från omvärlden när det gäller invånare och arbetskraft med rätt kompetens. Det innebär bland annat att kommunens organisation, inom framförallt den fysiska planeringen av samhället, ska kännetecknas av öppenhet, snabbhet, hög kvalitet och rättsäkerhet. Vidare har kompetensförsörjningen blivit en allt mer trång sektor inom området, varför organisationen måste bygga på dokumenterade processer som dels är effektiva, dels minskar sårbarheten för omsättning bland personalen. I en allt mer komplex värld där kunder/medborgare/företag ställer allt högre krav måste fler kompetenser in i rätt skede av processen. Sammantaget ledde detta till ett beslut där Teknik- och gatukontoret, Miljö-och byggkontoret, Arbetsmarknad och Kompetensförsörjning, Mark och skog, Samhällsbyggnadsenheten och Tillväxtavdelningen från och med ska bilda en gemensam förvaltning. I fas två skulle bland annat den politiska organisationen formeras. Vid Kommunstyrelsen , beslutades att den politiska organisationen inte ska förändras förrän Beslutet innebär att politisk organisation och tjänstemannaorganisation inte kommer att matchas på ett optimalt sätt utifrån vare sig medborgarperspektiv eller effektivitet. Beslutet i Kommunstyrelsen gav Kommunchefen uppdrag enligt nedan: KS 173/2012 ger i uppdrag till kommunchef att 1. Göra en översyn av styrdokument, reglementen m m som är nödvändiga inför att förvaltningsorganisationen ändras 1 januari Utreda och återkomma med förslag på hur personalansvar/budget ska hanteras från och med januari 2013 fram till den politiska organisationen ändras. Förslag till lösning För att möta ovan givna förutsättningar på bästa sätt har två alternativ utarbetats. Ett som innebär att i princip all budget ligger kvar på respektive nämnd, och ett som innebär att i princip alla anslag flyttas över till en av nämnderna. Förslagen har sin grund i att möjliggöra för nuvarande politisk organisation att drivas med befintligt uppdrag, att ge tjänstemannaorganisationen möjlighet att leda och styra organisationen på ett tillfredsställande sätt, att möjliggöra ett tillfredsställande samspel mellan politik och tjänstemän och att stimulera befintlig nämndsorganisation att påbörja arbetet med att se samhällsbyggnadsfrågorna som en gemensam helhet både i berednings- och beslutsformer samt i styr- och ledningssystemet. Sida 2 av 5

3 Alternativ 1 behålla alla anslag på befintliga nämnder, med några få undantag Budget fördelat per nämnd enligt nuvarande upplägg. Mindre justeringar krävs, bland annat så behöver all budget för stabsfunktionen samlas under Teknik- och servicenämnden, alternativt Miljö- och byggnämnden. Alkoholhandläggning bör flyttas från Socialnämnden till Miljö- och byggnämnden, vilket kräver justering av reglementen inom båda dessa nämnder. För att minska antalet nämnder/styrelse för tjänstemannaorganisationen att hantera både politiskt och styr- och ledningsmässigt, föreslås att de berörda verksamheter som ligger under Kommunstyrelsens ansvarsområde flyttas i sin helhet(både personalbudget och verksamhetsanslag) till en av Samhällsbyggnadsnämnderna. Avdelningen fysisk planering har flest korspunkter mellan nämnderna. Det mesta jobbet kommer att handla om att få ledning och personal att kunna hantera styrning och ledning på ett bra sätt. Framförallt ligger fokus på att få en så enkel ekonomistyrning som möjligt. Ju fler ställen som anslagen är spridda på, desto större bedöms risken för att tappa kontroll på ekonomin. Det blir svårare att kontera rätt och därigenom svårare att känna tillit till bokföringen. Det blir dessutom svårare att följa upp om man sprider anslagen mellan olika nämnder mer än nödvändigt. Med ovanstående argument görs bedömningen att personalen inte ska läggas på en av nämnderna, utan anslagen i sin helhet ligger kvar på nuvarande nämnder. Undantag från detta är de verksamheter som föreslås flyttas i sin helhet till någon av Samhällsbyggnadsnämnderna. För att få en så smidig nämndshantering som möjligt och i syfte att redan under perioden uppnå en gemensam syn på och styrning av samhällsbyggnadsfrågorna, ger Kommunfullmäktige de tre aktuella nämnderna i uppdrag att tillsammans hitta effektiva former för att uppnå detta. Alternativ 1 Påbörjad förändring fortskrider om än i något långsammare takt än planerat och jämfört med alternativ 2 Politisk styrning samma utformning som tidigare trygghet inom politiken Mindre omfattande justeringar i reglementen, delegationsordningar, ekonomisystem m m i höst Minskar risken för att den nämnd som har verksamhetsansvar inte ska vara utan möjlighet att styra detta med personal och verksamhetsanslag. Ökad arbetsbelastning på ledning och stödfunktioner jämfört med alternativ 2 Försämrad styrning av verksamhet och ekonomi i och med att vissa verksamheter kommer att finnas under flera nämnder. Uppföljningar har samma utformning som nuvarande begränsade möjligheter till helhetsbild av förvaltningen. Vissa avdelningschefer och enhetschefer får ekonomiskt ansvar och budget uppdelat mot olika nämnder komplexiteten ökar, risk för sämre och bristande kostnadskontroll. Risk för ett fokus på förståelse av systemet istället för de utmaningar kommunen står inför Sida 3 av 5

4 Alternativ 1 Politiska sammanträden ny utformning med andra föredragande än FC. FC roll i politiskt arbete blir otydlig och försvagad gentemot avdelningschefer. Ingen nämnd har helhetsansvaret för Samhällsbyggnad risk för att stuprör kvarstår Överenskommelse måste göras med de fackliga organisationerna om att samtlig personal som är anställd i de olika nämnderna ska tillhöra samma LAS-område. Förvaltningschef blir anställd inom tre nämnder, delegation från 3 nämnder, vilket riskerar att uppdraget upplevs splittrat Alternativ 2, flytta samtliga anslag till en och samma nämnd Förslaget ger nämnderna ett tydligt fokus på uppdraget och hur de kan bidra till Samhällsbyggandet i Piteå. All personal och verksamhetsbudget samlas under en nämnd för att få en sammanhållen uppföljning, styrning och nämndhantering. Nämnderna ansvarar inom sina respektive verksamhetsområden för frågor enligt fastställt reglemente men ekonomiska frågor ligger samlade under en nämnd. Ekonomiska ramar beslutas av kommunfullmäktige, där nämndens fokus är att utveckla verksamheten utifrån givna ramar. Sammanfattningsvis kan sägas att detta alternativ ger en bra helhetslösning för tjänstemannaorganisationen och möjlighet effektiv styrning både av verksamhet och kopplat till nämndsarbetet. Den stora nackdelen i detta alternativ är att nämnderna har verksamhetsansvar, utan att ha verktygslådan att genomföra den. För att få en så smidig nämndshantering som möjligt och i syfte att redan under perioden uppnå en gemensam syn på och styrning av samhällsbyggnadsfrågorna, ger Kommunfullmäktige de tre aktuella nämnderna i uppdrag att tillsammans hitta effektiva former för att uppnå detta. Alternativ 2 Påbörjad förändring fortskrider och ger möjlighet till gemensam styrning i samhällsbyggnadsfrågor Politisk styrning samma utformning som tidigare trygghet inom politiken Reglementen relativt enkla att justera mindre förändringar kan underlätta Vissa övergripande justeringar i reglementen, delegationsordningar m m blir i höst den stora arbetsbördan kommer om två år Ökad arbetsbelastning på ledning och stödfunktioner Relativt omfattande arbete med att sätta ett nytt redovisningssystem på plats, något som kan bli svårt i ett tidspressat läge Politiska sammanträden ny utformning med andra föredragande än FC. FC roll i politiskt arbete blir otydlig och försvagad gentemot avdelningschefer. Ingen nämnd har helhetsansvaret för Samhällsbyggnad risk för att stuprör kvarstår Sida 4 av 5

5 Alternativ 2 Förbättrad styrning av verksamhet och ekonomi om samlad budget under en nämnd Ekonomiska uppföljningar har samma utformning som nuvarande men de är samlade under en nämnd goda möjligheter till helhetsbild av förvaltningen och goda förutsättningar för adekvat kostnadskontroll Påbörjad förändring fortskrider om än i långsammare takt än planerat Försämrad styrning för den enskilda nämnden i och med att man har verksamhetsansvar, men inga medel att styra detta med. Avdelningschefer och enhetschefer får enbart ett ekonomiskt ansvar och budget tillhör en nämnd Bedömningen är att alternativ 1 är bäst anpassat till andemeningen i det beslut som Kommunstyrelsen tog om att låta befintlig politisk organisation träda i kraft först , medan alternativ 2 mer optimerar tjänstemannaorganisationens möjlighet att leva upp till intentionerna i den organisationsförändring som kommer att träda i kraft avseende tjänstemannaorganisationen. Sammantaget föreslås att alternativ 1 genomförs vad gäller den politiska organisationen under Sida 5 av 5