Ny nämndstruktur med tillhörande förvaltningsorganisation från och med 1 januari 2015

Transkript

1 (6) Kommunstyrelsen Ny nämndstruktur med tillhörande förvaltningsorganisation från och med 1 januari 2015 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll den 27 oktober 2014, 231 med tillhörande direktiv Samtliga beredande nämnders protokoll, finns i diariet Organisationsskiss nämnd- och förvaltningsstruktur Kommunkontorets skrivelse den 19 november Sammanfattning Kommunstyrelsen har den 27 oktober 2014 fattat beslut om direktiv för att utarbeta reglementen för en ny nämndstruktur i Sundbybergs stad. Den nya nämndstrukturen ska gälla från och med den 1 januari Förslaget innebär att den nuvarande stadsbyggnads- och miljönämnden upphör och ansvaret för dess sakområden fördelas på kommunstyrelsen och två nya nämnder, tillståndsnämnden respektive miljö- och tekniska nämnden. Vidare går kompetens- och arbetsmarknadsnämnden samman med individ- och omsorgsnämnden och bildar en ny social- och arbetsmarknadsnämnd. Stadens övriga nämnder påverkas i olika grad av förslaget. Enstaka områden flyttas mellan nämnder för att åstadkomma en mer ändamålsenlig ansvarsfördelning. I ärenden om nya reglementen framgår i detalj de förändringar som är aktuella. Bland annat minskas antalet ledamöter och ersättare i samtliga nämnder. För valnämnd, revision och överförmyndarnämnd föreslås inga förändringar alls förutom att antalet ledamöter och ersättare i valnämnd och överförmyndarnämnden ändras. För valnämnden stadgas särskilt att varje parti i fullmäktige ska representeras med en ledamot och en ersättare. De tio nämnderna får sju förvaltningar. Följande nämnder delar förvaltning: grundskole- och gymnasienämnd samt förskolenämnd, miljö- och teknisk nämnd samt tillståndsnämnd och överförmyndarnämnd samt valnämnd. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: kommunstyrelsen@sundbyberg.se

2 (6) Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar 1. Ny nämndstruktur med tillhörande förvaltningsorganisation från och med den 1 januari 2015 fastställs 2. Överförmyndarnämnden består av tre ledamöter och tre ersättare, från och med den 1 januari 2015 till och med den 31 december Valnämnden består av åtta ledamöter och åtta ersättare, motsvarande en ledamot och en ersättare för vart och ett av de partier som är representerade i kommunfullmäktige, från och med den 1 januari 2015 till och med den 31 december Där del av verksamhet övergår till annan nämnd och den avlämnande nämnden inte upphör ska den del av arkivet som behövs i övergående verksamhet överlämnas till den mottagande nämnden. Helén Eriksson-Elf Stadsdirektör

3 (6) Kommunstyrelsens direktiv om att utarbeta reglementen för en ny nämndstruktur från och med den 1 januari 2015 Den 27 oktober 2014 beslutade kommunstyrelsen att ge kommunkontoret i uppdrag att utarbeta reglementen för en ny nämndstruktur från och med den 1 januari Kommunkontoret har sedan uppdraget gavs arbetat med att förbereda en ny nämndstruktur utifrån kommunstyrelsens direktiv. Stadsdirektören har inrättat en samordningsgrupp för genomförandet av direktivet. Även stadens ledningsgrupp har fått kontinuerlig information liksom centrala samverkansgruppen (CSG). En kommunikationsplan har upprättats för att säkerställa att information om förändringarna når ut till stadens anställda. Riskbedömning Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete beskriver hur arbetsgivaren ska gå tillväga för att uppfylla sitt ansvar i en situation där något ska förändras i en organisation. Det systematiska arbetsmiljöansvaret innebär att arbetsgivaren arbetar förebyggande, något som ger ökad hälsa och säkerhet och sparar pengar i organisationen. Att ta reda på vilka arbetsmiljörisker en förändring i verksamheten kan innebära är lönsamt genom att riskerna kan åtgärdas i tid. Människor i den berörda organisationen reagerar olika, och det är arbetsgivaren som har huvudansvaret för arbetsmiljön. Redovisning av arbetet med riskbedömning Som ett led i kommunens systematiska arbetsmiljöarbete har en preliminär riskbedömning tagits fram. Arbete har skett inom kommunkontoret i samverkan mellan personalavdelningen, huvudskyddsombud och fackliga företrädare i staden. Det ska dock noteras att den nu genomförda riskbedömningen avser den övergripande nivån och inte förvaltningsnivå/enhetsnivå och individnivå. Den mer detaljerade analysen sker på respektive nämnd och följs upp av kommunstyrelsen. Identifierade risker I riskbedömningen identifieras riskerna och några åtgärder föreslås för att förebygga dessa. Bland risker lyfts oro av förändring i ledarskap, tillgång till information och dialog/delaktighet, tidspress och risk för kompetenstapp. Ändringar i kommunens nämndstruktur, reglementen samt förvaltningsorganisation. Ändringarna i nämndstrukturen, reglementena och förvaltningsorganisationen kommer att innebära delvis ändrad arbetsorganisation, arbetsprocesser, arbetsuppgifter, arbetsinnehåll och arbetslag/gruppsammansättningar samt eventuella byten av arbetsplatser i stadshuset. Riskbedömning ska göras på berörda förvaltningar.

4 (6) Det är viktigt att påpeka att någon analys på individnivå i dagsläget inte är genomförd eftersom uppdraget om översynen är på en mer övergripande nivå samt att det är ett uppdrag som ska genomföras av respektive nämnd/förvaltning med de samverkansgrupper som finns inom respektive nämnd Åtgärder Återkommande information och dialog i de forum som finns, som arbetsplatsträffar (APT) och samverkansgrupper på alla nivåer. Viktigt att när tidsplaner finns framtagna informera om dessa, bl. a. vad avser eventuellt byte av arbetsplats och tillsättning/nyrekrytering av chefer. Kontinuerlig uppföljning i Centrala samverkansgruppen. Stöd från personalavdelningen i den fortsatta organisationsprocessen inklusive riskbedömningar på nästa nivå. I det längre perspektivet kan vi följa upp förändringsarbetet i den kommande medarbetarundersökningen. Ekonomiska konsekvenser Arbetet med revidering av ekonomiska ramar för budget 2015 med plan för har pågått parallellt med arbetet att ta fram nya reglementen för nämnderna. Ny fördelning av kommunbidrag mellan ansvariga nämnder har skett till följd av ändringar i reglementen och en ny nämndorganisation. Fördelningen av anslag har skett på en övergripande nivå. Förslag till budget ska behandlas på kommunstyrelsens sammanträde den 24 november och av kommunfullmäktige den 17 december. Kostnaderna och resurserna för stödfunktioner, nämnd, ledning mm. behöver ses över för de nämnder som förts samman samt för de nämnder som delats upp på flera. En omfördelning av kommunbidraget har inte gjorts för att finansiera upphandlingsenheten. Lokalbidraget och kapitaltjänstkostnaderna har inte heller kunnat justeras fullt ut utifrån den nya organisationen. Även förändringar av taxor och avgifter som fullmäktige beslutat/beslutar om ska gälla från årsskiftet och deras påverkan på kommunbidraget behöver också beaktas. Ytterligare korrigeringar av kommunbidraget kommer att ske senast i samband med halvårsbokslutet Korrigeringarna innebär inte utökad budgetram totalt för staden.

5 (6) Kommande beslut utifrån ny nämndstruktur och fortsatt arbete De nya nämnderna kommer att behöva ta ställning till bland annat: - Delegationsordning - Dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och arkivbeskrivning - Delegering av arbetsmiljöuppgifter Utöver det uppstår ett antal arbetsuppgifter till följd av ny nämndsorganisation. Strukturen i lönesystem, ekonomisystem, IT-administration, växel, passerkort etc. behöver ses över och anpassas till den nya förvaltningsorganisationen. Nya diarier behöver skapas för de nya nämnderna och öppna ärende behöver överlämnas till den nya ansvariga nämnden. Information på intranät och stadens hemsida behöver uppdateras. Eventuellt byte av arbetsplats i stadshuset kan också bli aktuellt för delar av organisationen för att skapa möjligheter för nya arbetsgrupper att komma samman fysiskt. Nya arbetsgrupper och förvaltningar bildas där gruppdynamik ska utvecklas för att skapa en effektiv organisation. Dokument- och arkivfrågor När en nämnd upphör och dess verksamhet samtidigt upphör är huvudregeln att nämndens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten enligt 14 arkivlagen. Överlämnandet ska ske inom 3 månader från att nämnden upphört och det krävs inget särskilt beslut om överlämnandet. För det fallet att nämnden upphör men verksamheten ska övergå till en ny nämnd ska i normalfallet nämndens arkiv överlämnas till den nya nämnden enligt samma bestämmelse i arkivlagen. Inget särskilt beslut behöver heller fattas om överlämnande i den här situationen. För att underlätta arbetet i den nya nämnden bör ändå eftersträvas att överlämna så mycket som möjligt av arkivet till arkivmyndigheten. Vilka handlingar som ska vara kvar i verksamheten och vilka som ska överlämnas bestäms i samråd mellan överlämnande nämnd och arkivmyndigheten. Om omorganisation sker så att en del av verksamheten övergår till en ny nämnd men den gamla nämnden inte upphör är huvudregeln att den delen av arkivet som behövs i övergående verksamhet överlämnas till den nya nämnden. Här krävs särskilt beslut om överlämnande av kommunfullmäktige enligt 15 arkivlagen. Goda förutsättningar för fortsatt utvecklingsarbete ur ett hela stadenperspektiv Stadsdirektören har sedan hösten 2013 infört en ledningsstruktur som bidrar till att ett hela staden perspektiv alltid är i fokus. Direktivet kring ny nämndstruktur ger stadsdirektören tydligt mandat att driva utvecklingsarbetet vidare. Ett nytt stadsledningskontor och en organisation som tydligare säkerställer koncernperspektivet ger nya möjligheter att säkra hela staden perspektivet. Den nya styrmodell för planerings-, budget- och uppföljningsarbetet som sjösätts under

6 (6) 2015, inför planeringen för budgetåret 2016, kommer att förbättra styrning, ledning och uppföljning i hela den kommunala organisationen. Nu föreslagen nämndstruktur ger stadsdirektören möjlighet att utveckla ledningsstrukturen att omfatta hela den kommunala organisationen.