Mandat- och årshjul Underlag för Politisk planeringsberedningen

Transkript

1 Mandat- och årshjul Underlag för Politisk planeringsberedningen Tommy Johansson, 2015

2 Innehållsförteckning Mandat- och årshjul 1 1 Politisk planeringsberedning 3 2 Mandat- och årshjul Mandathjul Planering Uppföljning Årshjul 6 Sida 2 av 6

3 1 Politisk planeringsberedning Kommunfullmäktiges planeringsberedning (PPB) utgörs av kommunfullmäktiges ordförande, förste och andre vice ordförande samt ytterligare fyra av fullmäktiges ledamöter. Planeringsberedningen ansvarar för att planera och följa upp fullmäktigeberedningarnas arbete. Detta innebär bland annat att; i början av mandatperioden i samråd med kommunstyrelsens presidium utarbeta en planering som anger vilka prioriterade områden beredningarna ska arbeta med de kommande fyra åren med utgångspunkt i planeringen för mandatperioden föreslå kommunfullmäktige att tillsätta tillfälliga beredningar utforma de tillfälliga beredningarnas uppdrag i form av en uppdragshandling Planeringsberedningen ansvarar också för övergripande samordning mellan de politiskt tillsatta organen i kommunen. Detta innebär bland annat att; vid behov ta initiativ till överläggningar med partigrupperna, kommunens nämnder, kommunrevisionen och andra tänkbara aktörer för varje kalenderår planera och genomföra lämpligt antal samråd med kommunens nämnder kring aktuella frågor inom ramen för kommunens styrmodell löpande följa hur nämnderna arbetar med verkställighet av fullmäktiges beslutade inriktningar bereda frågor och ärenden om ansvarsfrihet och anmärkning Planeringsberedningen ska dessutom lägga förslag till budget för fullmäktige, beredningarna och kommunrevisionen. För att styrning- och ledning ska fungera i Östra Göinge är det viktigt att det finns en tydlighet kring roller och ansvarsfördelning: Politikens huvuduppgift är att besluta om vad (mål) som ska utföras i den kommunala verksamheten och när det ska ske (resurser i form av budgetramar). Kommunfullmäktige fattar bl.a. beslut om reglementen, där ansvar och befogenheter preciseras i den politiska organisationen. Förvaltningens huvuduppgift är att besluta hur verksamheten ska utföras (metoder och arbetssätt) och vem som ska utföra den (kompetens). Kommunstyrelsen fattar beslut om delegering av ansvar och befogenheter till tjänstemannaorganisationen. 2 Mandat- och årshjul För att kunna ha en samlad bild över vad som ska ske under en mandatperiod respektive under ett kalenderår inom PPB, så måste det finnas en synlig struktur för detta. Detta dokument ger i grova drag en möjlighet för PPB att säkerställa att arbetet inom beredningen fortskrider enligt huvuddragen i den för Östra Göinge kommun antagna styr- och ledningsmodellen. Styrningen sker utifrån en integrerad planerings- och uppföljningsprocess. Sida 3 av 6

4 2.1 Mandathjul Mandathjulet ska ge en överblick över en planerings- och uppföljningsperiod som omfattar 4 år. Det övergripande och styrande dokumentet för detta tidsomfång är kommunens Mål- och resultatplan. Även om planen till konstruktion är fyraårig, så omfattar arbetet kring den i princip en period av 6 år. Eftersom de allmänna valen äger rum i september vart fjärde år uppstår en svårighet, på grund av den snäva tidsramen, att fram till kommande årsskifte hinna med arbetet att ta fram en ny plan. Under detta fjärde kvartal pågår dessutom mycket arbete med att tillsätta förtroendevalda på olika poster och skapa den politiska grupp som ska leda Östra Göinge kommun fram till nästa allmänna val. Av den anledningen är det beslutat att år 1 för Mål- resultatplanen ska vara andra året efter valet, dvs. den nu aktuella perioden är Året efter valet kan då användas att för att arbeta fram underlag för planen, ge tid för överläggningar mm Planering År 0 Januari februari Den politiska ledningen arbetar fram underlag som ska ligga till grund för Mål- och resultatplanen. Parallellt arbetar övriga grupperingar i kommunfullmäktige fram sina alternativa underlag rörande Mål- och resultatplanen. Förslagen överlämnas sedan till förvaltningen för en genomgång. Utifrån underlagen till Mål- och resultatplan påbörjar PPB ett arbete med att ta fram en planeringsplan för sin verksamhet och som ska gälla för den aktuella mandatperioden. Mars april Överläggningar mellan de olika grupperingarna i kommunfullmäktige kring de framlagda förslagen till Mål- och resultatplanen. PPB arbetar fram förslag till olika uppdrag för de tillfälliga beredningarna. Överläggningar påbörjas med kommunstyrelsen rörande genomförande av beslut fattade av Maj juni Politisk behandling av Mål- och resultatplanen, som leder fram till fastställande av den vid kommunfullmäktiges sammanträde i juni. Uppstart av beredningars arbete. Juli september PPB fastställer sin planeringsplan för mandatperioden. Planering av aktiviteter för kommunfullmäktige. Oktober december Planering av PPB:s arbete kommande året årshjulet. Överläggningar påbörjas med kommunstyrelsen rörande genomförande av beslut fattade av Sida 4 av 6

5 År 1-2 Januari april Förslag till en ev. revidering av Mål- och resultatplanen. Överläggningar med kommunstyrelsen rörande genomförande av beslut fattade av Ev. uppstart av nya beredningar. Maj augusti Politisk behandling av ev. revidering av Mål- och resultatplanen, som leder fram till fastställande av den vid kommunfullmäktiges sammanträde i juni. September december Överläggningar med kommunstyrelsen rörande genomförande av beslut fattade av Planering av PPB:s arbete kommande året - årshjulet. År 3 Januari april Förslag till en ev. revidering av Mål- och resultatplanen. Maj augusti Politisk behandling av Mål- och resultatplanen, som leder fram till fastställande av den vid kommunfullmäktiges sammanträde i juni. September december Arbete med aktiviteter kopplade till allmänna val och valresultat. Planering av PPB:s arbete kommande året, mandat- och årshjulet Uppföljning År 0-3 Januari mars Behandling av årsredovisning - ansvarsfrihet. Dialog med revisionen. April juni Dialog med revisionen kring planeringen av deras verksamheter. Juli september Behandling av delårsredovisning. Oktober december Uppföljning av beredningarnas arbete. Uppföljning av kommunfullmäktiges och PPB:s verksamhet under året. Sida 5 av 6

6 2.2 Årshjul Årshjulet ska ge en överblick över en planerings- och uppföljningsperiod som omfattar 1 år. Den tar sin i utgångspunkt i ovan beskrivna mandathjul, men innebär en ytterligare grad av detaljering. Nedanstående mall kan användas vid arbetet att skapa årshjulet och ska naturligtvis fastställas årligen. Sida 6 av 6