Projektprocessen. Projektprocess

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Projektprocessen. Projektprocess"

Agneta Bergström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Dnr Mahr /563 1 (av 6) Projektprocess Datum: Version: Dokumentansvarig: Jenny Wendle Stöddokument för det grafiska dokumentet Projektprocessen grafisk 1.0 Projektprocessen Projektprocessen definierar projektets olika faser och syftet är den ska stödja utvecklingen av ett gemensamt arbetssätt kring planering, inrättande och avslutande av projekt. Den styr dock inte vilken projektmetod som används under själva genomförandefasen. Projektprocessen och tillhörande malldokument förvaltas av projektkontoret. Projektkontoret är en webbportal för synliggörande av högskolegemensamma projekt och en mötesplats för projektarbete i högskolans regi. Vad är ett projekt? Verksamhetsutveckling handlar om att förändra någonting i organisationen för att uppnå en förbättring. Projekt är en form av flera som kan användas i arbete med verksamhetsutveckling. För att bedöma om det är lämpligt att bedriva arbete i projektform bör man ta hänsyn till om följande kriterier är uppfyllda: Det finns ett klart definierat syfte och mål. Det bedöms vara ett arbete som är så omfattande att det inte kan lösas med ordinarie resurser eller inom ordinarie organisation. Det är tidsbegränsat. Det är unikt, inte återkommande. Det är planerat, inte en akut aktivitet. Det skapas en särskild, tillfällig organisation, som oftast omfattar mer än den egna arbetsenheten. Det finns en särskild projektbudget. Om arbetet inte stämmer in på en eller flera av punkterna ovan kan man istället till exempel hantera det som ett uppdrag i den ordinarie verksamheten eller genom förbättringar av en eller flera processer. Postadress Malmö högskola Projektkontoret Gemensamt verksamhetsstöd Besöksadress Telefon E-post projektkontoret@mah.se Webb Fax

Den styr dock inte vilken projektmetod som används under själva genomförandefasen. Projektprocessen och tillhörande malldokument förvaltas av projektkontoret.

2 Dnr Mahr /563 2 (av 6) Delprocesser Projektprocessen delas in i fem delprocesser: - Definiera - Planera - Genomföra - Avsluta - Utvärdera Delprocess definiera Projektet initieras genom att projektägaren tillsammans med styrgruppen tar fram ett projektdirektiv som svarar mot den formulerade projektidén. Detta sker ofta i samarbete med den blivande projektledaren för att säkerställa att samsyn och acceptans för projektets mål uppnås. När direktivet är beslutat av projektägaren ska styrgruppen se till att projektets informationssida skapas i projektkontoret där projektinformation och projektdirektivet publiceras. Arbetet omfattar: Precisera mål Bestämma omfattning Tydliggöra prioritering Säkerställa resurstilldelning och precisera budget Beskriva tänkt förvaltningsmodell Utse projektledare och projektgrupp Kommunicera projektet till projektkontoret Ansvarig: Styrgruppens ordförande Medverkande: Styrgrupp Samråd: Projektledare och projektägare Beslut: Projektägare fastställer direktiv Dokument: Projektinformation, Projektdirektiv Delprocess planera Utsedd projektledare och projektgrupp arbetar fram en genomförandeplan utifrån det beslutade direktivet. Styrgruppen fattar beslut om att godkänna projektplanen. Arbetet omfattar: Val av projektmetod Precisera projektmål

Detta sker ofta i samarbete med den blivande projektledaren för att säkerställa att samsyn och acceptans för projektets mål uppnås.

3 Dnr Mahr /563 3 (av 6) Genomföra intressentanalys Genomföra riskanalys Inventera aktiviteter Skapa tidsplan Delegera projektroller Beräkna detaljerad budget Skapa kommunikationsplan Uppdatera projektets resurssidor om sådana finns. När projektplanen är beslutad ska projektledaren: Uppdatera projektets informationssidor i projektkontoret med projektplanen. Skapa forum för användardialog (när det bedöms relevant). Kommunicera projektet till intressenter Ansvarig: Projektledare Medverkande: Projektgrupp Samråd: Styrgrupp Beslut: Styrgrupp Dokument: Projektplan Delprocess genomföra Projektet genomförs i enlighet med beslutad projektplan. Ansvarig: Projektledare Medverkande: Projektgrupp, Referensgrupp/er Dokument: I enlighet med vald metod Delprocess avsluta När projektet är avslutat ska resultatet i form av uppfyllda mål eller avvikelser från projektdirektivets mål dokumentera och styrgruppen ska fatta beslut om att godkänna slutrapporten. Rapporten ska också omfatta en utvärdering av och reflektion kring projektmetod och projektprocess och denna beskrivning är underlag för den överföring av erfarenheter som sker i delprocess Utvärdera. Projektägaren ansvar för att avsluta projektet. Projektet är avslutat när: Projektet är redovisat för styrgrupp Slutrapporten är godkänd av styrgruppen Avslutande styrgruppsmöte har förklarat projektet avslutat

Skapa forum för användardialog (när det bedöms relevant).

4 Dnr Mahr /563 4 (av 6) Projektavslut är kommunicerat till intressenter Överlämning skett enligt beskriven förvaltningsmodell Slutrapporten är publicerad i projektkontoret Ansvarig för rapport: Projektledare Ansvarig för projektavslut: Styrgruppens ordförande Medverkande: Projektgrupp Beslut: Projektägare Dokument: Slutrapport Delprocess utvärdera Utvärdering av projektet genomförs i två separata delar, effektmätning av projektresultat och utvärdering av projektprocess och malldokument. Effektmätning av projektets resultat ska genomföras inom rimlig tid, dock senast ett år efter projektavslut. Projektägaren svarar för att initiera effektmätning. Resultatet av effektmätningen ska publiceras i projektkontoret. Utvärdering av projektprocessen ska ske i nära anslutning till projektavslut. För att förbättra och vidareutveckla projektprocessen sammankallar projektkontoret lämpliga deltagare i projektet för att genomföra utvärderingen. Projektkontoret ansvarar för att erbjuda erfarenhetsutbyte mellan projektledare i ett högskolegemensamt projektledarnätverk. Projektkontoret säkerställer att erfarenheter och synpunkter från styrgrupper och projektgrupper omhändertas för kontinuerlig vidareutveckling av projektkontorets tjänster. Arbetet omfattar: Effektmätning Erfarenhetsutbyte projektledarnätverk Genomgång av genomförandet med styrgrupp Genomgång av genomförandet med projektgrupp Förbättringsförslag till projektkontoret Ansvarig för effektmätning: Projektägare Ansvarig för utvärdering av projektprocess: Projektkontoret Medverkande: Projektledare, projektledarnätverket, projektgrupp, styrgrupp Dokument: Rapport Effektmätning, Slutrapport

separata delar, effektmätning av projektresultat och utvärdering av projektprocess och malldokument.

5 Dnr Mahr /563 5 (av 6) Roller Projektägare Projektägaren är den som har rollen att beställa projektet och utse styrgrupp som ges mandat att genomföra projektet. Projektägaren är länken mellan projektet och verksamheten och säkerställer att projektet definieras så att önskade mål kan uppnås. Projektägaren ska vara tillgänglig för styrgruppen som en aktiv beställare men bör inte själv ingå i styrgruppen. Projektägaren fattar beslut om att avsluta projektet och ansvarar för att effektmätning genomförs. Projektägaren ansvarar för: Beställning av projekt Godkännande av projektdirektiv Godkännande av projektavslut Initiering av effektmätning Styrgrupp Styrgruppen utser projektledare och projektgrupp och beslutar om omfattning, tid och resurser för projektet. Styrgruppen fattar beslut om grindöppningar från en fas till nästa och om eventuella förändringar i omfattning, tid och resurser. Styrgruppen ansvarar för att: Ta fram projektdirektiv i samråd med projektägare och projektledare Projektets resultat är i linje med uppdraget Skapa de resurser som krävs för att driva projektet Överlämna projektdirektiv till projektledare Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och verktyg Vid behov rekommendera förändringar i organisation och arbetssätt Granska projektet Avsluta projektet Styrgruppens mandat: Styra projektets budget och resurser Starta och stoppa projektet Godkänna och ändra projektplanen Samla in information från projektet för att sammanställa projektstatus Vid behov ändra projektets organisation. Initiera projektgranskningar Besluta om organisationsförändringar inom projektet

Projektägaren ska vara tillgänglig för styrgruppen som en aktiv beställare men bör inte själv ingå i styrgruppen.

6 Dnr Mahr /563 6 (av 6) Projektledare Projektledaren har det operativa ansvaret för att organisera och leda projektgruppen mot projektmålet och att säkerställa leverans inom ramen för överenskomna resurser enligt projektdirektiv och projektplan. Projektledaren rapporterar till styrgruppen. Projektledaren ansvarar för: Att ta fram en projektplan i samråd med styrgrupp Att genomföra projektet enligt projektdirektiv och projektplan Att säkerställa att projektplanen innehåller en målgruppsanpassad kommunikationsplan Leveransobjektens omfattning och kvalitet Att se till att överenskomna metoder och hjälpmedel används Att godkänna inleveranser Projektets rapporter och dokumentation Att identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser till styrgruppen Att leverera del- och slutrapporter Att genomföra projektavslut Projektledarens mandat: Att använda och styra tilldelade resurser enligt projektdirektiv och projektplan Att avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och överenskommen kvalitet Projektgrupp Projektmedlemmar bidrar med sin kompetens och med metoder för att genomföra de arbetsuppgifter som krävs för att leverera i projektets olika delar. Projektmedlemmarna: Har tydliga roller och uppgifter i projektet Utför aktiviteter Informerar och stämmer av med projektledaren

Projektledaren ansvarar för: Att ta fram en projektplan i samråd med styrgrupp Att genomföra projektet enligt projektdirektiv och projektplan Att säkerställa att projektplanen innehåller en

Relevanta dokument

Projektprocessen. Projektprocess

Projektprocessen. Projektprocess Projektkontoret 1 (av 8) Projektprocess Datum: Version: Dokumentansvarig: 16-10-17 2.5 Projektkontoret Stöddokument för det grafiska dokumentet Projektprocessen grafisk 2.5 Projektprocessen Projektprocessen