Projektdirektiv. Nya Vårdgivarwebben. Koncernkontoret Koncernstab kommunikation Dnr: Version: 1.0. Beställare Utförare Mottagare

Transkript

1 Koncernkontoret Koncernstab kommunikation Dnr: Version: 1.0 Författare: Kristina Happstadius-Trägårdh Inför beslutspunkt, BP, 1 Projektägare: Cecilia Gyllenkrok Borgström Projektledare: Kristina Happstadius-Trägårdh Projektledare teknik: Magnus Heide Projektnamn: Nya Vårdgivarwebben Projektdirektiv Nya Vårdgivarwebben Beställare Utförare Mottagare BP 2 BP 3 Genomförande BP 4 BP 5 BP 0 BP 1 Avslutning Idé Initiering Uppstart BP1,5 Mät Effekt Projektets resultat Projektets effekt Projektets samlade resultat Projektdirektiv, Nya Vårdgivarwebben, skapat , version 1.0 Sidan 1 av 9

2

3 Innehållsförteckning 1. GRUNDLÄGGANDE INFORMATION BAKGRUND NULÄGESBESKRIVNING VISION SYFTE VERKSAMHETSSTRATEGI MÅL EFFEKTMÅL RESULTATMÅL KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER INTRESSENTER PROJEKTKOMPETENSER BUDGET KRAV PÅ PROJEKTET FÖRUTSÄTTNINGAR AVGRÄNSNINGAR PROJEKTMODELL MILJÖ KOMMUNIKATION KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER TIDPLAN ÖVERGRIPANDE RISKER STYRGRUPP... 9 Sidan 3 av 9

4 1. Grundläggande information Detta är ett utvecklingsprojekt för att ta fram en ny vårdgivarwebb, för både privata och offentliga vårdgivare Bakgrund Det finns ett stort behov av att göra om och förbättra både struktur och innehåll på Vårdgivarwebben. Det finns dessutom ett behov av att byta och förbättra den tekniska plattformen. Under arbetet med att skapa den nya webbplatsen Skane.se har en ny teknisk plattform tagits fram, eftersom den gamla plattformen Skåneportalen, där också Vårdgivarwebben ligger, planeras stänga under Den nya plattformen, Episerver 7, som tagits fram till Skane.se, kommer att användas och vidareutvecklas för nya Vårdgivarwebben, VGW Nulägesbeskrivning Vårdgivarwebben är en publik webbplats. Idag används den främst av privata vårdgivare och vårdgivare inom Hälsoval Skåne*, eftersom varje sjukhus idag har sin egen webbplats, för både intern och extern information. Under arbetet med att skapa en ny webbplats för Region Skåne Skane.se har man tydligt differentierat kanalerna för olika målgrupper. Samtidigt arbetar man för att minska antalet webbplatser. Det finns idag omkring 50 solitärer ; enskilda avdelningars eller nätverks egna webbplatser, med vårdinformation. Det innebär att mycket av informationen som ligger på dessa solitärer och på sjukhusens webbplatser kommer att delas upp och flyttas till Skane.se, 1177.se, VGI och VGW. Det finns därför ett stort behov av att förbättra och strukturera om information på Vårdgivarwebben samt att se över informationen på solitärerna och flytta över och samla relevant vårdinformation för vårdgivare på Vårdgivarwebben Vision Att Vårdgivarwebben blir ett självklart verktyg för alla vårdgivare, både privata och offentliga, där de kan hitta all relevant vårdrelaterad information inom Region Skåne Syfte Region Skåne har informationsskyldighet till alla vårdgivare. Syftet med projektet är att samla all relevant vårdrelaterad information från Region Skåne på Vårdgivarwebben, så att alla vårdgivare som har uppdrag för/avtal med Region Skåne får tillgång till samma information. * Privata och offentliga vårdgivare inom vårdvalen vårdcentral, BVC, barnmorksemottagning samt KBT- och smärtmottagning. Sidan 4 av 9

5 1.5. Verksamhetsstrategi Vårdgivarwebben är en viktig kanal och en del av webbplatsen Skane.se. En bra vårdgivarwebb bidrar till att stärka Region Skånes varumärke. Projektet följer styrande dokument, exempelvis kommunikationspolicy, och är en faktor för att nå visionen Livskvalitet i världsklass. Vårdgivarwebben är också en framgångsfaktor för flera av de övergripande mål som regionfullmäktige beslutat: En effektiv verksamhet med hög kvalitet o Produktiviteten ska öka o Kunskapsstyrningen ska öka o Tillgängligheten ska öka o Patiensäkerheten ska vara hög. Indirekt påverkas också medborgare/patienter och Vårdgivarwebben är därmed också en framgångsfaktor för att nå de övergripande målen: Nöjda medborgare o Förtroendet ska öka o Den jämlika och jämställda hälsan ska öka. 2. Mål 2.1. Effektmål Nya Vårdgivarwebben ska bidra till Region Skånes mål; En effektiv verksamhet med hög kvalitet, där patientsäkerheten ska vara hög; där tillgänglighet, kunskapsstyrning och produktivitet ska öka; att människor ska mötas med respekt samt att patienternas makt ska öka. Nya Vårdgivarwebben är ett arbetsverktyg som ska bidra till en effektivisering och kvalitetsökning i vårdgivarnas verksamhet. Alla regionala riktlinjer, rutiner och styrande dokument samt även relevanta lokala rutiner, exempelvis beställning av mat och turlistor för provsvar, ska finnas på nya VGW. Mätpunkter Effektmålet kopplas till tre mätområden. Nya Vårdgivarwebben ska: vara enkel och snabb att hitta på innehålla relevant och aktuell information vara ett självklart verktyg i vardagen. Effektmålen mäts och utvärderas efter att projektet avslutats Resultatmål Projektet ska leverera: 1. En ny vårdgivarwebb, som ska: bygga på den nya tekniska plattform som tagits fram för Skane.se (EpiServer 7) ha en enkel och intuitiv struktur som utgår från den användarundersökning som genomförts våren 2014 ha en ny tilltalande grafisk formgivning ha en väl fungerande sökmotor vara anpassad till olika mobila enheter Sidan 5 av 9

6 innehålla information som ska gå att hitta och förstå utan kunskap om hälso- och sjukvårdens organisation innehålla regional och lokal information riktad till vårdgivare. 2. Riktlinjer och rutiner Projektet tar fram riktlinjer och rutiner för Vårdgivarwebben. Projektet tar också fram en lathund för publicerare. 3. Utbildning Projektet tar fram utbildningspaket för publicerare och information till faktaägare m fl. 4. Utvärderingsplan Projektet tar fram en plan för hur webbplatsen ska utvärderas. 5 Dokumentation Uppföljning under projektets gång kommer att ske löpande, genom delrapporter, till styrgruppen samt genom en slutrapport. Projektet tar fram kompletterande teknisk dokumentation, för de delar som utvecklas specifikt för VGW. Dokumentationen överlämnas till förvaltaren av webbplatsen vid projektets avslut. 6 Överlämning Projektet tar fram ett förslag på organisation för förvaltning av innehåll efter projektavslut, som överlämnas till styrgrupp och projektägare för beslut. Vid projektslut överlämnas ansvaret för förvaltning och vidareutveckling av Vårdgivarwebben till projektägaren Kritiska framgångsfaktorer För att projektet ska lyckas krävs att: Det finns en samsyn på projektets omfattning, aktiviteter och förväntade resultat. Det finns kompetens, engagemang och tillgänglighet hos alla i arbets- och referensgrupper. Det är ett nära samarbete med teamen för Skane.se och VGI, för att få med solitärer och berörda förvaltningar. Det finns en samsyn och acceptans bland intressenterna för att kunna samla all relevant information för vårdgivare på nya Vårdgivarwebben. Chefer och resursägare arbetar för att hitta en lösning, då brister blottas vid omstruktureringen av VGW, som de facto beror på brister i organisation/ansvarsfördelning. Det finns en organisation för att förvalta Vårdgivarwebben innehållsmässigt efter leverans Intressenter Följande målgrupper utgör projektets intressenter, med förklaring varför de är intressenter och hur de bidrar till projektet: Vårdgivare främsta målgruppen för Vårdgivarwebben, VGW, då de som användare ska kunna hitta all relevant vårdrelaterad information inom Region Skåne på VGW för att kunna utföra sina uppdrag; o bidrar till att uppnå effektmålen. Faktaägare och publicerare VGW är deras främsta kanal för att nå vårdgivare; o bidrar med, och kvalitetssäkrar, innehåll. Sidan 6 av 9

7 Koncernledning och chefer VGW är en viktig kanal för att säkerställa patientsäkerhet och producentneutralitet; o bidrar med resurser och strategiska mål. Den främsta målgruppen för Vårdgivarwebben är givetvis vårdgivare. Inom målgruppen vårdgivare kan dock behovet av information och upplägg se mycket olika ut. För att undersöka vilka behov och önskemål som finns kommer projektet att genomföra olika kartläggningar Projektkompetenser För att projektet ska lyckas krävs både externa och interna resurser. Det är viktigt att beställare och styrgrupp ser till att behovet av både interna och externa resurser tillgodoses samt att de ser till att resursägare informeras så att erfordrade resurser frigörs redan i ett tidigt skede av projektet. 3. Budget Projektet finansieras genom medel från regiondirektörens utvecklingsmedel, som tilldelat projektet 5,5 miljoner kr för Projektet ligger under ansvar Objektnummer upprättas vid projektets uppstart. Annica Håkansson konterar, projektledarna sakattesterar, Victoria Sundin beslutsattesterar. 4. Krav på projektet 4.1. Förutsättningar Förutsättningar för att projektet ska lyckas är att: utvecklingen av Skane.se går enligt plan, med full lansering 2014 det görs en avgränsning av innehållet på nya VGW i förhållande till resultatet av effektkartläggningen, som görs i början av Avgränsningar Följande delar ingår inte i projektet: arkivering av dokument utveckling av sökmotor genomgång av sjukhusens webbplatser genomgång och upplägg av webbplatserna för interregionalt samarbete (Södra sjukvårdsregionen) övergripande beslut krävs genomgång och upplägg för området forskning och utveckling övergripande beslut krävs. Följande avgränsningar gäller för: Lokala riktlinjer projektet skapar förutsättningar för att lägga in relevanta lokala riktlinjer i den nya strukturen; att ta fram och lägga in dem ingår inte. Sidan 7 av 9

8 Egna webbplatser av de 30-tal solitärer på Skåneportalen som innehåller vårdrelaterad information ska de mindre webbplatserna integreras i VGW under året. Resterande integreras under Projektmodell Dokumentation och arbete i projektet ska följa rekommendationer och riktlinjer för Region Skånes projektmodell enligt beskrivning som finns på Projekthandbok - Region Skåne Miljö Projektet bidrar till att uppnå Region Skånes miljömål genom att öka möjligheterna till kontakt och information via digitala medier och på så sätt minska användandet av papper. Arbetet ska bedrivas enligt gällande policy och riktlinjer för miljö i Region Skåne Kommunikation Ur ett intressentperspektiv bedöms faktaägare och resursägare vara viktigast att kommunicera med under projektets inledande fas, därefter publicerare i samband med utbildning och slutligen användare av den lanserade webblatsen. Under projektets gång kommer information om projektet att finnas på en sida på befintliga Vårdgivarwebben. En kommunikationsplan kommer att tas fram för projektet, med aktiviteter, målgrupper och tidplan. 5. Kopplingar till andra projekt och verksamheter Projektet är beroende av utvecklingen av Skane.se och den nya sökmotorsarkitektur som tas fram för Skane.se, samt av VGI. Det finns också kopplingar till projektet som tar fram ett nytt verksamhetsledningssystem. 6. Tidplan Projektet pågår under hela 2014, med start i januari och leverans i december. Detaljerad tidplan tas fram i projektplanen. 7. Övergripande risker Risk Brist på resurser i form av faktaägare, publicerare och kommunikatörer på koncernkontoret och berörda förvaltningar löpande under projektet och efter projektets avslut. Åtgärd Tydliggöra för berörda avdelningar och förvaltningar behovet av att tillsätta erforderliga resurser för projektets genomförande och övergång i förvaltning. Fortsättning på nästa sida Sidan 8 av 9

9 Risk Utvecklingen av VGI, Skane.se och VGW går delvis in i varandra och har begränsade kommunikationsresurser, vilket kan leda till oklarheter i avgränsning mellan projekten/ kanalerna och eventuellt innebära dubbelarbete. Svårighet att få acceptans från de avdelningar/ projekt/organisationer som har egen webbplats för att de måste flytta sin info och publicera den i den kanal som riktar sig till den målgrupp som informationen är till för. Tröghet i systemet på grund av omorganisation inom Medicinsk service. Den nya strukturen på VGW byggs upp efter en målgrupp; vårdgivare men inom målgruppen finns grupper med olika behov. Åtgärd Att säkerställa ett nära samarbete mellan teamen för Skane.se, VGI och VGW. Att tillsammans med teamen för VGI och Skane.se ta fram en plan för arbetet att nå konsensus och få acceptans för beslutet att stänga ner alla solitärer (egna webbplatser). Samordna arbetet med projektens olika arbetsoch referensgrupper. Att säkerställa ett nära samarbete med berörda parter på Medicinsk service och ta höjd för långa ledtider. Genomföra en effektkartläggning. 8. Styrgrupp I styrgruppen ingår: Ulf Meijer, områdeschef, Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning Karin Ekelund, stabschef vårdproduktion, Koncernstab ekonomistyrning Eva Arkemyr, områdeschef Regionala stödverksamheter, Medicinsk service Monica Larsson, enhetschef Vårdkommunikation, Koncernstab kommunikation Victoria Sundin, enhetschef Digitala medier, Koncernstab kommunikation. Victoria Sundin är ordförande samt projektbeställare. Sidan 9 av 9