Projekt Ny bibliotekssystemmiljö

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Projekt Ny bibliotekssystemmiljö"

Andreas Lundgren
för 8 år sedan
Visningar:

1 DNR] 1 (av 9) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: Styrgrupp Projekt Ny bibliotekssystemmiljö Ib Lundgren Revisionsinformation Version Datum Kommentar Utkast projektgrupp Kommentar styrgrupp Projektplan godkänd av styrgrupp Projekt Ny bibliotekssystemmiljö Projektets syfte och mål Projektets syfte är att få fram ett beslutsunderlag för hur en ny eller förändrad bibliotekssystemmiljö kan stödja bibliotekets verksamhet från Målet är att bibliotekets ledning hösten 2015 kan ta beslut om att gå vidare med något av de förslag som projektet har lagt fram. Intressentanalys Kärnintressenter (Intressenter med beslutande och/eller drivande roller i projektet): Projektägare Projektgrupp Styrgrupp Primärintressenter (Intressenter som i hög rad påverkas och därför vill påverka projektet): Slutanvändare (studenter, forskare, övrig personal) Behöver: relevanta sökvägar och enkel tillgång till informationsresurser, förbättrat stöd för informationssökprocessen Inflytande: påverkar i form av användarundersökningar (både gjorda på MAH och externa) Bibliotekspersonal Postadress Besöksadress Telefon E-post Malmö högskola Fax Webb

2 DNR] 2 (av 9) Behöver: effektivt arbetsflöde, inklusive datahantering, utifrån mediecykelprocessen, tillgång till informationsresurser Inflytande: genom forum för bibliotekets systemförvaltning samt input till projektet från relevanta team. Ledning Behöver: lägre kostnader för arbetstid, licenser, högre användning av informationsresurserna Inflytande:? Sekundärintressenter (Intressenter med relativt lågt intresse och som troligen inte aktivt kommer att påverka projektet): IT-avdelningen (drift, support) Behöver: insyn Inflytande: specialkompetens Leverantörer Behöver: inget Inflytande: möjlighet att presentera system och tjänster. Kommunikationsplan Projektet är ett internt BIT-projekt och behöver i första hand kommuniceras internt till bibliotekets medarbetare. Syftet med projektet och möjligheter till input behöver dock vara tydligt då ny bibliotekssystemmiljö på olika sätt berör samtliga medarbetare på biblioteket.

3 DNR] 3 (av 9) Målgrupp Aktivitet Ansvarig När Medarbetare på Presentation på EC MVP BIT-möte biblioteket biblioteksmöte 17/4 Information på Projektgrupp September APT/Biblioteksmöte Bibliotekets Avstämning i Projektgrupp Vid behov systemförvaltare Forum för bibliotekets system Team Metadata Information om Samordnare Vid behov och projektet och medietillgång, möjlighet att tycka Team Medier till och samlingar Biblioteksforum Information och Projektgrupp Vid behov diskussion om projektet Alla intressenter Information läggs Alexander Löpande (inklusive ut i projektkontoret studenter och forskare) Styrgruppen Avrapportering Ib, Alexander Kontinuerligt och vid behov Projektgruppen Möte och Ib 1 gång/vecka projektverktyg

4 DNR] 4 (av 9) Riskanalys Beskrivning av risk Sanno- Konsek- Risk Strategi likhet vens Slutrapporten kommer tätt inpå en ev. upphandling av nytt discoverysystem (avtalet löper ut 1/ och arbetet med upphandling måste påbörjas senast november 2015) Förändringar i organisationen (styrgruppen fokuserar på organisationen, projektets förutsättningar förändras, förutsättningarna för verksamheten förändras) Oklara budgetförutsättningar Rapporten levereras i tid. Beslut fattas i god tid innan avtalet löper ut Ta upp med styrgruppen Budgetering 2016

5 DNR] 5 (av 9) Styrgruppen utgörs av bibliotekets samordningsgrupp (risk för sammanblandning av roller) Projektgruppen tappar fokus på slutanvändarens behov Projektgruppen kan inte förhålla sig objektiv i förhållande till leverantörer och de system vi redan har Ordinarie verksamhet tar resurser och fokus från projektet Nyckelpersoner försvinner Ta upp med styrgruppen, ev. ta in extern medlem Använda de användarundersökningar som vi och andra har gjort. Förankra i relevanta team som på olika sätt representerar slutanvändaren. Aktiv diskussion i projektgruppen. Projektägaren påminner om direktivet Om problemet uppstår projektledaren tar upp med styrgruppen. Projektdeltagarna kan frikopplas från ordinarie arbetsuppgifter för att fokusera på projektet Kompetensdelnin g Förändringar omvärlden, leverantörsmarknaden (Libris XL mm) Uppföljning och fördjupning

6 DNR] 6 (av 9) Otydlig förvaltning av projektets resultat (försämrar motivationen i projektgruppen) Tydligt vem som tar beslut utifrån underlaget och tydlig feedback till projektgruppen hur resultatet ska förvaltas. Projektets genomförande Metod och aktiviteter Projektmöten Kommunicera projektet till intressenter Processkartläggning Studiebesök Inläsning Spanarverkstad Möte med leverantörer Systemkartläggning Scenarioanalys/SWOT/Konsekvensanalys Persona Tidplan Projektet startar den 1 april 2015 och avslutas 1 oktober 2015 och löper över 28 veckor. Slutredovisning till styrgruppen förväntas till 16 oktober En mer detaljerad tidplan kommer att finnas i Projectplace det projektverktyg som används (se Vecka Datum Möten Aktiviteter 14 Systemägare Styrgrupp Beslut projektdirektiv 15 9/4 Systemägare Genomgång projektdirektiv

7 DNR] 7 (av 9) 17 23/4 Projektmöte Uppstartsmöte 18 Arbeta med projektplan Inläsning 19 7/5 Projektmöte Utforma projektplan /5 Projektmöte Utforma projektplan Planera studiebesök Processkartläggning 22 28/5 Projektmöte Brainstorma processer Möte med GUB 23 4/6 Projektmöte Spaning på texter Processkartläggning 24 8/6 Avstämning biblioteksforum 11/6 12/6 Projektmöte Scenarioanalys Styrgrupp Godkännande av projektplan 25 18/6 Projektmöte Scenarioanalys 26 25/6 Projektmöte Scenarioanalys Webbmöte Luleå Semesteruppehåll

8 DNR] 8 (av 9) 34 20/8 Projektmöte Scenarioanalys 35 27/8 Projektmöte Sammanställning av scenarioanalys Studiebesök (KIB, Södertörn, KTH, SUB) Studiebesök 36 31/8 Avstämning styrgrupp 3/9 Projektmöte Sammanställning av scenarioanalys Sammanställningen på remiss till Team Metadata och medietillgång, Team Medier och samlingar, samt Forum för bibliotekets system 37 10/9 Projektmöte Arbeta med beslutsunderlaget 38 17/9 Projektmöte 39 24/9 Projektmöte 40 1/10 Projektmöte /10 Styrgruppen Slutredovisning 43 Projektmöte Projektutvärdering 45 Projektgrupp Slutrapport

9 DNR] 9 (av 9) Resurser Arbetet sker i huvudsak inom ramarna för befintlig verksamhet och inom projektdeltagarnas ordinarie tjänster. Möjlighet finns att styrgruppen under begränsad tid kan frigöra projektdeltagare från ordinarie arbetsuppgifter så att projektet kan få fullt fokus. Budget Studiebesök Stockholm 4 personer, ca 8000 sek

Relevanta dokument

Projekt Ny bibliotekssystemmiljö

Projekt Ny bibliotekssystemmiljö [DNR] 1 (av 6) Projektdirektiv Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: Peter Nilén Revisionsinformation Version Datum Kommentar [1] [150311] [Utkast 1 Peter N] [2] [150316] [Kompletteringar bibl samordningsmöte]