Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Beskrivning av teknikprojekt inom kommunerna Strömstad och Tanum

Transkript

1 Dokument nr: Version: Status: Sida: 1.00 Utkast/Utgåva (1)8 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projektbeskrivning Teknikprojekt mobilitet 1 Dokumentbeskrivning: Beskrivning av teknikprojekt inom kommunerna Strömstad och Tanum Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Person / Grupp som godkänt dok Projektbeskrivning Teknikprojekt mobilitet Innehållsförteckning PROJEKTBESKRIVNING INLEDNING Bakgrund Syfte MÅLBESKRIVNING Effektmål Arbetsmål BESKRIVNING Omfattning Organisation och bemanning Tidsram Kostnad Finansiering Beroenden och avgränsningar KOMMUNIKATIONSPLAN Målgrupper Kommunikationskanaler RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS Riskhantering... 8 DOK.NAMN: PROJEKTBESKRIVNING STRÖMSTAD O TANUM UTSKRIFTSDATUM:

2 Dokument nr : Version: Status: Sida: 0.00 Utkast/Utgåva (2)8 Dokumentbeskrivning: Tydligare beskrivning av dokumentets inriktning/syfte 1. Inledning Samverkan sker mellan Strömstads och Tanums kommun angående kunskapsinventering genom utredning, upphandling och förberedelser inför införandet av mobilitet i form av dokumentation, information om brukare, insatsregistrering, nyckelfri låshantering för personal och brukare inom hemtjänst, hemsjukvård och särskilt boende Bakgrund Det finns ett behov av mobilitet av lättillgänglig daglig planering, korrekt information i realtid, brukaruppgifter, utförardokumentation, insatsregistrering, bokning av besök, kartfunktion och kommunikationsmöjlighet inom/mellan team och roller samt nyckelfri låshantering. Tanums samt Strömstads kommuner har en stor geografisk yta vilket medför att det åtgår mycket tid för resor och planering av dessa. Intressenter Kärnintressenter (får mest möjlighet att påverka): Omsorgsnämnden, styrgrupp, projektgrupp, arbetsgrupp samt IT avdelningen. Primärintressenter: fackliga organisationer, personal samt leverantörer. Sekundära intressenter: brukare, medborgare, närstående, pensionärsorganisationer samt fastighetsägare Syfte Syftet är att kommunerna genom samverkan skall upphandla olika tekniska lösningar för att uppnå målbeskrivningen nedan.

3 2. Målbeskrivning 2. 1 Effektmål Målbild för brukare - Känna sig trygg och säker i ordinärt och särskilt boende genom att kunna påkalla hjälp dygnet runt, både passivt och aktivt. - Större möjlighet att bo hemma längre, vilket leder till ökad livskvalitet. - Helhetslösning för larmkedjan. - Minska inställelsetiden vid larm. - Säkerställa att individen får den omsorg/vård som är beviljad. - Rätt kompetens utifrån behov. - Ökad kontinuitet för brukaren. - Rätt insats på rätt tid Målbild för verksamheten - Förbättrad kvalitet - Ökad rättssäkerhet - Ökad kvalitetssäkring - Ökad IT-kompetens - Bättre arbetsmiljö - Mindre påverkan på yttre miljö - Stärka kommunens attraktionskraft - Ökad säkerhet genom behörighetsstyrning - Budget och resurser i balans - Effektivt resursutnyttjande 3

4 2.2 Arbetsmål Projektmål ordinärt boende: Upphandla och införa ett användarvänligt IT-system för nyckelfri låshantering samt planering, registrering och uppföljning av insatser gällande hemtjänst och hemsjukvård i Strömstads och Tanums kommuner. Projektmål särskilt boende: Upphandla och införa ett tryggt, säkert, och användarvänligt för respektive kommun enhetligt trygghetslarmsystem för brukare på särskilt boende med nyckelfritt och positionering. Kommunerna Strömstad och Tanum kommer under året 2014 att samarbeta med varandra i ett gemensamt teknikprojekt, där mål är att göra: - Kunskapsinventering genom workshop och leverantörsvisningar som ska vara ett underlag för upphandling av planerings- och uppföljningssystem för ordinärt och särskilt boende samt nyckelfri låshantering. - Påbörja och förbereda införandeprocessen genom att skapa/uppdatera rutiner, organisation och arbetssätt samt ev åka på studiebesök. - Förtydliga ansvarsområden mellan omsorg och IT samt utredning av tekniska förutsättningar och utvecklingsbehov med beslutsunderlag. Egen drift eller molntjänst? - Underlag för kostnadsförslag/vad kostar det att införa. - Riskanalys. Vilka risker finns med att införa mobilitet i ordinärt boende? 4

5 3 Beskrivning 3.2 Omfattning Projektet är ett samverkande projekt mellan kommunerna Strömstad och Tanum. Aktiviteter som skall utföras är: - Kunskapsinventering genom workshop och leverantörsvisningar - Upphandlingsmaterial med kravspecifikation och förfrågningsunderlag. Vilka krav bör man ställa till en leverantör? - Omsorg och IT. Egen drift eller molntjänst hos leverantör? - Vilka kostnader finns det med mobilitet? - Vilka risker finns med att införa mobilitet i ordinärt boende? 3.3 Organisation och bemanning Styrgrupp: Maj Lätto-Karlsson - Förvaltningschef Tanum Sirene Johansson Verksamhetschef Äldreomsorg/Funktionshinder Maria Reinholdsson Förvaltningschef Strömstad Susann Håkansson - Verksamhetschef Vård och Omsorg Huvudprojektledare: Lars-Göran Skårbratt Två delprojektledare i varje kommun: Pia Andreasson och Maria Hansson/ Strömstads Kommun Lena Wetterlind och Hans-Peter Johanesson/Tanums kommun 5

6 3.4 Tidsram Projektstart Projektet är indelat i olika faser med denna preliminära tidsplan: Upphandling Start Förberedelser Start Avtal/Införande Start

7 3.5 Kostnad Total kostnad är kr. Styrgrupp: 96 timmar Huvudprojektledare: 336 timmar Delprojektledare, fyra personer, 40% tjänst: timmar Workshop och leverantörsvisningar: 624 timmar/för alla deltagare i kommunerna Teknisk konsult: 190 timmar 3.6 Finansiering Omsorgsnämnden i Tanums kommun har fattat beslut under juni månad att till Kommunfullmäktige ansöka om både drifts och investeringsmedel för åren enligt finansieringsplan. För år 2014 finns 1 mkr avsatta för investeringsmedel. Omsorgsnämnden i Strömstads kommun har fattat beslut att ansöka om 1,5 mkr i driftsmedel till Kommunfullmäktige för året Driftsmedel för kommande åren är enligt finansieringsplan. 3.7 Beroenden och avgränsningar Ett pågående arbete sker även inom kommunerna med digitala trygghetslarm och larmmottagning. 4 Kommunikationsplan 4.2 Målgrupper Se punkt intressenter, 1.1 Bakgrund. 4.3 Kommunikationskanaler Internt i kommunen Till en början muntligt på arbetsplatsträffar, fackliga samverkansgrupper, möten. 7

8 5 Risk- och sårbarhetsanalys 5.2 Riskhantering Information och kunskap. Genom tydlighet i kravspecifikationen och förfrågningsunderlagen. 8