Projektplan. Projekt Flytt Rosenlund

Transkript

1 Projekt Flytt Rosenlund Projektledare Version Datum Christer Johanson Beställare Göteborgs universitet, områdena för Administrativt stöd och Verksamhetsstöd

2 Sida 2 av 8 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte och mål Avgränsningar Omfattning och ansvar Samordning/Styrning Byggprojekt Förändring arbetssätt Inredning AV-teknik Kommunikation Arbetsmiljö Service Flytt Tidsplan Kommunikationsplan och rapportering Organisation Styrgrupp Projektgrupp/Samordningsgrupp Delprojektgrupperna Avsteg och avvikelsehantering Värdering bör om möjligt innefatta följande: Handläggning Budget... 8

3 Sida 3 av 8 1. Inledning Detta är en projektplan för projektet Flytt Rosenlund, beställare och projektägare är Göteborgs universitet och den gemensamma förvaltningens områden för administrativt stöd och verksamhetsstöd. I denna plan redovisas omfattning och förutsättningar, aktiviteter, organisation, tidplan och budget för projektet. Syftet med projektplanen är att säkerställa att projektet genomförs inom givna ekonomiska och tidsmässiga ramar. Projektplanen kommer att uppdateras under projektets gång. I samband med övergången från en fas till en annan görs en avstämning och projektplanen uppdateras. Avstämning och uppdatering kan dessutom komma att ske under en pågående fas. 2. Bakgrund Efter att ha befunnit sig i tillfälliga lokaler flyttar ett antal enheter inom Gemensamma förvaltningen till Rosenlundsgatan 4. Berörda enheter inom Området för administrativt stöd är: Områdeskansliet Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Ekonomienheten Personalenheten Våren 2014 flyttade delar av Området för administrativt stöd ut från huset på Vasagatan 33. Anledningen till flytten var de lokalrelaterade arbetsmiljöproblem som pågått i huset en längre tid. Ekonomienheten och Sektionen för arkiv och registratur fick efter anstånd från områdeschefen sitta kvar men Personalenheten har sedan dess befunnit sig på Drakegatan 7 i Gårda. Övriga delar av Enheten- för myndighets- och utvecklingsstöd samt områdeskansliet har haft lokaler i universitetsbyggnaden i Vasaparken. Berörda enheter inom Området för verksamhetsstöd är: Utbildningsenheten International Centre Inom Området för verksamhetsstöd har behovet av nya lokaler funnits en längre tid. Utbildningsenheten flyttade 2003 in i tillfälliga lokaler på Karl Gustavsgatan och har sedan dess väntat på att få flytta till mer ändamålsenliga sådana. International Centre har flyttat in i tillfälliga lokaler i Studenternas Hus. 3. Syfte och mål Syfte och övergripande mål med Projekt flytt Rosenlund är att skapa en geografisk närhet mellan enheter inom Gemensamma förvaltningen så att enheterna kan utveckla samarbetet mellan områdena och att samsynen kring gemensamma frågeställningar kan förstärkas. Projektets mål är att under hösten 2015 flytta enheterna inom Området för administrativt stöd och Området för verksamhetsstöd från olika adresser till en gemensam med så lite påverkan på det dagliga arbete som möjligt.

4 Sida 4 av 8 4. Avgränsningar Arbetsmiljöfrågor hanteras av linjeorganisationen och innefattas inte av projektet. Projektet kommer under processen att återkommande förmedla information enligt en kommunikationsplan. Varje enhetschef har dock ett ansvar att förankra och kommunicera projektet till de egna medarbetarna. 5. Omfattning och ansvar Projektet består av ett flertal processer och delprojekt inom ramen för varje flyttprojekt. Delprojekt drivs i syfte att skapa delaktighet exempelvis förändrat arbetssätt och delar av inredningsprojektet. I projektet ingår följande delar: Samordning/styrning Byggprojekt Förändring arbetssätt Inredning AV-teknik Kommunikation Service Flytt Nedan följer en beskrivning av de olika delarna. 5.1 Samordning/Styrning Projektledaren ansvarar för samordning och styrning av projektets samtliga delar med utgångspunkt från överenskommen projektplan och dess tidsplan. Det huvudsakliga arbetet sker i en projektgrupp/samordningsgrupp där projektledaren är sammankallande. I projektgruppen följs pågående delprojekt och processer upp och avvikelser rapporteras. 5.2 Byggprojekt Byggprojektet ansvarar för kontakten med fastighetsägaren på Rosenlundsgatan 4. I byggprojektledaren ansvar ingår följande områden: Lokalanpassningar Säkerhet IT Arkiv Avveckling g:a lokaler Byggprojektledaren deltar i styrgrupps- samt projektgruppsmöten. 5.3 Förändring arbetssätt Flytten till Rosenlund innebär ett förändrat arbetssätt för många då flera går från att sitta i eget rum till att sitta i öppet landskap. Denna förändring måste särskilt beaktas då den många gånger skapar oro.

5 Sida 5 av 8 Projektledaren ansvarar för att genomföra workshops på de enheter och med den personal som berörs. Vid behov genomförs även studiebesök hos företag och organisationer för att titta på projekt där man genomgått denna förändring. Såväl workshops som studiebesök genomförs senast i augusti månad. 5.4 Inredning I flytten ska ett inredningskoncept tas fram. För detta har Göteborgs universitet anlitat en arkitekt från Semrén och Månsson. Inredningskonceptet ska innefatta: Gestaltning 1 st. standardarbetsplats (skrivbord, förvaring, bordsskärm samt ev. övrig inredning) Koncept för miljömöbler I framtagandet av inredningskonceptet ska arkitekten ta hänsyn till genomförd inventering av befintliga möbler. I möjligaste mån ska befintliga möbler användas för att möblera Rosenlundsgatan 4. Det finns enheter, bland annat Personalenheten, som nyligen har köpt nya möbler och dessa är vägledande. Inredningen hanteras i huvudsak som en process utan delaktighet från enheterna, se nedan under punkten Organisation, med ett undantag. Det innovativa mötesrummet kommer att hanteras som ett delprojekt. Projektledaren ansvarar för samordningen med övriga delprojekt/processer. 5.5 AV-teknik Mötesrummen ska utrustas med lämplig AV-teknik. Detta arbete drivs som en process i samarbete med upphandlade leverantörer. 5.6 Kommunikation Ansvaret för kommunikation ligger i chefslinjen. I projektet är Karoline Axelson ansvarig som kommunikatör. Punkten tas upp på varje styrgruppsmöte. Vid behov kommer kortare informationsmöten att hållas på respektive enhet där det även kommer att ges utrymme för frågor kring projektet. Vid dessa tillfällen är enhetschefen ansvarig för arrangemanget. 5.7 Arbetsmiljö Ansvaret för arbetsmiljö ligger i chefslinjen. Punkten tas upp på varje styrgruppsmöte. Vid behov anlitas ergonom via företagshälsovård eller liknande. 5.8 Service Ansvaret för service ligger på respektive Campus chef. 5.9 Flytt Flytt av respektive enhet sker under hösten. Inför flyttillfällena kommer det att hållas en flyttinformation på respektive enhet. Dessa innefattar genomgång av packinstruktioner (flyttkartonger, märkning med mera) samt övrig information kring nycklar, parkering med mera.

6 Sida 6 av 8 6. Tidsplan Projektet startar under juni 2015 och avslutas under senhösten Kommunikationsplan och rapportering I projektet finns en kommunikationsplan. Enhetschefer ansvarar för att medarbetarna informeras. 8. Organisation Projektgrupp Projektchef Styrgrupp Projektledare (Extern konsult) Byggprojekt Delprojekt Processer Kommunikation Arbetsmiljö Lokalanpassnin g Förändring arbetssätt AV Säkerhet Innovativt mötesrum Personalrum IT Inredning Arkiv Service Avveckling Flytt 8.1 Styrgrupp Styrgruppen godkänner projektplanen och säkerställer att processen följer denna. De tar beslut angående delprojektens resultat och beslutar om eventuella kursändringar i projektplanen. Projektchefen är sammankallande i gruppen. Styrgruppen består av följande personer: Anna Lindholm, områdeschef Området för administrativt stöd Christer Johansson, Projektledare Stina Sundling Wingfors, områdeschef Området för verksamhetsstöd Lena Sandstedt, projektchef, sammankallande, campuschef Campusservice Vasa Peter Edwardsson, campuschef Campusservice Rosenlund Magnus Kinding, Byggprojektledare Fastighets- och serviceenheten Laura Ojanen Prytz, ekonomicontroller Karoline Axelson, kommunikatör

7 Sida 7 av Projektgrupp/Samordningsgrupp Arbetar enligt projektplanen och ser till att tidsplanen följs. Gruppen följer upp pågående delprojekt samt rapporterar eventuella avvikelser. Projektledaren är sammankallande i gruppen. Projektgruppen bemannas enligt följande: Projektledare Resultat, sammankallande Karoline Axelson, kommunikatör Projektchef, (kallas vid behov) Byggprojektledare Campuschef, Campusservice Rosenlund (kallas vid behov) Erik Bentzer, Campusservice Rosenlund Tommie Englund, Campusservice Vasa Representanter för respektive enhet Delprojektledare (flera, varierar under projektperioden) 8.3 Delprojektgrupperna Driver processer med deltagare från verksamheten för att skapa delaktighet och resultat. I kortare och längre processer drivs frågor som är nödvändiga men som inte bedöms behöva ha medverkan från verksamheterna. Samtliga processers resultat hanteras i projektgrupp/samordningsgrupp eller styrgrupp. Delprojektgrupperna är följande: Förändring arbetssätt Innovativt mötesrum 9. Avsteg och avvikelsehantering Generellt gäller detta för alla beslutnivåer. Förekommande avsteg och avvikelser noteras, sammanställs och värderas utifrån den nivå avvikelsen uppstått. 9.1 Värdering bör om möjligt innefatta följande förändring av antagen tidplan kostnadspåverkan teknisk påverkan funktionspåverkan kvalitetspåverkan miljöpåverkan påverkan på säkerhetsarbete påverkan på sidoaktiviteter om detta går att bedöma annan påverkan 9.2 Handläggning annan påverkan notering av avvikelse görs löpande avvikelser sammanställs och utvärderas avvikelser delges ordförande i respektive grupp, som avgör vidare hantering av noterade avvikelser

8 Sida 8 av 8 kvarstående avvikelser, som ej löses på aktuell beslutsnivå delges närmast högre nivå för handläggning och beslut. 10. Budget I projektet finns idag ingen specifik projektbudget upprättad. Projektledaren ansvarar för att en projektbudget upprättas snarast möjligt.