UPPFÖLJNING AV HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET 2014 VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

Transkript

1 STYRDOKUMENT UPPFÖLJNING AV HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET 2014 VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Beslutsfattare Ansvarig funktion Stina Sundling Wingfors, områdeschef Arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppen (ALG) vid Området för verksamhetsstöd Beslutsdatum

2 HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD. Bakgrund I samband med genomförandet av GU-förnyas organiserades gemensamma förvaltningen i tre nya områden: Området för administrativt stöd, Området för infrastruktur och Området för verksamhetsstöd. I arbetet med att implementera den nya organisationen har uppdagats att arbetsmiljöfrågorna hanterats väldigt olika inom de enheter som ingår i Gemensamma förvaltningen. I vissa fall har ett genomtänkt och systematiskt arbete genomförts medan det i andra fall visats sig finnas stora brister. I Gemensamma förvaltningens handlingsplan för står att: Gemensamma förvaltningen kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö med en ändamålsenlig organisation, ett aktivt ledarskap och en stark delaktighet bland medarbetare. Gemensamma förvaltningen är en attraktiv arbetsplats där det ges goda möjligheter att utvecklas. I handlingsplan för Området för verksamhetsstöd anges att ett systematiskt och kvalitetsdrivet arbetsmiljöarbete för området skall implementeras under perioden. Mer konkret anges i verksamhetsplanen att en policy och en handlingsplan för arbetsmiljöarbetet skall fastställas för att användas från 1 januari Handlingsplanen innehåller sex olika delområden: 1. Systematiskt arbetsmiljöarbete 2. Psykosocial arbetsmiljö 3. Fysisk arbetsmiljö 4. Arbetsledning, ledarskap och organisation 5. Stress och arbetsbelastning 6. Information och kommunikation Ansvariga för arbetsmiljöarbetet vid Gemensamma förvaltningen, Området för verksamhetsstöd, är områdeschef, enhetschefer och sektionschef. 2 (13)

3 1. Systematiskt arbetsmiljöarbete uppföljning Problemformulering Vi har som målsättning att skapa en arbetsmiljö som inspirerar. För att möjliggöra detta krävs en gedigen kunskap om arbetsförhållanden vid våra arbetsplatser. Utan denna kunskap blir det svårt för ansvariga att fatta rätt beslut om åtgärder för att hantera de problem som finns. Genom att systematisera arbetet med vår arbetsmiljö erhålls verktyg för att kontinuerligt hantera arbetsplatsernas arbetsmiljöförhållanden i såväl psykosociala som fysiska avseenden. Rutiner för ett systematiskt arbetsmiljöarbete behöver förbättras och tydliggöras. Mål Ändamålsenliga rutiner för att uppnå ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Åtgärder a) Fastslå en arbetsmiljöpolicy för Gemensamma förvaltningen som beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet vid områdets enheter (motsvarande). b) Formulera uppdrag och utse ett likabehandlingsombud för området. c) Bilda en arbetsmiljö- och likabehandlingsgrupp (ALG) bestående av områdeschef (sammankallande), enhetschefer, sektionschef, personalhandläggare, arbetsmiljöombud, likabehandlingsombud. d) Fastslå en handlingsplan för arbetsmiljöarbetet inom området för (13)

4 e) Kontinuerlig utbildning av medarbetare vid de olika enheterna inom hjärt- och lungräddning (HLR). f) När resultatet av universitetets återkommande arbetsmiljöenkät är klart: presentera resultat och om behov finns ta fram handlingsplan för åtgärder. Uppföljning : Uppgift överförs till 2015 då arbetsmiljöbarometer planeras genomföras under senvåren g) Synliggöra goda exempel genomförda inom området, exempel som lyfts: - Kontinuerlig utbildning av medarbetare vid de olika enheterna/kansliet inom hjärt- och lungräddning (HLR). - Inköp av hjärtstartare så att samtliga enheter inom området har tillgång till en sådan i sin närhet. - Medarbetare som deltagit i HLR-utbildning på UE har visat sina kollegor hur denna skall användas vid APT. Något som nu tagits efter av andra enheter. - Medarbetare som deltagit i HLR vid UE träffas regelbundet för att träna och upprätthålla de kunskaper som erhållits. 4 (13)

5 2. Psykosocial arbetsmiljö 2014 uppföljning Problemformulering GU-förnyas har inneburit stora organisatoriska förändringar inom universitetets centrala administration. I många fall har också nya chefer rekryterats. Vi gör bedömningen att åtgärder krävs för att stärka såväl samarbetsklimat som ledarskap inom området och förebygga och bättre hantera uppkomsten av konflikter. Området behöver arbeta långsiktigt med att utveckla en gemensam värdegrund för en god psykosocial arbetsmiljö. Mer konkreta åtgärder för förbättring av den psykosociala arbetsmiljön på kort sikt är också påkallade. Mål Att aktivt verka för en god psykosocial arbetsmiljö, att stärka samarbetsklimatet samt förebygga och motverka konflikter. Området skall präglas av en öppen dialog mellan medarbetare och ledning. Åtgärder a) På ett systematiskt sätt genomföra och följa upp arbetsmiljöronder med fokus på psykosocial arbetsmiljö. b) Genomföra gemensamma aktiviteter med samtliga medarbetare för att bidra till gott arbetsklimat inom enheten/områdeskansliet (halvdag). (se vidare under punkt D) c) Informera om och uppmuntra till fortbildning i konflikthantering (i första skedet huvudsakligen arbetsmiljöansvariga). d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området., exempel som lyfts: Områdesnivå: - Områdeskansliet ordnade under året löpande aktiviteter för att bidra till gott arbetsklimat och stärka kontakterna mellan enheterna på området. Varannan fredag under året har områdets medarbetare bjudits in till fredagspingis en gemensam friskvårdstimme i kansliets lokaler. 5 (13)

6 - Området har gemensamt erbjudit medarbetare och deltagit i Göteborgsvarvet och Göteborgsvarvet stav i universitetets namn. - Området har arrangerat Adventsmingel Enhetsnivå: - Forsknings- och innovationskontoret har uppmanat enhetens medarbetare att delta på gemensamma joggingturer i Änggårdsbergen. - Kommunikationsenheten har haft en heldag med fokus på grupputveckling. - Områdeskansliet har deltagit i Cykelutmaningen 6 (13)

7 3. Fysisk arbetsmiljö uppföljning Problemformulering GU-förnyas har inneburit stora organisatoriska förändringar inom universitetets centrala administration. Detta har resulterat i att flera av de nya enheterna har flyttat eller planeras att flytta till för dem nya lokaler. Fysiska omflyttningar av medarbetarnas arbetsplatser påkallar större behov än normalt vad gäller översyn av den ergonomiska utformningen av våra arbetsplatser. Nya arbetssätt kan också i vissa fall medföra ett behov av ett nytänkt inom utformningen av arbetsplatser. Området behöver arbeta långsiktigt med att utveckla ett gemensamt synsätt för vad som kännetecknar en god fysisk arbetsmiljö. Mer konkreta åtgärder för förbättring av den fysiska arbetsmiljön på kort sikt är också påkallade. Mål Att aktivt verka för en god fysisk arbetsmiljö. Detta gör vi bland annat genom att förebygga och motverka arbetsskador. När skador uppstår åtgärdar vi så snabbt som möjligt fel och brister samt erbjuder medarbetare arbetsplatsöversyn samt eventuell behandling genom företagshälsovården. Området skall präglas av en öppen dialog om den fysiska arbetsmiljön mellan medarbetare och ledning. Åtgärder a) På ett systematiskt sätt genomföra och följa upp arbetsmiljöronder med fokus på fysisk arbetsmiljö b) Årligen påminna samtliga medarbetare om vilka möjligheter till stöd som erbjuds inom företagshälsovården, om friskvårdsaktiviteter och friskvårdspeng. c) I samband med inflyttning till nya lokaler, eller i övrigt efter behov, tillse att ergonomisk genomgång sker vid samtliga berörda arbetsplatser 7 (13)

8 d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området, exempel som lyfts: - Vid fysiska arbetmiljöronder har Kommunikationsenheten god erfarenhet av att gå runt i team till enskilda medarbetare. - Områdeskansliet har köpt in redskap (som ståmattor vid allas skrivbord, pilatesboll, balansplatta, yogamatta, stretchningsredskap) för att: o uppmuntra rörelse och varierande arbetsställningar o förebygga för mycket stillasittande o hantera trött rygg och axar m.m. - Utbildningsenheten har frigjort ett fast lokalutrymme för att där ge möjlighet till gemensamma friskvårdaktiviteter såsom exempelvis yoga. - Deltagande i Göteborgsvarvet, Göteborgsvarvet stav (hela området); cykelutmaningen (områdeskansliet); joggingturer i Änggårdsbergen (FIK); fredagspingis (se även aktiviteter under psykosocial arbetsmiljö). 8 (13)

9 4. Arbetsledning, ledarskap och organisation uppföljning Problemformulering Samtliga chefer inom området är nyrekryterade för sina poster. Vi behöver utveckla en professionell hantering av potentiella konfliktsituationer. Vidare behöver beslutsvägar inom organisationen tydliggöras med fokus på vilka ledningsfunktioner som ansvarar för olika frågor. Vi behöver också säkerställa rutiner för introduktion av nyanställda. Mål Stärka och professionalisera ledarskapet inom området. Förtydliga besluts- och ledningsstruktur inom respektive enhet samt mellan enheter och områdeskansli och den gemensamma förvaltningen i sin helhet (rollfördelning och ansvar i olika situationer). Åtgärder a) Säkerställa att de som genomför medarbetarsamtal genomgår den för ändamålet utvecklade utbildningen. b) Uppmuntra till fortbildning för alla med ledningsansvar. c) Utveckla och implementera rutiner för introduktion av nyanställda inom området. d) Utforma mall för avslutningsintervjuer, där medarbetare vars anställning upphör kan ge sin syn på området/enheten som arbetsplats, om arbetets karaktär och ge förslag på förbättringsområden. e) Områdets/enheternas uppdrag och mål är tydliga för samtliga berörda medarbetare. men bedöms behöva arbetas vidare med under (13)

10 f) Område/enheter avsätter medel för kompetensutveckling. g) Synliggöra goda exempel genomförda inom området, exempel som lyfts: - Utbildningsenheten har under året arbetat med vision och värdegrund dr enhetens arbete kopplas till dokument framtagna både på universitetsnivå samt Gemensamma förvaltningen. Värdeord har tagits fram och en workshop i bemötande har genomförts. 10 (13)

11 5. Stress och arbetsbelastning uppföljning Problemformulering Arbetsmiljöundersökningarna vid Göteborgs universitet visar på förekomst av stress samt hög eller ojämn arbetsbelastning. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att motverka stress och påfrestande arbetsförhållanden är påkallat. Mål Att skapa balans och rimlighet i arbetsbelastning för samtliga anställda inom området. Åtgärder a) Avsätta tid på personalmöten/motsvarande för diskussioner om orsak till upplevd stress och åtgärder för att minska stress och för hög arbetsbelastning. b) Avsätta tid på medarbetarsamtal för diskussioner om orsak till upplevd stress och åtgärder för att minska stress och för hög arbetsbelastning. c) Kartlägga vilka funktioner/grupper som främst upplevs ha arbetsförhållanden som präglas av stress. d) Där möjligt åtgärda stressfylld arbetssituation genom införande av ett mer effektivt arbetssätt. Vid behov ta stöd av exempelvis processkontoret. e) Ta upp frågan om upplevd stress på individnivå i samband med genomförande av medarbetarsamtal. 11 (13)

12 f) Lyft och hantera frågan om stress som uppkommer i samband med pågående omorganisations- och omställningsarbete. g) Synliggöra goda exempel genomförda inom området, exempel som lyfts: - Utbildnngsenhetens sektion för examen har under året tagit hjälp av Processkontoret för att se över och ta fram förslag till ett mer effektivt arbetssätt. Resultatet är ökad produktion, nöjdare studenter och medarbetare. 12 (13)

13 6. Information och kommunikation uppföljning Problemformulering Brister i internkommunikation och informationsspridning utgör inte sällan grund för osäkerhet och frustration hos medarbetare. Det kan handla om otillräcklig transparens i beslutsfattande, brister i tillgänglighet till olika informationskanaler och otydliga riktlinjer för internkommunikation. Mål Förbättrad internkommunikation och informationsspridning. Åtgärder a) Kartlägga och sammanställa de olika etablerade och återkommande kanaler för intern kommunikation som finns (exempelvis fysiska möten, digitala platser, fasta nyhetsbrev). b) Fastslå rutiner för hur, när och var mötestider, dagordningar och minnesanteckningar ska anslås. c) Tillse att områdets rutiner och kanaler för internkommunikation blir kända hos samtliga medarbetare. Uppföljning : Uppgift förs över till 2015 d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området, exempel som lyfts: - Under året har vi på områdesnivå skapat nya fasta interna kanaler för att bidra till ett gott samarbetsklimat och stärka nätverkandet mellan enheterna. Exempel på detta är bildandet av ALG (se punkt 1c) samt gemensamma och återkommande friskvårds- och sociala aktiviteter (se punkt 2b). 13 (13)