Intressent och kommunikationsplan

Transkript

1 Intressent och splan

2 Innehåll 1 Grundläggande information Syfte splan Mål splan Ansvar och fördelning Avgränsningar Kostnadskalkyl för saktiviteter... 5

3 Datum Dnr 3(1 2) Dokumenthantering Ansvar Roll Namn Ägare Projektägare Anna Lefevre Skjöldebrand Informeras sordförande Johan Lidén Referenser Ref [1] [2] Dokument ID Dokument Definitioner och förkortningar Begrepp/förkortning Förklaring Intressent person och organisation som kan komma att ha inflytande på eller påverkas av en satsning och realiseringen av identifierade nyttor (Källa: Rikstermbanken) Kommunikation överföring av budskap eller data mellan sändare och mottagare (Källa: Rikstermbanken) Revisionshantering Version Datum Summering av förändringar i förhållande till föregående version Uppstart av dokument n Kompletterat uppgifter efter avstämning med n Håkan Nordgren Färdigställer inför återkoppling inför leverans n till Vinnova V n V Uppdaterar splanen / Hilkka n Ändringar markerade (j/n)

4 Datum Dnr 4(1 2) Checklista Aktivitet Ja Nej 1. Intressentanalys genomförd (budskap, målgrupp/er, x kanal, ansvarig etc) 2. Syftet och mål med splanen är x beskriven 3. Avgränsningar som splanen inte ska x hantera är beskrivna 4. Tid- och aktivitetsplan framtagen x 5. Kostnadskalkyl för saktiviteter x genomförd 6. Rutiner för inom beslutad x 7. Lagring av projektdokumentation fastställd x 8. Kommunikationskanaler beslutade x

5 Datum Dnr 5(1 2) 1 Grundläggande information Budskapen i en ska genomsyra all kring vilket syftar till att skapa en tydlighet för specificerade målgrupper. Denna matris anger prioriterad i projektarbetet och syftar i första hand på utgående information från projektledningen. Med projektledningen avses projektledarna, styrgrupp, arbetsgrupp och projektgrupper. 2 Syfte splan Syftet med en splan är att identifiera aktiviteter som syftar till att ge korrekt information och når den rätta mottagaren vid rätt tidpunkt. 3 Mål splan Uttrycks som det man vill att de olika intressenterna skall känna till, veta och utföra. 4 Ansvar och fördelning Ansvar för de olika saktiviteterna framgår i smatrisen. Mer detaljerad aktivitetsplan tas fram inom och stäms av med styrgrupp. 5 Avgränsningar Vinnova kommunicerar övergripande om uppdraget i forum och med personer relevanta för uppdraget. Kommunikation med externa industrin intressenter hanteras av styrgruppen. 6 Kostnadskalkyl för saktiviteter Kostnadsslag Budgeterad kostnad Material, tryckkostnader Konferensavgift i syfte att berätta om Resor 2 0 Kommunikationstjänst Övrigt Summa: Vitalis (50 000), Medtech week, Almedalen ( ) 2 Hanteras i den generella övergripande budgeten

6 Datum Dnr 1 (12) 7 Kommunikation Intressent Budskap/innehåll Förväntad effekt Kanal Hur Tidpunkt/ frekvens Ansvarig Projektägare Progress inom Informerade Underlag för beslut Progress inom Informerade Underlag för beslut smöten Projektplatsen Protokoll Statusrapporter Gemensam lagringsyta Muntliga avstämningar från via medtech4healths Kallelser Ändringsbegäran Statusrapporter Beslut Gemensam lagringsyta från via medtech4healths Veckovisa statusrapporter Beslutade tidpunkter inför styrgruppsmöten Veckovisa statusrapporter Vid behov

7 Datum Dnr 2 (12) Intressent Budskap/innehåll Förväntad effekt Kanal Hur Tidpunkt/ frekvens Ansvarig Projektgrupp Progress inom Informerade Underlag för arbetsuppgifter Underlag för Referensgrupp Progress inom Informerade Underlag för Leverantörer Progress inom Informerade Start för ev. aktiviteter internt Projektplatsen o Lagring av dokument o Kanban tavlor Projektplatsen Statusrapporter Gemensam lagringsyta från via medtech4healths Vid behov från via Medtech4healths Medtech week från via Medtech4healths Medtech week Via medarbetare som ingår i projektgrupp Minnesant efter möte vart 14:e dag vart 14:e dag Projektgrupp

8 Datum Dnr 3 (12) Intressent Budskap/innehåll Förväntad effekt Kanal Hur Tidpunkt/ frekvens Ansvarig Finansiär/ Vinnova Progress inom Informerade Underlag för Underlag för beslut Intressentportalen Projektplatsen Rapporter via Intressentprotalen Veckovisa rapporter Vid beslutspunkter i Projektägare Externa industriintressenter Progress inom Informerade Underlag för Intressentportalen från via Medtech4healths Medtech week Veckovisa rapporter Vid beslutspunkter i SWElife Progress inom Information Samordning Underlag för beslut Referensgruppsmöte Ta del av statusrapporter Muntlig rapportering Minnesant Möte varannan vecka Veckovisa statusrapporter Vid behov

9 Datum Dnr 4 (12) Intressent Budskap/innehåll Förväntad effekt Kanal Hur Tidpunkt/ frekvens Ansvarig SUSSA gruppen Progress inom Informerade Underlag för Underlag för beslut 3R gruppen Progress inom Informerade Underlag för Underlag för beslut Statusrapporter Gemensam lagringsyta från via medtech4healths Statusrapporter Gemensam lagringsyta från via medtech4healths Möte enligt Veckovisa statusrapporter Vid behov Via deltagande i styrgrupp Via deltagande i projektgrupp Möte enligt Veckovisa statusrapporter Vid behov Via deltagande i styrgrupp Via deltagande i projektgrupp Medtech4Health Progress inom Informerade Underlag för Statusrapporter Gemensam lagringsyta från via medtech4healths Adjungerande i styrgruppen

10 Datum Dnr 5 (12) Intressent Budskap/innehåll Förväntad effekt Kanal Hur Tidpunkt/ frekvens Ansvarig Vitalis besökare Om Spridning om Medtech Week besökare Om Spridning om 5-7/ Vinnova 15-17/ Swedish Medtech Almedalen besökare Om Spridning om HoSIT Om Spridning om 3-7/ Swedish Medtech Vinnova 6/

11 Datum Dnr 6 (12) 8 Tid- och aktivitetsplan Datum Kommunikationsaktivitet Budskap Leverabler Start Klart Ansvarig Medverkande smöten, fredagar Statusrapportering Projektresultat Pågående PL Projektgruppsmöten, onsdagar Arbetsmöten Projektresultat & samstämmighet & fortsatt arbete Information till referensgrupp + möten Statusrapportering Projektresultat och återkoppling Pågående PL Projektgrupp Boka Dialogmöte med 3R och SUSSA Samordning av efterfrågad leverans Enskilt möte med 3R Samordning av efterfrågad leverans Enskilt möte med SUSSA (arkitekter Samordning av efterfrågad leverans Standarder att beakta vid upphandling Standarder att beakta vid upphandling Standarder att beakta vid upphandling PL Projektgrupp Avstämning med e-hälsomyndigheten, Erika Burlin Hellman Informationsaktiviteter om på e- Hälsomyndigheten Aktiviteter där StandIn presenteras på e-hälsomyndigheten Pågår PL Avstämningsmöte med Inera Samarbete av projektleveranser Presentation av på Vitalis Projektresultat och övergripande analys Projektresultat och övergripande analys

12 Datum Dnr 7 (12) Medtech Week