Projektplan. Kravspecifikation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola

Transkript

1 Projektplan Kravspecifikation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola

2 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Projektplan Ursprunglig version Projektplan Gunilla Lilie Bauer & Micke Svedemar Projektplan Projektgrupp Projektplan Styrgrupp och projektledare Projektplan Projektledare Bakgrund I dag erbjuder Malmö högskola sina studenter en konventionell lärplattform (LMS Learning Management System) som är alltför isolerat och slutet, och som huvudsakligen används för kursadministration, information och dokumenthantering. Mot bakgrund av detta har prorektor Cecilia Christersson drivit två projekt; EATit ( och Virtuell lärandemiljö (vlm). EATit projektet avsåg att utifrån ett studentperspektiv synliggöra hur Malmö högskola stödjer lärandeprocesser med hjälp av vardags IT. Projektet identifierade också ett antal utmaningar utifrån studenters och personals erfarenheter av nuvarande system. Till exempel tillmötesgår den befintliga lärplattformen inte öppenhet och tillgänglighet till material för att synliggöra studenters lärandeprocesser. Även kritik mot att det inte finns ett pålitligt trådlöst nätverk framkom. Som ett resultat av projektet formulerades fyra strategiska val för Malmö högskola: Studenten ska vara medskapare i sin utbildning; Utbildningarna ska präglas av öppenhet såväl digitalt som fysiskt; Pedagogik och arbetsformer ska präglas av öppenhet, tillgänglighet och kvalitet; Malmö högskola ska bidra till det lärande samhället. I projektet Virtuell lärandemiljö fokuserade deltagarna på att arbeta fram en modell för vlm. I rapporten, Modell för virtuell lärandemiljö, definieras fyra förutsättningar som syftar till att skapa en bästa lärandemiljö. De är en stabil teknisk infrastruktur, effektiv administration, fokuserade resurser (människorna, kontinuerlig utbildning, utveckling och utvärdering av personal och studenter) och förädlat lärande där IT stödjer lärande, delaktighet, öppenhet som möjliggör kollaborativt lärande och kunskapsproduktion. I september 2013 tog rektor beslut enligt vlm-projektets förslag att tillsätta ett projekt med uppdrag att lägga fram ett förslag till en organisation för en ny digital lärandemiljö och ett projekt som ska ta fram en kravspecifikation som kan ligga till grund för en upphandling av en ny virtuell lärandemiljö. I oktober tillsatte prorektor en styrgrupp för de båda projekten. Uppdrag 2

3 Projektet ska ta fram en kravspecifikation för ett kärnsystem i en vlm. Kärnsystemet ska utgå från beskrivningen av verksamhetens behov i bilaga Modell för virtuell lärandemiljö och ska präglas av flexibilitet, öppenhet samt möjlighet till vidareutveckling över tid. Kravspecifikationen ska kunna ligga till grund för en kommande upphandlingsprocess. Mål Projektets övergripande mål är att ta fram en kravspecifikation för ett nytt kärnsystem i en vlm denna kravspecifikation ska kunna användas i en kommande upphandling uppskatta direkta och indirekta kostnader för att införa ett nytt kärnsystem i en vlm För projektet finns också följande mål: den kravspecifikation som tas fram är väl förankrad i Malmö högskolas organisation genom att synpunkter från de olika intressenter som använder och påverkas av systemet tas tillvara kravspecifikationen är i linje med högskolans Strategi 2020 och Strategiska satsningar för utbildning, forskning och samverkan det finns en tydlig kommunikation kring projektet och vad som sker i det information om projektet finns lättillgänglig för studenter och medarbetare Projektorganisation Styrgrupp: Ordförande: Cecilia Christiansson (prorektor) Patricia Staaf, föreståndare för Centrum för akademiskt lärarskap, AKL Gunilla Lilie Bauer, chef för bibliotek och IT, BIT Andreas Svenning, IT-strateg Björn Lundgren, systemförvaltare för It s learning Projektgrupp: Resurspersoner: Referensgrupp: Projektledare: Hanna Wilhelmsson, BIT Mikael Björk, AKL/LS Christian Andersson, BIT Emma Norrbin, Studieadministrativa avdelningen Gustaf Leissner, Studentkåren Malmö Systemförvaltare för de system som kan komma att bli föremål för systemintegration, arkivarie, jurist, upphandlingsspecialist, kommunikatör och alumnkoordinator. 1 lärarrepresentant, 1 administratör, studentrepresentanter från varje fakultet. Tillsätts efter diskussion i ledningsgruppen. (Gemensamma för båda projekten) 3

4 Genomförandefasen Projektgruppen formeras. Researcharbete/omvärldsanalys: Vilka andra lärosäten har gjort upphandlingar nyligen? Hur såg kravspecifikationerna ut där? Vilka system används på andra lärosäten (i första hand i Sverige)? Inläsning av relevant litteratur Studiebesök/Studieresor Intervjuer Titta närmare på befintliga system, och ev. bjuda in leverantörer Ev delta i relevanta konferenser Skriva kravspecifikation: Identifiera de system på Malmö högskola som kärnsystemet behöver kunna kommunicera med, t ex högskolans masterdatabaser Intressentanalys (i samarbete med projekt Organisation för virtuell lärandemiljö) Skapa struktur för kravspecifikationen (går det att dela in kraven i olika grupper, t ex teknik, pedagogik?) Formulera krav som kan ingå i kravspecifikationen Ta in feedback på kravformuleringar från intressenter (t ex i form av referensgruppen, men även andra grupperingar/personer kan vara relevanta, såsom kårer), och från relevanta resurspersoner t ex upphandlingsexpert, jurist, arkivarie. Besluta om avgränsningar för vad vi menar att kärnsystemet för vlm är (görs i dialog med styrgrupp, referensgrupp, och i samarbete med projekt Organisation för virtuell lärandemiljö, samt ev. andra relevanta personer/grupper). Uppskatta kostnader: Insamling av relevanta uppgifter Göra kostnadsberäkning med hjälp av ekonom Tidplan 15 januari: Projektstart 21 januari: Projektgruppens första möte 23 januari: Styrgrupp avstämning av projektdirektiv samt första utkast projektplan. 29 januari: Styrgruppen godkänner projektdirektiv och utkast till projektplan 4 februari: Projektet presenteras för rektors ledningsgrupp med syfte att medlemmarna i ledningsgruppen ska ha möjlighet att bidra med synpunkter samt ge tillfälle till diskussion inför rektors beslut om projektstart. 4

5 20 februari Rektor beslutar att projektet kan starta och arbeta utifrån föreslagen projektplan Februari: Omvärldsanalys Intressentanalys som görs i samarbete med organisationsprojektet. 14 februari Reviderad projektplan, inkl. bilagor kommunikationsplan intressent- och riskanalys klar 19 februari Styrgrupp beslut om slutlig version av projektplan. Februari/ mars: Fortsatt omvärldsanalys 7 mars: Styrgruppsmöte med syfte att gå igenom lägesuppdatering kring arbetet med kravspecifikation, samt uppföljning kring eventuellt reviderad projektplan och tillhörande kostnadskalkyl Mars: Senare delen av mars: Ev. studiebesök/studieresor Titta närmare på system, ev. bjuda in leverantörer (t ex i form av workshops) Träffa intressenter för feedback på kravformuleringar (t ex i form av workshops) Fortsatt omvärldsbevakning Påbörja arbete med kravspecifikation April: Fortsatt arbete med kravspecifikation Fortsatt omvärldsbevakning Uppskatta kostnader 16 april: Presentation för styrgruppen med syfte att presentera resultat av marknadsbild, lägesrapport för kravspecifikation samt uppskattning av kostnader. 28 april: Kravspecifikation klar 5 maj: Styrgruppsmöte med syfte att stämma av kravspecifikationen. 13 maj: Ledningsgrupp slutresultat i form av förslag till kravspecifikation presenteras 13 maj 13 jun Förankring av kravspecifikationen på fakulteterna. Presentation i utbildningsnämnderna och utbildningsberedningen görs i samarbete med organisationsprojektet 5 juni: Kravspecifikationen på remiss till berörda inom Malmö högskola juni: Styrgruppsmöte 13 juni: Omarbetat förslag på kravspecifikation klar 5

6 13 juni: Projektet avslutas Budget Total arbetskostnad: Workshops Studiebesök/studieresor: Internat - skriva ihop slutrapport: SUMMA: Kommunikation Kommunikationsplan Tillsammans med projektet Organisation för virtuell lärandemiljö och Malmö högskolas kommunikationsavdelning kommer en separat kommunikationsplan sättas samman. Den kommer att klargöra hur vi kommunicerar projektet med högskolans studenter och personal så att projektet blir väl förankrat, och håller hög genomskinlighet. Projektet tar här hjälp av Fredrik Svensson från Malmö högskolas kommunikationsavdelning som kommer att bistå projektet. Kommunikationsplanen kommer att vara en bilaga till projektplanen. Projektet behöver också på ett föredömligt sätt kontinuerligt samverka med personalorganisationerna vid högskolan. Kommunikation inom projektet Projektgruppens interna kommunikation sker genom möten en gång i veckan samt via forum på Yammer. Projektledare för projekt kravspecifikation och projekt organisation vlm träffas regelbundet. Riskanalys Projektgruppen utreder vilka risker som finns och deras inflytande i projektet. Riskanalysen kommer att bli en bilaga till denna projektplan. De aspekter som vi kommer att ta upp följer följande struktur: Vilka är förutsättningarna för att lyckas? Vilka framgångsfaktorer finns? Vad har vi för resurser idag? Vad kan gå fel? Vad har gått fel i liknande projekt tidigare i organisationen? Vilka resurser saknar vi? Riskbedömning Sannolikheten att risken inträffar Konsekvensen om risken inträffar 6

7 Riskbedömning=Sannolikheten x Konsekvensen 7