Riktlinjer för projekt i Nacka kommun

Transkript

1 Mats Bohman

2 / Innehållsförteckning 1 Riktlinjer för projekt Projektmallar Projektarbete Beskrivning av faserna Beslutspunkter Roller och ansvar Innehåll i dokumentmallar Rubrikförklaringar (13)

3 / Riktlinjer för projekt Projekt bedrivs i många verksamheter inom kommunen och vi har nu gemensamma riktlinjer som ska gälla inom hela. Dessa riktlinjer är avsedda att lägga grunden för hur projektarbete ska bedrivas på Nacka kommun. Riktlinjerna ska fungera som ett stöd för styrning och ledning av projekt. Kommunen har även en grupp egna projektledare som driver projekt inom kommunen. 2 Projektmallar Mallarna finns automatiskt i Office 2007 och du hittar dem under Officeknappen/Nytt/Mina mallar. Du behöver dock vara uppkopplad mot s nätverk, direkt eller via VPN för att funktionerna ska fungera. Lathund för hur mallarna används finns under fliken Nätverk & Projekt på KanalN. 3 Projektarbete Alla projekt i kommunen bör använda riktlinjerna för projekt. Det gör projekten mer lättöverskådliga, underlättar kommunikationen och bidrar till erfarenhetsöverföringen inom och mellan projekt. Samtidigt säkerställer den att inga delar faller bort. Utmärkande för ett projekt är att det är ett målinriktat arbete som bedrivs under en viss tid. Alla projekt har en start- och slutpunkt. Alla projekt ska ha tydliga mål för vilka resultat som ska levereras. Projekt ska ha en tydlig beställare och en utsedd projektledare som ansvar för genomförandet. Därtill kan projektet ha styrgrupp, projektgrupper och referensgrupper beroende på projektets omfattning, uppdrag och komplexitet. Projekt kräver vanligtvis att personer och resurser från organisationen tillförs projektet. I förekommande fall kan externa resurser avropas/upphandlas. Om projekt beräknas överstiga flera år kan det delas upp i tydliga faser. Varje fas ska leverera ett tydligt och användbart resultat. Alla projekt omfattar fyra faser. Kopplat till faserna finns beslutpunkter (BP). Initieringsfas Etableringsfas Genomförandefas Avvecklingsfas Vid behov kan en förstudie genomföras innan beslut fattas om att genomföra projektet. Denna kan ses som ett eget projekt. För att kvalitetssäkra projekt ska följande punkter beaktas: Alla projekt ska göra en prioritering av hur projektet ska bedrivas med avseende på tid, kvalitet och kostnad. 3 (13)

4 / Det ska finnas med en analys av vilka resurser som krävs för att genomföra projektet, kostnader kopplade till projektet samt finansiering. I förekommande fallskall det även finnas med en nyttokalkyl som visar att det går att räkna hem kostnaderna, och på hur många år man gör det. En riskanalys ska göras för att identifiera hot mot projektet, kritiska aktiviteter samt händelser som försvårar genomförandet av projektet. Den ska även användas för att föreslå och planera in handlingsalternativ som eliminerar riskerna och hoten. Det ska finnas en kommunikationsplan i alla projekt. Syftet med planen är att säkerställa att man tänker igenom målgrupper, tidpunkter och kanaler för information respektive kommunikation i en väl anpassad mängd för att se till att bästa möjliga engagemang för och kännedom om projektet uppnås. Varje projekt ska ta fram de dokument som finns beskrivna i modellen och använda de gemensamma mallarna. Det är inte nödvändigt att skriva något under varje rubrik i mallarna. Finns inget att skriva under en punkt noteras bara Inte aktuellt, eller en förklaring varför man valt bort denna punkt. Kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem ska användas som stöd för rapportering och dokumentation. Det har ingen betydelse hur stort eller litet ett projekt är. Handlingar ur ett projekt som ska göras offentliga, både upprättade och inkomna, ska registreras i Ädit. En samarbetsyta finns tillgänglig på KanalN som ett hjälpmedel för kommunikation i olika projektgrupper. 4 Beskrivning av faserna Fas Beskrivning Förstudie Genomförs vid behov. Förstudien kan ses som ett eget projekt. Utifrån en idébeskrivning undersöker man möjligheterna att genomföra en idé, ur flera perspektiv. Man säkerställer att idén passar in i verksamhetens planer. Initieringsfas I förekommande fall redovisas resultat av förstudie. Beslut om att starta projektet. Ett projektdirektiv tas fram som beskriver uppdragets mål, grov tidplan, förslag på organisation samt kostnadsramar. Etableringsfas En projektplan tas fram som mer i detalj visar hur man ska uppnå projektets mål. Man gör en kalkyl över projektet och bestämmer sig för organisation. Genomförandefas Projektet startas genom att ta fram detaljplaner och genomföra riskanalyser med alla projektets deltagare. Projektet genomförs enligt projektplanen och rapporteras regelbundet. Under genomförandefasen kan projektet leverera delleveranser av slutprodukten. Slutleverans sker vid slutet av fasen. Avvecklingsfas Slutrapport tas fram och redovisas. Projektet utvärderas och projektägaren godkänner resultatet. 4 (13)

5 / Beslutspunkter Beslutspunkt Beslutsbeskrivning Beslutsfattare Beslutsdokument BP 0 Genomföra förstudie i förekommande fall. Idébeskrivning BP 1 Beslut att undersöka om en idé är av intresse samt är möjlig och vettig att genomföra. Undersök också om idén passar in i verksamhetens planer. Starta initieringsfasen. Beslut att ta fram ett projektdirektiv. Rapport från förstudie BP 2 Underlaget för beslutet kan vara rapport från genomförd förstudie. Starta etableringsfasen Projektdirektiv BP 3 BP 4 Kan vara flera Beslut att starta genomförandet. Projektplan tas fram. Starta genomförandefasen. Projektplanen inklusive budget godkänns. Beslut om fortsatt genomförande enligt plan eller enligt uppdaterad plan. efter hörande av styrgrupp efter hörande av styrgrupp Projektplan Delrapporter BP5 beslut kan fattas vid ett flertal förutbestämda tillfällen under projektets gång. Varje BP5 kan även vara en delleverans i projektet. BP 5 Om nödvändigt kan beslut om omfördelning av kostnader inom projektets budgetram fattas. Starta avvecklingsfasen Projektets resultat bedöms som godkänd för att ta fram slutrapport. efter hörande av styrgrupp Delrapport Beslut att utvärdera projektet och dess resultat. 5 (13)

6 / BP 6 Avsluta projektet. Slutrapport Godkännande av slutrapport Projektet utvärderat. 5 Roller och ansvar Roll Ansvarsområde Uppdrag och/eller befogenheter Högsta ansvarig för Är ordförande i projektet styrgruppen. Projektets Initierar granskningar totalbudget och revisioner av Upprättande av projektet. projektdirektiv Utser projektledare. Godkänna Stödjer projektledaren. projektdokumentati Säkerställa att onen projektledningen har kontroll och att projektet kommer att nå mål. Fattar beslut vid beslutspunkter Styrgrupp Hålla sig Tillföra projektet de Består av informerade om resurser som behövs. personer med projektet för att få Säkerställa att befogenheter ett bra projektledningen har och kunskap att beslutsfattande. och ges förutsättningar fatta de för Verka för att det för att driva projektet projekten finns acceptans för Stödja projektledaren. nödvändiga projektet i Delta i styrgruppsmöten besluten. organisationen Projektledare Projektledare kan vara en och samma för både förstudie och projekt, eller två olika personer. Genomföra förstudie Projektets genomförande i enlighet med projektplanen Att projektet når sina mål. Ansvara för projektet tills det överlämnas till verksamhet Ta fram rapport från förstudie. Rekommendera om projekt ska startas eller inte Planerar, leder, fördelar samt följer upp arbetet inom projektet Förfogar över personal tilldelad projektet. Förfogar över de medel som tilldelats projektet. Utsedd av n n 6 (13)

7 / och/eller drift. Rapportera utvecklingen och förändringar gentemot plan i projektet. Knyta kompetenser till projektet Följa upp projektets budget och rapportera till projektets styrgrupp I slutrapporten presentera resultatet för projektet tillsammans med resultatanalys. Informera alla projektets intressenter. Projektmedlem Rapportera utveckling och avvikelser i projektet till projektledaren. I förekommande fall rapportera arbetad tid i projektet. Ta del av projektinformation Förankra projektet på hemmaplan Projektadminis Varierar från projekt tratör till projekt Utses vid behov Referensgrupp Varierar från projekt till projekt Expert Varierar från projekt till projekt Ta fram förslag till projektplan Genomföra riskanalys Projektdokumentationen Göra en driftbudget Arbeta i projektet enligt överenskommelse. Delta i projektmöten. Avlasta projektledaren vad gäller administrativa arbetsuppgifter i projektet Fungera som bollplank och eventuell testgrupp för projektgruppen. Varierar från projekt till projekt, men ska vara väl definierat till tid och arbetsinsats. Projektledaren n i samråd med projektledaren. Projektledaren Projektledaren 7 (13)

8 / Innehåll i dokumentmallar Mall Rubriker: Beslutsunderlag för: Idébeskrivning Idén med projektet BP 1 Syfte Bakgrund Förväntat resultat Önskade resurser Finansiering Grov tidplan för projektet. Plan för förstudie Projektdirektiv Bakgrund och förutsättningar BP 2 Syfte Projektets mål kopplade till övergripande mål Prioriteringar Risker Avgränsningar Tidsramar Resurser och kostnader Finansiering Koppling till andra projekt/system/aktiviteter Styrning av projektet Kommunikation Projektplan Förutsättningar BP 3 Mål och delmål Förväntat resultat Avgränsningar Genomförandeplan Beslutspunkter Tidplan Budget och resursbehov Nyttokalkyl Riskanalys Projektorganisation Koppling till andra projekt/system/aktiviteter Kommunikationsplan Avslut och överlämnande Delrapport Statusen på projekt BP 4 och BP 5 Redovisning av status i förhållande till mål och Ansvarig Projektledare Projektledare 8 (13)

9 / avsatta resurser Uppföljning av planer Problem och möjligheter Förslag till beslut Slutrapport Sammanfattning Bakgrund och förutsättningar Projektets syfte och mål Utfall i förhållande till mål, ramar och identifierade risker Erfarenheter och observationer Slutsatser Förslag på förbättringar BP 6 Projektledare 7 Rubrikförklaringar Här finns förklaringar på vilket innehåll som ska finnas under de olika rubrikerna i de olika projektdokumenten. Rubrikerna är redan inlagda i projektmallarna i Word. Rubriker: Avgränsningar Avslut och överlämnande Bakgrund och förutsättningar Bakgrund Beslutspunkter Budget och resursbehov Erfarenheter och observationer Finansiering Beslutsunderlag för: Beskriv här vad som ska göras i projektet och inte ska göras i projektet med en tydlig avgränsning. Beskriv hur projektet är tänkt att avslutas och förslag på hur projektet ska överlämnas och till vem. Beskriv bakgrunden till projektet och eventuellt nulägessituationen i organisationen. Beskriv eventuella problem och omfattning. Vad har gjorts tidigare? Vad vet vi om resultaten? Varför vill vi göra detta? Klargör bakgrunden eller problemet som gjort att man behöver starta ett projekt. Beskriv de olika punkterna som det bör tas beslut om i olika faser under projektet. Beräknade kostnader för ett projekt som ska fastställas innan projektstart och revideras regelbundet. Beskriv erfarenheter och iakttagelser som är gjorda under projektperioden och som kan vara av intresse. Uppskatta och specificera 9 (13)

10 / Förslag till beslut Förslag på förbättringar Förutsättningar Förväntat resultat Genomförandeplan Idén med projektet Koppling till andra projekt/system/aktiviteter Kommunikation Kommunikationsplan Mål och delmål totalkostnaden för projektet, inklusive personalkostnaden. Projektledaren ska ge en rekommendation och motivering till fortsättning. Vilka åtgärder ska göras och på vilket sätt? Ska projektet fortsätta till genomförandefasen eller inte? Beslutet ligger hos beställaren. Utifrån vad projektet kommit fram till, ge förslag till förbättringar och vägar framåt. Beskriv förutsättningarna till projektet och eventuellt nulägessituationen i organisationen. Beskriv eventuella problem och de ekonomiska förutsättningarna. Specificera det förväntade resultatet för projektet. Vad förväntas projektet leda till? Beskriv hur det som projektet kommit fram till ska kunna genomföras i ordinarie verksamhet. Beskriv kortfattat själva idén. Skriv vilken typ av idé det är, exempelvis om idén effektiviserar verksamheten, minskar kostnaderna eller förbättrar kvaliteten på tjänsterna som Nacka kommun utför. Förklara varför vi bör undersöka idén. Identifiera andra projekt/aktiviteter som kan påverka projektet och beskriv sambanden. Beskriv hur omfattande kommunikationsbehovet är för att projektet ska vara framgångsrikt. Upprätta en plan som beskriver hur kommunikationen ska ske under projekttiden. Vilken information ska spridas i vilket syfte, hur, till vem och när? Beskriv det eller de mål som ska uppnås för att projektets syfte ska uppfyllas. Kan delas upp i delmål. Målen bör vara tydliga och kunna förstås av alla. Målen bör vara mätbara inom en rimlig tid. 10 (13)

11 / Nyttokalkyl Projektmål Projektorganisation Prioriteringar Problem och möjligheter Projektets mål kopplat till övergripande mål Resurser och kostnader Risker Riskanalys Redovisning av status i förhållande till mål och avsatta resurser Sammanfattning Slutsatser Status på projektet Beräkning av projektets förväntade nytta. Projektmålet beskriver vad projektet ska leverera utifrån beställarnas och intressenternas krav. Projektmål ska vara specifika och mätbara med hänsyn till tid, kostnad och funktion samt vara accepterade och realistiska. Här ska projektets organisation beskrivas. Vem är beställare och projektledare? Vilka ingår i projektgrupp, styrgrupp och referensgruppen? Här anges prioritering i projektdirektivet. Prioriteringar som kan anges är mål, reslutat i förhållande till tidplan och kostnad. Ange de problem som uppstått under projekttiden samt vilka möjligheter som finns för det fortsatta arbetet. Här beskrivs hur projektets mål är kopplade till s övergripande mål. Beräknade resurser och kostnader för projektet fastställs innan projektstart och revideras regelbundet. Här identifieras de risker som kan påverka projektets genomförande eller tidplan I riskanalysen ska hot mot projektet, kritiska aktiviteter samt händelser som försvårar genomförandet av projektet identifieras. Utifrån det ska sedan aktiviteter och åtgärder planeras som ska eliminera och/eller minimera risker Beskriv/nuläget/status utifrån projektets mål, ramar och riskanalys. Hela projektet ska sammanfattas kort och vävas in i en flytande text, inte punktform. Hela projektet ska sammanfattas kort och vävas in i en flytande text, inte punktform. Beskriv/nuläget/status på projektet utifrån projektplanen. 11 (13)

12 / Styrning av projektet Syfte Utfall i förhållande till mål, ramar och Identifierade risker Önskade resurser Här beskrivs vilken organisation som ska styra projektet. Beskriv vad man vill uppnå och varför projektet genomförs. Beskriv det önskade läget efter att projektet slutförts. Beskriv hur utfallet blev utifrån de mål, ramar och den riskanalys som gjordes i projektplanen. Lista de önskade resurserna. Gör en uppskattning av vilka kompetenser (med tidsåtgång per resurs) som kommer att behövas för hela projektet. STADSLEDNINGSKONTORET Mats Bohman Administrativ direktör 12 (13)

13 Öppenhet och mångfald Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga - samt för deras vilja att ta ansvar POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se