Projektnamn: Projektägare: 1. Grundläggande information PROJEKTDIREKTIV 1 (6) 1.1. Bakgrund Verksamhetsstrategi

Transkript

1 PROJEKTDIREKTIV 1 (6) Projektnamn: Skriv här en benämning på det tänkta projektet eller förslag till projektnamn. Delprojekt: kommunikationsstrategi Kommunikationsstrategi är ett av 6 delprojekt i det övergripande projektet Ett bibliotek Projektets 6 delar: 1. Upphandling av system och portal, implementering av system 2. Bibblo.se, implementering av innehåll och organisation av ny portal 3. Transport av medier 4. Avtal om mediehantering (regler, avgifter, policy) 5. Bibliografisk service (avtal, skötsel) 6. Kommunikation Projektägare: Skriv här Projektägarens namn. Projektägaren ska vara den person som företräder den organisation/enhet som finansierar projektet. 14 kommunbibliotekschefer + länsbibliotekschefen. 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund Ge en kort beskrivning av bakgrunden till hur idén uppstod och beskriv kortfattat tanken och visionen med själva idén tog bibliotekscheferna beslutet att marknadsföring var den viktigaste utvecklingsfrågan. Målet med marknadsföringen var att synliggöra bibliotekens tjänster och utbud. Tanken finns att genom samarbete utveckla biblioteken. Vision: Vi ska göra Norrbotten till en mer upplevelserik plats att leva på Verksamhetsstrategi Beskriv hur projektet förhåller sig till och stöder verksamhetens strategi och planer Kommunikationen ska synliggöra de gemensamma tjänster och produkter som kommunbiblioteken erbjuder i Ett bibliotek 2013!

2 PROJEKTDIREKTIV 2 (6) 2. Mål och Verksamhetsnytta 2.1. Verksamhetsnytta/Nyttoeffekt Beskriv förväntade effekter av projektet. Exempelvis effektivisering, minskade kostnader, förbättring av verksamheten eller annan nyttoeffekt. - Göra varumärket Biblioteken i Norrbotten känt för norrbottningarna. - den gemensamma grafiska profilen (B:et) bidrar till att öka bibliotekens attraktionsvärde. - gemensam budget leder till att vi nyttjar de ekonomiska resurserna på ett mer effektivt sätt. - samplanering leder till ökade aktiviteter på biblioteken. Aktiviteterna genomförs av bibliotekspersonalen. - kompetenshöjning hos personalen i frågor som rör kommunikation/varumärken mm. Arbetsgruppen tar in professionell hjälp av Vinter. - Lära av varandra gemensamma problemlösningar i arbetsgrupperna Projektmål Beskriv det förväntade, mätbara resultatet som ska föreligga vid projektets leverans. Projektmålet ska vara specifikt för projektet, mätbart, realistiskt och tidsatt. - Färdig kommunikationsstrategi ska finnas till chefsmötet i slutet av februari En skiss lämnas till projektledaren 31. januari Strategin ligger till grund för de gemensamma aktiviteterna som planeras med start mars 2012 och som genomförs hösten 2012 och hela Hösten 2012 läggs fokus på PR-arbete, en aptitretare. Att börja med: att formulera ett beställningsunderlag till Vinter. - ta kontakt med bibblogruppen för att arbeta fram en strategi hur vi ska förhålla oss till de sociala medierna, klart 31/ Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Indikera vilka förhållanden och villkor som råder för projektet och som inte är påverkbara. Vi ser inga förhållanden som inte är påverkbara. Vid eventuella frågor så tar samordnaren kontakt med projektledaren som i sin tur vidarebefordrar frågan till styrgruppen. - system och portal är inte påverkbara. Exempel på andra olika förutsättningar är: verksamhetspolicy, lagar och förordningar.

3 PROJEKTDIREKTIV 3 (6) - lag: ingen reklam får direkt riktas till barnen Avgränsningar För att kunna klargöra omfattningen av projektet och undvika framtida oklarheter gällande projektets ambitionsnivå och ansvar, måste man specificera vad som ska ingå och vad som inte ska ingå i projektet. - projektets uppgift är att ta fram ett förslag till kommunikationsstrategi. Klart till chefsmötet i slutet av februari Strategin ska ange syfte, mål, målgrupper, vad som ska kommuniceras, tidplan och förslag på aktiviteter. Även förslag på hur arbetet ska organiseras hösten 2012 och 2013 ska lämnas. Redaktören för bibblo är adjungerad och kallas till möten när bibblo tas upp i kommunikationsstrategin. 4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Beskriv kopplingar och beroenden till andra projekt, objekt, system och/eller andra förhållanden utanför projektets mandat som kan påverka projektets resultat. T.ex. Finns någon koppling/integration mot annat system, behövs någon form av utdata/uppföljning från ett nyinfört system? 1. Kommunikationsstrategin är beroende av att upphandlingarna som rör system och portal håller tiden. 2. Kommunikationsstrategin är också beroende av mediegruppen och det regelverk som arbetas fram. 3. Transportgruppen 5. Tidplan Beskriv en grov tidplan för projektet med hänsyn till färdigdatum för hela projektet. September 2011 inleds arbetet med framtagandet av en kommunikationsstrategi. Arbete avslutas 31. januari Planering av aktiviteter from Kommunikationsinsatser påbörjas hösten 2012 och fortgår hela /1 2012: Ta kontakt med bibblogruppen för att arbeta fram en strategi hur vi ska förhålla oss till de sociala medierna.

4 PROJEKTDIREKTIV 4 (6) 6. Budget 6.1. Projektkostnader Ta fram en grov kostnadsbudget för hela projektet enligt mall för Kostnadsram.(inkluderar såväl investering, implementering samt tillkommande förvaltningskostnader). Ta fram en grov uppskattning för vilka kompetenser (med tidsåtgång) som kan behövas för hela uppdraget/projektet. Förslag på totalbudget på tkr för Länsbiblioteket söker kr extra från Nll, resterande summa, dvs kr, bidrar kommunerna med enligt fördelningsnyckeln. Den ordinarie budgeten ligger på kr. Särskilda insatser behövs därför ökas summan. Vinter måste kopplas till gruppen som ska ta fram strategin. Budgeten för arbetet med att ta fram strategin under 2011 ligger på ca :-. Budgeten för 2012 ligger på :-. Tidsåtgång: 2tim/vecka och person till att börja med. Skulle behov om fler timmar uppstå, så tar samordnaren kontakt med projektledaren som i sin tur tar kontakt med styrgruppen. Tidsåtgången är svårberäknad och en kontinuerlig dialog behövs mellan styrgrupp, projektledaren och arbetsgruppen Projektfinansiering Beskriv hur projektet finansieras och av vem. Kommunbiblioteken och länsbiblioteket avsätter pengar till kommunikationsbudgeten. Kommunbiblioteken avsätter personaltid till arbetsgruppen, se punkt 6.1. Extra pengar söks från kommunerna och NLL för kommunikationsinsatser Risker Beskriv här de övergripande risker som identifierats för genomförandet av projektet 1. Ökad tillgång till medier Risk: Inte ökad tillgång till medier i den grad som kommuniceras i kommunikationsplanen. Politikerna godkänner inte de förslag om gemensamma regler och avgifter som arbetsgruppen tagit fram. Möjlighet: Nivå för ökad tillgång måste bestämmas av chefsgruppen innan kommunikationen påbörjas. 2. Nyttjandet av medierna Risk: otydligt vad menar vi? Menar vi ökat nyttjande av medierna? Möjlighet: definiera vad vi menar

5 PROJEKTDIREKTIV 5 (6) 3. Förbättrad service Risk: vad menar vi? Möjlighet: specificera vad vi menar, t ex varför har vi bibblo? Programverksamhet? Nya grupper? Möjliga interna nyttoeffekter 1. Utökat mediebestånd Risk: att det inte blir, otydlig definition Möjlighet: tydlig definition av vad vi menar med utökat. 2. Synligare samlingar Risk: tekniska övergångsproblem, t ex bokbussar koppling mot servern Möjlighet: Vi blir medvetna om möjliga brister och minskar vår egen irritation. 3. Större utbyte av erfarenheter med gemensam problemlösning och möjlighet att dryfta systemproblem med flera kollegor. Personalens specialkunskaper kan synliggöras och användas av fler Minskad systemadministration Risk: avsaknad av tydliga direktiv, avsatt tid för det gemensamma, tydlig ansvarsfördelning, tydlig organisation. Möjlighet: tydliga direktiv, avsatt tid, tydlig organisation, tydlig ansvarsfördelning. 4.Gemensam information: låneregler och liknande utarbetas och utformas gemensamt i stället för att varje bibliotek gör eget informationsmaterial. Risk: vi kan inte komma överens. Möjlighet: Tydlighet om vårt gemensamma erbjudande till norrbottningarna. 5. Stordriftsfördelar vid inköp av material som bibliotekskort och påsar. Risk: vi saknar en fungerande organisation Möjlighet: fungerande organisation, arbetsgrupp med tydliga direktiv. 8. Överlämnande Beskriv var och hur nyttoeffekterna av projektets resultat ska hanteras. Ange hur överlämnande av projektets resultat ska gå till och vem som är ansvarig för att hämta hem nyttan, vem ansvarar för drift och underhåll, implementering och förvaltning. Kommunikationsstrategin presenteras av arbetsgruppen för chefsgruppen i slutet av februari Chefsgruppen tar ett formellt beslut om godkännande av strategin.

6 PROJEKTDIREKTIV 6 (6) Ansvar för att aktiviteter kan genomföras hösten 2012 och hela 2013 ligger på chefsgruppen som tillför de resurser som beskrivs i kommunikationsstrategin. 9. Styrgrupp Ange vilka som du anser bör ingå i projektets styrgrupp. Beslutet tas av projektets ägare. I styrgruppen ska ingå personer som har befogenhet att besluta om projektets styrning och som kan förse projektet med resurser och ledningsstöd. Styrgruppen har ansvar för att projektet ges förutsättningar att uppnå förväntat resultat. Lena Lundberg Vesterlund, Carina Salomonsson, Detlef Barkanowitz, Jan-Olof Frank, Marita Mattsson Barsk 10. Referenser och bilagor Specificera alla dokument som det är hänvisat till i Projektdirektivet. Det kan vara politiskt beslut, beslutsprotokoll, förstudierapport, idébeskrivning, projektbudget mm. Se projektplanen 11. Arbetsgrupp Berith Forsberg, Luleå (samordnare) Åsa Wilén, Piteå (repr. för barnbiblioteken) Lisbeth Viklund, Älvsbyn Anneli Nilsson, Gällivare Anders Pudas, Kiruna Liz ten Hoeve, Luleå (repr. för barnbiblioteken) ändrat januari Redaktör bibblo, adjungerad