Projektnamn: Projektägare: 1. Grundläggande information PROJEKTDIREKTIV 1 (8) 1.1. Bakgrund Verksamhetsstrategi

Transkript

1 PROJEKTDIREKTIV 1 (8) Projektnamn: Skriv här en benämning på det tänkta projektet eller förslag till projektnamn. Delprojekt: bibblo.se bibblo.se är ett av 6 delprojekt i det övergripande projektet Ett bibliotek Projektets 6 delar: 1. Upphandling av system och portal, implementering av system 2. Bibblo.se, implementering av innehåll och organisation av ny portal 3. Transport av medier 4. Avtal om mediehantering (regler, avgifter, policy) 5. Bibliografisk service (avtal, skötsel) 6. Kommunikation Projektägare: Skriv här Projektägarens namn. Projektägaren ska vara den person som företräder den organisation/enhet som finansierar projektet. 14 kommunbibliotekschefer + länsbibliotekschefen. 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund Ge en kort beskrivning av bakgrunden till hur idén uppstod och beskriv kortfattat tanken och visionen med själva idén tog bibliotekscheferna beslutet att marknadsföring var den viktigaste utvecklingsfrågan. Målet med marknadsföringen var att synliggöra bibliotekens tjänster och utbud. Tanken finns att genom samarbete utveckla biblioteken. Vision: Vi ska göra Norrbotten till en mer upplevelserik plats att leva på Verksamhetsstrategi Beskriv hur projektet förhåller sig till och stöder verksamhetens strategi och planer Bibblo.se synliggör de gemensamma tjänster och produkter som folkbiblioteken erbjuder. Det handlar om samsökningsfunktion, nerladdning av e-media, ingång till databaser, lästips och artiklar om aktuella händelser, information om arrangemang. Men också ingång till Facebook och eventuella bloggar.

2 PROJEKTDIREKTIV 2 (8) Bibblo blir det gemensamma ansiktet utåt för Biblioteken i Norrbotten och är en mycket viktig kugge när vi ska kommunicera budskapet inför Mål och Verksamhetsnytta 2.1. Verksamhetsnytta/Nyttoeffekt Beskriv förväntade effekter av projektet. Exempelvis effektivisering, minskade kostnader, förbättring av verksamheten eller annan nyttoeffekt. Externa nyttoeffekter - när vi finns i en gemensam portal förstärker vi budskapet om Biblioteken i Norrbotten och de produkter och tjänster som vi erbjuder våra besökare och kunder. - besökaren får lättare att orientera sig och hitta på de olika sidorna tack vare en enhetlig form och layout. - brukaren får ökad tillgång till medier. - genom att använda den samlade kompetens som finns hos länets biblioteksanställda kan vi erbjuda besökaren en bredd och variation på exempelvis bibblo tipsar. - verksamhetsidén bibblo.se Nyfikenhet nytta och nöje gäller fortfarande Interna nyttoeffekter - samlingarna blir synligare även för personalen - kompetenshöjning hos personalen i frågor som rör skrivande och bildhantering. - lära av varandra gemensamma problemlösningar i arbetsgrupperna 2.2. Projektmål Beskriv det förväntade, mätbara resultatet som ska föreligga vid projektets leverans. Projektmålet ska vara specifikt för projektet, mätbart, realistiskt och tidsatt. - lämna förslag på nya funktioner till upphandlingsgruppen för portal senast 10/ / : arbetsgruppen lämnar förslag på vad som ska överflyttas från nuvarande bibblo till den nya bibblo.se. - arbetsgruppen tittar på form och layout och lämnar förslag på detta 23/ Påbörjat förslag presenterades vid chefsmötet 23/11. Arbetet med form och layout fortsätter i samband med implementering av ny portal. - 23/ : arbetsgruppen lägger fram sina synpunkter på finansieringsförslaget för våren 2012 som finns i projektdirektivet under 6.1.

3 PROJEKTDIREKTIV 3 (8) - ta kontakt med kommunikationsgruppen för att arbeta fram en strategi hur vi ska förhålla oss till de sociala medierna, klart 31/ förslag på tidplan för implementering av ny portal, klart 23/ Nytt projektmål. - implementering av bibblo samt utbildning våren ny gemensam portal - bibblo.se sista juni November 2012: arbetsgruppen lämnar förslag på hur samarbetet i länet ska se ut och organiseras 2013 och framöver. Gruppen lämnar förslag på hur arbetet med lästipsen ska organiseras och vilka personalresurser som behövs för teknik och underhåll. Senarelagt till november efter beslut om bildandet av en redaktion som del av implementeringsarbetet våren Arbetet utvärderas och förslag lämnas för organisation i drift. Ovanstående beslut togs på chefsmötet 23/ Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Indikera vilka förhållanden och villkor som råder för projektet och som inte är påverkbara. - upphandlingen går inte att påverka för denna grupp, förfrågningsunderlaget är klart i mitten av oktober Vid eventuella frågor så tar samordnaren kontakt med projektledaren som i sin tur vidarebefordrar frågan till styrgruppen. Exempel på andra olika förutsättningar är: verksamhetspolicy, lagar och förordningar. - lag: ingen reklam får direkt riktas till barnen, hänsyn till PUL vid publicering - Länsbiblioteket vill anställa en redaktör vars huvuduppgift är att arbeta med strategiska utvecklingsfrågor för bibblo.se. Det gäller både innehåll och form av portalen. Genomförandet utförs lokalt och av tekniker. Länsbiblioteket anställer ingen journalist Avgränsningar För att kunna klargöra omfattningen av projektet och undvika framtida oklarheter gällande projektets ambitionsnivå och ansvar, måste man specificera vad som ska ingå och vad som inte ska ingå i projektet.

4 PROJEKTDIREKTIV 4 (8) - projektets uppgift är att titta på nuvarande hemsidesstruktur, innehåll och besöksstatistik samt att ta fram ett förslag på den nya portalens innehåll. Klart 23/ för att presenteras för chefgruppen. - även förslag på hur arbetet ska organiseras och hur organisationen ska arbeta 2012 ska lämnas. Klart 23/ Projektet omfattar INTE: - Barnens Polarbibliotek 4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Beskriv kopplingar och beroenden till andra projekt, objekt, system och/eller andra förhållanden utanför projektets mandat som kan påverka projektets resultat. T.ex. Finns någon koppling/integration mot annat system, behövs någon form av utdata/uppföljning från ett nyinfört system? 1. Implementering av nya bibblo.se är beroende av att upphandlingarna som rör system och portal håller tiden. 2. Utbildning av tekniken bakom portalen kan ske först när upphandlingar är slutförda. 3. Bibblo måste finnas med i kommunikationsstrategin. 5. Tidplan Beskriv en grov tidplan för projektet med hänsyn till färdigdatum för hela projektet. Systemupphandling och ny portal hör ihop. 1. Lämna förslag på nya funktioner till upphandlingsgruppen för portal senast 10/ Systemupphandling förfrågan ute mitten av oktober 2011, Klar för leverans 1 juli Implementering klar 30 juni September 2011 påbörjas arbetet med att forma nya bibblo.se (statistik över användandet, förslag på innehåll och funktioner) 4. 23/ gruppens förslag på organisation, innehåll och drift 2012 överlämnas till chefsgruppen för beslut. 5. Ta kontakt med kommunikationsgruppen för att arbeta fram en strategi hur vi ska förhålla oss till de sociala medierna, klart 31/

5 PROJEKTDIREKTIV 5 (8) 6. November 2012: arbetsgruppen lämnar förslag på hur samarbetet i länet ska se ut och organiseras 2013 och framöver. Gruppen lämnar förslag på hur arbetet med lästipsen ska organiseras och vilka personalresurser som behövs för teknik och underhåll. Senarelagt, se tidplan. 7. Ny portal bibblo.se, arbetet påbörjas våren 2012, Implementering och utbildning klar senast sista juni Gruppen utbildas först i den nya tekniken för att sedan i sin tur genomföra utbildningar för lokalredaktörerna. Det blir lokalredaktörernas uppgift att sprida information om den nya portalen på sina hembibliotek. 9. Gruppen tillsammans med lokalredaktörerna genomför implementeringen av den nya bibblo.se. 10. Drift sista juni 2012 Ändringar enligt beslut chefsmötet 23/11, se även under projektmål ovan. 6. Budget 6.1. Projektkostnader Ta fram en grov kostnadsbudget för hela projektet enligt mall för Kostnadsram.(inkluderar såväl investering, implementering samt tillkommande förvaltningskostnader). Ta fram en grov uppskattning för vilka kompetenser (med tidsåtgång) som kan behövas för hela uppdraget/projektet. Ny portal bibblo.se Projektläge för arbetsgrupp: tid måste avsättas från och med september 2011 för planering av den nya portalen: 50 % samordnare och 4 deltagare, minst 4 tim/vecka och deltagare. Implementering våren 2012: Alt. 1: 50 % samordnare- 14 lokalredaktörer, minst 8 t/vecka och lokalredaktör. Tekniksupport behövs. Arbetstid, resor och merkostnader för utbildning tillkommer. Bibliotekens lokala hemsidor och startsidan finns kvar på följande miniminivå: på startsidan finns exempelvis bibblo tipsar och evenemangskalendern. De lokala biblioteken kan förslagsvis lägga ut bildspel och/eller mer eller mindre statiska artiklar. Om de olika biblioteken anser att tid finns kan sidorna fyllas med aktuella artiklar. Alt. 2: 100 % samordnare 14 lokalredaktörer, minst 4 tim/vecka och lokalredaktör. Tekniksupport behövs. Arbetstid, resor och merkostnader för utbildning tillkommer. Bibliotekens lokala hemsidor och startsidan finns

6 PROJEKTDIREKTIV 6 (8) kvar men ligger på följande miniminivå: på startsidan finns exempelvis bibblo tipsar och evenemangskalendern. De lokala biblioteken kan förslagsvis lägga ut bildspel och/eller mer eller mindre statiska artiklar. Om de olika biblioteken anser att tid finns kan sidorna fyllas med aktuella artiklar. Nuvarande bibblo.se Nuvarande bibblo.se kommer att finnas kvar fram till 30/ Under våren 2012 kommer lokalredaktörerna att arbeta dels med överflyttning till nya bibblo.se, dels i mindre omfattning med nuvarande system. Se alt 1. ovan. Samråd gällande prioriteringsordning av arbetet måste ske och arbetsledarna måste beakta den tid som krävs för det arbetet Projektfinansiering Beskriv hur projektet finansieras och av vem. Implementering våren 2012 Alt. 1 Länsbiblioteket bekostar 50 % samordnare. Kommunbiblioteken bidrar med lokalredaktörer, deltagare i projektgruppen samt tekniksupport. Alt 2. Ang behovet av ytterligare 50 % samordnare för att kunna stötta lokalredaktörerna i deras arbete med nya bibblo.se. Kommunbiblioteken föreslås tillsammans finansiera 4 månaders arbete. Kommunbiblioteken ska avsätta personaltid till lokalredaktörer och deltagare i arbetsgruppen samt till tekniksupport. 7. Risker Beskriv här de övergripande risker som identifierats för genomförandet av projektet 1. Ökad tillgång till medier Risk: Inte ökad tillgång till medier i den grad som kommuniceras i kommunikationsplanen (2 miljoner medier). Politikerna godkänner inte de förslag om gemensamma regler och avgifter som arbetsgruppen tagit fram. Möjlighet: Nivå för ökad tillgång måste bestämmas av chefsgruppen. 2. Nyttjandet av medierna Risk: brist på kommunikation om utbudet, allmänheten känner inte till vad som finns Möjlighet: vi samlar all information om biblioteken i Norrbotten på samma ställe

7 PROJEKTDIREKTIV 7 (8) 3. Förbättrad service Risk: våra sidor på bibblo.se är inte tillräckligt intressanta, man hittar inte sidan Möjlighet: bibblo.se fungerar som en filial för dem som inte kan besöka det fysiska biblioteket. Ögonblicksbibliotek, dvs. kunna erbjuda service justin-time, dvs. då kunden efterfrågar den. Tids- och platsoberoende. Genom deltagande på Facebook kan vi nå och locka till oss nya målgrupper. Vi får ut information om vårt programutbud. Möjliga interna nyttoeffekter 1. Utökat mediebestånd Risk: att det inte blir utökat, otydlig definition Möjlighet: tydlig definition av vad vi menar med utökat. 2. Synligare samlingar Risk: tekniska problem Möjlighet: Vi blir medvetna om möjliga brister och minskar vår egen irritation. 3. Större utbyte av erfarenheter med gemensam problemlösning och möjlighet att dryfta systemproblem med flera kollegor. Personalens specialkunskaper kan synliggöras och användas av fler Minskad systemadministration Risk: avsaknad av tydliga direktiv, avsatt tid för det gemensamma, tydlig ansvarsfördelning, tydlig organisation. Möjlighet: tydliga direktiv, avsatt tid, tydlig organisation, tydlig ansvarsfördelning. 4. Gemensam information: de olika bibliotekens hemsidor har samma struktur och typsnitt istället för att varje bibliotek gör eget. Risk: att vi inte kommer överens Möjlighet: Tydlighet om vårt gemensamma erbjudande till norrbottningarna. 8. Överlämnande Beskriv var och hur nyttoeffekterna av projektets resultat ska hanteras. Ange hur överlämnande av projektets resultat ska gå till och vem som är ansvarig för att hämta hem nyttan, vem ansvarar för drift och underhåll, implementering och förvaltning.

8 PROJEKTDIREKTIV 8 (8) Förslaget till nya bibblo.se ska vara klart 23/ och presenteras på chefsmötet. Beslut tas av chefsgruppen. Utbildning och implementering klart 30/ Styrgrupp Ange vilka som du anser bör ingå i projektets styrgrupp. Beslutet tas av projektets ägare. I styrgruppen ska ingå personer som har befogenhet att besluta om projektets styrning och som kan förse projektet med resurser och ledningsstöd. Styrgruppen har ansvar för att projektet ges förutsättningar att uppnå förväntat resultat. Lena Lundberg Vesterlund, Carina Salomonsson, Detlef Barkanowitz, Jan-Olof Frank, Marita Mattsson Barsk 10. Referenser och bilagor Specificera alla dokument som det är hänvisat till i Projektdirektivet. Det kan vara politiskt beslut, beslutsprotokoll, förstudierapport, idébeskrivning, projektbudget mm. Se projektplanen1 11. Arbetsgrupp Maria Öman, Länsbiblioteket (samordnare) Kristian Priemel, Haparanda Mari Norberg, Kiruna Hannele Kylmämaa, Luleå Marianne Svanberg, Luleå Daniel Gunnestam, Piteå Karin Stridsman, Övertorneå