Sammafattning av uppföljningsrapporter delprojekten 4 november

Transkript

1 1 (5) Sammafattning av uppföljningsrapporter delprojekten 4 november 1. Statusläge - upphandling av bibliotekssytem försenad pga arbete förfrågningsunderlaget, annonsering bestämd till den 14 november. - underlaget till portalupphandling påbörjat, inväntar beslut från chefsmöte om upphandlingsstart. - förslag till organisation för implementering av system klart och godkänt av styrgruppen. - förslaget till vad som ska tas med till nya portalen samt synpunkter på finansieringsförslaget våren 2012 är klart. - förslaget till struktur, form och layout till nya portalen har stannat upp. Gruppen har varit tvungen att påbörja arbetet med organisation 2013 då den hänger så nära ihop med form och layout samt strukturen på sidorna. Gruppen kommer dock att presentera en grund för sidorna, de lokala samt förstasidan, till den 23/11. - arbetar med förslag till avtalstecknare, Boden första val, därefter Piteå, Luleå. - kontakt har tagits med Luleå UB. - enkät har gått ut till biblioteken om lokal packningsorganisation. - frågan om depositionerna ska ingå har diskuterats. - ett första utkast till kravspecifikation är framtagen. - gruppen arbetar även med förslag till kostnadsfördelning. - Katarina Wasberg, Luleå, har lämnat gruppen, ersätts av Ann-Christin Cruuka med ers. Helén Lagerqvist. - bibliotekskort: gruppen undersöker behov av mängden nya kort via enkät till biblioteken, samt arbetar på mall för påskriftsblankett. - ålder för målsmans medgivande diskuteras 16 eller 18 år? - två mindre grupper har bildats för att ta fram underlag till kommunikationsgruppen resp. det interna rutindokumentet. - ett fullständigt avgiftsdokument ska tas fram. -Katarina Wasberg, Luleå, har gått in som ordinarie isf Ros-Marie Elvelin.

2 2 (5) - undersöker antal skräpposter vid sammanslagning av katalogerna. - frågor om skräpposter samt gemensamt avtal skickad till Btj. - uppmaning om att börja städa katalogerna samt borttag av inaktiva låntagare som ej lånat sedan 5 år tillbaka har skickats till biblioteken. - enkät till cheferna med frågorna: uppsägning gjord av avtalen (Ja), hur många skräpposter som finns ( varav hälften gamla fjärrlåneposter), katalogkompetenser inom samarbetet (24 personer). 6. Kommunikation: - gruppen har haft sitt första möte den 7 november då projektmålen gicks igenom. - barnbibliotekens representant är utsedd, Liz ten Hoeve. - Inger Wärngård, Piteå, kommer att ersättas av Åsa Wilén f o m 1/ Uppföljning av tidplan 1. Upphandling system och portal, implementering system: STATUS: upphandlingen försenad pga arbete med förfrågningsunderlaget, beräknad publicering den 14 november. I övrigt enligt plan. STATUS: slutgiltigt förslag på struktur, form och layout för nya portalen kan inte redovisas till den 23/11, endast en grund för startsidan och de lokala sidorna. I övrigt enligt plan. STATUS: enligt plan STATUS: enligt plan STATUS: enligt plan. 6. Kommunikation: STATUS: enligt plan, dock viktigt att gruppen kommer igång i november med strategiarbetet.

3 3 (5) 3. Projektmålen och åtgärder inom delprojektet Beskriv alla tänkbara risker som finns att inte målen nås. Ange åtgärder som ska tas inom delprojektet för att eliminera eller begränsa riskernas påverkan. - överklagan av upphandling system eller portal > åtgärdas genom kompetens och stöd från NLL:s upphandlingsenhet. - gruppen har diskuterat översättning av delar av Bibblos innehåll till ffa. förvaltningsspråken i Norrbotten, engelska och ev. andra större språk som thai, persiska. Även oklart villka möjligheter som finns att få fram systemtexter på olika språk i den nya portalen > fråga till styrgruppen, se under 6. - organisationen och planen för logistiken kan behöva justeras när leverantörens plan och schema för rutter blir klart. - ev. fler byten av deltagare i gruppen kan försvåra arbetet. - ålder för målsmans medgivande diskuteras, upplevs biblioteket som pinsamt vid begäran av underskrift av 18-åringar? - > gruppen undersöker juridiken. - underlag för antal skräpposter behöver tas fram innan strategi och organisationsförslag kan färdigställas > kontakt tagen med Btj och Anders Fredriksson. - risk att delprojekt upphandling och implementering blir försenade. - risk att Btj inte skickar kostnadsförslag. - kostnadsfördelning: det finns flera alternativ, andra modeller kan komma upp i övriga delprojekt > bevaka chefsmötet 23/11 samt invänta information från Btj innan förslag tas fram. 6. Kommunikation: Ej inrapporterat. (enligt anteckningar från mötet 7/11 diskussion om risken att vi inte uppfattas ha ett attraktivt erbjudande, kontakt behövs med medie- och transportgruppen)

4 4 (5) 4. Förväntat resultat Beskriv kortfattat vilka de förväntade resultaten är och de viktigaste aktiviteterna/händelserna under den kommande månaden. - förfrågan ut om systemupphandling den 14 november. - förfrågningsunderlaget för portalen färdigställs och utannonseras i december, bevaka chefsbeslut 23/11. - implementeringsgruppen kallas till ett inledande möte i nov/dec när upphandlingsunderlagen är klara. - förslag till innehåll att föra över till nya portalen samt synpunkter finansieringsförslag våren 2012 är klart till projektledaren 10/11. - förslag till avtalstecknare är klart till projektledaren 10/11 - gem. målsättning och packningsorganisation klart 30/11 - förslag på kostnadsfördelning diskuteras på nästa möte 6/12 - arbetet fortlöper. Utöver projektmålen ska frågan om gemensam fjärrlånepolicy och om gem. budget för kompletterande medieinköp diskuteras vid nästa arbetsmöte 21/11. - arbetet fortlöper. 6. Kommunikation: - arbetet påbörjat 7/11. (enligt anteckningar från mötet 7/11 inplanerat möte i Luleå den 28/11) 5. Delprojektets omvärld Har det hänt något i omgivningen som förändrat förutsättningarna för delprojektet eller dess leverans? 5.. Bibliografisk service: Gruppen bevakar arbetet med nationell katalog samt Btj:s information om bibliografisk service. Övriga grupper inget inrapporterat.

5 5 (5) 6. Åtgärder att vidta av projektägare eller styrgrupp Ange åtgärder eller beslut som måste tas utanför delprojektet - av projektägare eller styrgrupp - för att lösa de problem som har tagits upp tidigare i dokumentet. - beslut om upphandling av portal måste tas av chefsgrupp 23/11. - gruppen behöver vägledning i fråga om minoritetsspråken. Ska vi översätta en sammanfattande sida, eller utvalda sidor, på de språk vi har i Norrbotten? I gruppen finns inte den språkliga kompetensen, men kan den finnas hos andra i organisationen? Eller kan man lägga ut det arbetet på översättningsbyråer i projektform? Som situationen är nu kan inte det arbetet samordnas av någon i Bibblogruppen före hösten De ser två möjligheter: - Att i form av projekt (kanske sökta medel) inom Bibblo.se anlita översättningsbyrå/byråer för samiska, meänkieli och finska tidigast hösten Att frågan återupptas efter Ett bibliotek beslut om depositioner på ansvarspråken ska ingå behöver tas av Länsbiblioteket som sedan tas upp i styrgruppen, (se Länsbibliotekets skrivelse Depositioner och fjärrlån 2012 och framåt ). Inga. Beslut om Kalix kommun som avtalstecknare tas på chefsmötet den 23/11. De blir i så fall ansvariga för att teckna avtal med Btj i samarbete med styrgruppen. 6. Kommunikation: Inga. 7. Övrigt. Ingen övrig rapportering. / Birgitta Markusson