Protokoll styrelsemöte VKS 16 november 2013

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Protokoll styrelsemöte VKS 16 november 2013"

Stefan Jonasson
för 9 år sedan
Visningar:

1 Protokoll styrelsemöte VKS 16 november Styrelsemöte Protokoll 6 Plats Roslagsgatan 57 Närvarande Carl-Axel Adelman (CA), Monica Ahlström (MA), Bengt Brunberg (BB) ordförande, Eva Odenskiöld (EO), Maj-Britt Tönhardt (MBT), Agneta Grenfeldt (revisor), Gunvor Strömbom (revisorssuppleant) Delges Hans Karlsson (HK), Bo Stenholm (BS), deltagarna, inloggade medlemmar på hemsidan samt Mikk Link (ML) Val av mötessekreterare. MA valdes. Föregående protokoll 27 oktober. Kolla med BB:s anteckningar Godkändes och lades till handlingarna. Att-göra-listan för VKS och LM - ML ska informera VKS om vilka medlemmar, som sökt bidrag för Natura 2000 eller andra bidrag och vilka som erhållit bidrag samt ange skäl till varför eventuellt inte bidrag erhållits. - ML ska informera VKS om vilka medlemmar, som sökt bidrag för skogsbruksplan och vilka som erhållit bidrag samt ange skäl till varför eventuellt inte bidrag erhållits. - ML har skickat en preliminär mall för avtal om återbeskogning (eg. skogsföryngring) till VKS för synpunkter och språkgranskning. BB har skickat kommentarer till ML, som ännu inte återkopplat. BB kontaktar ML för att reda ut de sista detaljerna. BB KVARSTÅR. - Det är beslutat att LM med början för 2013 per år ska redovisa statistik över hur väl servicenivån upprätthålls mot medlemmarna. Bekräftat av ML per e-post 28 november. Eventuella frågor från myndigheten ska gå via LM innan det går till medlem. Ekonomi - Aktuell ekonomisk ställning MBT redogjorde för ställningen per den 25 oktober. Ett antal medlemmar har till föreningen efterskänkt sammanlagt 4100 kr från inbetalat stöd till den juridiska processen i stället för att ta emot återbetalning från föreningen. Samarbetet med Läänemaa Metsaühistu LM-stadgar kollas om VKS fått dem. - För att LM fortsättningsvis ska kunna få stöd från staten är det viktigt att ha ett högt medlemsantal, så VKS vill verka för att alla medlemmar går med i LM också. Däremot sker 1

samt Mikk Link (ML) Val av mötessekreterare. MA valdes. Föregående protokoll 27 oktober. Kolla med BB:s anteckningar Godkändes och lades till handlingarna.

2 ingen tvångsanslutning, så VKS-medlemmarna ska ges möjlighet att välja aktivt om de vill gå med i LM eller inte. VKS kommer att skicka ut en förfrågan före årsskiftet, med ett faktablad som BB skriver om sammanslagningen. Information om att faktura från LM kommer en gång om året ska ingå. LM:s stadgar bör också skickas ut när de översatts. Eventuella påminnelser administreras av EO/MA. Information om eventuella risker med samgåendet gavs inför beslutet på årsmötet. VKS kvarstår som förening för att förvalta de pengar som finns kvar och som en gardering om det skulle hända något försvårande i Estland. Om någon VKSmedlem väljer att inte ansluta sig till LM bör svensk medlemsavgift tas ut, men detta är en fråga för kommande årsmöte. BB NYTT Hanteras vid årsmötet. - Budgetförslag för VKS som underavdelning MBT presenterade ett förslag till budget som justerades. VKS kostnader som ska täckas av LM beräknas bli kr, dvs motsvarande dagens medlemsavgift på 300 kr för 120 medlemmar. BB skickar detta förslag till ML. Ytterligare budgetering för hantering av återstående medel i VKS diskuteras vidare på nästa styrelsemöte med utgångspunkt från MBT:s förslag, vilket sedan tas som beslutspunkt på kommande årsmöte. - Åtgärder för kommande avverkningar Inga fler aktiviteter kommer utföras på Ormsö innan hela auktionsförfarandet är klart. 11 st avverkningsrätter auktionerades ut totalt, några är färdigavverkade. CA kollar aktuell status med ML. På fastlandet finns det fortfarande kapacitet för avverkning. Processen är: intresseanmälan från medlem, inventering görs av LM, sedan gör de en bedömning om när avverkningen kan ske. Blanketten för anmälan om avverkning behövs inte längre för LM har skaffat ett datorprogram där alla medlemmars skogsbruksplaner matas in för planering. I medlemsbrevet fanns information om att detta sker. CA pratar med ML om rutiner om anmälningar och beställningar av skogsbruksplaner. VKS rekommenderar att anmälan ska vara skriftlig, för att inte missförstånd ska uppstå, möjligen kan webbanmälan användas i framtiden. - Åtgärder för kommande skogsvård ML har skickat ut förslag till de medlemmar som han anser är aktuella för markberedning kanske redan i höst och plantering i vår. Ett förslag/avtal har skickats ut från LM med begäran om underskrift. VKS konstaterar att en översättning behövs. Uträkningen behöver beskrivas, kommentarer till åtgärderna t ex vad menas med arbetskostnad + plantkostnad. CA talar med ML. - Oklarheter i översatt skogsbruksplan BB har granskat skogsbruksplanen (mallen) och gör en bearbetning. Publiceras därefter på VKS hemsida och skickas ut till de som var med på mötet den 9 november och önskade mallen. 2

LM:s stadgar bör också skickas ut när de översatts. Eventuella påminnelser administreras av EO/MA. Information om eventuella risker med samgåendet gavs inför beslutet på årsmötet.

3 Information - Överföring från VKS hemsida till LM Mikk meddelat att han inte börjat än, men meddelar MA då. - Hemsidorna (VKS och LM) Styrelsen får i uppdrag att tänka igenom till den 7 december vad som ska föras över från VKS till LM:s hemsida. Utgångspunkten är då att inget material som har konfidentiell karaktär, t ex föreningsprotokoll, ska flyttas till LM:s öppna hemsida. Material som medlemmar kan behöva ska flyttas över. ALLA KVARSTÅR Kontaktuppgifter till VKS + LM + PRIA + Maa-amet (lantmäteriet), EMTA (Skatteverket) ska läggas ut på hemsidan. MA KVARSTÅR Diskuterades vilka översättningsönskemål som finns inför samgåendet, vilket ska redas ut med LM. ALLA KVARSTÅR. - Artiklar BB har skickat in till tidningarna. - Medlemsbrev/faktablad Medlemsbrevet skickades ut den 11 november av MA. Kommentarer har kommit att vissa länkar inte fungerar. - Genomfört informationsmöte den 9 november Ormsö hembygdsförening hade bjudit in ormsöättlingar till ett informationsmöte om att vara skogsägare i Estland. Det var 36 närvarande (över 50 anmälda). De var mycket nöjda. 14 beställde mallar på skogsbruksplaner per e-post. BB:s presentation publiceras hemsidan. Önskemål finns om en repris ev. tillsammans med Rickul/Nuckö hembygdsförening. Medlemsfrågor Medlemmar i VKS och LM åtgärder. För att ge bättre överblick om vilka personer som är medlemmar i föreningarna ska en hopslagning av listorna göras för samtliga medlemmar. MA KVARSTÅR Ny medlem: Peter Alarik, Uppsala, ej skogsägare ännu. En medlem har fått brev från Keskkonnaamet som skrivit och sagt att det måste återplanteras på dennes avverkade mark. ML har bett MA skicka denna information till medlemmen. MA Samägaravtal ML har lämnat ny information. Varje samägare/delägare måste skriva under vid ansökan om medlemskap och då är blanketten för enskild medlemsanmälan bäst att 3

Utgångspunkten är då att inget material som har konfidentiell karaktär, t ex föreningsprotokoll, ska flyttas till LM:s öppna hemsida. Material som medlemmar kan behöva ska flyttas över.

4 använda. En deltagare på mötet den 9 november visade bilder från Kärrslätt, Ormsö där en avverkning orsakat djupa hjulspår samt ett upplag av timmer. Fråga ställdes om det finns tillstånd och om det kan vara ett annat företag som gjort avverkningen. BB ska skicka frågan till ML och återkomma med besked. BB KVARSTÅR En medlem har fått påminnelse om medlemsavgift den 11 november (10 februari första gången). Beslutades i enlighet med stadgarna att utesluta denne om inte betalning sker inom kort. BB informerar. 12 nya lösenord har skickats under 2013 de flesta pga att man glömt det gamla. MA - Inkommande frågor Övriga frågor Nya skogsbruksplaner: fem ägare har beställt sju planer enligt e-post från ML till MA. Kvitton ska skickas till ML, därefter skickas planerna ut. MA bevakar (har själv beställt). En medlem anser sig inte ha beställt någon plan. CA kontaktar denne och informerar om bidraget på 90 % av kostnaden som går tillbaka till medlem. Representationsavtalet: med anledning av medlemsfrågor behöver det förtydligas vad detta innebär juridiskt. Rimligen ska försäljningskontraktet ta över när detta är har arbetats fram med hjälp av representationsavtalet. BB KVARSTÅR. Förslag att göra en engelsk-svensk ordlista med skogstermer som stöd till medlemmarna i Läänemaa metsaühistu. - Översyn av stadgarna. Styrelsen bedömde efter genomläsning att det inte är nödvändigt med ändringar inför samgåendet då VKS kvarstår som egen förening, vilket tas upp som förslag på kommande årsmöte. EO tipsade om Skogsstyrelsens tidning Skogseko som är gratis. Tips läggs på hemsidan. EO. Styrelsen måste ordna en valberedning till årsmötet. NYTT Boka Eesti Maja till årsmötet söndagen den 4 maj MBT. Förslag att lämna en gåva till de som kommer på mötet. Meddela ML. BB. 4

BB KVARSTÅR En medlem har fått påminnelse om medlemsavgift den 11 november (10 februari första gången). Beslutades i enlighet med stadgarna att utesluta denne om inte betalning sker inom kort.

5 Nästa möte Justeras Skypemöte med ML efter den 7 dec. Styrelsemöte på Roslagsgatan lördagen den 1 februari Monica Ahlström Bengt Brunberg Sekreterare Ordförande 5

Relevanta dokument

Protokoll styrelsemöte VKS 20 november 2011

Protokoll styrelsemöte VKS 20 november 2011 11-11-20 Styrelsemöte Protokoll 4 Plats Roslagsgatan 57 Närvarande Carl-Axel Adelman (CA), Monica Ahlström (MA), Bengt Brunberg (BB) ordförande, Maj-Britt Tönhardt