Mallar till Föreningsårsmöte

Transkript

1 Mallar till Föreningsårsmöte 2016

2 INLEDNING I detta häfte finns förberedda mallar för ett årsmöte i er Vi Unga-förening. Mallarna är tänkta som ett stöd till ert årsmöte och finns också att ladda ned i redigerbart format på viunga.se/arsmote. Det är inget krav att använda mallarna. Tvärtom! Att hålla i ett årsmöte är ett bra sätt att lära sig om demokrati. Om ni vill skriva ert eget protokoll, verksamhetsplan eller något annat från grunden är det fritt fram att göra det. Om ni dock är lite osäkra på hur ett årsmöte ska gå till kan dessa mallar vara ett bra stöd. Alla mallar kommer på varsitt papper som är färgkodat. Protokollet är orange, föredagningslistan är grön, alla mallar som har att göra med ekonomi och pengar är lila och alla papper som har med verksamhet är blåa. På baksidan har ni en förklaring över vad det är tänkt att ni ska göra med pappret. Riv gärna loss papprena från häftningen och sprid ut dem på ett bord. Då blir det kanske lite lättare att få en överblick! Protokollet är årsmötets absolut viktigaste papper och finns här intill. I protokollet skrivs vad ni tillsammans kommit fram till och bestämt under årsmötet. Protokollet blir ett slags bevis på att ni haft mötet och vad som beslutades på det. När ni är klara med mötet ska ni skriva under protokollet och ladda upp det på Vi Ungas medlemsregister ebas (ebas.viunga.se). Föredragningslistan är listan på saker som ni ska diskutera på ert årsmöte. På baksidan av föredragningslistan finns en förklaring för vad alla punkter betyder. Ni kan ha den som en guide att gå efter. Inför ett årsmöte är det lite saker att förbereda. I årsmötesguiden (häftet som kom tillsammans med detta häfte) finns mycket bra tips för vad som kan göras. När det gäller mallarna ska verksamhetsberättelsen, bokslutet och revisorsberättelsen helst vara klara innan mötet sätter igång. Årsmöten handlar om demokrati. I er förening får ni själva bestämma vad ni vill göra. Vad ni diskuterar och tillsammans kommer fram till under årsmötet är det ni senare ska göra verklighet av. Om det är något ni inte förstår eller har en fundering över så tveka aldrig att höra av dig till ert Vi Unga-distrikt. Om ni inte vet vilket ert Vi Unga-distrikt är kan ni alltid höra av er till info@viunga.se eller så hjälper vi er. Ha ett bra årsmöte och glöm inte fikat!

3 PROTOKOLL Årsmötesprotokoll för Datum: Plats: Närvarande: 1. Mötes öppnande Mötet öppnades av. 2. Val av mötesfunktionärer Till mötesordförande valde vi, till mötessekreterare valdes och som protokollsjusterare valde vi. 3. Godkännande av kallelsen till årsmötet Kallelsen (inbjudan) till årsmötet kom ut för mer än 14 dagar sedan så därför godkände vi kallelsen. 4. Fastställande av föredragningslistan Vi fastställde föredragningslistan (listan på ämnen som mötet ska diskutera). 5. Verksamhetsberättelse 2015 Verksamhetsberättelsen presenterades av. Vi pratade om vad vi hade gjort föregående år. Vi la verksamhetsberättelsen till handlingarna som bilaga 1. Kommentarer om verksamhetsberättelsen: 6. Bokslut 2015 Bokslutet (den ekonomiska redovisningen) presenterades av som berättade vilka pengar vi fått in och vad vi använt dem till. Vi la bokslutet till handlingarna som bilaga 2. Kommentarer om bokslutet: 7. Revisorns berättelse 2015 Berättelsen från revisorn presenterades och lades till handlingarna som bilaga Ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Vi beslutade att bevilja den avgående styrelsen ansvarsfrihet eller inte bevilja den avgående styrelsen ansvarsfrihet. 9. Motioner Scanna eller fotografera båda sidor och ladda upp på ebas - ebas.viunga.se

4 PROTOKOLL 10. Föreningsstyrelsens förslag 11. Fastställande av medlemsavgift Vi pratade om hur stor medlemsavgiften ska vara. Vi bestämde att den 2016 ska vara (minst 20). 12. Verksamhetsplan 2016 Vi pratadeo m vad vi skulle göra under 2016 och beslutade om en verksamhetsplan. Verksamhetsplanen är bilaga Ekonomisk plan 2016 Vi pratade om hur vi skulle göra med våra pengar under Vi beslutade om en budget som är bilaga Val av minst tre till föreningsstyrelsen Vi valde följande personer till föreningsstyrelsen och på följande poster: som som som som som som som som 15. Val av minst en myndig revisor Till revisor, med uppdrag att granska styrelsens arbete, valde vi. 16. Val av minst en person till valberedningen Till valberedning, med uppdrag att komma med ett förslag på nästa års styrelse, valde vi: som sammankallande, med hjälp av och. 17. Val av ombud till distriktsstämman Vi valde följande personer till att representera oss på distriktsstämman (distriktets årsmöte):,,, och. 18. Övriga frågor 19. Mötets avslutande Mötesordförande avslutade mötet. Underskrifter: Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Scanna eller fotografera båda sidor och ladda upp på ebas - ebas.viunga.se

5 FÖREDRAGNINGSLISTA 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesfunktionärer 3. Godkännande av kallelsen till årsmötet 4. Fastställande av föredragningslistan 5. Verksamhetsberättelse Bokslut Revisorns berättelse Ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 9. Motioner 10. Föreningsstyrelsens förslag 11. Fastställande av medlemsavgift 12. Verksamhetsplan Ekonomisk plan Val av minst tre till föreningsstyrelsen 15. Val av minst en myndig revisor 16. Val av minst en person till valberedningen 17. Val av ombud till distriktsstämman 18. Övriga frågor 19. Mötets avslutande

6 FÖREDRAGNINGSLISTA 1. Mötets öppnande Under denna punkt öppnar ni mötet. Det betyder att mötet startar. Under denna punkt kan ni också fylla i på protokollet vilka som deltar (närvarar) på mötet, samt vilket datum och på vilken plats årsmötet är. 10. Föreningsstyrelsens förslag Om föreningens styrelse vill ändra något särskilt i föreningen så kan de föreslå det under denna punkt. Om ni diskuterar eller bestämmer något under denna punkt så kan ni skriva det på de tomma raderna i protokollet. 2. Val av mötesfunktionärer För att kunna ha ett årsmöte så måste ni välja vem som ska göra vad under mötet. Mötesordförande leder mötet och ser till att alla kommer till tals. Mötessekreteraren sköter protokollet och skriver antingen ett eget eller fyller i mallen som kommer med detta häfte. Justeraren läser sedan protokollet för att se så att allting stämmer och att sekreteraren inte glömt något. 3. Godkännande av kallelsen till årsmötet För att alla medlemmar ska få en ärlig chans att kunna komma på årsmötet ska en kallelse (inbjudan) komma ut till alla medlemmar senast 14 dagar innan mötet börjar. En kallelse kan vara ett brev, ett mail, ett Facebookmeddelande, ett sms eller något annat. Det viktigaste är att alla får veta var och när mötet är. 4. Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan är listan på saker som ni ska ta upp under årsmötet. På ett årsmöte måste man prata om vissa saker. På andra sidan av detta papper finns alla saker ni måste ta upp. Vill ni går det också bra att prata om fler saker. Då gör ni ett tillägg till föredragningslistan. 5. Verksamhetsberättelse 2015 Under denna punkt går ni igenom vad föreningen gjort under Oftast är det en person från föreningens styrelse som presenterar verksamhetsberättelsen och de andra får chans att ställa frågor. 6. Bokslut 2015 Ett bokslut berättar hur läget står till med föreningarnas pengar. Precis som med verksamhetsberättelsen är det ofta en person från föreningens styrelse som presenterar bokslutet. 7. Revisorns berättelse 2015 Revisorn är vald av föreningen för att hålla ett vakande öga på styrelsen så att de sköter sig. Under denna punkt får revisorn berätta om hen tycker att föreningens styrelse skött sitt uppdrag. 8. Ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Under denna punkt får föreningen avgöra om de tycker att styrelsen för 2015 har skött sig. Om de skött sig beviljas de ansvarsfrihet (godkänns). Om de inte skött sig och gjort något olämpligt kan föreningen välja att inte bevilja ansvarsfrihet. Oftast handlar det då om att föreningsstyrelsen gjort något väldigt dåligt, exempelvis ett brott. Kryssa i protokollet vad ni beslutade. 9. Motioner Alla medlemmar i en förening kan skicka in en motion. En motion är ett förslag på något som föreningen ska ändra eller syssla med. Motioner ska vara inskickade senast 10 dagar i förväg. Om ni har fått in några motioner kan ni skriva på de tomma raderna i protokollet vad ni diskuterade och om ni bestämde något särskilt. 11. Fastställande av medlemsavgift För att få vara medlem i en förening ska en betala en medlemsavgift till föreningen. Medlemsavgiften kan vara olika stor, beroende på hur mycket pengar ni behöver i föreningen. Det är ni som avgör hur mycket det ska kosta att bli medlem. Den ska dock minst vara 20 för ett år. 12. Verksamhetsplan 2016 Under denna punkt diskuterar ni och bestämmer vad ni ska ha för aktiviteter under Det ni kommer överens om skriver ni ner i en verksamhetsplan. 13. Ekonomisk plan 2016 Eftersom ni precis bestämt vad ni ska göra under 2016, kan det också vara bra att bestämma hur ni ska göra med pengarna. Det gör ni genom att bestämma en ekonomisk plan. 14. Val av minst tre till föreningsstyrelsen Föreningens styrelse är de ni väljer till att leda föreningen. Det kan vara hur många som helst, men det ska vara minst tre. Ni behöver också besluta till vilka uppdrag varje person väljs till. Exempelvis kan en person väljas till ordförande eller kassör. Om ni inte vill välja ett specifikt uppdrag kan en person väljas som ledamot. 15. Val av minst en myndig revisor Revisorn är en person som föreningen litar på och som väljs för att hålla lite koll på föreningsstyrelsen så att de inte missköter sig. Revisorn ska vara myndig (över 18 år gammal) och får inte sitta i styrelsen. Den behöver heller inte vara medlem i föreningen. Ni kan välja flera om ni vill, men det krävs bara en. 16. Val av minst en person till valberedningen Valberedningen har som uppdrag att se till att det finns människor som kan tänkas sitta i styrelsen nästa år. Är det fler som vill sitta i styrelsen 2017 än vad det finns platser förbereder valberedningen också ett förslag på vem som ska sitta. Valberedningen ska bestå av minst en person, men ni kan välja flera om ni vill. 17. Val av ombud till distriktsstämman Ett Vi Unga-distrikt är alla Vi Unga-föreningar i ett visst område. Varje år har distriktet också ett årsmöte, men då kallas det stämma. Som förening har ni rätt att skicka ombud (representanter) till distriktsstämman. Varje Vi Unga-förening har rätt att skicka som högst fem ombud, men ni kan välja färre om ni vill. 18. Övriga frågor Om det är något övrigt som ni skulle vilja prata om kan ni lyfta det under denna punkt. Om ni diskuterade eller bestämde något kan ni skriva det på de tomma raderna i protokollet. 19. Mötets avslutande Nu är ni klara! Avsluta mötet och ät upp den fika som blev över!

7 BILAGA 1: VERKSAMHETSBERÄTTELSE Under 2015 har vi gjort:

8 VAD ÄR EN VERKSAMHETSBERÄTTELSE? En verksamhetsberättelse är en sammanfattning av vad ni i föreningen gjort under året. En verksamhetsberättelse kan se lite olika ut. Oftast är det en text som beskriver vad ni har gjort. Den kan dock kompletteras med hjälp av bilder, presentationer, dikter, låtar eller något annat. Var kreativ och tänk utanför lådan! Verksamhetsberättelsen är styrelsens berättelse. De har antagligen bäst överblick över vad föreningen gjort under Helst ska den vara förberedd och klar innan årsmötet, men ni kan också ta hjälp av föreningens medlemmar för att sammanfatta året. På ett årsmöte läggs verksamhetsberättelsen som en bilaga. Det betyder att det är ett tillägg till protokollet. När ni sparar protokollet ska ni spara verksamhetsberättelsen tillsammans med det.

9 BILAGA 2: BOKSLUT Resultaträkning Intäkter Utgifter Beskrivning Intäkt Beskrivning Utgift SUMMA INTÄKTER: Årets resultat Intäkter - utgifter SUMMA UTGIFTER: Balansräkning Tillgångar Skulder och eget kapital Beskrivning Tillgång Beskrivning Skuld Eget kapital (tillgångar - skulder) SUMMA TILLGÅNGAR: SKULDER + EGET KAPITAL:

10 VAD ÄR ETT BOKSLUT? Ett bokslut visar hur ni spenderat pengarna och hur mycket ni har kvar. Bokslutet har två huvudsakliga delar: Den första delen är resultaträkningen. En resultaträkning berättar vad ni har lagt pengarna på under det senaste året. På vänster sida skriver ni upp alla intäkter ni haft under 2015, det vill säga vilka pengar ni fått in. På höger sida skriver ni upp alla utgifter ni haft under 2015, det vill säga vilka pengar ni har gjort av med. I slutet räknar ni ihop era intäkter och era utgifter och skriver där det står summa. Då kan ni räkna ut årets resultat, det vill säga hur mycket ni gått plus eller minus under Räkna ut det genom att ta intäkterna minus utgifterna. Skriv resultatet i den sista rutan. Exempel: Medlemsavgifter Lokalhyra Föreningsbidrag från Förbundet Vi Unga Fika 400 Resor Årets resultat = SUMMA INTÄKTER: SUMMA UTGIFTER: Den andra delen är balansräkningen. En balansräkning berättar hur mycket pengar ni har. I en balansräkning finns två delar: Tillgångarna är den ena delen och Skulderna och det egna kapitalet är den andra. Tanken med en balansräkning är att de två olika delarna ska vara i balans, därav namnet. I tillgångsdelen skriver ni vad ni har för pengar idag. Om ni har pengar på olika ställen, exempelvis på ett bankkonto och i en kassa, skriver ni upp vad ni har var. I skulddelen skriver ni upp om ni har några skulder. Det kan vara exempelvis om någon ligger ute med pengar för föreningen. Efter att ni skrivit alla tillgångar och skulder så kan ni räkna ut eget kapital. Det egna kapitalet är hur mycket pengar ni har. Ta tillgångarna minus skulderna så får ni det egna kapitalet. Skriv in det i rutan för eget kapital. Nu borde skulderna plus det egna kapitalet tillsammans vara samma siffra som tillgångarna. Exempel: Bankkonto Skuld till Gabriella 200 Kassa 450 SUMMA TILLGÅNGAR: Eget kapital SKULDER + EGET KAPITAL: Bokslutet är styrelsens bokslut. Det är styrelsen som under året haft ansvar för föreningens pengar. Därför är det också styrelsen som ansvarar för att bokslutet blir gjort. Bokslutet diskuteras på årsmötet för att alla medlemmar i föreningen ska kunna se hur föreningens styrelse skött föreningens pengar. Exempelvis kan medlemmarna se i bokslutet hur mycket pengar föreningen har. På ett årsmöte läggs bokslutet som en bilaga. Det betyder att det är ett tillägg till protokollet. När ni sparar protokollet ska ni spara bokslutet tillsammans med det.

11 BILAGA 3: REVISORSBERÄTTELSE Den ekonomiska redovisningen för föreningen har granskats för perioden till och med Jag har funnit räkenskaperna i god ordning. Kvitton och andra verifikationer finns för att bevisa intäkter och utgifter så som de framgår i resultatredovisningen. Tillgångarna har kontrollerats och stämmer med det som framgår i balansräkningen. Mot förvaltningen och föreningens verksamhet i övrigt finns enligt mig ingen anledning till anmärkning. Därför föreslår jag föreningsårsmötet bevilja avgående styrelse ansvarsfrihet för den tid som revisionen omfattar. Datum och ort samt revisorns namnteckning

12 VAD ÄR EN REVISORSBERÄTTELSE? En revisorsberättelse är en sammanfattning av revisorns arbete. Revisorn väljs av föreningen på årsmötet för att granska styrelsen. Revisorn tittar oftast främst på ekonomin och kollar så att styrelsen inte gjort någonting olagligt eller väldigt olämpligt med pengarna. En revisor kan också titta på styrelsens övriga arbete i stort. Exempelvis kan hen be om att få läsa protokollen från styrelsens möten. Revisorn brukar i slutet av sin berättelse, om hen inte upptäcker något allvarligt fel, rekommendera föreningen att bevilja styrelsen ansvarsfrihet. Revisorsberättelsen är revisorns berättelse. Det är revisorn och endast revisorn som får ge sin berättelse. I detta häfte finns en revisorsberättelse som är färdigt formulerad. Detta för att göra det så enkelt som möjligt för revisorn. Den är dock giltig först när revisorn har skrivit under den. Därmed har hen intygat att det som står i berättelsen stämmer. På ett årsmöte läggs revisorsberättelsen som en bilaga. Det betyder att det är ett tillägg till protokollet. När ni sparar protokollet ska ni spara revisorsberättelsen tillsammans med det.

13 BILAGA 4: VERKSAMHETPLAN Under 2016 ska vi göra följande:

14 VAD ÄR EN VERKSAMHETSPLAN? En verksamhetsplan är en plan för vad ni ska göra under Precis som verksamhetsberättelsen kan verksamhetsplaner se lite olika ut. Den kan vara en text som beskriver vad ni ska hitta på för aktiviteter. Den kan bestå av mål som ni sätter upp, exempelvis hur många medlemmar ni ska vara. En verksamhetsplan kan också vara en tidslinje eller en tidsplan. Många verksamhetsplaner är kombinationer av olika saker. Det viktiga är att ni i föreningen hittar ett sätt för vad det är ni vill göra. Verksamhetsplanen är hela föreningens plan. Det är medlemmarnas möjlighet att demokratiskt bestämma vad er förening ska syssla med. Mellan årsmötena är det styrelsens uppdrag att genomföra det som står i verksamhetsplanen. För de medlemmar som inte sitter i styrelsen är verksamhetsplanen en viktig möjlighet att påverka föreningens verksamhet. Ta chansen att komma överens om vad det är ni vill göra! På ett årsmöte läggs verksamhetsplanen som en bilaga. Det betyder att det är ett tillägg till protokollet. När ni sparar protokollet ska ni spara verksamhetsplanen tillsammans med det.

15 BILAGA 5: BUDGET Intäkter Beskrivning Intäkt SUMMA INTÄKTER: Utgifter Beskrivning Utgift SUMMA UTGIFTER: Resultat Intäkter - utgifter

16 VAD ÄR EN BUDGET? En budget är en plan för pengarna i föreningen. En budget består oftast av tre delar: Den första delen är intäktsdelen. I denna del skriver ni upp alla pengar som ni tror att ni får in under Vanliga intäkter är medlemsavgifter och föreningsbidraget som ni får från Vi Unga. För 2016 får ni för varje medlem som ni hade under Ni kan också ha intäkter från fler håll, exempelvis kommunbidrag. Fyll i så fall i vilka dessa är också. Gör en uträkning för att se hur mycket ni borde få in under Skriv den totala summan för intäkter längst ned. Exempel: Medlemsavgifter (20 medlemmar á 50 ) 20x50 = Bidrag från Förbundet Vi Unga ( per medlem) x10 = Intäkter från vår kiosk 500 Kommunbidrag (20 per medlem och träff) 20x20x10 = SUMMA INTÄKTER: Den andra delen är utgiftsdelen. I denna del fyller ni i vad ni vill lägga pengarna på. Vad ni lägger pengarna på är helt upp till er. Tänk efter vad ni kommer göra under 2016 och försök uppskatta hur mycket det kommer kosta. Exempel: Lokalhyra (500 per gång, 10 träffar) 10x500 = Godis till vår kiosk 300 Fika till möten 500 Utrustning till verksamheten SUMMA UTGIFTER: Den tredje delen är resultatdelen. Här tar ni intäkterna minus utgifterna. Då ser ni om budgeten går ihop. Såvida ni inte har mycket pengar sparade är det en god idé att inte planera att spendera mer pengar än ni planerar att få in under året! Då kanske ni måste gå tillbaka till utgiftsdelen och stryka något. Exempel: = Budgeten är hela föreningens budget. Alla medlemmar i föreningen har lika mycket rätt att bestämma hur ni ska fördela era gemensamma pengar. Mellan årsmötena måste styrelsen följa budgeten så bra de kan. För de medlemmar som inte sitter i styrelsen är budgeten en viktig möjlighet att påverka hur föreningen ska spendera sina pengar. På ett årsmöte läggs budgeten som en bilaga. Det betyder att det är ett tillägg till protokollet. När ni sparar protokollet ska ni spara budgeten tillsammans med det.