Medlemsföreningsårsmöte

Transkript

1 Medlemsföreningsårsmöte Medlemsföreningsårsmötet är medlemsföreningens högsta beslutande organ, på samma vis som förbundsårsmötet är Svenska Celiakiungdomsförbundets (SCUF). De beslut som tas på medlemsföreningsårsmötet är de beslut som gäller och det är sedan upp till medlemsföreningens styrelse att verkställa dem under kommande verksamhetsår. Medlemsföreningsårsmötet är ett tillfälle för medlemsföreningarnas medlemmar att få en inblick i och bestämma kring medlemsföreningens arbete. Detta innebär att medlemmarna exempelvis får möjlighet att: Granska och godkänna året som har gått: Mötet går igenom året som har gått och hur styrelsen har jobbat med att leda föreningen. Medlemmarna får då granska om styrelsen har skött verksamheten och ekonomin på ett sätt som stämmer överens med föreningens stadgar och med vad medlemsföreningsårsmötet beslutade förra året. Besluta om medlemsföreningens form: Det är endast på medlemsföreningens årsmöte som dess stadgar kan ändras och medlemmar kan komma med ändringsförslag gällande exempelvis namn, verksamhetens syfte eller övrig förändring i organisationen. Besluta om framtiden: På medlemsföreningens årsmöte fattas beslut för framtiden, som exempelvis verksamhetens inritning och mål för kommande verksamhetsår. Välja styrelse: På årsmötet väljs en styrelse som får i uppdrag att leda medlemsföreningens arbete under nästa verksamhetsår samt ser till att de beslut som tagits verkställs.

2 Inför medlemsföreningsårsmötet Det är medlemsföreningens styrelse som har i uppgift att planera medlemsföreningsårsmötet, som ska äga rum inom ett visst datum en gång om året. Det är viktigt att börja med att läsa igenom vad som står i medlemsföreningens stadgar angående årsmötet och hur det ska förberedas. Läs också igenom förbundets (SCUF:s) stadgar där det står mellan vilka datum ert medlemsföreningsårsmöte ska äga rum. Ett årsmöte har en del formella krav som måste uppfyllas och det finns vissa regler för hur ett sådant ska gå till. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att årsmötet är medlemmarnas möte och att det finns en önskan att så många medlemmar som möjligt väljer att delta i den demokratiska process som ett årsmöte är. Var därför noga med att göra medlemsföreningsårsmötet attraktivt, lättsamt, roligt och inte minst tillgängligt för alla medlemmar. Tid och plats: När passar det flest medlemmar att ha mötet och var kan ni vara? Fundera även på om ni eventuellt kan ha någon aktivitet i samband med ert årsmöte för att locka fler medlemmar samt för att skapa tillfällen för att umgås och snacka med era styrelsekollegor samt medlemmar. Glöm dock inte frågan angående mångfald och tillgänglighet i ert val av aktivitet; vilka medlemmar stängs automatiskt ute vid valet av en viss aktivitet samt valet av datum. Skicka kallelse: Läs i er medlemsförenings stadgar vad som gäller angående hur lång tid i förväg er kallelse till årsmötet ska skickas ut till medlemmarna. Var noga med att göra kallelsen lockande! Ni har en önskan att så många medlemmar som möjligt ska delta på ert årsmöte och en passiv medlem kan lätt tro att medlemsföreningens årsmöte inte är något för hen. Förklara på inbjudan varför alla behövs och få alla att våga ta steget att delta. I anmälan bör det även finnas utrymme för medlemmarna att nämna eventuella behov för att mötet ska vara så tillgängligt som möjligt. Motioner och propositioner: Inför årsmötet får medlemmar lämna in förslag som de vill att det ska tas beslut om på årsmötet. Dessa förslag kan gälla medlemsföreningens stadgar, aktiviteter, inriktning, organisering och så vidare. De förslag som kommer från medlemmar kallas motioner och de förslag som kommer från medlemsföreningens egen styrelse kallas propositioner. Det ska tydligt stå i

3 kallelsen till ert årsmöte hur en medlem gör ifall de vill lämna en motion och ge dem gärna exempel på hur en sådan kan se ut. Läs i er medlemsförenings stadgar vad som gäller för hur och när motioner ska skickas in. De motioner som skickas in till er medlemsförening ska ni behandla innan ert årsmöte. Detta innebär att ni ska diskutera förslagen mellan er i styrelsen och bestämma er för hur ni kommer att rösta gällande förslaget. Alltså, tycker ni i medlemsföreningens styrelse att motionen ska antas eller avslås av årsmötet. Mötesfunktionärer: Vem som ska vara mötesordförande, sekreterare och justerare väljs på plats under ert medlemsföreningsårsmöte. Det är dock att föredra om ni har frågat personer i förväg om de kan ställa upp. Dessa hinner då förbereda sig och ni undviker risken att behöva tjata på personer på plats och dra ut på mötet. Om det visar sig att fler personer vill ställa upp är det bara kul och ni kan rösta om det. Möteshandlingar och dagordning: I god tid före mötet (kolla er medlemsförenings stadgar vad som är bestämt för detta) ska dagordning, inkomna motioner, propositioner och andra papper gällande årsmötet vara synliga för era medlemmar. Det är viktigt att komma ihåg att medlemsföreningsårsmötet endast kan besluta om punkter som finns med på den dagordning som varit tillgänglig för era medlemmar, detta för att alla ska ha en chans att sätta sig in i vad som kommer att diskuteras på mötet. Övriga dokument: Medlemsföreningens styrelse ska också förbereda så att det är möjligt för medlemmarna att ta del av en verksamhetsberättelse och en ekonomisk berättelse, där styrelsen beskriver det verksamhetsår som varit. Medlemsföreningens styrelse tar även fram ett förslag på arbetsplan för nästa verksamhetsår, som visar vad föreningen ska fokusera på och vilka mål som ska nås. Detta inkluderar även en budget. Efter medlemsföreningsårsmötet Redovisa er verksamhet När er medlemsförening har haft ert medlemsföreningsårsmöte är det mycket viktigt att ni skickar dokumentation till kansliet för att redovisa er verksamhet. En

4 verksamhetsredovisning är en redovisning över den verksamhet er medlemsförening har drivit under det verksamhetsår som varit. En medlemsförenings verksamhetsår är från ett medlemsföreningsårsmöte till ett annat. Det är därför dags att redovisa er verksamhet så snart ni har haft ert medlemsföreningsårsmöte. (Viktigt att komma ihåg är att en medlemsförenings ekonomiska år, räkenskapsår, följer kalenderår, alltså januari-december. Ni redovisar med andra ord er ekonomi efter avslutat kalenderår och skickar dessa redovisningar till kansliet i januari.) Myndigheter för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF) reviderar era redovisningar (verksamhetsredovisning och ekonomiska redovisning från tidigare år) och godkänner/nekar att ge er fortsatt bidragsstöd. Det är med andra ord mycket viktigt att ni har skickat in all ekonomisk redovisning i januari samt verksamhetens redovisning efter genomfört medlemsföreningsårsmöte. När ni ska skicka in verksamhetsredovisning till kansliet ska ni göra kopior på dokumenten och samla originalen på ett säkert ställe. De dokument som ska skickas/ as/scannas till kansliet så snart ni har haft ert medlemsföreningsårsmöte är: Verksamhetsberättelse En verksamhetsberättelse beskriver vad som har hänt i medlemsföreningen under verksamhetsåret. Skriv ner de aktiviteter ni har anordnat, samt annat som är intressant att veta att er medlemsförening har engagerats inom. Ni får med fördel skriva en egen verksamhetsberättelse. Minimum måste ni fylla i den blankett som skickas till MUCF och heter Formulär MUCF. Verksamhetsplan En verksamhetsplan beskriver vad årets medlemsföreningsstyrelse vill skicka med till nästa valda styrelse vad gäller föreningens mål och idéer på aktiviteter för nästa verksamhetsår. Dessa bör ha diskuterats på senaste medlemsföreningsårsmöte och kan ha ändrats under mötets gång. Skicka den uppdaterade verksamhetsplanen som antogs på mötet.

5 Stadgar Medlemsföreningens stadgar är de ramar som medlemsföreningens verksamhet arbetar efter. Dessa antas vid varje medlemsföreningsårsmöte och kan endast ändras under dessa tillfällen. Skicka er medlemsförenings senast antagna och uppdaterade stadgar till kansliet. Årsmötesprotokoll Ert medlemsföreningsårsmöte ska dokumenteras av en sekreterare och därefter läsas igenom av en justerare. Efter att årsmötet är slut ska detta protokoll skrivas under av mötesordförande, mötessekreterare och justerare. Underskrifterna är jätteviktiga för protokollets giltighet. Skicka det underskrivna protokollet till kansliet. Starten på det nya verksamhetsåret Efter medlemsföreningens årsmöte, där en ny medlemsföreningsstyrelse har valts och stadgar har antagits, är det dags för den nya styrelsen att börja sitt verksamhetsår. Detta sker genom ett konstituerande möte, vilket är namnet på en ny medlemsföreningsstyrelses första styrelsemöte. Med andra ord det första styrelsemötet efter ett årsmöte. På detta möte beslutas styrelsens roller och vem som ska vara medlemsföreningens firmatecknare. Firmatecknare innebär den person/de personer som har rätt att skriva under i föreningens namn. Meddela styrelsens roller för SCUF:s kansli så att rätt person får tillgång till nyhetsbrev, hemsida samt medlemsregister. På det första styrelsemötet bör ni även börja planera ert verksamhetsår, vilka aktiviteter ni vill driva; vilka mötesplatser ni vill skapa för era medlemmar eller projekt inom påverkan. Utgå från den verksamhetsplan som tidigare styrelse lämnade ifrån sig och som antogs på medlemsföreningsårsmötet. På det konstituerande mötet är det viktigt att det förs protokoll, liksom det är på alla möten ni har med medlemsföreningsstyrelsen. En mall för mötesprotokoll finns att använda och heter Mall mötesprotokoll. Efter avslutat möte skickar ni en kopia av det påskrivna mötesprotokollet från det konstituerande mötet samt en kopia av det påskrivna protokollet från ert medlemsföreningsårsmöte till banken. Har det skett

6 förändringar i stadgarna eller har ni nya firmatecknare behöver banken få denna information innan ni kan få tillgång till er ekonomi. Läs även dokumenten Medlemsföreningens styrelse och Medlemsföreningarnas verksamhet.