Att bilda förening. ...för dig som vill starta en idéell förening. Allt från hur en interimsstyrelse bildas till hur man skriver stadgar.

Transkript

1 Att bilda förening En enkel guide......för dig som vill starta en idéell förening. Allt från hur en interimsstyrelse bildas till hur man skriver stadgar. Ordförklaringar samt enkla exempel på skrivelser. Önskar du kontakt med oss, ring för ett personligt besök. Uppgifter på sista sidan. Lycka till!

2 ATT BILDA FÖRENING......skall ses som en hjälp till att komma igång med er förening. Här finns en del tips och idéer som kan komma till nytta, även för etablerade föreningar. Du hittar tydliga exempel på hur du skriver protokoll, kallelser, utdrag, men även exempel på stadgar för mindre föreningar. Besök oss gärna på vår hemsida eller besök oss personligen på: Sturegatan 38, 2 trappor. Mycket nöje! >> Innehåll: Sid 3 Hur gör man då? Sid 4-5 Vem gör vad i föreningen? Sid 6 Stadgar, Bidrag Sid 7-10 Exempelstadgar Sid 11 Administrativt arbete Sid 12 Exempel på dagordning Sid 13 Exempel på protokoll Sid 15 Revisionsberättelse Sid 16 Protokollsutdrag Sid 17 Balansräkning Sid 18 Resultaträkning 2

3 HUR GÖR MAN DÅ? 1. Alla som är intresserade samlas till ett möte, där de bildar en provisorisk styrelse (interimstyrelse). 2. En interimstyrelse skall bestå av minst ordförande, sekreterare och kassör. 3. Interimstyrelsens uppgift är följande: * förbereda nästa möte, som blir föreningens första årsmöte. Här väljs föreningens första styrelse. * lägga förslag på ledamöter (person som är ordinarie styrelsemedlem) och suppleanter att ingå i styrelsen. Lämpligt antal är 5, 7 eller 9 personer. * lägga förslag på stadgar, som talar om hur föreningen ska arbeta. (Se sidan 6) * lägga förslag på vad föreningen skall heta. * lägga förslag på medlemsavgiftens storlek. * kontakta Borås Stad angående bidragsbestämmelser m.m. * kontakta lokala skattemyndigheten för tilldelning av organisationsnummer. * ansöka om post- eller bankgiro. Till alla ansökningar krävs ett utdrag ur protokoll eller senaste årsmötesprotokoll där firmatecknare är utsedda. Protokollen skall vara justerade och vidimerade. När alla papper och intyg är korrekt ifyllda lämnas dessa till Borås Stads föreningsenhet för granskning. En personlig kontakt tas alltid med sökande för information. Ansökningshandlingar finns på hemsidan. Därefter beslutas om godkännande eller inte. Märk att Fritids- och Turistnämnden, efter genomfört verksamhetsår, beslutar om föreningen skall omfattas av Borås Stads bidragsbestämmelser. 3

4 VEM GÖR VAD I FÖRENINGEN? Den valda styrelsen har till uppgift att ta beslut om verksamheten samt förvalta föreningens tillgågnar. ORDFÖRANDE: * Leder föreningens möten. * För föreningens talan. * Bevakar så att besluten som styrelsen tagit blir verkställda, tillsammans med skreteraren. * Bevakar föreningens ekonomiska intressen tillsammans med kassören. * Ansvarar för bidragsansökningar tillsammans med kassören och sekreteraren. * Är föreningens firmatecknare tillsammans med kassören. * Upprättar dagordning med sekreteraren. SEKRETERARE: * För protokoll vid föreningens möten. * Svarar för föreningens utskick. * Sköter medlemsregistret. * Trycksaker och administration. * Gör förslag till verksamhetsberättelse. * Ansvarar för bidragsansökningar tillsammans med kassören och ordföranden. * Skickar kallelser till styrelsemöten. * Upprättar dagordning med ordföranden. >> EN IDÉELL FÖRENING är en sammanslutning av individer som har ett gemensamt intresse, där de enskilda personerna överlåter det formella juridiska ansvaret till föreningens styrelse. Verksamheten får inte ha till syfte att gynna medlemmarna ekonomiskt. 4

5 KASSÖR: * Firmatecknare tillsammans med ordföranden. * Sköter bokföringen. * Tar hand om in- och utbetalningar. * Sköter lotterier. * Gör förslag till budget och kassaberättelse. * Ansvarar för bidragsansökningar tillsammans med sekreteraren och ordföranden. * Sköter alla ekonomiska intressen. * Sköter föreningens försäkringsfrågor. ÖVRIGA LEDAMÖTER: Är med och lägger förslag, beslutar och ansvarar för uppgifter som åläggs dem. REVISORER: Granskar föreningens ekonomi, bokföring och verksamhet, så att styrelsenhar skött sina åligganden. Lämnar revisionsberättelse (se sid 15) och föreslår ansvarsfrihet för styrelsen, om inga fel och brister upptäcks. Revisorn skall inte vara släkt med styrelseledamöterna. VALBEREDNING: Väljs av årsmötet. Lägger förslag till årsmötet på namn till kommande styrelse. >> ÅRSMÖTET är föreningens högsta beslutande organ. Årsmötet utser en styrelse som skall leda arbetet och förvalta tillgångarna under verksamhetsåret. Styrelsen skall sedan redovisa vid påföljande årsmöte genom att berätta vad som hänt under året. Detta gör man genom en verksamhetsberättelse samt ekonomisk berättelse. 5

6 STADGAR Stadgar för en förening är som en regelbok som beskriver på vilket sätt föreningen skall arbeta. Stadgarna beskriver vilken verksamhet som föreningen skall bedriva, hur många personer som skall sitta i styrelsen, hur många revisorer föreningen har m.m. Den tar även upp hur man går till väga vid en eventuell upplösning. Ju bättre skrivna stadgar man har desto lättare blir det att fatta rätt beslut. Om föreningen har tänkt ansluta sig till ett riksförbund tar man kontakt med respektive förbund och ansöker om medlemsskap. Då gäller deras stadgar. Exempelstadgar för mindre förening finns på sidan 7. BIDRAG Borås Stads bidragsbestämmelser är till för de föreningar som vill söka bidrag. Vi ger främst bidrag till ungdomsföreningar men också invandrarföreningar, pensionärsföreningar, handikappföreningar. För varje kategori finns särskilda besämmelser. Kommunens gräns för bidragsberättigad ålder är för närvarande 4-20 år. Det innebär att föreningens bidrag grundar sig på antalet medlemmar i ovan angivet intervall (gäller för ungdomsföreningar). För fullständiga bidragsbestämmelser gå in på och klicka dig vidare till filarkiv. Du kan även ringa till oss så skickar vi ett exemplar på posten. Telefonnummer hittar du på sista sidan. >> SUPPLEANT betyder ersättare. En suppleant ersätter en ordinarie styrelsemedlem om denne uteblir från möte. 6

7 EXEMPELSTADGAR -mindre förening 1 Förening och säte Föreningen /namn/ är en ideell förening. Styrelsen har sitt säte i Borås Stad. Föreningen är ansluten till /ev. riksorganisation/. 2 Syfte Föreningens syfte är... 3 Oberoende Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden. 4 Verksamhetsår Föreningens verksamhetsår är 1/1-31/12 5 Medlemmar Som medlem antas intresserad som godkänner dessa stadgar och betalar medlemsavgift till föreningen. Avgiftens storlek beslutas på årsmötet. En medlem som allvarligt skadar föreningen och dess syften kan avstängas av styrelsen. Avstängd medlem måste diskuteras på nästa årsmöte. Antingen så upphävs avstängningen eller så utesluts medlemmen. 6 Styrelsen och dess verksamhet Styrelsen skall leda och fördela arbetet i föreningen under verksamhetsåret. De skall också verkställa beslut som tas på årsmötet. Föreningens styrelse består lämpligast av ordförande samt 4-8 ledamöter. Ordföranden väljs på ett år, ledamöter på två år. Till styrelsen väljs två suppelanter på ett år. >> MEDLEMSAVGIFT betalas av alla som vill bli medlemmar. Storleken bestäms på årsmötet. För föreningar i Borås är minsta medlemsavgiften 50 kr och den måste vara personlig. Familjemedlemsavgifter godkänns ej! 7

8 EXEMPELSTADGAR 7 Revisorer För granskning av föreningens räkenskaper och förvaltning väljs på årsmötet två revisorer. Valbar är person som inte sitter i styrelsen. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen. 8 Valberedning Valberedningen består av tre personer varav en är sammankallande. 9 Ordinarie årsmöte Ordinarie årsmöte skall hållas före mars månads utgång varje år. Styrelsen beslutar om tid och plats. För att mötet skall vara behörigt måste alla medlemmar meddelas minst två veckor i förväg. Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte: 1. Mötets öppnande 2. Mötets behörighet 3. Val av mötesordförande 4. Val av mötessekreterare 5. Val av två personer att justera protokollet 6. Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året 7. Ekonomisk berättelse för förra året 8. Revisorernas berättelse för förra året 9. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse 10. Val av ordförande för en tid av ett år 11. Val av ledamöter för en tid av två år 12. Val av revisorer 13. Val av valberedning 14. Medlemsavgift 15. Inkomna motioner 16. Årets verksamhetsplan 17. Årets budget 18. Övriga frågor 19. Mötets avslutning >> MEDLEMSREGISTER är en förteckning över föreningens medlemmar med namn, adress och telefonnummer. Vid varje verksamhetsårs slut skrivs en lista över vilka som betalat avgiften under året. 8

9 EXEMPELSTADGAR 10 Extra årsmöte Om styrelsen, revisorerna eller hälften av föreningens medlemmar kräver detta kallar styrelsen till extra års möte. På ett extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas. 11 Firmateckning Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. 12 Rösträtt Endast fullt betalande närvarande medlem äger rösträtt på årsmöte. På styrelsemöten äger endast närvarande ur styrelsen rösträtt. 13 Röstetal Alla frågor som behandlas på årsmöte, extra årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel röstövervikt om inget anat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas ej. Varje person med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal har föreningens ordförande utslagsröst. >> FIRMATECKNARE är de av styrelsen utsedda personerna som har rätt att ta ut pengar på föreningens konton. Dessa utses varje år på ett s.k... fortsättning sid 10 9

10 EXEMPELSTADGAR 14 Stadgeändring Dessa stadgar kan bara ändras på årsmöten. För att vara giltig måste ändringen antas med 2/3 av antalet röster. Då stadgeändringen ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enälligt. Ändringar av föreningens stadgar om syfte ( 2), stadgeändringar ( 14) och upplösning ( 15) kräver likalydande beslut på två på varandra följande årsmöten. 15 Upplösning Förslag om föreningens upplösning får framläggas endast på ordinarie årsmöte. Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen. Föreningen kan inte upplösas så länge minst... st medlemmar vägrar godkänna upplösningen. Vid upplösningen ska föreningens skulder betalas. Därefter ska föreningens tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på föreningens sista årsmöte. >>...KONSTITUERANDE styrelsemöte. Vanligtvis det första efter ordinarie årsmöte. På samma möte väljs även sekreterare samt kassör och vice ordförande. 10

11 ADMINISTRATIVT ARBETE Kallelse En skriftlig kallelse skickas alltid ut till medlemmarna i styrelsen om det gäller vanligt styrelsemöte, likadant till alla medlemmar om det gäller årsmöte. Vid årsmöte skall alla handlingar finnas tillgängliga för medlemmarna ca en vecka i förväg. >> STARTBIDRAG utgår med kr först då föreningen blivit godkänd av behörig tjänsteman på Fritidsoch Turistkontoret. 11

12 Administrativt arbete Dagordning Skickas till alla deltagare före mötet. Innehåller mötets tänkta punkter. >> AKTIVITETSBIDRAG är det enda bidrag som utgår till föreningen (utöver startbidraget) under det första verksamhetsåret. >> JUSTERARE väljs till att läsa igenom protokollet för att se att det som skrivits blivit rätt. 12

13 Administrativt arbete Protokoll Förs av sekreteraren vid varje möte. >> VERKSAMHETSBERÄTTELSE upprättas varje år för att medlemmarna skall få se vad som hänt under året. Detta är också ett bra sätt att dokumentera föreningens historik. 13

14 Administrativt arbete Protokoll Förs av sekreteraren vid varje möte. 14 >> EKONOMISK berättelse upprättas av styrelsen för att visa medlemmarna hur pengarna har använts under året. >> REVISIONSBERÄTTELSE upprättas av revisorerna efter att dessa har granskat föreningens räkenskaper och förvaltning. Om allt är i sin ordning tillstyrker dessa...

15 Administrativt arbete Revisionsberättelse >>...ANSVARSFRIHET för styrelsen för de året som avses. Medlemmarna på årsmötet måste också tillstyrka ansvarsfrihet för styrelsen. 15