Lathund för Svenska Celiakiungdomsförbundets regionkassörer

Transkript

1 Lathund för Svenska Celiakiungdomsförbundets regionkassörer Senast uppdaterad: Svenska Celiakiungdomsförbundet Norr Mälarstrand Stockholm Tel:

2 Inledning och innehåll Vad kul att just du har blivit förtroendevald som kassör i en av SCUF:s regionstyrelser. I denna lathund kan du läsa om hur du, tillsammans med din regionstyrelse, utför uppdraget enligt de riktlinjer som vi har på SCUF. Den kommer att behandla både teori, för att du ska förstå vad det är du gör, blandat med praktiska exemplen, för att du ska få en översikt för hur du ska göra. Den innehåller även en årsplanering för att du ska kunna se hur just ni i er region kan planera ert ekonomiska verksamhetsår. På SCUF:s hemsida hittar ni alla de mallar som behövs för att kunna utföra ert uppdrag: När du läser igenom denna lathund så är det bra om du har SCUF:s mall för den ekonomiska redovisningen tillgänglig: Ekonomi- budget, bokföra och bokslut, som du hittar på hemsidan på länken ovanför. Innehållsförteckning VAD ÄR BOKFÖRING?... 3 Praktiska bokföringsexempel VAD ÄR EN RESULTATRÄKNING?... 4 Praktiskt exempel VAD ÄR EN BALANSRÄKNING?... 6 Praktiskt exempel VAD ÄR ETT BOKSLUT OCH ÅRSREDOVISNING?... 8 VAD ÄR EN BUDGET?... 9 Praktiskt exempel VILKA FINANSIERINGSMÖJLIGHETER FINNS DET FÖR ER I REGIONERNA? VAD INNEBÄR DET ATT DEKLARERA FÖR REGIONEN? Praktiskt exempel HUR OCH VAD SKA REGIONERNA REDOVISA TILL FÖRBUNDET? HUR SER DET EKONOMISKA ÅRET UT FÖR REGIONERNA?

3 Vad är bokföring? Att bokföra innebär att hålla koll på regionens pengar. Alltså det ni i er region köper (kostnader) eller de pengar som ni får in till er region (intäkter). En kostnad kan till exempel vara att ni köper fika till en medlemsaktivitet, medans en intäkt är till exempel äskningar som förbundets styrelse beslutar om att ni ska få till en medlemsaktivitet. Bokför gör du under ett räkenskapsår i taget. Detta innebär att varje år sorterar ni det som händer med era pengar mellan den 1 januari och 31 december under det året. Bokföringen sker alltid löpande, detta innebär att när ni köper in någonting, alltså när det uppstår en kostnad, så ska även detta bokföras samma dag eller på samma datum som kostnaden uppstår. När du bokför så sorterar du även bokföringen i olika grupper. Om du tillexempel köper in fika till ett styrelsemöte så bokförs detta under gruppen styrelsegruppen. Man kan själv välja vilka grupper som är lämpliga att använda. På SCUF:s hemsida så finns det en bokföringsmall som redan innehåller en del vanliga grupper som uppstår i regionerna. Men skulle just er region vilja satsa på att arbete med någonting nytt, till exempel påverkansarbete inom SCUF så kanske det kan vara lämpligt att lägga till en grupp med detta namn. Detta görs för att sortera kostnader som uppstår under just den specifika aktiviteten, och så att det blir lättare att följa upp hur mycket aktiviteten har kostat jämför med vad man har tänkt eller planerat att det ska kosta. På SCUF:s hemsida hittar du mallen som ni i regionerna använder för just er bokföring: TÄNK PÅ ATT! - Spara alla kvitton. Det är kvitton, fakturor och eventuellt övriga underlag som du använder som underlag i din bokföring, detta kallas för verifikation. - Det är lag på att spara sin bokföring i 7 år, så se till att aktuell kassör har tillgång till all bokföring 7 år tillbaka i tiden. Praktiska bokföringsexempel. I bokföringsmallen som ni I regionerna använder så finns det praktiska exempel på olika bokföringshändelser. Kolla gärna dessa exempel och om ni funderar över någonting så hör av er till förbundskansliet. 3

4 Vad är en resultaträkning? I en resultaträkning redovisas föreningens samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret (1 januari- 31 december). Som namnet säger så visar resultaträkningen resultatet för föreningen. Alltså om föreningen går med vinst eller förlust, har pengar kvar eller gjort av med för mycket pengar. Intäkter minus kostnader resulterar i resultatet. När du bokför någonting så hamnar detta automatiskt i resultaträkningen i den mall som vi i SCUF:s regioner använder oss av. Om vi jämför med den ekonomiska mall som vi använder för att bokföra i SCUF:s regioner så omfattar resultaträkningen intäkter i det blå fältet och kostnader i det gula fältet. Praktiskt exempel. Som tidigare nämnt så är resultatet av verksamhetens år intäkter minus kostnader. Intäkter- Kostnader=Resultat Exempel 1- Vinst: Under året 2012 så har SCUF:s region X fått in diverse intäkter och de har samtidigt haft diverse kostnader. Se nedan INTÄKTER Fast bidrag från förbundet Godkända äskningar från förbundet Deltagaravgifter Summa intäkter: kr kr 500 kr kr KOSTNADER Medlemsaktiviteter Styrelsemöten Förbrukningsmaterial Bankkostnader Övrigt Summa kostnader: RESULTAT: kr kr kr 500 kr 300 kr kr kr Här kan vi se att SCUF:s region x har kr kvar av årets pengar. De har alltså gått med en vinst under året. Dessa pengar som är kvar flyttas över till nästkommande år och får användas till nya medlemsaktiviteter. 4

5 Exempel 2- Förlust: Under året 2013 har SCUF:s region X fått in diverse intäkter och de har samtidigt haft diverse kostnader. Se nedan INTÄKTER Fast bidrag från förbundet Godkända äskningar från förbundet Summa intäkter: kr kr kr KOSTNADER Medlemsaktiviteter Styrelsemöten Förbrukningsmaterial Bankkostnader Övrigt Summa kostnader: RESULTAT: kr kr kr 500 kr 800 kr kr kr Här kan vi se att SCUF:s region X har gjort av med kr för mycket av årets pengar. De har alltså gått med förlust under året. Försluten kan täckas med att regionen under tidigare år har haft pengar kvar. TIPS: Försök att planera er verksamhet i en budget för att hamna så nära nollresultat det bara går. 5

6 Vad är en balansräkning? En balansräkning är en uppställning av föreningens tillgångar och skulder. En enkel förklaring är att tillgångar är de pengar som ni har på ert bankkonto alternativt i handkassan (kontanter). Medans skulder är ert egna kapital som i detta fall räknas som en skuld till medlemmarna. Detta betyder att det är medlemmarna i er region som äger era pengar, ni har en skuld till medlemmarna eller de pengar som ni har på ert bankkonto ska gå medlemmarna till del genom er regions verksamhet. Tillgångarna och skulderna är alltid lika stora. Tillgångar=Skulder. Balansräkning upprättas i samband med bokslutet och årsredovisningen, alltså per den 31 december, sista dagen på räkenskapsåret. Praktiskt exempel. Exempel 1: Antag att 2012 är regionens första verksamhetsår. Under år 2012 så gick SCUF:s region X med vinst, de hade vid årets slut ett plusresultat på kr. Detta betyder även att regionen har kr kvar på bankkontot. BALANSRÄKNING 2012 TILLGÅNGAR Bank Handkassa, från kontanta deltagaravgifter Summa tillgångar: kr 500 kr kr SKULDER Vinst eller förlust från tidigare år Årets resultat Summa skulder: EVENTUELL DIFFERENS: 0 kr kr kr 0 kr I balansräkningen så stämmer man av att summan av tillgångarna och skulderna är samma. Differensen ska vara = 0 kr. Är den inte det så är det någonting som har blivit knasigt i bokföringen. Som tidigare nämns så förs detta plusresultatet över till kommande års ekonomi eftersom pengarna fortfarande ligger kvar på ert bankkonto tills de är förbrukade. Som nämndes tidigare så är det detta som skulden innebär. Att pengarna går över till nästa år för att komma medlemmarna till del. 6

7 Exempel 2: Under år 2013 så gick SCUF:s region X med förlust, de hade vid årets slut ett minusresultat på kr. BALANSRÄKNING 2013 TILLGÅNGAR Bank Handkassa, från kontanta deltagaravgifter Summa tillgångar: 400 kr 500 kr 900 kr SKULDER Vinst eller förlust från tidigare år Årets resultat Summa skulder: EVENTUELL DIFFERENS: kr kr 900 kr 0 kr 7

8 Vad är ett bokslut och årsredovisning? Att göra ett bokslut handlar om att avsluta bokföringen för året och att stämma av så att allting ser rätt ut. Du dubbelkollar alltså så att allting har blivit rätt bokfört och att saldot på ditt bankkonto stämmer överens med det som står i bokföringen och därmed kontrollerar du så att differensen i balansräkningen blir 0. En årsredovisning är en sammanställd rapport som innehåller både resultaträkning och balansräkning för året. I SCUF:s ekonomiska mall där ni i regionerna sköter er bokföring så framgår bokslutet och årsredovisningen under fliken bokslut. Det är alltså under denna flik som ni stämmer av så att allting ser rätt ut enligt tidigare anvisningar. 8

9 Vad är en budget? När man gör en budget så gör man en prognos över hur ekonomin kommer att se ut. Du planerar alltså verksamheten i pengar. Budgeten är ett viktigt verktyg i att styra föreningens ekonomi, det vill säga stämma av det som händer i ekonomin i verkligheten gentemot den planerade ekonomin och utifrån detta ta beslut. Genom detta får man större kontroll över hur man kan planera om en verksamhet och hur man då kan fördela de ekonomiska resurserna på ett mer fördelaktigt sätt. Ett bra tips när man ska göra en budget är att jämföra med hur åren har sett ut innan. Har ni tillexempel fått ca kr i fast bidrag tidigare år så kan det nog vara rimligt att anta att det blir samma summa under kommande år. Eller om ni ska göra en återkommande aktivitet så kanske det kan vara rimligt att anta att det kommer att kosta ungefär lika mycket under nästa år också. Genom att göra detta så vet ni också hur mycket ni behöver äska för under kommande år. Praktiskt exempel. Det är snart dags för ett nytt verksamhetsår, därför är det också dags att planera vad som ska göras och hur, och även hur verksamhetens ekonomi ser ut. SCUF Region X planerar göra fyra olika medlemsaktiviteter under året. De planerar även in sex stycken styrelsemöten utöver det stora regionsårsmötet. För att kunna utföra detta så behövs en del förbrukningsmaterial mm. köpas in. INTÄKTER Fast bidrag Äskningar Deltagaravgifter Summa intäkter: BUDGET kr kr kr kr KOSTNADER Aktiviteter, 4 st Styrelsemöten, 6 st Årsmöte Förbrukningsmaterial Övrigt Summa kostnader: RESULTAT kr kr kr kr 500 kr kr 0 kr 9

10 Vilka finansierings möjligheter finns det för er i regionerna? Det finns två olika bidrag som ni i regionerna kan få från förbundet. Det första är ett fast bidrag som baseras på ett schablonbelopp som fördelas till respektive region. Det fasta bidraget betalas ut till er i regionerna så fort era redovisningar, som skickas in till förbundskansliet, blivit godkända. Tänk bara på att följa förbundets stadgar som säger när ni måste skicka redovisningarna senast. Det andra är ett rörligt bidrag, en äskning, som innebär att ni söker pengar från förbundet för specifika aktiviteter. Äska kan ni göra när som helst under året men tänk på att beslut tas på förbundsstyrelsemötena. Äska gör ni via SCUF:s hemsida: Tänk också på att äskningen ska redovisas till förbundsstyrelsen. Utöver dessa bidrag finns det även mängder av fonder och stiftelser som delar ut bidrag för lokal verksamhet. Här är det endast ni själva som sätter begränsningar för vad ni vill söka, men det kan vara bra att stämma av med förbundet så att båda inte söker ifrån samma finansiärer. För att söka extern finansiering så är det bara att söka runt på internet och se vad man hittar, annars så är ett tips denna sida 10

11 Vad innebär det att deklarera för regionen? Eftersom alla regioner har ett eget organisationsnummer så innebär detta även att ni i regionerna ska deklarera. Att deklarera för en förening är superenkelt. Deklarationsblanketten kommer att skickas per post till den adress där föreningen är registrerad på, så tänk på att ni är registrerad på aktuell adress och glöm inte bort att adressändra om det skulle behövas. Där kommer det även att finnas med information om när och vart blanketten skall skickas in när deklarationen är klar. Men håll för säkerhetens skull ett extra öga på Skatteverkets hemsida så ni vet när det är på gång. Praktiskt exempel På de två följande sidorna så ser ni blanketterna som ska fyllas i när ni i regionerna ska deklarera. Så även om skatteverket skickar ut flera sidor, så är det alltså endast dessa två som skall fyllas i av oss i regionerna. På Skatteverkets hemsida kan ni hitta utförligare beskrivningar om hur ni fyller i blanketten och vad varje ruta innebär. I normalfall så är det de ifyllda rutorna som vi i regionerna använder oss av i deklarationen, men det kan som sagt vara bra att slå ett öga på Skatteverkets hjälpblanketter när ni ska deklarera för att även hålla koll på eventuella uppdateringar. Notis: I dagsläget så skall deklarationen vara inne hos Skatteverket senast den 1 juli. Men detta är ett datum som kan uppdateras årligen. Så under våren så är det bra att ha ett extra öga på Skatteverkets hemsida och när blanketterna borde skickas ut. 11

12 12

13 13

14 Hur och vad ska regionerna redovisa till förbundet? Senast den 1 juni skall era redovisningar vara inne till förbundskansliet. Om förbundets stadgar skulle ändras så kan även detta datum ändras, så håll koll på gällande stadgar och vad som gäller inom förbundet. Detta är även handlingar som ni i regionerna kan behandla på ert årsmöte så därför är det bra att ha allting klart redan innan regionens årsmöte. Alla dokument och information som behövs för att göra en fullständig redovisning finns att hämta på hemsidan under regionsmallarna: Tips! Skicka in era redovisningar så snabbt ni bara kan till förbundskansliet. Ni är inte bara klara med det snabbare och slipper tänka på det, utan ni får dessutom ert fasta bidrag utbetalat snabbare. Så fort redovisningarna är inlämnade och godkända av förbundskansliet så betalas ert fasta bidrag ut. Vad är det då som ska redovisas? 1. Stadgar: Skicka varje år in era gällande stadgar. Skicka även in dem om de inte har uppdaterats någonting från föregående år. Detta är för att vi inom förbundet ska vara trygga i att vi alltid har en kopia på de gällande stadgarna. 2. Verksamhetsberättelse/Verksamhesredovisning: Skicka även in er verksamhetsberättelse som redovisar vad ni i regionen har gjort under det gånga året. Ta upp olika typer av aktiviteter som ni haft och berätta gärna hur ni har uppnått stadgarnas ändamål. Ange vilka som har varit med i styrelsen under verksamhetsåret och redovisa hur många medlemmar ni har i just er region. Glöm inte att skriva under verksamhetsredovisningen innan ni skickar in den. 3. Ekonomisk redovisning: Skicka in er ekonomiska redovisning från excel mallen där ni sköter er bokföring, bokslut och budget för det kommande året. Alla blad (minst 3 st) skrivs ut och skickas in till förbundskansliet. För att vi ska kunna kontrollera att bokföringen är rätt så behöver ni också skicka in ett kontoutdrag som visar saldot på ert/era bankkonton per den 1 januari, vid räkenskapsårets början, samt per den 31 december, vid räkenskapsårets slut. Detta är alltså för att kontrollera att er bokföring stämmer överens med vilka pengar som ni faktiskt har på kontot, så att vi i så fall kan hjälpa till att rätta eventuella fel som uppstått under årets gång. Notis: Vart tredje år har Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (tidigare Ungdomsstyrelsen) en fördjupad granskning av alla organisationers redovisning. Detta innebär även att förbundet kan behöva samla in ytterligare information av era verksamheter ute i regionerna, för att kunna redovisa det som krävs för att organisationen ska få det årliga statliga bidraget. 14

15 Hur ser det ekonomiska året ut för regionerna? I detta kapitel finner ni en årsplanering över vad som händer under det ekonomiska året för er i regionerna. Den praktiska teorin kring de olika uppgifterna gicks igenom under tidigare kapitlen. Januari Februari Mars 1 januari: Räkenskapsåret börjar Redovisningar och budget klart inför regionsårsmötet April Maj Juni Juli Augusti 1 juni- Redovisningar inne till förbundskansliet 1 juli- Deklaration in till Skatteverket September Oktober November December (Januari) Budget för kommande år 31 december: Bokslut- Räkenskapsåret avslutas 1 januari: Nytt räkenskapsår börjar 15