1. Det åligger varje förtroendevald i P-Riks att informera sig om denna policys innehåll.

Transkript

1 Ekonomipolicy Sveriges Personalvetarstuderandes Riksförbund, P-Riks, ekonomipolicy styr planeringen, förvaltningen, uppföljningen, utvärderingen och kontrollen av P-Riks ekonomiska processer samt Styrelsens vardagliga utlägg för kostnader för riksförbundet. Denna ekonomipolicy är en viktig del i det dagliga arbetet kring ekonomi och uppföljning av ekonomi inom P-Riks. A. Om denna policy 1. Det åligger varje förtroendevald i P-Riks att informera sig om denna policys innehåll. 2. Avgående Ekonomiansvarige ska i samband med överlämning presentera denna policy för de tillträdande förtroendevalda. 3. Styrelsen ska presentera denna policy för Riksmötet och när så annars kan anses vara motiverat. 4. Följande poster och grupper fyller en funktion inom P-Riks ekonomistyrning: Årsmöte, Riksmöte, Styrelsen, Ekonomiansvarige, Ordförande och revisorerna. B. Planering och Budgetering 1. Riksmötet kan besluta om en budget för det innevarande räkenskapsåret. 2. Det är Styrelsens uppgift att i handlingarna till Riksmötet bifoga ett reviderat budgetförslag. 3. Vid Årsmötet ska Styrelsen uppdatera medlemmarna om budget och utfall för året så långt och eventuellt lägga fram förslag om ändringar i budgeten. 4. Årsmötet beslutar om en budget för nästkommande räkenskapsår. I handlingarna till Årsmötet är det Styrelsens uppgift att bifogad ett budgetförslag. C. Löpande ekonomisk förvaltning 1. Styrelsen kan på eget ansvar i förväg godkänna kostnader som överskrider en budgetpost med upp till en tredjedels (1/3) basbelopp netto. Styrelsen får på detta sätt godkänna 1

2 budgetöverskridande kostnader om sammanlagt ett basbelopp per resultatenhet, dock högst tre (3) basbelopp för P-Riks totalt. I fall där Styrelsen gör detta ska detta dokumenteras tydligt i protokoll enligt mallen: Budgetpost, ändring från summa till summa, varför ändringen sker och hur detta påverkar årets resultat. 2. Ekonomiansvarig ska upprätta och dokumentera rutiner för den löpande ekonomiska verksamheten. 3. Ekonomiansvarig ska inom tio arbetsdagar bokföra inlämnade verifikationer. Verifikationerna ska vara upprättade enligt Bokföringslagen. D. Ekonomisk uppföljning 1. Ekonomiansvarige ska löpande sammanställa utfall och göra en jämförelse med den antagna budgeten. Budget utfallet ska visas för övriga ledamöter i Styrelsen vid önskemål eller behov. 2. Ekonomiansvarige ska presentera en halvårsrapport för hela P-Riks Styrelse samt för Internrevisorerna Rapporten ska även innehålla en skriftlig analys och kommentarer. 3. Ekonomiansvarig ska meddela Styrelsen om det finns skäl att på helhetsnivå befara väsentliga avvikelser i förhållande till helårsbudget. 4. Ekonomiansvarig ska sammanställa ett årsbokslut och presentera det för Styrelsen. 5. Styrelsen ska på Riksmötet presentera årsbokslutet för medlemmarna. Årsbokslutet ska åtföljas av noter till lämpliga poster, en verksamhetsberättelse och en analys av det ekonomiska utfallet. 6. Ekonomiansvarig ska efter varje event göra en ekonomisk utvärdering av eventet. E. Utvärdering 1. Revisorn ska analysera årsbokslutet och avge ett yttrande till Riksmötet dels om utfallet och dels om ekonomistyrningsprocessen under året. 2. Riksmötet ska utvärdera utfallet efter avslutat räkenskapsår. Utvärderingen ska baseras på årsbokslutet och yttrandet från revisorerna och internrevisorerna. 3. Riksmötet ska besluta om ansvarsfrihet för Styrelsen. 2

3 F. Granskning 1. En godkänd/auktoriserad revisor ska utföra en fullständig revision enligt gällande bestämmelser och praxis. 2. En godkänd/auktoriserad revisor i samband med årsbokslutet till Riksmötet avlämna revisorernas revisionsberättelse. 3. Internrevisorerna ska i samband med årsbokslutet till Riksmötet avlämna en rapport om ekonomin kopplad till verksamheten utifrån medlemmarnas perspektiv. De ska även granska de protokoll som Styrelsen under året har upprättat samt Årsmötes och Riksmötets protokoll för att få en god förståelse för helheten. G. Ekonomiska utlägg Styrelsen är under verksamhetsåret ansvariga för riksförbundets löpande ekonomi. Det är viktigt att Styrelsen i detta har stöd av schabloner för typiska utlägg för att varje situation för att slippa besluta om detta löpande. Schablonerna listas nedan: Reseersättning 1. Styrelsen, valberedningen och internrevisorer har rätt till ersättning för resor till och från möten. (Möten kan vara: Styrelsemöten, valberedningsmöten, säljmöte med en samarbetspartner, möte med revisorn eller andra externa konsulter) I detta ingår även lokalresor i den ort man reser till. Resor ska bokas vid den tidpunkt som är bäst för färdsättet i förhållande till kostnad. 2. Styrelsen, valberedning och internrevisorer har rätt till resor till och från Års- och Riksmöte. I detta ingår även lokalresor i den ort man reser till. Resor ska bokas vid den tidpunkt som är bäst för färdsättet i förhållande till kostnad. 3. Kandidater till förtroendeuppdrag har rätt till resor till och från det möte de kandiderar på. I detta ingår även lokalresor i den ort man reser till. Resor ska bokas vid den tidpunkt som är bäst för färdsättet i förhållande till kostnad. 4. P-Riks står inte för ombokningskostnader vid eget förhinder. Detta gäller även då ny biljett behöver köpas. 5. Vid utebliven representation där en förening/förtroendevald/kandidat/internrevisor erhållit ersättning för resor, kommer hälften av denna att krävas tillbaka av P-Riks. Styrelsen kan besluta om undantag. 3

4 6. Vid evenemang där P-Riks står för resekostnader för representanter från medlemsföreningarna ingår inga lokalresor. Kost och dryck 7. Styrelsen har rätt till lunch på styrelsemöten som är heldag (över 7 timmar). Lunch får uppgå till 85 kronor per person, 100 kr på helg. Detsamma gäller valberedningen och internrevisorerna 8. Vid evenemang eller dylikt där P-Riks står för lunch skall kostnaden per person ej överstiga 85 kronor. 9. Vid evenemang eller dylikt där P-Riks står för middag skall kostnaden per person ej överstiga 180 kronor. Sittningar vid Års- och Riksmöte budgeteras separat. 10. Då P-Riks står för middag/lunch och förbundsstyrelsen beslutar om att dryck skall ingå bör endast en enhet tillåtas per person till en kostnad av max 75 kronor. H. Arvodering På årsmötet 2014 lade styrelse fram en proposition som föreslog att man under en prövotid på två år skulle arvodering förbundets Ordförande och Vice Ordförande. Bakgrunden till att denna proposition var att frigöra tid för både Ordförande och Vice Ordförande som de kunde lägga på arbetet i styrelsen. Detta infördes med start från januari Propositionen Under en prövotid på två (2) år arvodera förbundets ordförande och vice ordförande Arvodera med 40 % av ett halvt prisbasbelopp (per månad) för innehavande år Arvodera under tio månader med undantag av juni-juli Om P-Riks inte får stöd från MUCF så faller propositionen i sin helhet Utbetalning Utbetalning av arvoderingen sker månadsvis och det datum som är överenskommet mellan ekonomiansvarig och Ordförande samt Vice Ordförande. Juni och juli arvoderas inte. Vid sjukskrivning Skulle den arvoderade bli långvarigt sjuk och inte kunna utföra sitt uppdrag så kan övriga i styrelsen i samråd med den sjukskrivna besluta om att inte betala ut den sjukes arvodering. Styrelsen kan även besluta att utse en ny arvoderad förtroendevald under den arvoderades frånvaro. 4

5 Då arvodet tillfälligt tas bort för den sjukskrivna så kan den arvoderade istället vända sig till Försäkringskassan för att få sjukpenning. Arvoderingsspecifikation Det är ekonomiansvarigs ansvar att skicka arvoderingsspecifikation till den som uppbär arvodering varje månad till Ordförande och Vice Ordförande. Detta ska ske i samband med utbetalning av arvoderingen. Utebliven arvodering Arvodering kan utebli om arvoderad grovt åsidosätter sina uppdrag. Detta beslut ska då fattas gemensamt av styrelsen samt internrevisorer vid ett styrelsemöte, 2/3 majoritet krävs. I. Medlemsföreningarnas bidrag Grundläggande krav 1. Medlemsföreningen ska uppfylla de krav som ställs på medlemsföreningarna enligt P-Riks stadgar 2. Medlemsföreningen ska uppfylla de krav som Förbundsstyrelsen ställer för de enskilda bidragen Grundbidraget 1. Grundbidraget delas ut till alla medlemsföreningar som uppfyller de grundläggande kraven en gång per termin 2. Summan som ska delas ut fastställs enligt antagen budget vid Riksmötet och summan ska delas lika mellan de medlemsföreningar som uppfyller de grundläggande krav som beskrivs ovan under rubriken grundläggande krav. Verksamhetsbidraget 1. Verksamhetsbidraget delas ut en gång per termin 5

6 2. Verksamhetsbidraget delas ut till alla medlemsföreningar som uppfyller de grundläggande kraven. 3. Summan som ska delas ut fastställs enligt antagen budget vid Riksmötet. Grundprinciper för Verksamhetsbidraget 1. Förbundsstyrelsen behandlar ansökningar från alla föreningar lika. 2. Förbundsstyrelsen behandlar inga ansökningar som skickas in efter deadline. 3. Vi uppmuntrar projekt som ligger utanför den löpande verksamheten. Alltså projekt som inte hade varit möjliga utan verksamhetsbidraget. 4. Alla ansökningar ska skickas in via vår mall. Vid behov kan komplettering ske med bilagor. 5. Vi uppmuntrar välarbetade ansökningar med ett tydligt syfte för användningen av pengarna. Med en otydlig ansökan riskerar ni att få mindre pengar om vi inte kan förstå ert syfte med projektet. Utöver våra grundläggande principer så värderas projekt av följande karaktär högt; 1. Projekt med bestående värde 2. Projekt med arbetslivsanknytning 3. Projekt med utbildande värde 4. Projekt med intern utbildning 5. Projekt med marknadsföringssyfte Ekonomiska förutsättningar Det är viktigt för P-Riks att veta att de pengar som delas ut till medlemsföreningar genom Verksamhetsbidraget gynnar medlemmarna i föreningen och att de används till de saker som pengarna sökts för. Därför ställer vi vissa krav på när det gäller redovisningen: 1. För händelser som redan inträffat då Verksamhetsbidrags ansökan inkommer ska medlemsföreningen skicka med en kopia på kvitton/fakturor med ansökan. 2. För framtida händelser ska medlemsföreningen vid ansökan redovisa för när i tiden som det kommer inträffa så att ekonomiansvarig vet när redovisningen kan förväntas inkomma. Senast 6

7 tre veckor efter utförd aktivitet eller slutfört projekt ska redovisningen finnas ekonomiansvarig tillhanda. Redovisningen kan ske i form av kvitton/fakturor. Återbetalning 1. P-Riks förbehåller sig rätten att kräva tillbaka pengar som inte används i enlighet med ansökan. 2. Vid överskott över 500 kronor ska pengarna återbetalas till P-Riks. Vid överskott på 500 kronor och mindre krävs inga återbetalningar. Utbetalning Utbetalning av Verksamhetsbidraget sker i enlighet med P-Riks riktlinjer och hela beloppet utbetalas senast två (2) veckor efter sista ansökningsdag. 7