Statsbidraget så funkar det! Vägledning om statsbidrag till etniska organisationer

Transkript

1 Statsbidraget så funkar det! Vägledning om statsbidrag till etniska organisationer

2 Ungdomsstyrelsen är en myndighet som tar fram kunskap om ungas levnadsvillkor. Vi ger stöd till föreningsliv och kommuner samt till internationellt samarbete. Ungdomsstyrelsen 2012 projektledare Maria Sundbom Ressaissi text Emma Welander grafisk form Christián Serrano foto MATTON distribution Ungdomsstyrelsen, Box 17801, Stockholm tfn , fax e-post: webbplats: 2

3 Förord Den här broschyren är tänkt att vara en vägledning för dig som ska söka bidrag. Broschyren riktar sig till dig på central nivå i organisationen som ansvarar för ansökan. Förhoppningsvis kan revisorerna som ska bestyrka uppgifterna i ansökan och lokalföreningarna eller lokalavdelningarna också ha nytta av den. Vi vill att den ska ge er konkreta råd och tips. Ambitionen är att broschyren ständigt ska uppdateras och förbättras. Per Nilsson generaldirektör, Ungdomsstyrelsen 3

4 Statsbidrag till etniska organisationer Föreningar som arbetar med språk, kultur, identitet eller med delaktighet i samhället är välkomna att söka bidrag hos oss. För att din förening ska vara en etnisk organisation ska de flesta medlemmarna ha utländsk bakgrund. Bidraget kan sökas av riksorganisationer. 4

5 När ska ansökan lämnas in? Ansökan görs digitalt via Ungdomsstyrelsens webbplats. Sista ansökningsdag är den 1 oktober I vårt ansökningsformulär finns all information om vilka uppgifter som du ska lämna till Ungdomsstyrelsen. Vad kan vi få pengar för? Bidraget är till för att stärka organisationen och förbättra arbetet kring språk, identitet, kultur eller delaktighet i samhället. Pengarna kan användas för att stödja verksamheten eller gå till administration. Sudanesiska riksförbundet har till exempel använt bidraget för att visa sudanesiska traditioner i Sverige. De guidar också medlemmarna till rätt utbildning och tipsar dem om jobb. Serbernas riksförbund arbetar bland annat med ett projekt om familjehem. Vem kan söka? Det finns två bidrag som riktar sig till etniska organisationer på Ungdomsstyrelsen. För att kunna söka vårt organisationsbidrag för etniska organisationer ska föreningen finnas i minst tre län, ha fem lokalföreningar eller avdelningar och minst medlemmar som är anslutna till lokalföreningarna eller lokal-avdelningarna. Verksamheten ska ha funnits i två år. Nyare eller mindre organisationer kan få etableringsbidrag. För att söka etableringsbidrag ska organisationen ha minst tre lokalföreningar och minst 200 medlemmar som är anslutna till lokalföreningar eller avdelningar. Organisation-en ska ha funnits i ett år. Etableringsbidrag delas ut i högst tre år för att organisationen ska ha en möjlighet att växa. För båda bidragen gäller att organisationens arbete ska handla om frågor i Sverige och vara riktat till människor som bor här. Organisationen ska själv stå för en del av kostnaderna för sitt arbete genom exempelvis medlemsavgifter, försäljning eller gåvor. Ett annat krav är att organisationen ska vara demokratiskt uppbyggd och arbeta på ett demokratiskt sätt. Det innebär till exempel att medlemmarna ska ha lika rätt att fatta beslut och att styrelsen är ansvarig inför årsmötet. Samarbetsorgan för riksorganisationer kan också söka bidraget. Det går inte att söka pengar för enskilda projekt. Hur stort bidrag får vi? Bidraget varierar beroende på hur mycket pengar som finns att dela ut och hur många som söker det. En del av bidraget är ett fast belopp som är lika stort för alla organisationer. Den andra delen är rörlig och räknas ut med hänsyn till antalet medlemmar och lokalföreningar eller avdelningar i en organisation. Bidrag till samarbetsorgan för riksorganisationer och etableringsbidraget är undantag. Där består beloppet av en fast summa som inte påverkas av antalet medlemmar eller avdelningar. Organisationsbidraget varierade mellan kronor och kronor år Etableringsbidraget var kronor samma år. 5

6 6

7 Så här söker du bidrag Du ansöker om bidrag i förskott för nästa år. Uppgifterna i ansökan hämtas från året innan du ansöker. Vid ansökan om bidrag för år 2013 är det alltså uppgifter om medlemmar och föreningar med mera från år 2011 vi frågar efter. Det är många upplysningar som ska lämnas och därför är det bra att förbereda ansökan i god tid innan ansökningsdatumet går ut. I det här avsnittet beskriver vi uppgifterna vi frågar efter i ansökan. Styrelsen är ansvarig för att uppgifterna som lämnas i ansökan stämmer Underlagsår (Året jag hämtar uppgifter ifrån till ansökan) Ansökningsår (Året jag lämnar in ansökan) Bidragsår (Året jag söker bidrag för) Antalet medlemmar Vid ansökan om bidrag för år 2013 med sista ansökningsdag 1 oktober 2013 vill vi veta hur många medlemmar som är 7 år eller äldre och som har betalat medlemsavgift under det senaste verksamhetsåret. Det vanliga är att ett verksamhetsår är samma sak som ett vanligt år. Vi vill alltså veta hur många sådana medlemmar er organisation hade den 31 december En del organisationer har ett brutet verksamhetsår. Då frågar vi efter hur många medlemmar ni hade den sista dagen i ert avslutade verksamhetsår. Om verksamhetsåret är den 1 juli till 30 juni är vi ute efter hur många medlemmar organisationen hade den 30 juni. Ungdomsstyrelsen granskar inte själv antalet medlemmar utan det görs av organisationens revisor. Revisorn intygar för oss att siffran stämmer. Därför är det viktigt att det finns bra register med rätt uppgifter i organisationen. Bara de medlemmar som är anslutna till en bidragsgrundande lokalförening eller lokalavdelning räknas. Ungdomsstyrelsen kräver att det finns ett medlemsregister på lokal eller central nivå i organisationen. Den ska inne-hålla medlemmarnas: Namn Adress Födelseår Kön Uppgift om betald medlemsavgift den 31 december Vilken lokalavdelning eller lokalförening som medlemmen tillhör. 7

8 Det är alltså revisorn som ska intyga att upp-gifterna finns i registret. Tänk på att tala om för lokalföreningarna och lokalavdelningarna att de ska spara underlag och dokumentera uppgifter till medlemsregistret i god tid inför ansökan år 2013 eftersom det är 2011 som är underlagsår för den ansökan. Om ni tillåter familjemedlemskap glöm inte att namn, adress, födelseår och kön för alla i familjen ändå ska finnas med. Antal lokalföreningar/avdelningar I ansökningsformuläret ska ni skriva ner hur många bidragsgrundade lokalföreningar eller motsvarande som finns. Vi vill också ha en förteckning med: Namn på lokalföreningar eller avdelningar som var medlemmar den 31 december Adress till föreningen eller avdelningen Kontaktperson Antalet betalande medlemmar från 7 år och uppåt Uppgift om vilka av de här lokalföreningarna eller avdelningarna som är bidragsgrundande. Vad är då en bidragsgrundande lokalförening eller lokalavdelning? En förening eller avdelning som har egna stadgar eller följer organisationens stadgar finns med i organisationens register över anslutna lokalföreningar eller avdelningar har haft verksamhet i Sverige under underlagsåret har minst fem medlemmar som betalar medlemsavgift medlemmarna eller ett organ som är utsett av medlemmarna beslutar om ekonomin. Vi räknar alltså inte föreningar eller avdelningar som har varit vilande under underlagsåret eller som inte har valt en styrelse. Om en lokalförening är med i flera riksorganisationer är den i regel bara bidragsgrundande för en av dem. Därför är det bra att lokalföreningen väljer vilken organisation som den vill vara bidragsgrundande för. En organisation kan ha flera nivåer av avdelningar och föreningar. Då räknar vi oftast den lägsta nivån. Till exempel så kan en organisation ha tretton lokalavdelningar som är organiserade i fyra regionförbund. I regionförbunden ingår samma medlemmar som i de tretton lokalavdelningarna. Då räknar vi lokalavdelningarna och inte regionförbunden. Riksorganisationens stadgar Vi vill ha era stadgar eftersom reglerna kräver att Ungdomsstyrelsen kontrollerar att organisationens arbete stämmer med bidragets syfte och att organisationen är demokratiskt uppbyggd. Stadgarna ska vara aktuella. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen för 2011 som ni tar fram till årsmötet begär vi in för att kunna bedöma om verksamheten stämmer överens med bidragets syfte. Ekonomisk berättelse Vi vill ha en ekonomisk berättelse med resultat- och balansräkningen för avslutat verksamhetsår för att kunna göra oss en bild av er ekonomi och vilka kostnader som föreningen står för själv. Om föreningen har fått bidrag för år 2011 kontrollerar vi också hur det bidraget använts. 8

9 Revisionsberättelse I revisionsberättelsen granskar revisorn den ekonomiska redovisningen och bokföringen inför årsmötet. Han eller hon granskar också verksamheten och styrelsens förvaltning. Revisionsberättelsen ska vara undertecknad av organisationens förtroendevalda revisor. Om organisationen har fått statsbidrag från Ungdomsstyrelsen för underlagsåret 2011 gäller särskilda regler för återredovisning. Läs mer under rubriken Redovisning av hur bidraget använts. Årsmötesprotokoll Protokoll från årsmötet eller kongressen vill vi ha för att kunna bedöma om organisationen är demokratiskt uppbyggd och för att se vilka som har förtroendevalda poster som till exempel ordförande eller firmatecknare. Att organisationen är demokratiskt uppbyggd innebär bland annat att årsmötet följer stadgarna, att omröstningar går rätt till och att alla medlemmarna har fått en inbjudan till styrelsemötet i god tid. Styrelseprotokoll Protokoll från ett konstituerande styrelsemöte kan behövas om poster som ordförande och firmatecknare inte väljs på årsmötet. Protokollen ska vara kopior av justerade original. Sekreterare och justeringsmän ska alltså ha skrivit under dem. De ska också vara översatta till svenska. Även kopior som är översatta till svenska ska vara justerade. 9

10 Verksamhetsplan En verksamhetsplan för 2013 för hur ni vill använda bidraget. Det bästa är om planen är beslutad av årsmötet. Har den inte hunnit bli det ännu går det bra med en preliminär plan från styrelsen. Revisorsrapport Organisationens revisor ska intyga att uppgifterna som lämnas i ansökan är riktiga. Vad som ska finnas med i revisorsintyget står i Ungdomsstyrelsens CHECKLISTA Revisors-rapport som finns på webbplats och som du hittar längst bak i den här broschyren. I korthet ska revisorn granska att medlemsantal och antalet bidragsgrundande lokalföreningar och avdelningar stämmer. Revisorn ska också tala om hur han eller hon har tagit reda på det, vilka underlag som har granskats och om han eller hon hittat något som avviker. Det är organisationens styrelse som har ansvar för att revisorn får möjlighet att granska medlemsförteckningar och annat som behövs för att avgöra om ansökan stämmer. Godkänt av styrelsen Styrelsen är ansvarig för att uppgifterna som lämnas i ansökan stämmer. Ansökan ska undertecknas av ordförande och firmatecknare. Vad händer ef- Kort om bilagor och uppgifter som ska vara med i ansökan En fullständig förteckning över vilka uppgifter som ska vara med i ansökan hittar du i ansökningsformuläret som publiceras på vår webbplats i god tid innan den ska lämnas in. Det här är ett sammandrag Antal medlemmar (från underlagsåret). Uppgifter om antal bidragsgrundande lokalföreningar/avdelningar (från underlagsåret). Förteckning över bidragsgrundande lokalföreningar/avdelningar med adress, kontaktperson och antalet betalande medlemmar från 7 år. (från underlagsåret). Aktuella Stadgar. Ekonomisk berättelse med resultat- och balansräkning (från underlagsåret). Revisionsberättelse (från underlagsåret). Verksamhetsplan (över bidragsåret). Protokoll från årsmöte eller kongress (från det senaste årsmötet eller kongressen). Revisorsintyg om ansökan (aktuellt). Verksamhetsberättelse (från underlagsåret). 10

11 11

12 ter ansökan Stickprov Ungdomsstyrelsen gör stickprov hos en del organisationer för att kontrollera att uppgifterna om lokalföreningar eller avdelningar stämmer. Det betyder att vi ber organisationen om handlingar direkt från lokalförening-arna eller avdelningarna. Det kan vara stadgar, årsredovisningar, verksamhetsberättelser eller dokument som visar att det finns betalande medlemmar och vilket riksförbund som lokalföreningen tillhör. Ungdomsstyrelsen kontrollerar aldrig medlemsregister. Utbetalning Organisationen får ett beslutsmeddelande och pengarna betalas ut i början av det nya året. Bidrag över fem prisbasbelopp betalar vi ut vid två olika tillfällen. I beslutet som vi skickar till er står också hur bidraget ska återredovisas. Redovisning av hur bidraget använts Året efter att ni har fått pengar ska ni redovisa till Ungdomsstyrelsen hur de har använts. Vi vill ha en verksamhetsberättelse och en ekonomisk resultat- och balansräkning för det år som ni fått bidraget. I den ekonomiska re- 12

13 dovisningen ska det gå att se hur statsbidraget har använts. Vi vill också ha ett revisionsintyg där organisationens revisor intygar att: den ekonomiska redovisningen är tillförlitlig, räkenskaperna rättvisande samt att villkoren för bidraget och tilllämpliga föreskrifter med mera har följts. Det betyder att revisorn ska svara på om redovisningen är trovärdig, om räkenskaperna är fullständiga och riktiga och att organisationen har följt reglerna för hur bidraget får användas. Den vanliga revisionsberättelsen till årsmötet gäller som revisorsintyg om de här uppgifterna finns med. Om inte ska revisorn komplettera revisionsberättelsen genom att intyga att pengarna har använts enligt bidragsreglerna. Om organisationen har fått ett bidrag på över fem prisbasbelopp för 2012 ska redovisningen intygas av en godkänd eller auktoriserad revisor. En godkänd eller auktoriserad revisor är en revisor som är godkänd av revisorsnämnden. En del organisationer har valt att utse en godkänd eller auktoriserad revisor som organisationens revisor. Andra har anlitat en extern revisor som gör ett särskilt intyg för redovisningen till Ungdomsstyrelsen. I så fall ska ni lämna både den vanliga revisionsberättelsen och den externa revisorns intyg vid redovisningen. Om ni söker bidrag på nytt kan ni lämna redovisningen tillsammans med den nya ansökan. Då granskar och godkänner vi redovisningen samtidigt som vi undersöker om ni har rätt till nytt bidrag. Ni behöver alltså inte lämna in samma handlingar två gånger. Ni som inte söker bidrag igen ska lämna in redovisningen separat. Ta kontakt med oss före redovisningsdatumet så skickar vi information till er om hur ni ska göra. Om en revisor är godkänd eller auktoriserad kan ni kontrollera på: se Om vi inte får någon redovisning eller om vi inte godkänner den är organisationen skyldig att betala tillbaka hela eller delar av bidraget till oss. Kort om bilagor och uppgifter som ska vara med vid redovisningen av hur bidraget använts Exakt information om vilka uppgifter som ska bifogas hittar du i ansökningsformuläret som finns på vår webbplats. Ni som inte söker bidrag på nytt får ett särskilt meddelande av Ungdomsstyrelsen med exakta uppgifter om vad vi vill ha in. Det här är ett sammandrag Verksamhetsberättelse (från bidragsåret ). Revisionsberättelse (från bidragsåret ). Revisorsintyg om redovisning (från bidragsåret). Årsmötesprotokoll (senaste). Ekonomisk berättelse med resultat- och balansräkning där det framgår hur bidraget använts. (från bidragsåret). 13

14 Några tips till Riksorganisationens styrelse Rutiner Inför en rutin för att samla in uppgifter från lokalföreningarna vid ett tillfälle varje år. Flera riksorganisationer gör så. En del har också skrivit i stadgarna att föreningarna ska lämna in till exempel verksamhetsberättelse, årsmötesprotokoll och uppgift om antalet betalande medlemmar. Underlag Om ni har lämnat bidragspengar till en lokalförening är det viktigt att revisorn kan kontrollera vad de har gjort för pengarna. Därför är det bra om organisationen ser till att det finns underlag som visar hur bidraget använts. Ni kan till exempel skriva ner hur lokalföreningen ska använda pengarna eller be föreningen att skicka verifikationer till riksorganisationen senare. Digitalisera er bokföring Använd gärna ett enkelt bokföringsprogram. Det underlättar vid resultat- och balansräkningen. Ett bokföringsprogram behöver inte vara dyrt. Vi rekommenderar också att ni följer bokföringslagen. Det förenklar mycket för revisorn. Lokalföreningen eller lokalavdelningen Antal medlemmar Gör ett medlemsregister som innehåller: medlemmens namn, adress, födelseår, kön och uppgift om betald medlemsavgift den 31 december varje år. Uppgifterna behövs för att underlätta för revisorerna som granskar och intygar för Ungdomsstyrelsen hur många medlemmar ni har. Antalet medlemmar påverkar hur stort statsbidrag ni får. Kvitton Skriv och spara kvitton på alla betalda medlemsavgifter tio år tillbaka i tiden (enligt bokföringslagen). Om ni har utgifter som bekostas av statsbidraget glöm inte att spara kvitton. Ni ska kunna redovisa till riksorganisationen vad bidraget har gått till. Det beror på att organisationen ska kunna redovisa hur bidraget har använts och att revisorn ska kunna granska detta. Dokumentation Dokumentera antalet bidragsgrundande medlemmar, till exempel i verksamhetsberättelsen. 14

15 Anteckna Skriv i stadgar eller årsmötesprotokoll att ni är anslutna till vilket riksförbund ni hör, exempelvis Ryska riksförbundet. Ni kan i regel bara vara bidragsgrundande för en riksorganisation. Årsmötesprotokoll Spara årsmötesprotokollet. Verksamhetsberättelse Skriv ner vad ni gör i verksamhetsberättelsen. Översätt till svenska Det är bra om stadgar, årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse är justerade och översatta till svenska. Ungdomsstyrelsen ska kunna ta del av dem vid ett eventuellt stickprov. Revisorn Använd checklistan Läs checklistan för revisorer som du hittar på Ungdomsstyrelsens webbplats. Ditt revisorsintyg som intygar att ansökan är riktig ska innehålla alla punkter som finns där. Ansökningsformulär Be Ungdomsstyrelsen om ett ansökningsformulär så att du ser vilka uppgifter som organisationen är skyldig att lämna. Dialog med styrelsen Kontakta organisationens styrelse så att du får alla underlag som du behöver granska. Det handlar både om centrala handlingar från riksorganisationen och om handlingar från lokalföreningar eller avdelningar. Kontroll av medlemmar För det mesta finns medlemsregister och verifikationer för inbetalda medlemsavgifter hos lokalföreningarna. För att kunna kontrollera att en medlem är bidragsgrundande behöver du oftast göra stickprov hos lokalföreningarna. Gör stickprov För att kunna se om en lokalförening är bidragsgrundande behöver du oftast göra stickprov på handlingar som finns i föreningarna som stadgar, årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelser. Läs reglerna Läs föreskrifterna och förordningen som styr bidraget. Där står till exempel vad som krävs för att en medlem och lokalförening eller lokalavdelning ska vara bidragsgrundande. 15

16 Läs mer om statsbidraget på: Magnus Ladulåsgatan 63A Box SE Stockholm tfn fax: e-post: webbplats: 16