Granskning av ungdomsorganisationer

Transkript

1

2

3

4 Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Granskning av ungdomsorganisationer Region Skåne

5 Innehållsförteckning 1. Bakgrund och syfte Metod Granskningsresultat KFUK-KFUM Skåne-Blekinge regionen Medlem Verksam lokalavdelning Distriktsaktiviteter Övriga kontroller av organisationen NSF Skånes Scoutdistrikt av nykterhetsrörelsens scoutförbund Medlem Verksam lokalavdelning Distriktsaktiviteter Övriga kontroller av organisationen Snapphane Scoutdistrikt Medlem Verksam lokalavdelning Distriktsaktiviteter Övriga kontroller av organisationen Södra Skånes Scoutdistrikt Medlem Verksam lokalavdelning Distriktsaktiviteter Övriga kontroller av organisationen Revisionell bedömning... 11

6 1. Bakgrund och syfte Region Skåne ger varje år bidrag till ungdomsorganisationer i Skåne, baserat på Regler antagna av Regionfullmäktige Beslut om utbetalning samt genomgång av mottagna ansökningar sker av Kultur Skåne. Bidragen som betalas ut till ungdomsorganisationerna baseras på uppgifter som ungdomsorganisationerna lämnar in. På uppdrag av Kultur Skåne har gjort en granskning av fyra ungdomsorganisationer avseende år 2012 som ligger till grund för utbetalning av bidrag år Granskningens syfte är att kontrollera de uppgifter som ligger till grund för organisationernas ansökan Metod Granskningen har genomförts av fyra ungdomsorganisationer: KFUK-KFUM Skåne-Blekinge regionen NSF Skånes Scoutdistrikt av Nykterhetsrörelsens Scoutförbund Snapphane Scoutdistrikt Södra Skånes Scoutdistrikt Intervjuer har skett med berörda representanter från distriktsorganisationerna, samt att ungdomsorganisationernas revisorer har kontaktats. Därutöver har stickprovsgranskning skett av underlag till ansökan, samt genomgång av dokumentation. Samtliga handlingar som ligger till grund för granskningen finns hos. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga granskade föreningar. 2. Granskningsresultat 2.1. KFUK-KFUM Skåne-Blekinge regionen Medlem Distriktet KFUK-KFUM Skåne-Blekinge är en del av riksorganisationen KFUK- KFUM Sverige som totalt består av 10 olika regioner. Distriktet Skåne-Blekinge regionen består av 73 lokalavdelningar varav 7 stycken är i Blekingeregionen. I Skåne är KFUM verksamma i 20 olika kommuner. Antalet medlemmar i åldern 7-25 år har stämts av mot ansökan till Region Skåne där vi har noterat en del avvikelser. Avvikelserna beror på byte av medlemssystem då scoutkårerna inom distriktet bytte riksorganisation till Scouterna 1 januari Den avvikelse vi har noterat anses inte vara väsentlig då den enligt uppgift uppkommit pga. byte av medlemsregistersystem samt att avvikelsen avseende antalet medlemmar inte anses vara väsentlig. Kontroller har även skett om medlemmarna är bosatta i Skåne och är anslutna till en lokalavdelning där vi inte har noterat någon avvikelse. Region Skåne 1 av 12

7 All medlemshantering sker av riksorganisationen. Lokalavdelningarna har dock själv ansvaret för att registrera nya medlemmar i organisationens medlemssystem som är webbaserat. När medlemsavgiften har betalts in blir personen registrerad som medlem. Medlemsavgifterna går oavkortat till lokalavdelningarna. Avgifterna till distriktet och riksorganisationen betalas genom lokalavdelningarnas medel och är inte en del av medlemsavgifterna. Distriktet har ingen tillgång till dess medlemsregister utan administreras utifrån riksorganisationen. Distriktet får tillgång till dess medlemsregister årligen vid ansökan till Region Skåne. Distriktet får då en lista på exakta medlemasantalet vid det specifika tillfället eftersom det löpande kan ändras av lokalavdelningarna. Distriktet har antagit sina stadgar vid regionsombudsmöte år Medlemmarna har möjlighet att påverka verksamheten i enlighet med stadgarna utifrån ombud från lokalavdelningarna. Lokalavdelningarna har rätt till ett ombud samt ytterligare ett per påbörjat 200-tal medlemmar. Distriktets verksamhet är i förhållandevis stor, de samordnar ofta aktiviteter för flera lokalavdelningar och har utbildningar som hela regionen får ta del av Verksam lokalavdelning Enligt distriktets verksamhetsberättelse bedrivs verksamheten i huvudsak i Skåne och består till största delen av träningstillfällen för idrottsföreningar samt läger för scoutkårerna. Verksamhetsberättelser för fyra lokalavdelningar har granskats. Det finns ingen mall för verksamhetsberättelserna. De stickprovskontrollerade verksamhetsberättelserna är av varierande karaktär och det finns vissa brister i tre av de fyra granskade verksamhetsberättelserna avseende att ange styrelse, medlemsantal och riksorganisationstillhörighet. I två verksamhetsberättelser saknas totalt antal medlemmar. En lokalavdelning anger inte vilken riksorganisation som de tillhör. En annan av lokalavdelningarna har i verksamhetsberättelsen kommenterat att de arbetat med att anpassa kåren till den nya scoutorganisationen som de under året blivit en del av. Vidare anger de att detta har inneburit att kårens stadgar är i stort behov av uppdatering för att rimma mot den nya riksorganisationen Scouterna, vilket får räknas som att riksorganisation anges. Vid granskningen noterades att en lokalavdelning har brutet år, dvs. verksamhetsberättelsen är från 1/ / Distriktsaktiviteter Vid granskning av distriktsaktiviteter har stickprovsgranskning skett av fem aktiviteter. För flera aktiviteter har det använts en bra mall för deltagarförteckning, samt att det finns ett försättsblad till aktivitetens handlingar. Trots mall saknas en del uppgifter som anges nedan: Region Skåne 2 av 12

8 Nr 1: Mötesledarens namn samt underskrift av mötesledare och ytterligare en person (kursteam anges i inbjudan). Aktivitetens namn samt plats och datum anges endast på försättsblad och/eller i inbjudan. Nr 2: Plats och underskrift av ytterligare en person. Nr 3: Underskrift av ytterligare en person. Mötesledarens namn anges bara som underskrift och plats anges endast i inbjudan till aktiviteten. Nr 4: Mötesledarens namn samt underskrift av mötesledare och ytterligare en person. Plats anges endast i inbjudan till aktiviteten. Nr 5: Underskrift av ytterligare en person. Aktivitetens namn anges endast på försättsbladet och plats anges i inbjudan Övriga kontroller av organisationen Distriktet har ingen egen lokal. Distriktets handlingar förvaras bortsett från det som anses vara bokföringsmaterial hos anställd tjänsteman. Enligt uppgift finns handlingar sparade sedan fler år tillbaka. Alla lokalavdelningars handlingar förvaras hos respektive lokalavdelning men handlingarna delges till riksorganisationen samt distriktet varje år. Antalet medlemmar i KFUK-KFUM Skåne-Blekinge uppgår till medlemmar enligt ansökan till Region Skåne varav 3976 stycken är i åldern 7-25 år. Antalet ungdomar utgör 75 procent av totala antalet medlemmar vilket uppfyller det krav om 60 % ungdomsmedlemmar som Region Skåne ställer på en ungdomsorganisation. Efter kontrollberäkning av medlemmarna uppkom en mindre differens, men avvikelsen påverkar inte föreningens andel ungdomsmedlemmar. All löpande bokföring sköts av kassören. Bokföringen sker i ett systematiserat bokföringsprogram som sammanställer distriktets ekonomiska rapporter. Enligt kontrollerad bokföring särredovisas bidraget från Kultur Skåne. Redovisningen består av cirka 400 verifikationer om året och distriktet har en extern konsult som sköter lönehanteringen för den anställda tjänstemannen. Vi har noterat att det inte finns någon sammanställd årsredovisning utan är uppdelad i ekonomiska rapporter, verksamhetsplan och verksamhetsberättelse som godkänns separat vid årsmötet. Vi har tagit del av ett undertecknat årsmötesprotokoll som styrker att styrelsen har godkänt alla delarna. Distriktet har två valda revisorer som kontrollerar alla handlingar en gång om året. En av revisorerna har tidigare varit kassör och har varit revisor i distriktet i över 10 år. Den andra revisorn är nyvald sedan årsmötet. Ingen av de två revisorerna har deltagit vid Region Skånes utbildningstillfällen. Det har enligt uppgift från revisor inte funnits några avvikelser som varit väsentliga under åren utan anser att organisationen fungerar väl. Region Skåne 3 av 12

9 2.2. NSF Skånes Scoutdistrikt av nykterhetsrörelsens scoutförbund Medlem Skånes Scoutdistrikt av Nykterhetsrörelsens Scoutförbund (NSF) är ett distrikt i riksorganisationen Nykterhetsrörelsens Scoutförbund. Distriktet tillhör även riksorganisationen Scouterna sedan årsskiftet då samtliga scoutorganisationer oavsett tillhörighet blev anknutna till denna riksorganisation. Enligt uppgift upplever NSF sig fortfarande vara en egen organisation och är därmed relativ självständiga. Skånes Scoutdistrikt av Nykterhetsrörelsens Scoutförbund (NSF) består av 10 lokalavdelningar fördelade i 7 kommuner, varav 3 av lokalavdelningarna är verksamma i Hässleholms kommun. I ansökan till Region Skåne visas en sammanställning per lokalavdelning där det går att utläsa totalt antal medlemmar och antal medlemmar i ålder 7-25 år. Denna sammanställning har stämts av mot respektive lokalavdelnings register över samtliga medlemmar. En mindre avvikelse påträffades. I ansökan uppgavs 301 medlemmar i ålder 7-25 år, jämfört med lokalavdelningarnas register som totalt angav 299 medlemmar i ålder 7-25 år. Vid granskningstillfället delgavs vi ett medlemsregister för en av lokalavdelningarna som inte var korrekt eftersom de medlemmar som avslutat medlemskap inte raderats ut från registret. Då vi påpekade detta delgavs lokalavdelningens korrekta register som också var det som låg till grund för ansökan till Region Skåne. Stickprovskontroller av 4 lokalavdelningar har utförts avseende om medlemmen är bosatt i Skåne och är ansluten till en lokalavdelning. Medlemmarnas ålder kontrolleras även där antalet medlemmar i åldern 7-25 år har stämts av mot vad som anges i ansökan. Resultatet av stickprovet påvisade att ingen av de 4 lokalavdelningar anger adress och postort för medlemmen, varvid kontrollen angående medlemmens bostadsort ej kunnat genomföras fullt ut. Enligt uppgift beror avsaknaden av adresser i tillhandahållna medlemsförteckningarna på tekniska skäl, distriktet kan plocka fram respektive medlems adress och postort digitalt i deras medlemsregister. I övrigt identifierades ingen avvikelse. Samtliga av distriktets medlemmar är samlade i ett digitalt medlemsregister som finns tillgängligt för hela förbundet. Detta register administreras av de enskilda lokalavdelningarna. Enligt distriktets kassör är systemet webbaserat och heter Club on web. Systemet kommer framöver att bytas ut. Det är frivilligt för lokalavdelningen att välja om de vill använda systemet. Medlemsavgiften betalas av medlemmarna årligen i början på året. I de fall medlemmen ansluter på hösten betalas en reducerad avgift. Medlemmen tar aktivt ställning till medlemskap genom inbetalning och genom att medlemmen fyller i en blankett innehållande namn och adress. En mindre del av fakturabeloppet består av en avgift till distriktet, en viss del till riksorganisationen och en större del till lokalavdelningen. Region Skåne 4 av 12

10 Verksam lokalavdelning Vid stickprovsgranskningen framkom att de fyra lokalavdelningar inte upprättat egna stadgar. Distriktet hänvisar till förbundets stadgar som innehåller ett avsnitt som kallas normalstadgar för NSF- scoutkår, dvs. distriktet har inte heller antagit några egna stadgar. Enligt uppgift följer samtliga av distriktets lokalavdelningar i dessa stadgar. Vi har inte noterat att det finns något beslut som styrker detta. I förbundets stadgar anges att medlemmarna har möjlighet att påverka verksamheten genom yttranderätt för varje deltagande på kårstämman. Verksamhetsberättelser för fyra lokalavdelningar, samt distriktets verksamhetsberättelse har granskats. Vid granskningen kontrollerades att verksamhetsberättelsen innehöll uppgift om vald styrelse, lokalavdelningens medlemsantal samt vilken riksorganisation som lokalavdelningen tillhör. Vid kontrollen identifierades inget att anmärka på Distriktsaktiviteter Underlag för fyra distriktsaktiviteter har kontrollerats. Distriktets sekreterare sparar handlingar som berör distriktsaktiviteterna. Tre av de fyra granskade distriktsaktiviteterna var upprättade enligt en standardiserad mall för deltagarförteckning. I mallen finns fält enligt de krav Region Skåne ställer för ansökan av bidrag, till exempel ett fält för ansvarig person, vilket får räknas som mötesledare. Nr 2 (se nedan) använde inte denna mall. Trots standardiserad mall saknas några uppgifter och nedan anges de uppgifter som saknades i våra kontroller: Nr 1: Mötesledarens namn saknas samt underskrift från mötesledaren och från ytterligare en person. Nr 2: Mötesledarens namn saknas samt underskrift från mötesledaren och från ytterligare en person. Även adress till samtliga deltagare saknas. Nr 3: Underskrift från mötesledaren och ytterligare en person saknas. Nr 4: Mötesledarens namn saknas samt underskrift från mötesledaren och från ytterligare en person Övriga kontroller av organisationen Distriktet har inte någon egen lokal. Ekonomiska handlingar förvaras hemma hos distriktets kassör i kassaskåp, övriga handlingar förvaras hos distriktets sekreterare. Handlingarna arkiveras så under cirka ett år, sedan arkiveras handlingarna hos Skånes arkivförbund i Lund. Distriktet har inte något dokument som benämns som verksamhetsplan. Istället upprättar de en arrangemangsplan som är likvärdig. Denna arrangemangsplan upprättas årligen i samband med upprättande av årsredovisning. I samband med årsmötet revideras arrangemangsplanen och ändringar i denna finns då tillgängliga att hitta i årsmötesprotokollet. Region Skåne 5 av 12

11 Region Skåne kräver att organisationens andel ungdomsmedlemmar ska utgöra minst 60 % av distriktets totala medlemsantal, för att distriktet ska vara berättigat bidrag. År 2012 var det totala antalet medlemmar 421 st enligt distriktets egen sammanställning. I denna sammanställning går även att utläsa att antalet medlemmar i ålder 7-25 år uppgår till 301 st. Detta innebär att andelen ungdomar i distriktet uppgår till 71,5 %, därmed uppfyller distriktet Region Skånes krav. Distriktets kassör sköter enligt uppgift distriktets redovisning, lokalavdelningarnas ideella kassörer sköter respektive lokalavdelnings redovisning. Distriktets kassör gör sedan en genomgång av lokalavdelningarnas årliga rapportering. Erhållit bidrag från Region Skåne har särredovisats i både distriktsorganisationens huvudbok och i upprättad resultaträkning. Distriktet hade under verksamhetsåret 2012 två valda revisorer. Revisorerna granskar årligen ansökan till Region Skåne, verifikat, årsredovisning och lokalavdelningarnas övriga rapportering. Distriktets kassör sänder även tre gånger årligen över resultat och balansräkning till revisorerna. Revisorerna uppfattas enligt distriktets kassör som engagerade. Vid samtal med en av revisorerna framkom att hon deltagit vid Region Skånes utbildningstillfälle. Detta anges även i revisionsrapporten. Revisorns uppfattning är att det mycket sällan framkommer felaktigheter och att verksamheten i distriktet sker noggrant och är i god ordning. Därutöver anser revisorn att de har ett gott samarbete och en öppen dialog med distriktet och lokalavdelningarna Snapphane Scoutdistrikt Medlem Snapphane Scoutdistrikt tillhör riksorganisationen: Scouterna. Distriktet består av 26 lokalavdelningar i 7 olika kommuner, varav 12 lokalföreningar är verksamma i Kristianstads kommun. Distriktet har en sammanställning per lokalavdelning där det går att utläsa totalt antal medlemmar och antal medlemmar i åldern 7-25 år. Sammanställningen har stämts av mot distriktets register över samtliga medlemmar. Stickprovskontroller av 4 lokalavdelningar har utförts avseende om medlemmen är bosatt i Skåne och är anslutna till en lokalavdelning. Antalet medlemmar i åldern 7-25 år har även kontrollerats och stämts av mot vad som anges i ansökan till Region Skåne. Resultatet av kontrollerna påvisade en avvikelse gällande om medlemmen är bosatt i Skåne. Samtliga av distriktets medlemmar är samlade i ett digitalt medlemsregister som handhas av riskorganisationen, men som distriktet har tillgång till löpande. Medlemsavgiften betalas av medlemmarna vid varje terminsstart, två gånger årligen. Medlemmen tar aktivt ställning till medlemskap genom inbetalning av medlemsavgiften. Faktureringen sköts helt av riksorganisationen. En mindre del av medlemsavgiften går till distriktet Verksam lokalavdelning Enligt uppgift följer distriktet riksorganisationens stadgar. Vi har inte noterat att det finns något beslut som styrker detta. Vi har kontrollerat fyra lokalavdelningars antagna stadgar som ingår i det stickprov vi genomfört inom distriktet. I de Region Skåne 6 av 12

12 kontrollerade stadgarna anges att medlemmarna har möjlighet att påverka verksamheten. Enligt riksorganisationens stadgar (8 kap. 1 3 ) ska distriktet skicka in verksamhetsberättelse, resultaträkning, balansräkning och revisionsberättelsen samt distriktsstämmans protokoll med beslut i fråga om ansvarsfrihet för distriktsstyrelsens ledamöter till riksorganisationen. Verksamhetsberättelser för fyra lokalavdelningar, samt distriktets verksamhetsberättelse har granskats. Vid granskningen kontrollerades att verksamhetsberättelsen innehöll uppgift om vald styrelse, lokalavdelningens medlemsantal samt vilken riksorganisation som lokalavdelningen tillhör. Kontrollerna har utförts utan avvikelser Distriktsaktiviteter Fem distriktsaktiviteter har kontrollerats. För samtliga granskade distriktsaktiviteter används en standardiserad mall för deltagarförteckning. På mallen finns fält för ansvarig person, vilket får räknas som mötesledare. Trots standardiserad mall saknas några uppgifter och nedan anges de uppgifter som saknades: Nr 1: Underskrift från mötesledaren samt ytterligare en person. Adress och födelsedata saknas för några deltagare. Nr 2: Mötesledarens namn och underskrift från mötesledaren samt ytterligare en person. Endast deltagarnas födelseår anges. Nr 3: Underskrift från mötesledaren och ytterligare en person, samt att födelsedata saknas för en deltagare. Nr 4: Underskrift från mötesledaren och ytterligare en person, samt att födelsedata saknas för två deltagare och adress för en deltagare. Enligt uppgift från distriktets kanslist saknas underskrifter från mötesledaren och ytterligare en person eftersom deltagarlistan skickas in till kansliet via mail. Kanslisten anger även att de har som rutin att endast begära födelsedata för de deltagarna under 25 år, vilka är bidragsgrundande Övriga kontroller av organisationen Distriktet har en egen lokal som är placerad i Hässleholm. Samtliga av distriktets handlingar finns arkiverade i lokalen. Enligt uppgift finns handlingar arkiverade sedan distriktet startades i distriktets lokal. Samtliga ansökningar till Region Skåne finns arkiverade. Region Skåne kräver att organisationens andel ungdomsmedlemmar ska utgöra minst 60 % av distriktets totala medlemsantal, för att distriktet ska vara berättigat bidrag. Det totala antalet medlemmar är 1566 st enligt ansökan till Region Skåne. I ansökan går även att utläsa att antalet medlemmar i ålder 7-25 år uppgår till 1074 st. Detta innebär att andelen ungdomar i distriktet uppgår till 69 %, därmed Region Skåne 7 av 12

13 uppfyller distriktet Region Skånes krav. Distriktets egen sammanställning har stämts av mot samtliga lokalavdelningars medlemsregister. Vid våra kontroller har vi noterat en mindre avvikelse mellan distriktets medlemsregister och ansökan, avvikelsen påvisar att antalet medlemmar totalt och medlemmar som klassificeras som ungdomar är något lägre jämfört med vad som anges i medlemsregistret. Avvikelsen är totalt mindre än 10 personer och anses därför inte vara av väsentlig karaktär. Distriktets kanslist sköter enligt uppgift bl.a. löpande bokföring, hantering av fakturor och sammanställning av ansökan till Region Skåne. Erhållit bidrag från Region Skåne har särredovisats i både distriktsorganisationens huvudbok och i upprättad årsredovisning. Löneutbetalning till kansliets tjänsteman attesteras av förvaltningsansvarig i distriktet, men betalas ut av tjänstemannen själv. Distriktet hade under verksamhetsåret 2012 två valda revisorer. Vid samtal med en av revisorerna framkom att en av dem deltagit vid Region Skånes utbildningstillfälle. Revisorns uppfattning var att det sällan framkom felaktigheter och att verksamheten i distriktet sker noggrant och med ordning. Enligt uppgift upplever distriktet att revisorerna inte varit särskilt delaktiga under år Södra Skånes Scoutdistrikt Medlem Södra Skånes scoutdistrikt är sedan 2012 anknutet till riksorganisationen Scouterna. Distriktet består av 48 lokalavdelningar, från 1 juli 2013 tillhör ytterligare 24 lokalavdelningar distriktet, vilka tidigare varit anknutna till KFUK- KFUM Skåne-Blekinge Regionen. De 48 lokalavdelningarna som ingår i distriktet vid ansökan för 2012 är fördelade i 15 kommuner, varav 12 lokalavdelningar är verksamma inom Malmö Stad. I ansökan till Region Skåne visas en sammanställning per lokalavdelning där det går att utläsa totalt antal medlemmar och antal medlemmar i ålder 7-25 år. Denna sammanställning har stämts av mot distriktets medlemsregister där vi noterar en mindre avvikelse. Stickprovskontroller om 4 lokalavdelningar har utförts avseende om medlemmen är bosatt i Skåne och är ansluten till en lokalavdelning. Medlemmarnas ålder kontrolleras även där antalet medlemmar i åldern 7-25 år har stämts av mot vad som anges i ansökan. Resultatet av stickprovet påvisade att två av lokalavdelningar hade angett ett fåtal för få antal medlemmar jämför med vad som anges sammanställningen i ansökan till Region Skåne. I övrigt identifierades inga avvikelser. Distriktets medlemmar är samlade i ett digitalt medlemsregister som utnyttjas av hela riksorganisationen. Systemet heter Scoutnet. Distriktet har åtkomst till samtliga lokalavdelningars medlemsregister dock är det respektive lokalavdelning som har tillgång till att administrera registret. Medlemsavgiften betalas två gånger årligen vid terminsstart. Medlemmen tar aktivt ställning till medlemskap genom inbetalning. Medlemsavgiften fördelas mellan riksorganisationen, distriktet och lokalavdelningen. Lokalavdelningarna får själv Region Skåne 8 av 12

14 bestämma medlemsavgiftens storlek. Faktureringen sker centralt av riksorganisationen Verksam lokalavdelning Enligt uppgift följer distriktet riksorganisationens stadgar. Vi har inte noterat att det finns något beslut som styrker detta. Vid stickprovsgranskningen framkom att de fyra lokalavdelningarna upprättat och antagit egna stadgar. I samtliga stadgar finns utskrivet att medlemmen har rätt att påverka verksamheten. Verksamhetsberättelser för fyra lokalavdelningar, samt distriktets verksamhetsberättelse har granskats. Vid granskningen kontrollerades att verksamhetsberättelserna innehöll uppgift om vald styrelse, lokalavdelningarnas medlemsantal samt vilken riksorganisation som lokalavdelningarna tillhör. Vid kontrollerna uppmärksammades att en av lokalavdelningarna saknar uppgift om styrelse, antal medlemmar och anknytning till riksorganisation Distriktsaktiviteter Underlag för fyra distriktsaktiviteter har kontrollerats. De fyra distriktsaktiviteterna var inte upprättade enligt någon standardiserad mall som följer Region Skånes krav på en deltagarförteckning. En del uppgifter i deltagarförteckningarna saknades, enligt nedan: Nr 1: Mötesledarens namn saknas samt underskrift från mötesledaren och från ytterligare en person. Även angiven plats för aktiviteten saknas samt stämmer inte antal medlemmar i ålder 7-25 år mot ansökan till Region Skåne. Nr 2: Mötesledarens namn saknas samt underskrift från mötesledaren och från ytterligare en person. Även angiven plats för aktiviteten saknas. Nr 3: Underskrift från ytterligare en person saknas. Även mötesledarens textade namn saknas. Nr 4: Mötesledarens namn saknas samt underskrift från mötesledaren och från ytterligare en person. Även angiven plats för aktiviteten saknas. När det gäller kurser har distriktet inte samma rutin avseende deltagarlistor utan de kan plocka ut anmälningslistor från ett nätbaserat system efter anmälningarna och som kursledarna sedan bekräftar om de personer som varit anmälda har deltagit eller ej Övriga kontroller av organisationen Distriktet utnyttjar en lokal i centrala Malmö. Distriktet har två anställda tjänstemän. Lön till anställd personal betalas ut av en av tjänstemännen men attesteras manuellt av styrelsen. Distriktets samtliga handlingar förvaras enligt uppgift i cirka 3 år i distriktets lokal. Dock finns handlingar sedan 60-talet arkiverade på ett scoutmuseum i Malmö. Region Skåne kräver att organisationens andel ungdomsmedlemmar ska utgöra minst 60 % av distriktets totala medlemsantal för att distriktet ska vara berättigat Region Skåne 9 av 12

15 bidrag. År 2012 var det totala antalet medlemmar 3939 st enligt ansökan till Region Skåne. I denna sammanställning går även att utläsa att antalet medlemmar i ålder 7-25 år uppgår till 2772 st. Detta innebär att andelen ungdomar i distriktet uppgår till 70%, därmed uppfyller distriktet Region Skånes krav. En av distriktets tjänstmän sköter den löpande bokföringen i programmet VISMA. Distriktet har ca 1000 verifikationer årligen. Erhållet bidrag från Region Skåne har särredovisats i både distriktsorganisationens huvudbok och i upprättad årsredovisning. Distriktet hade under verksamhetsåret 2012 två valda revisorer. En av revisorerna är auktoriserad revisor till professionen. Ingen av de valda revisorerna har genomgått Region Skånes utbildning. Revisorerna granskar årligen distriktets ansökan till Region Skåne samt deras årsredovisning. Enligt distriktets tjänsteman har hon stor tillit till distriktets revisorer. Vid samtal med en av revisorerna framkom det att felaktigheter sällan förekommer. Region Skåne 10 av 12

16 3. Revisionell bedömning Är de uppgifter som ligger till grund för organisationernas ansökan om bidrag uppfyllda, utifrån antaget regelverk? Sammanfattningsvis anser vi att underlagen till ansökan i många delar är antagbara. Det har dock framkommit brister i vår granskning avseende att kriterierna enligt Region Skånes regelverk inte uppfylls i alla delar. De största bristerna identifieras avseende deltagarförteckningar i samband med distriktsaktiviteter samt brister i organisationers antagande av stadgar. Synpunkter/Förbättringsmöjligheter Vi kommer här nedan att beskriva våra synpunkter avseende utförda kontroller samt ett antal förbättringsförslag som kan leda till en ökad intern kontroll. Gällande distriktet KFUK-KFUM Skåne-Blekinge regionen noterade vi några avvikelser i antalet medlemmar i åldern 7-25 år mellan medlemsregister och ansökan till Region Skåne. Avvikelsen beror på byte av medlemregisterssystem då scoutkårerna inom distriktet bytte riksorganisation till Scouterna 1 januari Den avvikelse vi har noterat anses inte vara väsentlig då den enligt uppgift uppkommit pga. byte av medlemsregistersystem samt att avvikelsen avseende antalet medlemmar inte anses vara väsentlig. Vi anser att KFUM bör tillse att ett sammanställt medlemsregister finns på plats inför nästkommande ansökan samt att distriktsorganisationen har tillgång till medlemsregistret löpande. Även om differenserna avseende övriga föreningars medlemsantal är av mindre karaktär är det viktigt att föreningarna har tillräckliga rutiner som säkerställer korrekt antal medlemmar. Vid granskning av verksamhetsberättelser för organisationernas lokalavdelningar konstaterar vi att samtliga uppgifter enligt Region Skånes regler inte anges på en del av verksamhetsberättelserna. Ingen av de fyra granskade organisationerna har en mall eller riktlinjer för vad en verksamhetsberättelse ska innehålla. Vi rekommenderar organisationerna att tillse att det finns riktlinjer och/eller mallar för lokalavdelningarnas verksamhetsberättelser där samtliga efterfrågade uppgifter framgår samt att de används. Vi föreslår att organisationerna tar fram mallar även för deltagarförteckningar vid distriktsaktiviteter, då det i granskningen framkommit flertalet brister. En av de granskade organisationerna har tydliga mallar, dessa behöver endast kompletteras för att se till att samtliga uppgifter inkluderas enligt Regions Skånes regelverk samt tillse att dessa mallar används. Om enhetliga mallar används ökar sannolikheten att fullständiga uppgifter finns angivna i deltagarförteckningarna. Distrikten bör även införa en rutin som säkerställer att samtliga uppgifter anges för att öka den interna kontrollen inom detta område. Region Skåne 11 av 12

17 Vid stickprovsgranskningen framkom att fyra lokalavdelningar samt tre distriktsorganisationer inte antagit egna stadgar utan hänvisar till förbundets stadgar. Vi har dock inte noterat att det finns något formellt beslut som styrker att lokalavdelningarna eller distriktsorganisationen har antagit och efterlever förbundets stadgar. Vi kan konstatera att i förbundens stadgar anges att medlemmarna har möjlighet att påverka verksamheten genom yttranderätt för varje deltagande på kårstämman. Vi anser att antagande av förbundets stadgar ska protokollföras för respektive enhet. I granskningen konstateras att samtliga underlag till ansökan inte fanns tillgängliga hos distrikten vid granskning. Samt att någon organisation inte har tillgång till medlemsregister förrän vid ansökningstillfället. Vi rekommenderar att distrikten gör en översyn av sin rutin för att spara underlag till ansökan och tillser att det sker på ett betryggande sätt. Region Skånes regelverk anger att ansökningshandlingarna ska finnas tillgängliga hos distriktsorganisationen i minst tre år. Därför anser vi att berörda organisationer tillser att handlingarna finns tillgängliga hos distriktsorganisationen. Vi har konstaterat att tjänstemän inom två olika distriktsorganisationer gör utbetalning av sin egen lön. Då det sker med kontroller genom attester av överordnad har vi inget att anmärka. Rekommendationer Utifrån ovanstående synpunkter anser vi att Region Skåne bör se över sitt regelverk. Regelverket bör utformas så att Region Skåne säkerställer att utbetalda bidrag grundar sig på och tillfaller den verksamhet det är ämnat för samt att nuvarande hantering beaktas. Vi rekommenderar även att det görs en genomgång av regelverket och dess tillämpning tillsammans med berörda representanter från distriktet Anna Hilmarsson Projektledare Region Skåne 12 av 12