Uppdragsbeskrivning för styrelseledamöter, valberedning och revisorer

Transkript

1 Uppdragsbeskrivning för styrelseledamöter, valberedning och revisorer STYRELSE Styrelsen väljs av medlemmarna på föreningsstämman. 1.8 Valbar till förtroendeuppdrag. Röstberättigad medlem, enligt 5.3, som är myndig är valbar som ledamot i styrelse och valberedning. Anställd i föreningen får inte väljas till ledamot i styrelse, valberedning eller som revisor. 5.3 Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet. Medlem, som senast fyra veckor före årsmötet, betalt medlemsavgift och fyller lägst 15 år under innevarande år har rösträtt på mötet. 7.2 Styrelsen är föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen ska utifrån föreningens stadgar svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer, budget och uppsatta mål samt tillvarata medlemmarnas intressen. Styrelsen ska se till att; gällande lagar och regler följs verkställa beslut, fattade av årsmötet ansvara för och förvalta föreningens ekonomi årligen fastställa en arbetsordning i vilken ska framgå hur styrelsen planerar, leder och fördelar arbete och ansvar inom föreningen årligen upprätta årsredovisning som ska skrivas under av samtliga ledamöter revisorerna får årsredovisning och räkenskaper i god tid före årsmötet och får den förbereda årsmöten Medlemmarna får relevant och kontinuerlig information om föreningen Uppdraget att vara styrelseledamot är ett förtroendeuppdrag. Det är viktigt att de som valts till dessa poster ser till att stadgarna och föreningsstämmans målsättning uppfylls.

2 7.1 Sammansättning Styrelsen ska bestå av en ordförande och fyra ledamöter samt tre suppleanter. Styrelsen utser, inom sig, vice ordförande samt övriga befattningar som behövs. Ordföranden, eller den styrelsen utser, är föreningens officiella representant och talesman gentemot media, myndigheter och andra samhälleliga institutioner. För suppleanter gäller att de inträder, enligt en av årsmötet fastställd turordning, då ordinarie ledamot har förhinder. Om ledamot avgår före mandatperiodens slut inträder suppleant i dennes ställe enligt turordningen för tiden fram till nästa årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad i styrelsen. Den adjungerade har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt. 7.3 Styrelsemöte Ordförande kallar till styrelsemöten som ska hållas minst sex gånger per verksamhetsår. Styrelsemöte kan också hållas om fler än hälften av ledamöterna begär det. Styrelsen är beslutför när samtliga valda ledamöter kallats och fler än hälften av ledamöterna är närvarande. För alla beslut krävs att fler än hälften av styrelsens närvarande ledamöter är eniga samt att samtliga ledamöter fått rimlig tid att sätta sig in i ärendet och fått ett tillfredsställande beslutsunderlag. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. Protokoll ska föras vid styrelsemöten. Protokoll ska justeras av mötesordförande och av en på mötet utsedd protokolljusterare. Avvikande mening ska antecknas i protokollet om ledamot begär det. Protokollen ska föras i nummerföljd per kalenderår och förvaras på betryggande sätt. Ledamot av styrelsen får inte handlägga eller rösta i ärenden i vilka ledamoten, denne närstående person eller företag har egenintresse. I brådskande fall kan ordförande besluta att ärende ska avgöras genom telefonmöte eller liknande sätt, alternativt genom skriftlig omröstning (per capsulam). Om inte särskilt protokoll upprättas vid beslut som fattas på detta sätt ska beslutet anmälas vid nästkommande styrelsemöte. 7.4 Överlåtelse av beslutanderätt Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller löpande frågor även till person utanför styrelsen. Sådan överlåtelse (delegering) kräver styrelsebeslut och ska finnas i en skriftlig instruktion (delegationsordning). Styrelsen leder hela föreningen och ska givetvis ha kontroll på verksamheten och ekonomin men framför allt arbeta aktivt med framtidsfrågor. Att arbeta med framtiden innebär dels att hålla god ordning och vara välorganiserade för att kunna hantera oväntade händelser, dels att vägleda föreningen in i framtiden. Styrelsen är liksom föreningens vårdnadshavare och ska stärka, skapa trygghet och guida framåt. I vilken omfattning och på vilken nivå som själva styrelsen ska utöva sitt förvaltar- respektive utvecklingsledarskap beror på vad som delegerats vidare till ideellt ansvariga eller anställda.

3 Uppdragsbeskrivning för de olika rollerna i styrelsen Styrelseordförande Ordförande är vald av medlemmarna för att vara styrelsens gruppledare. Det innebär inte att du är chef och har mer att säga till om än övriga ledamöter. Du är mer att betrakta som Styrelsens föreberedande organ, ordningsman och ledare. Delvis med en coachande funktion med ansvaret att skapa en positiv gruppdynamik kan du behöva coacha både enskilda ledamöter och verksamhetsledare. Denna valda person har huvudansvaret inom styrelsen och är föreningens ansikte utåt. Föreningens officiella representant och talesman gentemot media, myndigheter och andra samhälleliga institutioner. Uppgiften är att leda styrelsens arbete. Dels genom att; Följa föreningens stadgar. Gällande lagar och regler följs. Leda och fördela arbetet i hela organisationen i enlighet med ändamålsparagraf och diverse målsättningar. Förbereda årsmöte och verkställa av årsmötet fattade beslut. Övervaka att beslut följs. Och så har du givetvis allmänna rättsprinciper och praxis som gäller för alla föreningar. Arbeta med framtiden. Det innebär att dels hålla god ordning och vara välorganiserade för att kunna hantera oväntade händelser, dels att vägleda föreningen in i framtiden. Årligen fastställa en arbetsordning i vilken ska framgå hur styrelsen planerar, leder och fördelar arbete och ansvar inom föreningen Ansvara för och förvalta föreningens ekonomi. Arbeta utifrån allmänna lagar för bokföring och miljö samt diskriminerings- och arbetslagstiftning. Årligen upprätta årsredovisning som ska skrivas under av samtliga ledamöter Revisorerna får årsredovisning och räkenskaper i god tid före årsmötet och får den Medlemmarna får relevant och kontinuerlig information om föreningen. Ansvara som arbetsgivare för anställda i föreningen Mandatperiod ordförande: 1 år

4 Kassör Kassören arbetar tillsammans med verksamhetsledare för uppföljning av ekonomiska rapporter och avstämningar. Ansvarar för att informera de övriga styrelseledamöterna om föreningens ekonomi. Denna valda person har huvudansvaret att ta fram ekonomiska rapporter och underlag för styrelsen. Uppgiften är att leda styrelsens ekonomiarbete. Dels genom att; Stämma av Balans- och Resultat räkningen kontinuerligt inför varje styrelsemöte. Tillsammans med Verksamhetsledare arbeta fram ett budget förslag för kommande verksamhetsår till styrelsen. Följa föreningens stadgar. Förbereda årsmöte med de ekonomiska handlingarna. Övervaka att beslut följs och verkställa av årsmötet fattade beslut. Allmänna rättsprinciper och praxis som gäller för alla föreningar. Arbeta utifrån allmänna lagar för bokföring och miljö samt diskriminerings- och arbetslagstiftning. Arbeta med framtiden. Det innebär att dels hålla god ordning och vara välorganiserade för att kunna hantera oväntade händelser, dels att vägleda föreningen in i framtiden. Gällande lagar och regler följs Ansvara för och förvalta föreningens ekonomi Årligen fastställa en arbetsordning i vilken ska framgå hur styrelsen planerar, leder och fördelar arbete och ansvar inom föreningen Årligen upprätta årsredovisning som ska skrivas under av samtliga ledamöter Revisorerna får årsredovisning och räkenskaper i god tid före årsmötet och får den Medlemmarna får relevant och kontinuerlig information om föreningen Mandatperiod kassör: 2 år

5 Sekreterare Sekreterarens uppgifter i styrelsen är att; Förbereda styrelsens sammanträden och föreningens föreningsstämmor tillsammans med ordförande och verksamhetsledare. Föra protokoll över styrelsens sammanträden. Se till att förvara skrivelser och publicera styrelseprotokoll på dokumentarktiv. Underteckna skrivelser mm tillsammans med ordförande och förvara kopior av dessa. Tillsammans med verksamhetsledare göra förslag på verksamhetsberättelse. Gällande lagar och regler följs Verkställa av årsmötet fattade beslut Ansvara för och förvalta föreningens ekonomi Årligen fastställa en arbetsordning i vilken ska framgå hur styrelsen planerar, leder och fördelar arbete och ansvar inom föreningen Årligen upprätta årsredovisning som ska skrivas under av samtliga ledamöter Revisorerna får årsredovisning och räkenskaper i god tid före årsmötet och får den Medlemmarna får relevant och kontinuerlig information om föreningen. Innan sekreteraren skriver ut och publicerar protokollet bör denne gå igenom sina anteckningar och låta justeringsmannen läsa och godkänna det. Mandatperiod sekreterare: 2 år Ledamot Ordinarie ledamots uppgifter i styrelsen är att; gällande lagar och regler följs verkställa av årsmötet fattade beslut ansvara för och förvalta föreningens ekonomi årligen fastställa en arbetsordning i vilken ska framgå hur styrelsen planerar, leder och fördelar arbete och ansvar inom föreningen årligen upprätta årsredovisning som ska skrivas under av samtliga ledamöter

6 revisorerna får årsredovisning och räkenskaper i god tid före årsmötet och får den förbereda årsmöten medlemmarna får relevant och kontinuerlig information om föreningen Mandatperiod ordinarie ledamot: 2 år Suppleant För suppleanter gäller att; de inträder, enligt en av årsmötet fastställd turordning, då ordinarie ledamot har förhinder. Om ledamot avgår före mandatperiodens slut inträder suppleant i dennes ställe enligt turordningen för tiden fram till nästa årsmöte. gällande lagar och regler följs verkställa av årsmötet fattade beslut ansvara för och förvalta föreningens ekonomi årligen fastställa en arbetsordning i vilken ska framgå hur styrelsen planerar, leder och fördelar arbete och ansvar inom föreningen årligen upprätta årsredovisning som ska skrivas under av samtliga ledamöter revisorerna får årsredovisning och räkenskaper i god tid före årsmötet och får den förbereda årsmöten medlemmarna får relevant och kontinuerlig information om föreningen. Mandatperiod suppleant: 1 år VALBEREDNINGEN 8.1 Sammansättning Valberedningen ska bestå av tre eller fem ledamöter, varav en ska vara sammankallande. Årsmötet väljer valberedningen för en tid av ett år. 8.2 Uppdrag Valberedningens uppdrag är att till årsmötet föreslå ordförande, styrelseledamöter samt eventuella styrelsesuppleanter, revisorer och revisorssuppleanter. Valberedningen ska arbeta efter en särskild arbetsordning som årligen fastställs av årsmötet. Valberedningens förslag ska, senast en vecka före årsmötet, tillsammans med övriga årsmöteshandlingar göras tillgängligt för medlemmarna Mandatperiod valberedning: 1 år

7 REVISORER 9.1 Uppdrag Föreningen ska ha två revisorer samt en revisorssuppleant. I valet av revisorer och revisorssuppleanter får inte styrelseledamöterna delta. Revisorerna ska, enligt god revisionssed; granska föreningens årsredovisning och räkenskaper, samt styrelsens förvaltning. revisorerna har rätt att löpande få ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. senast tre veckor före årsmötet ska revisorerna lämna revisionsberättelsen till styrelsen Mandatperiod ordinarie revisor: 2 år Revisor suppleant: 1 år