Lathund för projektbidrag Svenska FN-förbundets projektbidrag till FN-föreningar och FN-distrikt

Transkript

1 Lathund för projektbidrag Svenska FN-förbundets projektbidrag till FN-föreningar och FN-distrikt INNEHÅLL 1. Att vara aktiv i en styrelse 2. Instruktioner till bidragsansökan 3. Instruktioner för bidragsredovisning Att vara aktiv i en styrelse Ett fungerande styrelsearbete är ryggraden för en FN-förening och ett FN-distrikt. En fungerande styrelse är inget självändamål utan ett medel att nå mål. För att det ska bli så behöver styrelsens nyckelposter ordförande, kassör och sekreterare, fungera bra. Det handlar om att vara föreningens ansikte utåt, att ekonomin sköts väl och att beslutsprotokoll förs och finns tillgängliga. Andra i styrelsen kan göra lika viktiga insatser för föreningen, men dessa tre roller har huvudansvaret för att skapa förutsättningar för stabilitet och kontinuitet i föreningen. Den största tillgången för en styrelse är medlemmarnas intresse och engagemang. Viktiga verktyg för att kanalisera medlemmarnas intresse och engagemang är den egna planeringen av verksamheten och verksamhetsberättelsen. Vägledande för inriktningen av en egen verksamhetsplan kan vara såväl enskilda medlemmars intressen som Svenska FN-förbundets måldokument. Utifrån den lokala verksamhetsplanen planerar FN-föreningen sin finansiering och håller då också samman mål och resurser. I sin verksamhetsberättelse berättar man vad man gjort och utvärderar också det verksamhetsår som gått. På så vis blir FN-föreningens verksamhetsplan och verksamhetsberättelse effektiva styrinstrument för att ge erfarenheter och kontinuitet i arbetet. Kassörens roll Det är viktigt att styrelsen lever upp till kravet på en väl hanterad ekonomi. Ordföranden ska tillsammans med kassören ansvara för att skatteregler och annan lagstiftning efterlevs. Föreningens kassör har åtagit sig att i samråd med övriga styrelseledamöter ansvara för och förvalta föreningens ekonomi. Detta innefattar bland annat att handha och ansvara för föreningens bokföring, se till att revision blir utförd före årsmötet, betala räkningar i tid, förvara kvitton säkert och inför styrelsen ge besked om föreningens ekonomi. Det är även kassörens roll att se till att anslag och bidrag blir sökta och redovisade.

2 Instruktioner för bidragsansökan Svenska FN-förbundet har under senare år avsatt pengar som FN-föreningar och FN-distrikt kan söka för att stärka den lokala rörelsen genom bättre och utökad verksamhet och fler spännande projekt. I början av varje år skickas information ut om aktuella bidrag. Här följer generella instruktioner för bidragsansökan. Observera dock att delar kan skilja sig åt från bidrag till bidrag, såsom målgrupp och ändamålskrav. För att genomföra ett projekt behöver man på förhand bestämma vad man vill uppnå, vilka resurser som krävs, vilka arbetsformer som ska användas samt hur man ska avgöra om man har lyckats eller inte. Den tid som läggs på noggrann planering får man igen senare i form av färre överraskningar och mindre arbete med att korrigera misstag. Ansökan är del av en större helhet (FN-förbundets verksamhet och prioriteringar) med övergripande mål. Det är därför viktigt att ditt projekt passar in i denna helhet och bidrar till denna. Medlemsrekrytering uppmuntras. Det är viktigt att någon är utsedd till projektledare och kontaktperson från styrelsen och har det övergripande ansvaret för projektet. Tveka inte inför att kontakta FN-förbundets kansli om ni har frågor angående bidragsansökan. Lycka till! Kriterier för grundbidrag FN-förbundet erbjuder flera olika bidrag till FN-föreningar och FN-distrikt. Det grundläggande bidraget heter grundbidrag och är per år för FN-föreningar och per år för FN-distrikt. Grundbidraget syftar till att stärka FN-föreningarnas och FN-distriktens ekonomi. Det behövs inte någon motivering eller särskild ansökan för att erhålla detta bidrag. Det enda FN-föreningen/FN-distriktet behöver göra är att sända FNförbundets organisationssekreterare följande handlingar: 1. Fjolårets verksamhetsberättelse antagen av årsmötet 2. Justerat årsmötesprotokoll 3. Fullständigt ifylld blankett med bland annat kontaktuppgifter till den aktuella styrelsen och föreningens plusgiro/bankgiro-uppgifter Kriterier för årligt projektbidrag Årligt projektbidrag går enbart att söka en gång per år, senast den 1 maj. Besked om ansökan beviljats lämnas senast 31 maj. Efter att bidraget beviljats måste FN-föreningen/FN-distriktet själva rekvirera bidraget genom att skicka en e-post om detta till organisationssekreteraren. För att årligt projektbidraget ska kunna beviljas måste följande kriterier vara uppfyllda: 1. Förra årets bidrag från FN-förbundet (oavsett vilket) ska vara avrapporterat 2. Fjolårets verksamhetsberättelse antagen av årsmötet ska vara inskickad 3. Justerat årsmötesprotokoll ska vara inskickat 4. Om årligt projektbidrag beviljats måste det därefter rekvireras från FN-förbundet senast den 30 november.

3 Kriterier för andra bidrag Svenska FN-förbundet beviljar även andra bidrag. UNgt projektbidrag kan sökas av medlemmar upp till 26 år. Det finns även öronmärkta kampanjbidrag att söka i samband olika kampanjer FN-förbundet bedriver. Vilka dessa är varierar från år till år. För att bidrag ska kunna beviljas måste följande kriterier vara uppfyllda: 1. Förra årets bidrag från FN-förbundet (oavsett vilket) ska vara avrapporterat 2. Fjolårets verksamhetsberättelse antagen av årsmötet ska vara inskickad 3. Justerat årsmötesprotokoll ska vara inskickat 4. Särskilda kriterier för aktuellt bidrag ska uppfyllas, såsom för bidraget relevant målgrupp och ändamål. Se respektive bidragsansökan. Att skriva en bidragsansökan Nedan finner ni sådant som ska ingå i en bidragsansökan till FN-förbundet. Projektidé En projektidé är en kortfattad beskrivning av ert projekt. Ange huvuddragen i projektet, hur idén har uppstått samt hur den passar med syftet för projektbidrag. Varför? Här anges en förklaring till varför det är viktigt att projektet genomförs och för vems skull det görs. Det är viktigt att ni i er ansökan tydligt beskriver på vilket sätt projektet kan stärka FNföreningen/FN-distriktet och era medlemmar samt hur ni avser att ta tillvara projektets resultat. Vad? Här beskrivs vad som ska göras. Vilka är målen? Vilka förändringar ska projektet resultera i? Målen bör vara så få som möjligt och formuleras som korta satser som talar om hur situationen beräknas se ut efter projektet. Formulera dem konkret och tänk på att det ska gå att avgöra om målen uppnåtts eller inte i efterhand, dvs. undvik vaga eller alltför omfattande mål. Det är bättre att göra lite men bra än att göra mycket som blir halvdant. Det är lätt att blanda ihop aktiviteter och mål. En aktivitet är alltid ett medel för att uppnå någonting de är inte mål i sig själva. Att genomföra en uppsatstävling på temat millenniemålen är en aktivitet som syftar till målet 40 ungdomar vet mera om millenniemålen. Ett annat exempel på mål är: FN-föreningen har 10 nya medlemmar. Relevans För att en ansökan ska beviljas ska den vara relevant för FN-förbundets verksamhet. Ansökan är del av en större helhet (FN-förbundets verksamhet och prioriteringar) med övergripande mål. Det är därför viktigt att ansökan passar in i denna helhet och bidrar till denna. Tänk på att projektet ska stärka FN-föreningen/FN-distriktet. Väv därför alltid in moment av medlemsvård och/eller medlemsvärvning. Bidrag kan inte sökas för att avlöna person, för utlandsresor till och från Sverige varken för medlemmar eller inbjudna gäster, för löpande verksamhet i FN-förbundet/FN-distriktet eller för projekt i vilka FN-föreningen/FN-distriktet inte medverkar som genomförare.

4 Projektbidrag från FN-förbundet kan utgöra hela finansieringen för projektet eller vara en delfinansiering av projekt som får medel från flera insatser. Beviljat bidrag får endast användas till de ändamål som beskrivits i ansökan. Hur och när? Beskriv på vilket sätt resultaten ska uppnås. Vilka aktiviteter ska genomföras? När beräknas projektet starta och sluta? Vilka kommer att delta från FN-föreningen? Kommer ni att samarbeta med någon annan partner? När beräknar ni att återrapportera till FN-förbundet? Det är viktigt att alla aktiviteter leder till att målen nås. Gå igenom samtliga aktiviteter och fundera över om de leder till att något av målen nås. Om inte kan de troligen tas bort. Fundera också på om det finns alternativt sätt att nå målet som är billigare eller enklare innan du slutligen bestämmer vilka aktiviteter som ska vara med i projektet. På det sättet blir ert arbete effektivare. Fundera också över om ert projekt kommer att ha någon negativ påverkan på miljön och om det går att minska denna påverkan (till exempel tåg istället för bil, rättvise- och miljömärkta varor). Planera alltid in ett moment av utvärdering i ditt projekt för att underlätta lärandeprocessen och rapportering. Det kan till exempel ske genom en enkät eller intervjuer bland deltagare. Kom ihåg att spara dokumentation som kan användas för att styrka vad som gjorts och vad som uppnåtts. Målgrupp Beskriv målgruppen för projektet (vilka och hur många). Observera att ett bidrag redan kan vara bundet till särskilda målgrupper. Se respektive ansökan. Målgruppen är de människor som direkt berörs av projektet och som genom projektet förhoppningsvis kommer att få sin situation delvis förändrad (de har fått mera kunskap om något eller börjat engagera sig för någon fråga etc.). Budget Gör en lista över planerade utgifter och inkomster. Följande budgetposter kan till exempel användas: material, utskick, arvode föreläsare, lokalhyra, transporter, kopiering, dokumentation och logi. Din projektbudget bör vara aktivitetsbaserad. Använd uppställningen som följer för inspiration.

5 Huvudaktivitet Budgetpost Summa Huvudaktivitet 1 ex. seminarium Kost/logi Arvode föreläsare Reseersättningar Lokalhyra Material Totalt huvudaktivitet 1 Huvudaktivitet 2 ex. nätverksmöten Arvode föreläsare Reseersättningar Lokalhyra Material Totalt huvudaktivitet 2 Huvudaktivitet 3 ex. handledarutbildning Marknadsföring Kost/logi Arvode föreläsare Reseersättningar Lokalhyra Material Totalt huvudaktivitet 3 TOTAL BUDGET Totalt belopp sökt från FN-förbundet: Totalt belopp sökt från andra finansiärer för detta projekt (om ni sökt sådant): Bakgrundsuppgifter FN-förening: FN-föreningens kontonummer (bidrag betalas endast ut till kontonummer som tillhör er FNförening/FN-distrikt): Kontaktperson i styrelsen: Funktion: Projektansvarig: Adress: Postnummer, ort: Underskrift kontaktperson i styrelsen, datum: Underskrift projektansvarig, datum:

6 Instruktioner för bidragsredovisning Vad har gjorts? Beskriv projektet kortfattat. Vilka aktiviteter har genomförts? När genomfördes de? Vilka är resultaten från projektet? Beskriv resultaten från projektet. Vilka var målen? Har målen uppnåtts till fullo? Vilken förändring har projektet lett till? Hur många och vilka har deltagit som arrangörer i projektet? Hur många och vilka har deltagit som målgrupp/mottagare? Har du gjort någon utvärdering bland deltagarna? Bifoga gärna dokumentation: foton, filmer, enkäter, protokoll, hemsida, nyhetsartiklar etc. Ett tips är att som en sista aktivitet i projektet samla alla som varit med i genomförandet och någon representant för målgruppen och diskutera vad som gått bra och vad som skulle kunna förbättras i genomförandet samt i vilken mån målen har uppnåtts. Exempel på frågor som kan användas för reflektion över vad som uppnåtts är: - Vad har målgruppen lärt sig? - Hur använder målgruppen det de lärt sig? - Finns det några tecken på förändringar i beteenden hos målgruppen? - Har projektet lett till någon förändring inom FN-föreningen? - Vilka tecken finns på dessa förändringar? Om målen inte uppnåtts till fullo förklara varför Vilken förklaring finns till att målen inte uppnåddes? Var målen för högt satta? Har något oförutsett inträffat? Hur hade detta kunnat undvikas? Lärande Vad lyckades bäst och vad skulle ni göra annorlunda om ni skulle göra om projektet? Vilka erfarenheter har ni gjort som andra FN-föreningar skulle kunna ha nytta av? Övrigt Här har ni möjlighet att skriva om sådant som ni tycker är viktigt men som inte ryms under de andra rubrikerna. Ekonomisk redovisning Här redovisar ni det ekonomiska utfallet i projektet. Börja med att fylla i budgeten, dvs. summan projektet blivit beviljat från FN-förbundet uppdelat på huvudaktiviteter (ytterligare detaljbudget är inte nödvändig). Därefter anger du utfallet, dvs. de kostnader projektet verkligen fick uppdelat i huvudaktiviteterna. Om det är betydande skillnader mellan det beviljade beloppet och era faktiska kostnader måste detta kommenteras och en förklaring till det inträffade anges. Kvitton på alla utlägg ska kunna uppvisas vid begäran och ska sparas av er i fem år.

7 Om den ekonomiska redovisningen lämnas i ett separat dokument är det viktigt att även denna skrivs under av kontaktperson i styrelsen samt projektansvarig. Tabellen nedan kan användas som inspiration. Budgetposter Seminarium Nätverksmöten Handledarutbildning TOTALT Beviljat belopp Faktiska kostnader Avvikelse Kommentar Bakgrundsuppgifter FN-förening: FN-föreningens kontonummer (bidraget kan endast betalas ut till kontonummer som tillhör er FN-förening/FN-distrikt): Kontaktperson i styrelsen: Funktion: Projektansvarig: Adress: Postnummer, ort: Underskrift kontaktperson i styrelsen, datum: Underskrift projektansvarig, datum: