Handbok. för föreningens stödgrupper. Innehåll

Transkript

1 Handbok för föreningens stödgrupper Innehåll Blanketter och praktiska råd för dig som är engagerad i föreningens stödgrupper och ansvarar för genomförandet av aktiviteter för våra drabbade barn och familjer.

2 Instruktioner till dig som ska planera en aktivitet. Allmänt Aktiviteten skall vara godkänd av styrelsen i en handlingsplan. Vid specifika fall kan en ny ansökan skickas in till styrelsen. Som ansvarig för en aktivitet är du projektledare och förväntas fördela arbetet i gruppen. Kansliet finns som administrativt stöd men gör inte bokningar och planering åt dig/gruppen. Stäm gärna av datum och tid med kansliet så att det inte krockar med andra aktiviteter. Informationen skall finnas i kalendariet på webben innan inbjudningar sprids på andra sätt, se instruktioner för kalendarieinlägg. Skicka in informationen till kansliet i god tid. Behöver ni material? Flaggor, namnskyltar, ballonger mm? Meddela detta i god tid till kansliet. Inbjudan och anmälan Vill ni ha hjälp med anmälningsformulär på webben? meddela detta i god tid till kansliet. Inbjudningar skall i första hand ut via nyhetsbrev och sociala medier och anslag på sjukhusen. Vill ni få med en inbjudan i ett nyhetsbrev? Planera i god tid utifrån produktionsplanen för Solstrimman. Undvik om möjligt först till kvarn Utgå istället från en sista anmälningsdatum så att A- medlemmar kan prioriteras. Brevutskick kostar pengar! Görs endast vid speciella fall. Kansliet kan då tillhandahålla aktuella adressetiketter och kuvert. Vill ni göra eget e-post utskick? Kansliet har aktuella listor. Lägg adresserna på DOLD kopia med respekt för sekretessen. Fakturor, avtal och utlägg Ibland finns det samarbeten/konton hos företag, hör med kansliet innan du bokar om du är osäker. Ange kansliets adress som fakturaadress samt ansvarig referensperson i stödgruppen. Föreningens organisationsnummer är Skapa INTE konton på webbshopar el dyl med föreningens namn/epost adress. Gör ni egna utlägg eller resor kan ni redovisa det på särskild blankett till kansliet. Redovisningen skall göras inom tre månader. Utvärdering Genomförd aktivitet redovisa det på särskild blankett till kansliet och lämnas in i samband med årsberättelsen. Lycka till!

3 Information till kalendariet på webben Bilder skall helst vara rektangulära, gärna 980 px 400 px (kansliet kan fixa till) Alla foton måste vara godkända för publicering på webb, av fotograf, arrangör, bildbank, eller vårdnadshavare. Bifoga gärna information som styrker detta. Text skickas som en wordfil eller i ett mail. Rubrik enkel och tydlig information Datum, tid Pufftext tex lite gott och prat på avdelningen Plats Brödtext, skall innehålla välkomnande text och information om aktiviteten. Anmälningsförfarande och sista anmälningsdatum. Kontaktuppgifter Arrangör Produktionsplan för solstrimman vårt nyhetsbrev Nummer Sista datum för nyhet till kansliet Nyhetsbrevet till medlemmarna # jan 20-jan # mar 06-apr # maj 19-maj # aug 12-aug # sep 16-sep # okt 03-nov

4 Redovisning efter genomförd aktivitet Datum Stödgrupp Ansvarig Aktivitet Datum för aktiviteten_ Typ av aktivitet Plats Kontaktpersoner Deltagare Antal personer Antal familjer Kostnader Total kostnad Kostnad per person Vad var bra? Tips för framtida liknade arrangemang

5 Reseräkning Barncancerfonden Västra Namn: Adress: Postnummer: Bilersättningen är 18,50 kronor/mil Ange för varje resa: Datum, Resväg, Antal km, Belopp och Typ av resa Typ av resa: 1. Resa till styrelsemöte 2. Resa för att informera i skolor, för föreningar och liknande A. Bilresa Datum Sträcka Antal km Ort: 3. Resa för aktivitet på sjukhus 4. Resa i samband med insamling 5. Visommist 6. Övrigt Belopp Trängselskatt Typ Konto Summa: jmmmmm B. Parkeringsavgifter (kvitto fästes på baksidan) kr C. Tåg eller buss Datum Sträcka Biljettkostnad Konto Summa: Belopp att betala ut totalt: kr Post/bankgiro, bankkonto (ange även clearingnr och bank):...den......underskrift

6 Utläggsrapport Barncancerfonden Västra Sammanställning av kvitton för utlägg Namn: Adress: Postnr: Ort: Kvitto nr Utgift för/aktivitet - Datum Belopp Summa: Beloppet insättes på bankkonto: Bank Underskrift den Namn förtydligande