FÖRENINGSPÄRMEN. Er guide till arbetet i föreningen

Transkript

1 FÖRENSPÄRMEN Er guide till arbetet i föreningen

2 Förord Det ni håller i är Vi Ungas föreningspärm. Föreningspärmen är skriven för att finnas som ett stöd och som en uppslagsbok till er Vi Unga-förening. Om ni inte har hunnit skapa er förening, spana in vår nybildningsguide. Det är inte tänkt att ni ska sträckläsa föreningspärmen. Se den istället som en uppslagsbok. Kolla igenom innehållsförteckningen och läs när det är något ni undrar över kring arbetet i föreningen. Föreningspärmen kan också fungera som ett diskussionsmaterial. Till varje kapitel finns det ett antal diskussionsfrågor längst bak i pärmen. Ett tips är att göra det som en studiecirkel tillsammans med Studieförbundet Vuxenskolan. Föreningspärmen uppdaterades senast Hittar ni något fel eller har kommentarer på innehållet, vänligen hör av er till info@viunga.se. Tänk också på att det kan finnas en nyare version av föreningspärmen, så håll utkik på hemsidan, viunga.se. På viunga.se kan ni även hitta mallar, dokument och mer information. Har ni märkt att några ord är markerade med både fet stil och en lila färg? Det betyder att det finns mer information om ni är intresserade! Kolla in Läs mer -rutan längst ner på sidan eller besök länkadressen! Vi hoppas att ni kommer ha nytta av föreningspärmen och önskar er lycka till med ert viktiga arbete! Hör gärna av er till ert distrikt om ni undrar något! Kontaktuppgifter hittar ni på viunga.se/distrikt Nybildningsguide (finns i materialbanken på hemsidan) Mallar för föreningsarbetet (finns i materialbanken på hemsidan) 2.

3 Innehållsförteckning Förord 2 Kapitel 1 Förbundet Vi unga 4-5 Vad är Förbundet Vi Unga? Vi Ungas åsikter Stadgar och grundidéer Kapitel 2 Föreningen, årsmötet & verksamheten 6-8 FÖRENEN Vad är en förening? Varför ska vi ha en vi unga-förening? ÅRSMÖTET Årsmötesguide Att tänka på inför mötet Förslag från styrelsen VERKSAMHETEN Verksamhetsplan Verksamhetsberättelse Marknadsföring Kapitel 3 Styrelsen & roller i föreningen 9-11 STYRELSEN Möten och beslut Styrelsens arbetssätt ROLLER I STYRELSEN Ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och ledamot ANDRA ROLLER I FÖRENEN Revisorn, valberedningen och arbetsutskottet Kapitel 4 Medlemskap, medlemsregister & årsrapportering MEDLEMSKAP I VI UNGA Medlemsregister, medlemskort och försäkring MEDLEMSREGISTER & ÅRSRAPPORTER Vad är ett medlemsregister, logga in på medlemsregistret, Vi Ungas föreningsstöd & årsrapportering Kapitel 5 Ekonomi Öppna Bankkonto Budget, Bokföring och bokslut Öka era intäkter! Arkivering Kapitel 6 Vi Unga-distriktet & Samarbeten 18 Vi Unga-distriktet Studieförbundet Vuxenskolan Bygdegårdarnas riksförbund Kapitel 7 Diskussion 19 Diskussionsfrågor utifrån kapitlen i föreningspärmen 3.

4 Förbundet Vi Unga Vad är Förbundet Vi Unga? Förbundet Vi Unga tycker att vi barn och ungdomar är de som är bäst på att bestämma vad vi vill göra på vår fritid. I Vi Unga är det därför vi barn och ungdomar som styr verksamheten, till exempel genom att sitta i styrelserna. Vi Unga har ungefär medlemmar i 12 distrikt och 100 lokala föreningar fördelade över hela Sverige. Vi Unga är öppet för alla och det syns även i vår verksamhet. Vi har både stora som små föreningar och föreningarna sysslar med allt från att dansa, arrangera festivaler, sy och åka skateboard. Förbundet Vi Ungas vision: Alla barn och ungdomar ska få utvecklas, känna sig betydelsefulla och ha möjlighet att förverkliga sina idéer. Alla föreningar tillhör ett distrikt. Distriktens roll är att stötta föreningarna och att skapa verksamhet i sitt distrikt. Distriktet ordnar utbildningar och läger som ni i föreningen kan besöka. De är också duktiga på föreningskunskap och kan hjälpa er i föreningarna om det är något ni undrar över. Distrikten får i sin tur hjälp av riksorganisationen, som ibland också kallas förbundet. De stöttar distrikten med bland annat utbildningar, nationella träffar, ekonomi och stöd i ledningen av distriktet. MEDLEMMAR MEDLEMMAR MEDLEMMAR DISTRIKT DISTRIKT DISTRIKT MEDLEMMAR DISTRIKT RIKSORGANISATIONEN DISTRIKT MEDLEMMAR MEDLEMMAR 4.

5 Vi Ungas åsikter Förbundet Vi Unga är varken bundet till något politiskt parti, någon religion eller någon specifik verksamhet. Det som förenar oss är att det är vi ungdomar själva som sitter i styrelserna och leder verksamheten. Även om vi inte är bundna till något parti så kan vi ha åsikter om politiska frågor som vi tycker är viktiga. Vi anser exempelvis att unga ska få ökat inflytande i samhället och att våra åsikter bör tas på allvar. Det kan också vara att ni som förening kämpar för något lokalt, till exempel att föreningen jobbar för att bevara fritidsgården, bättre skolmat, gratis buss eller liknande. Tillsammans är alla föreningar och medlemmar en kraft som kan påverka Sveriges framtid! Stadgar och grundidéer Vi Ungas stadgar kan översättas till Vi Ungas regler. Stadgarna är våra regler för hur vår organisation ska fungera. Där står det bland annat hur vi bestämmer i Vi Unga, hur ett årsmöte ska gå till och hur vi gör när vi bildar en ny förening. Grundidéerna är ett dokument som beskriver vad vi som organisation tror på. Exempelvis står det i grundidéerna att Vi Unga är öppet för alla unga och att vi står för alla människors lika värde. Förbundet Vi Ungas stadgar (finns i materialbanken på hemsidan) Förbundet Vi Ungas grundidéer (finns i materialbanken på hemsidan) Vi Ungas historia (finns under fliken Om oss på hemsidan) Vi Unga skryter (finns i materialbanken på hemsidan) 5.

6 Föreningen Vad är en förening? En förening är en grupp människor som förenas. De som är en del av gruppen kallas medlemmar. Det föreningen sysslar med kallas föreningens verksamhet. Verksamheten kan se väldigt olik ut från förening till förening. I Vi Unga får en förening ha vilken verksamhet den vill, så länge den är öppen för alla ungdomar som vill vara med och är obunden av partipolitik och religion. Det kan vara alltifrån att anordna konserter eller LAN, fixa filmkvällar eller bakdagar, spela fotboll eller teater och allt däremellan. Det finns mycket likheter mellan en förening och ett kompisgäng. Ni gör roliga saker, träffas på fritiden och samlas kring gemensamma intressen. Skillnaderna är att föreningen har ett bestämt syfte med sina aktiviteter. Dessutom är en förening demokratisk och har regler (stadgar) för hur alla ska få vara med och bestämma. I Vi Ungas stadgar står det bland annat att vi måste betala medlemsavgift och hur vi går tillväga när vi tar beslut. Det är viktigt att det inte är en person som ensam bestämmer allt. I en förening ska beslut tas på ett demokratiskt sätt. Medlemmarna bestämmer tillsammans om föreningen. Det är på föreningens årsmöte som medlemmarna samlas och tillsammans beslutar om den verksamhet föreningen ska ha under året. På nästa sida kan ni läsa mer om vad ett årsmöte är. Varför ska vi ha en Vi Unga-förening? Att komma samman i en förening är ett bra sätt att utveckla ett intresse eller en hobby tillsammans med andra. Som Vi Unga-förening kan man också samarbeta med andra Vi Unga-föreningar och träffa nya människor. Dessutom finns det ett antal praktiska fördelar med att vara en Vi Unga-förening. Här listas några. Det här får ni som Vi Unga-förening Bidrag från förbundet (föreningsstöd) Möjlighet att söka bidrag från kommunen Möjlighet att söka pengar från olika Vi Unga-potter Delta på Vi Ungas utbildningar och läger Mallar och material som hjälp i föreningsarbetet En olycksfallsförsäkring för alla medlemmar innan, under och efter arrangemang Stöd från distrikt och förbund Det här behöver ni göra varje år Årsrapportera senast sista februari (se mer på sidan 13) Ha årsmöte varje år (se mer på sida 7) Beroende på om ni har ett organisationsnummer, anställda/ arvodrade eller äger fastigheter så kan Skatteverket begära in fler rapporter. Det gäller alla föreningar, även de som inte är anslutna till Vi Unga. Kontakta ditt distrikt om ni vill ha hjälp med att veta vad ni ska fylla i. Förbundet Vi Ungas stadgar (finns i materialbanken på hemsidan) Information om olika Vi Unga-potter och -fonder att söka pengar från (viunga.se/sok-pengar) Mallar för föreningsarbetet (finns i materialbanken på hemsidan) Information om Vi Ungas försäkring (finns i materialbanken på hemsidan) Guide för årsrapportering (finns i materialbanken på hemsidan) 6.

7 Årsmötet I januari eller februari varje år samlas ni i föreningen för att bestämma vad ni ska göra under det nya året. Detta kallas årsmötet och är det viktigaste mötet på hela året. På årsmötet ska ni välja styrelse, se hur förra året har gått och planera inför kommande år. Årsmötet är föreningens högsta beslutande församling. Det betyder att alla föreningens medlemmar får komma på årsmötet och vara med och bestämma. Årsmötesguide Inför årsmötet, i december, skickas det ut en årsmötesguide till er. Den finns också att läsa online på viunga.se. I årsmötesguiden finns information och hjälp om hur ni arrangerar ett årsmöte. Kolla igenom materialet och fråga distriktet om ni undrar över något. Är det första gången ni arrangerar ett årsmöte kan det vara skönt att ha med någon från distriktet. Även distrikt och förbund har årsmöten, fast då kallas det stämma. Till stämmorna har ni möjlighet att skicka ombud. Ombud är en medlem som åker för att föra fram föreningens åsikt. På distriktsstämman får varje förening skicka fem ombud och på förbundsstämman får varje förening skicka två ombud. Föreningarna ska ha sina årsmöten i januari eller februari. Distrikten har sina stämmor i mars eller april. Förbundsstämman är under hösten. Att tänka på inför mötet För att alla medlemmar ska få en chans att förbereda sig och boka in mötet så måste styrelsen berätta för medlemmarna om tid och plats senast 14 dagar innan årsmötet. Att berätta om tid och plats för årsmötet heter att man kallar till årsmöte. Det är en del att tänka på inför ett årsmöte. Ju bättre ni förberett mötet, desto lättare går det. Inför årsmötet är det några saker ni i styrelsen behöver förbereda: Göra ett förslag på verksamhetsplan som årsmötet ska ta ställning till Skriva en verksamhetsberättelse Göra bokslut Göra ett förslag på budget som årsmötet ska ta ställning till Beskrivs under kapitlet Verksamhet Beskrivs under kapitlet Verksamhet Beskrivs under kapitlet Ekonomi Beskrivs under kapitlet Ekonomi Tänk också på: Låta revisorn gå igenom bokslut och verksamhetsberättelsen och skriva revisionsberättelse (se mer på sidan 11) Informera valberedningen om när mötet är (se mer på sidan 11) Informera distriktet när mötet är Förslag från styrelsen Vill någon eller några i styrelsen göra något speciellt kan den skriva ett förslag från styrelsen. Det kan till exempel handla om ett speciellt projekt eller något ni vill förändra i föreningen. Förslag från styrelsen brukar vara lite större frågor eller sådant som styrelsen vill diskutera med medlemmarna. Årsmötesguiden (viunga.se/arsmote) 7.

8 Verksamheten Verksamheten är det ni gör i föreningen. Den kan variera väldigt mycket från förening till förening, eftersom det är medlemmarna i föreningen som bestämmer vad som ska göras. Verksamhetsplan För att veta vilka aktiviteter ni ska ha i föreningen är det bra att göra en verksamhetsplan som är en plan över vad ni ska göra och när ni ska göra det. På årsmötet som ni har varje år bestämmer ni gemensamt hur verksamhetsplanen ska se ut. Har ni aldrig gjort en verksamhetsplan tidigare kan det vara lite klurigt att veta hur ni ska börja. Här kommer därför ett förslag på hur ni kan lägga upp diskussionen. 1) Varför har ni en förening? Vad är målet med just er förening? 2) Hur stor är er förening? Finns det fler unga på er ort som borde vara med i föreningen? Hur når ni dem? 3) Låt alla medlemmar vara med och göra en lista på aktiviteter som de vill göra i föreningen. 4) Har ni haft föreningen i över ett år kan ni fundera på aktiviteterna ni haft tidigare. Vad fungerade bra/mindre bra? Vilka aktiviteter vill ni fortsätta med och vilka vill ni stryka? 5) Läs sedan upp för varandra vilka aktiviteter ni har och kom överens om vilka ni vill göra. 6) Sätt upp aktiviteterna under ett år, när vill ni göra vad? När ni gjort ert förslag tittar ni igenom det och funderar på om ni klarar av att genomföra alla aktiviteter. Det är bättre att ha några färre aktiviteter planerade och utöka under året än att tvingas ställa in några aktiviteter som ni inte orkade genomföra. Spara de aktiviteter ni inte tar med i år till nästa år! Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är som det låter, en berättelse över den verksamhet ni haft under förra året. Sätt er ner och fundera på vad ni har gjort under året, gå igenom protokoll och kalender för att få hjälp att komma ihåg. Ni bestämmer själva hur verksamhetsberättelsen ska se ut. Kanske vill ni göra den som en film? Eller med hjälp av bilder och text? Det viktiga är att ni beskriver den verksamhet ni gjort under året. Marknadsföring För att nå ut till blivande medlemmar eller andra ni vill nå med er verksamhet är det viktigt att ni tillsammans i föreningen diskuterar hur ni ska marknadsföra er. Till er hjälp finns till exempel Say It. Vi Unga har också marknadsföringsmaterial som finns att beställa, till exempel pennor, nyckelband och broschyrer. Det mesta är gratis. Använd dem och använd fantasin: Var med på mässor, dela ut material på skolbussen eller liknande. Mallar för bland annat versamhetsplan och verksamhetsberättelse (finns i materialbanken på hemsidan) Say it- handbok i kommunikation (finns i materialbanken på hemsidan) Marknadsföringsmaterial att beställa (finns i webshoppen, under materialbanken på hemsidan) 8.

9 Styrelsen På årsmötet väljer föreningen en styrelse som ska leda föreningen mellan årsmötena. Styrelsen ska alltså se till att föreningen fungerar och utvecklas. Enligt Vi Ungas stadgar ska föreningsstyrelsen bestå av minst tre personer. Det finns inget maxtak för hur många som kan vara med i styrelsen. Möten och beslut Även om ni inte måste ha fler möten än årsmötet (se sidan 7) kan det vara bra att ha styrelsemöten för att organisera verksamheten. Exempelvis kan ni bestämma vem som är ansvarig för vad, vad ni ska göra, fatta ekonomiska beslut och följa upp verksamheten. Det är oftast föreningens ordföranden som kallar till styrelsemöten. Det kan exempelvis göras genom telefonsamtal, e-post eller sms. Det viktiga är att alla i styrelsen vet när och var mötet är. Det är också bra om det finns en dagordning innan mötet. En dagordning är en lista med punkter som ska tas upp på mötet som alla kan läsa och på så sätt förebereda sig inför mötet. Under mötet bör ni skriva protokoll. Där skriver ni vilka som var närvarande, vad ni pratade om och vad för beslut ni tog. Ett protokoll ska innehålla fakta och vara lätt att överblicka. Den som skriver protokollet kallas sekreterare. Ofta brukar man också välja en justerare till mötet som har till uppgift att dubbelkolla så att sekreteraren fått med allt i protokollet. Tänk på att ett protokoll inte är giltigt förrän det har skrivits under av ordförande, sekreterare och justerare. Samla gärna alla protokoll i en pärm som ni förvarar på ett bra ställe. Det kan vara bra att ha dem samlade utifall ni vill se vad ni beslutade om på tidigare möten. Styrelsens arbetssätt En viktig sak att tänka på när ni nu har bildat en styrelse är att alla jobbar olika. Vi har alla olika sätt att ta in information, till exempel behöver vissa höra saker för att komma ihåg och andra behöver läsa för att minnas. För att alla ska kunna vara delaktiga på mötena så kan ni prova olika mötesformer. Här är några exempel på hur ni kan öka delaktigheten på mötena. Grupparbeten. Dela upp styrelsen i två eller flera grupper och låt grupperna diskutera en viss fråga. Grupparbeten gör att det blir mer tid att tänka efter och att fler kommer till tals. Bikupor. En enklare form av grupparbete där alla sitter kvar vid bordet. Dela gruppen i par, två och två. Ta någon eller några minuter på er för att prata en viss fråga. Talarrundor. Alla som sitter runt bordet får ordet i tur och ordning. Ingen får avbryta den som talar utan får vänta till det är den personens tur under rundan. Det här är en metod som gör att alla kommer till tals och ett bra sätt att pejla läget i styrelsen när det börjar bli dags att gå till beslut. Pauser. Ta paus ofta. Det är svårt att hålla koncentrationen uppe en längre stund särskilt för de som lyssnar. Förbundet Vi Ungas stadgar (finns i materialbanken på hemsidan) Mall för bland annat dagordning och protokoll (finns i materialbanken på hemsidan) 9.

10 Roller i styrelsen I en styrelse kan styrelsemedlemmarna ha olika roller. Det finns inga krav på vilka roller, titlar eller ansvarsområden som måste finnas med. Det viktiga är att ni utgår från föreningens behov, och att det är tydligt vad varje person ansvarar för. Det bör dock finnas någon som ansvarar extra för ekonomin, någon som sköter medlemsregistret och en ordförande. Vad en ordförande kan ha för uppgifter Ordförandens roll är att leda föreningen och föreningsstyrelsen. Det innebär att ansvara för att föreningen fungerar och att arbetet fördelas inom styrelsen. Vanligen är det också ordföranden som kallar till mötena och förbereder mötet med bland annat en dagordning. Det är vanligt att ordföranden är föreningens ansikte utåt. Det kan till exempel innebära att ha kontakt med Vi Unga-distriktet och andra föreningar som ni samarbetar med. Söker ni bidrag från exempelvis kommun eller Studieförbundet Vuxenskolan kan det vara ordförandens roll att se till att listor fylls i och skickas in. Ordföranden har oftast ansvaret för att information som kommer till föreningen sprids. Till exempel kan det vara information om utbildningar som distriktet ordnar eller kanske någon kommundag som medlemmar i er förening vill vara med på. Vad en vice ordförande kan ha för uppgifter Vice ordförande är den som i första hand ska ersätta ordföranden om denna inte kan närvara vid något sammanhang. Därför är det viktigt att den som är vice ordförande är väl insatt i arbetet så att den personen lätt kan ta över vid behov. Oftast är vice ordföranden också ett bollplank till ordföranden och är med och hjälper till. Vad en kassör kan ha för uppgifter Kassören har hand om föreningens pengar. Även om kassören har hand om pengarna är det föreningen som beslutar hur pengarna ska användas. Kassörens uppgift är att hålla koll på vilka pengar som kommer in och göra utbetalningar. Det är viktigt att kassören är noga och för anteckningar över vad som händer ekonomiskt. På sidorna kommer ett kapitel som handlar om ekonomi. Är du kassör är det särskilt viktigt att du kollar in det! Vad en sekreterare kan ha för uppgifter Sekreterarens vanligaste uppdrag är att skriva protokoll vid möten. Sekreteraren kan också skriva dagordningar och inbjudningar till olika aktiviteter. Sekreteraren brukar även ansvara för att alla protokoll sparas på ett säkert ställe. Det kan även vara bra att ha en person i styrelsen som är ansvarig för medlemsregistret. Det är vanligt att det är sekreteraren. Vad en ordinarie ledamot kan ha för uppgifter Alla medlemmar i en styrelse är ledamöter i styrelsen. Om en person inte fått eller velat ha någon speciell roll eller titel i styrelsen blir den personen alltså en ordinarie ledamot. Ordinarie ledamöter är lika viktiga som de andra i styrelsen, och även om en ledamot inte fått någon särskild titel eller roll i gruppen så kan ordinarie ledamöter fortfarande ha särskilda uppdrag, så som medlemsvård, ett speciellt arrangemang eller liknande. 10.

11 Andra roller i föreningen Revisorn Revisorn sitter inte i styrelsen men är nödvändig ändå. En revisor kollar att kassören och resten av styrelsen har skött sin uppgift, att ha hand om föreningens pengar. Revisorn måste vara över 18 år och bör inte ha en nära relation till någon i styrelsen. Inför varje årsmöte kollar revisorn så att alla handlingar stämmer och föreslår om årsmötet ska bevilja ansvarsfrihet för styrelsen eller inte. Att bevilja ansvarsfrihet är ett lite krångligare sätt att säga att styrelsen skött verksamheten bra. Revisorn skriver också en revisionsberättelse till årsmötet. En revisionsberättelse är en text där revisorn berättar om sin granskning av hur kassören och resten av styrelsen skött hanteringen av föreningens pengar. En revisor kan även fungera som ett stöd för kassören i föreningen. För att få ett fungerande arbetsklimat är det viktigt att ha kontakt flera gånger under året än just vid revisionen av årsbokslutet. Valberedningen En valberedning väljs på föreningsårsmötet och har i uppdrag att förbereda de val som ska ske på nästa föreningsårsmöte. Valberedningen ska ha kontakt med medlemmarna i föreningen och i styrelsen för att skapa sig en uppfattning om hur arbetet går och vad medlemmarna tycker om styrelsen. Valberedningen ska sedan lägga ett förslag på styrelse och revisorer. Valberedningen förbereder vanligtvis inte val av valberedning. Arbetsutskottet Om ni är en styrelse med många personer kan det vara bra att ha ett arbetsutskott. Ett arbetsutskott är en liten del av styrelsen, oftast är det ordförande, vice ordförande och någon ledamot som tar lite större ansvar över styrelsearbetet. Arbetsutskottet kan få tilldelat sig vissa uppdrag och ansvar från styrelsen som till exempel att förbereda vissa frågor inför mötet, ha ansvar över personalen om föreningen har anställda och skicka ut dagordningen. Eftersom arbetsutskottet inte är så många kan de på kortare varsel träffas om det skulle hända något akut. Då slipper ni dra ihop hela styrelsen. Mallar för exempelvis revisionsberättelse (finns i materialbanken på hemsidan) 11.

12 Medlemskap i Vi Unga För att bli medlem i en Vi Unga-förening måste man betala en medlemsavgift. Det är föreningen som bestämmer summan. Den måste dock vara minst 20 kronor. Som medlem får man vara med på alla aktiviteter och vara med och ta ansvar för föreningen. Som medlem i Vi Unga finns det också möjlighet att åka på utbildningar och läger som arrangeras av distriktet eller förbundet! Distrikten kan också ta ut en avgift och några distrikt i Vi Unga gör det. Ta kontakt med ert distrikt för att få veta om de tar ut en avgift i år. Det är på föreningsårsmöten och distriktsstämmorna som medlemsavgiften bestäms. Om medlemsavgiften betalas vid deltagande vid en aktivitet till exempel lägerkostnad måste det klart framgå att medlemsavgiften är inräknat i priset och hur stor medlemsavgiften är. Personen måste också få information om att personen blir medlem i er förening och att er förening är ansluten till Vi Unga. Det är inte tillåtet att ge gratis medlemskap. Alla föreningens medlemmar har möjlighet att påverka på årsmötet, genom att skriva motioner, tala för sin sak och rösta. För mer information om vad som krävs för att en person ska anses vara medlem, titta i Vi Ungas stadgar. Medlemsregister Alla medlemmar måste finnas inskrivna i medlemsregistret för att de ska räknas som medlemmar. Är medlemmarna inte inskrivna så gäller exempelvis inte heller försäkringen för medlemmarna. Vi Ungas medlemsregister finns på ebas.viunga.se och du kan läsa mer om det på nästa sida. Via medlemsregistret görs även årsrapporteringen. Medlemskort Det finns medlemskort som kan beställas via Vi Ungas hemsida. Medlemskorten kan användas som ett kvitto på att en medlem betalt medlemsavgiften och ett bevis på att personen är medlem i er förening. Vi Unga har medlemskort i plast med tillhörande årsmärken. Ett årsmärke är en klisterlapp med årtalet på, som kan klistras på medlemskortet. Försäkring Genom medlemsavgiften är varje medlem försäkrad. Vi Unga har en försäkring som skyddar medlemmarna vid olycksfall innan, under och efter arrangemang. Försäkringen gäller även visst material och lokaler, men är inte heltäckande för detta. Försäkringen är heller inte heltäckande vid olycksfall, exempelvis gäller krav på skyddsutrustning. Om något händer kontakta distriktet eller riksorganisationen för att kolla hur du ska anmäla olycksfallet. Ska ni ha ett större arrangemang i eran förening kan det vara bra att kolla med distriktet eller riksorganisationen vad försäkringen täcker så ni vet om ni behöver lägga till något! Förbundet Vi Ungas stadgar (finns i materialbanken på hemsidan) Guide för årsrapportering (finns i materialbanken på hemsidan) Medlemskort att beställa (finns i webbshoppen på hemsidan) Information om Vi Ungas försäkring (finns i materialbanken på hemsidan) 12.

13 Medlemsregister & årsrapportering Vad är ett medlemsregister? ebas är Vi Ungas medlemsregister. I medlemsregistret lägger ni in alla föreningens medlemmar. På så sätt har ni alla medlemmars kontaktuppgifter på ett och samma ställe. Då kan ni enkelt göra utskick eller få en bild av hur många ni är. Alla som vill vara medlem i er förening ska läggas in. Enklast är att skriva in medlemmarna löpande under året, exempelvis i samband med att de betalar sin medlemsavgift. Då kan man enkelt se vem som betalat sin medlemsavgift och inte. Alla föreningar måste ha en medlemslista för att kunna söka bidrag. De som ger ut bidraget vill ofta veta hur många medlemmar ni har. Ni kan exempelvis använda uppgifter i ebas för att söka bidrag från er kommun. Större föreningar med fler medlemmar får i regel större bidrag. Logga in på medlemsregistret Ni kommer åt ebas via ebas.viunga.se. Ni loggar in med hjälp av ert förenings-id och lösenord. När ni bildade föreningen knöts föreningens e-postadress till ebas. Om ni tappat bort ert förenings-id och/eller lösenord kan ni använda er förenings e-postadress för att få reda på det genom funktionen Glömt Lösenordet? Om ni tappat bort er förenings e-postadress kan ni kontakta info@viunga.se. Vi Ungas föreningsstöd och årsrapportering Förbundet Vi Unga betalar årligen ut ett föreningsstöd till alla Vi Unga-föreningar som gjort en giltig årsrapportering för det föregående året. Till årsrapporteringen är det viktigt att alla medlemmar är inlagda i ebas. Årsrapporteringen görs i ebas enligt sex steg: 1. Logga in på ebas. 2. Se till att föreningens uppgifter (kontaktuppgifter, bankkonto, med mera) stämmer. 3. Gå igenom medlemslistan och se till att alla medlemmar är inlagda. 4. Gör en årsmötesrapport där ni skriver när årets årsmöte var och vem som blev vald till styrelse och revisorer. 5. Gör en verksamhetsrapport där ni skriver lite vad ni gjort under året. 6. Granska era uppgifter och klicka på Sök bidrag. Årsrapporteringen ska göras senast den sista februari nästkommande år. Många saker behöver ni dock inte vänta med att göra, utan kan göra direkt. Exempelvis kan ni rapportera in årsmötet direkt när ni haft det. Medlemsregistret ebas hittar du på ebas.viunga.se Guide för årsrapportering (finns i materialbanken på hemsidan) 13.

14 Ekonomi I det här kapitlet kommer vi gå igenom grunderna i föreningsekonomi. Vad är en budget, hur bokför vi och hur kan vi söka mer pengar till vår verksamhet? Starta bankkonto För att kunna få pengar till er förening underlättar det om ni har ett bankkonto. För att kunna öppna ett bankkonto så måste ni ha beslutat om vem som ska ha teckningsrätt. Att någon får teckningsrätt betyder enkelt att föreningen väljer en eller flera personer som har rätt att underteckna för föreningen. Ni beslutar om vem som får teckningsrätt på årsmötet eller på ett styrelsemöte. För att teckningsrätten ska vara giltig måste det finnas ett underskrivet protokoll där detta framgår. Förbundet Vi Unga har ett nationellt samarbete med Swedbank som gör att våra föreningar får öppna konton billigare, kan göra det utan att behöva vara över 18 år och utan att behöva ha ett organisationsnummer. Detta kallas för banklösningen, och instruktioner kring det finns att hitta på vår hemsida. Även om ni inte måste ha ett organisationsnummer är det bra att fundera på om ni vill ha ett. Ett organisationsnummer är som en identitetshandling eller ett personnummer för föreningar. Det gör att ni kan skriva på avtal i föreningens namn istället för era egna namn. Ni ansöker om ett organisationsnummer från Skatteverket. Tre gånger B Budget, bokföring och bokslut Ett lätt sätt att hålla koll på ekonomin är att tänka tre gånger B budget, bokföring och bokslut! Förenklat kan det förklaras med att budgeten är förväntningarna inför året. Bokföringen är det som faktiskt händer och bokslutet är utvärdering och avslutet. Budget En budget är föreningens uppskattade kostnader och intäkter, alltså vad föreningen kommer få in och göra av med i pengaväg under året. En budget underlättar för styrelsen att hålla koll på hur mycket pengar som får gå åt när ni planerar verksamheten. Framför allt behöver den som har ansvar för ekonomin ha bra koll på budgeten, men alla i styrelsen behöver veta hur det ser ut ekonomiskt i föreningen. 1. Börja med att titta på hur mycket intäkter ni kommer att ha är det dags att börja titta på 2. När ni har gått igenom intäkter under året. Intäkter är det som kostnaderna, alltså det ni vill ni får in genom exempelvis medlemsavgift och bidrag. Hur många medlemmar har ni och hur stor är medlemsavgiften? Hur mycket bidrag kommer ni att få till föreningen? Kan ni få in mer pengar på något sätt? 14. lägga era pengar på. Då är det bra att titta på verksamhetsplanen, hur mycket aktiviteter har ni tänkt att genomföra? Vad kostar de aktiviteterna? Har ni någon lokal som kostar pengar? Glöm inte räkna med till exempel fika för styrelsen på möten med mera. Ansökan för organisationsnummer (sök efter organisationsnummer för ideell förening på Skatteverkets hemsida) Banklösningen (finns under viunga.se/bank) Mallar för bland annat budget och bokslut (finns i materialbanken på hemsidan) 3. Räkna ihop intäkterna och kostnaderna, vad blir resultatet? Har er förening funnits flera år kanske ni har sparade pengar som ni kan använda er av? Om inte kan det vara bra att lägga en budget som går lite plus, alltså att det finns pengar kvar när året är slut. På så sätt kan ni ha råd med oväntade kostnader.

15 En budget bör fungera som ett stöd under året. Stäm av så att kostnader och intäkter stämmer överens mellan budget och verklighet. Kolla upp efter en aktivitet om ni gjorde av med mer eller mindre pengar än ni tänkt. Om föreningen ska göra ett större arrangemang kan det vara bra att göra en egen budget till det. Där kan ni vara mer specifika om vad som får kosta vad. BUDGET FÖR VI UNGA FÖRENEN - EXEMPEL Årtal Exempel på budget Kostnader (pengar ni gör av med under året) Intäkter (pengar ni får in under året) Beskrivning Kostnader Beskrivning Intäkter Hyra lokal kr Medlemsavgifter kr Mat och fika 800 kr Försäljning kiosken kr Utbildningar kr Bidrag från kommunen kr Material kr Bidrag från Vi Unga kr Övrigt 345 kr - kr Avgifter för bankkonto 750 kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr - kr Summa 8 347,00 kr Summa 8 400,00 kr Om föreningen mot slutet av året inte gjort av med så mycket pengar som räknat med i budgeten kan Årets underskott/överskott 53,00 kr ni planera in fler aktiviteter. Om det däremot finns Summan av Intäkter -(minus) Kostnader mindre kvar kan det vara lämpligt att styrelsen fattar beslut om att skära ned på någon verksamhet, att sätta stopp för någon utgift eller försöka hitta nya intäkter. Bokföring Bokföring betyder att förra anteckningar på alla transaktioner, alltså alla era kostnader och intäkter. Detta görs för att ha koll på vad verksamheten har kostat under året så att ni i styrelsen kan ta medvetna beslut och för att i slutet av året kunna göra ett bokslut (se nästa sida). För att styrelsen ska ha koll på ekonomin under året bör ni bokföra kontinuerligt, till exempel en gång i månaden eller var tredje månad beroende på hur ofta ni hanterar pengar i föreningen. BOKSLUT FÖR VI UNGA FÖRENEN - EXEMPEL Exempel på bokföring Årtal Resultaträkning Beskrivning Kostnader Beskrivning Intäkter Hyra lokal kr Medlemsavgifter kr Mat och fika 422 kr Försäljning kiosken 821 kr Utbildningar kr Bidrag från kommunen kr Material 721 kr Bidrag från Vi Unga kr Övrigt Avgifter för bankkonto Bokföringen innehåller både anteckningar och så kallade Balansräkning verifikat. Verifikat är ett bevis för varje transaktion. Det kan var ett kvitto, en faktura eller ett kontoutdrag. Därför är det Beskrivning viktigt att alltid spara Tillgångar kvitto på de Beskrivning saker ni köper eller skriva Skulder upp datum och summa för de pengar ni får in. I exempelbudgeten ovan använde vi oss av olika rubriker för att beskriva intäkterna eller kostna derna. Under året ska in- och utbetalningarna bokföras under respektive rubrik. Om Eget vi fortsätter kapital med exemplet 4 854,00 ovan. kr Säljer Ska in i ni nästa godis års bokslut i kiosken som "ingående ska eget det kapital". alltså in under Försäljning kiosken och inte en ny rubrik som heter godisförsäljning. Ovanför ser ni ett exempel på hur er bokföring kan se ut. Vi har kvar samma rubriker som i budgeten och har lagt in alla in- och utbetalningar under respektive rubrik. Nu ser vi snabbt och enkelt vad som har kostat Ort, och datum hur och väl underskrifter verksamheten från hela styreslsen stämmer och revisorn med budgeten! 102 kr 750 kr Summa 5 995,00 kr Summa 7 721,00 kr Årets underskott/överskott 1 726,00 kr Summan av intäkter - (minus) kostnader. Ska in i Balansräkningen nedan. Handkassa 2 354,00 kr Ingående eget kapital föregående år 4 401,00 kr På Banken 2 500,00 kr Årets underskott/överskott 1 726,00 kr På Plusgirot - kr Summa 4 854,00 kr Summa 6 127,00 kr 15.

16 Bokslut När året är slut är det dags att göra en sammanfattning och ett avslut. Det vill säga att göra ett bokslut. Ett bokslut består av två delar, en resultaträkning och en balansräkning. Resultaträkningen beskriver vad som har hänt under året. Vad som har kostat och vilka intäkter föreningen har haft. Som ni ser i exemplet till höger så ser den första delen, resultaträkningen, väldigt lik budgeten och bokföringen. Det är bra, då blir det lättare för medlemmarna på årsmötet att se vad som hänt under året och därmed kunna ta bra beslut om nästa års budget. Balansräkningen beskriver vilka tillgångar ni har i föreningen just nu. Tänk er att ni tittar ner i skattkistan. Där kanske ni har lite pengar, kanske har ni en lapp där det står att någon är skyldig er pengar. Eller är ni kanske skyldiga någon pengar? Allt det Eget kapital 4 854,00 kr här ska finnas med i balansräkningen. Här kommer också resultatet från året som gått in. När ni gjort färdigt bokslutet är det dags för revisorn att kolla igenom bokslutet och er bokföring. Revisorn föreslår sedan antingen att föreningensårsmötet ska ge ansvarsfrihet eller inte. Efter det ska föreningsårsmötet få se och godkänna bokslutet samt balansera resultatet i ny räkning. Det vill säga att ni lägger ner de pengarna ni fått över i, eller hämtar pengar från, ert egna kapital (skattkistan). Det görs för att kunna börja nästa år från början. Arkivering BOKSLUT FÖR VI UNGA FÖRENEN - EXEMPEL Exempel på bokslut Årtal Resultaträkning Beskrivning Kostnader Beskrivning Intäkter Hyra lokal kr Medlemsavgifter kr Mat och fika 800 kr Försäljning kiosken kr Utbildningar kr Bidrag från kommunen kr Material kr Bidrag från Vi Unga kr Övrigt Avgifter för bankkonto Vissa saker måste sparas i föreningen. Det är framför allt protokoll, bokföring, bokslut och verifikat (kvitton). Hur länge beror på hur stor er förening är och vilken verksamhet ni har. Om föreningen uppfyller något av följande krav så är föreningen bokföringsskyldig och då rekommenderas att läsa på om bokföringslagen. Kraven är att föreningen ska ha tillgångar med ett marknadsvärde över 1,5 miljoner kronor eller bedriver näringsverksamhet. Söker ni bidrag är det bra att spara bokföringen upp till sju år. Annars räcker det med att spara kvittona tills det att föreningsårsmötet godkänt förra årets bokslut. 345 kr 750 kr Summa 8 347,00 kr Summa 8 400,00 kr Årets underskott/överskott 53,00 kr Balansräkning Beskrivning Tillgångar Beskrivning Skulder Handkassa 2 354,00 kr Ingående eget kapital föregående år 4 401,00 kr På Banken 2 500,00 kr Årets underskott/överskott 53,00 kr På Plusgirot - kr Summa 4 854,00 kr Summa 4 454,00 kr Ort, datum och underskrifter från hela styreslsen och revisorn Summan av intäkter - (minus) kostnader. Ska in i Balansräkningen nedan. Ska in i nästa års bokslut som "ingående eget kapital". Mallar för bland bokslut (finns i materialbanken på hemsidan) Sammanställning över fonder och stiftelser (finns i materialbanken på hemsidan) 16.

17 Öka era intäkter! Som Vi Unga-förening får ni varje år ett föreningsstöd om ni gör årsrapporteringen i medlemsregistret. Men en av många fördelar med att vara en förening är att ni även kan söka mer pengar, både från Vi Unga och från andra. Här kommer några exempel. Snabba slanten genom Dream it do it Dream it do it är en tjänst där er förening kan lägga upp sina ansökningar med projekt och idéer som ni vill genomföra, till exempel för att genomföra en utbildning, prova ett nytt arrangemang eller marknadsföra er verksamhet. Tjänsten baserar sig på crowd funding, alltså att ni lägger upp er idé och finansieringsmål, och både privatpersoner och andra organisationer kan ge pengar för att ni ska uppnå ert mål. Genom att lägga upp sitt projekt på Dream it do it söker ni automatiskt också pengar från Snabba Slanten, Vi Ungas projektpott. Tjänsten hittar ni på dreamitdoit.se Internationella fonden Vi Unga har en internationell fond till minne av Gunnar Andersson, en tidigare Vi Unga-medlem. För att kunna söka pengar från internationella fonden måste ni klara dessa krav: Internationell verksamhet, ungdomsverksamhet och det ska utveckla er förening eller Förbundet Vi Unga. Läs mer på viunga.se/internationellt Kommunen Alla kommuners bidrag ser ut på olika sätt, men oftast finns det bidrag som er förening kan söka. Gå in på er kommuns hemsida eller kontakta någon som jobbar på kommunen för att få mer information. Tycker ni att det är krångligt kan ni höra av er till distriktet och se om de kan hjälpa er! Fonder och stiftelser Det finns en mängd olika fonder och stiftelser i Sverige som föreningar kan söka pengar ifrån. Det finns både lokala och nationella. För en förteckning över nationella fonder och stiftelser, se till exempel på Studieförbundet Vuxenskolan (SV) Många föreningars verksamheter kan även göras som studiecirklar eller kulturarrangemang. Då finns det möjlighet för att få ekonomiskt stöd eller annan hjälp. Ta kontakt med ditt lokala SV-kontor när ni planerar era arrangemang och kolla om det går att hitta ett samarbete. Det som är bra att tänka på innan ni söker pengar är att ni har en bra idé med vad ni vill göra. Är ni osäkra på vad ni kan söka pengar till så kontakta den som är ansvarig för just det ni vill söka, de kan hjälpa till så att allt blir rätt. Guide för årsrapportering (finns i materialbanken på hemsidan) Vi Ungas potter och fonder som det går att söka pengar från (viunga.se/sok-pengar) 17.

18 Vi Unga-distriktet & samarbeten Vi Unga-distriktet finns till för alla Vi Unga-föreningar! De arrangerar därför olika utbildningar och läger som ni kan delta på och hjälper er gärna med utmaningar som ni står inför. Viktigt är dock att poängtera att det är ni som ska driva föreningens verksamhet, och inte de distriktsaktiva. Det är föreningarna som utgör distriktet och bestämmer vad distriktet ska lägga sina resurser på. Varje år har distriktet en distriktsstämma där ni som förening har fem ombudsplatser. Som ombud är ni med och bestämmer vad distriktet ska jobba med och lägga sina pengar på under nästa år. Samarbeten För att kunna utveckla föreningen och få den att bli större och starkare kan det vara en bra idé att samarbeta. Kanske finns det någon annan förening inom Vi Unga som sysslar med samma saker som ni, eller kanske hittar ni någon annan organisation som skulle passa bra att samarbeta med. Det finns två organisationer som Vi Unga samarbetar med i hela landet, de organisationerna har ofta bra koll på Vi Unga och vill gärna samarbeta. Studieförbundet Vuxenskolan (SV) Studieförbundet Vuxenskolan är ett studieförbund. Ett studieförbund har till uppgift att hjälpa människor och föreningar att lära sig mer om sådant som just de är intresserade av eller har behov av samt att se till att alla människor kan ta del av den kultur som intresserar dem. Studieförbundet Vuxenskolan är Förbundet Vi Ungas moderorganisation. Det innebär att SV är en organisation som Förbundet Vi Unga har ett nära samarbete med och kan få mycket stöd av. Som studieförbund ordnar Studieförbundet Vuxenskolan studiecirklar och kulturarrangemang. Det innebär att ni kan rapportera er verksamhet till dem och få något tillbaka, kanske låna en lokal eller hyra musikinstrument till en billig summa. Ett tips är att använda det här materialet och diskussionsfrågorna som underlag för en studiecirkel! Personalen på Studieförbundet Vuxenskolan är oftast väldigt kunniga när det gäller föreningar och pappersarbetet kring en förening. Fråga dem gärna om hjälp! Kontaktuppgifter till SV nära er hittar ni på sv.se. Bygdegårdarnas riksförbund Det finns över 1400 bygdegårdsföreningar runt om i landet. En bygdegård är en öppen samlingslokal som finns till för att erbjuda människorna i bygden en lokal att samlas i till vardag och fest. Förbundet Vi Unga är en av fyra ungdomsorganisationer som har ett nära samarbete med Bygdegårdarnas Riksförbund. En bygdegård är oftast en alldeles utmärkt lokal för er förening. I många fall kan Vi Unga-föreningen få vara i bygdegården till låg hyra eller gratis. Kontaktuppgifter hittar ni på bygdegardarna.se. 18.

19 Diskutera Här finns lite förslag på frågor att diskutera till er i föreningen. Välj ut de mest spännande frågorna eller gå igenom fråga för fråga. Kapitel 1 Förbundet Vi Unga Hur skulle du beskriva Vi Unga? Vad tycker du om Vi Ungas vision och grundidéer? Vad betyder grundidéerna för dig? Kapitel 2 Föreningen, årsmötet & verksamheten Kan ni komma på fem saker som gör att er förening är demokratisk? Hur får ni alla medlemmar att komma på årsmötet? Har ni läst igenom guiden som finns för årsmötet? Hur kan ni göra för att så att fler blir delaktiga i planeringen av verksamheten? Kapitel 3 Styrelsen & roller i föreningen Är er rollfördelning i styrelsen tydlig? Hur ska ni göra för att hålla uppe engagemanget i styrelsen? Vilka är ledare i er förening? Vilka krav ställer ni på era ledare och hur uppmuntrar ni era ledare? Hur jämställda är ni i er föreningsstyrelse? På olika arrangemang? På era möten? Kapitel 5 Medlemskap, medlemsregister & årsrapportering Vad har ni för medlemsavgift? Vad skulle det göra för skillnad om ni tog ut en högre respektive lägre avgift? Vad har ni för verksamhet? Vad täcker försäkringen? Fundera gärna på tänkbara scenarion och kontakta Vi Ungas försäkringsmäklare för svar på era frågor! Kommer ni in på medlemsregistret? Vem är ansvarig för medlemsregistret i er förening? När skriver ni in medlemmar i medlemsregistret? Löpande eller i klump? Vad hade varit smidigast? Kapitel 6 Ekonomi Vem sköter ekonomin löpande i er förening? Är det en lösning som fungerar bra för er? När och hur gör ni budgeten i er styrelse? Hur och när skulle ni vilja göra er budget? Vilken rutin har ni för att följa upp ekonomin på era möten? Vilken skulle ni vilja ha? Varifrån får ni era pengar i dag? Tips: Kolla igenom bokslutet för förra året. Behöver ni mer pengar? I så fall till vad? Hur skulle ni kunna få in de pengarna? Kapitel 7 Vi Unga-distriktet & samarbeten Hur använder ni er av distriktet idag? Vad skulle ni vilja ha för stöd av distriktet? Och hur får ni dem att ge er det stödet? Har ni någon kontakt med Studieförbundet Vuxenskolan? Varför/Varför inte? Har ni någon kontakt med en bygdegård? Varför/Varför inte? 19.

20