PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN (ORG.NR )

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN (ORG.NR ) Tid: 9 november 2009 kl Plats: Telefonkonferens mellan närvarande styrelsemedlemmar Närvarande: Ledamot / vice ordförande Tommy Malmgren (TM) Kassör Börje Andersson (BA) IT-ansvarig Morgan Fredberg () Sekreterare Göran Hellberg (GH) 1. Mötets öppnande T f ordföranden TM öppnade mötet. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Närvarolista Närvaro enligt ovan. DAGORDNING & PROTOKOLL. Protokoll och åtgärdslista från föregående styrelsemöte Protokollet godkändes och den uppdaterade åtgärdslistan finns i slutet av protokollet. 5. T f ordföranden rapporterar Inget nytt att rapportera sedan mötet i Västerås nyligen. 6. Kassören rapporterar BA hade i förväg skickat balans- och resultaträkningar till styrelsen. Vi kunde konstatera att ekonomin fortsätter att vara i god form (kassabehållningen är f n ungefär :-). Fakturor från Västerås (styrelsemöte och extra årsmöte) samt Kontorab (kontorsmateriel) förväntas inom kort. Årets arvoden minus preliminärskatt är utbetalade. Sidan 1 av 5

2 7. IT-ansvarig rapporterar Inget att rapportera mer än att BA har gjort ett inlägg under Styrelsen har ordet och att TM har städat en del på 8. Sekreteraren rapporterar Årets utskick avseende medlemsavgift för 2010 är nu helt klart och väntar på att bli utskickat i december. GH har skrivit ut ca 25 brev innehållande inbetalningskort och kuverterat dessa. 9. Vice ordföranden rapporterar Inget att rapportera. 10. Kommande nyhetsbrev Ett nyhetsbrev skall sändas ut inom kort. Innehållet skall ägnas åt: Ännu en påminnelse om behovet av förstärkning av it-resurs och styrelseledamöter samt övriga funktionärer. Information om informell klubbträff på Båtmässan i Göteborg 13 februari Information om det extra årsmötet i Västerås (2/10) där första beslut betr förändrade stadgar togs. ( skall lägga ut stadgeförslaget på ) Information om kommande ordinarie årsmöte i Stockholm 27 mars 2010 (kl 11.00). En uppmaning till alla medlemmar om att hjälpa till att värva fler medlemmar till klubben. Påminnelse till nya medlemmar om vikten av att betala medlemsavgiften för att få tillgång till 11. Beställning av dekaler BA har beställt nya Albin 25-dekaler (2500 st) hos en firma i Göteborg. Den nya dekalen blir något större (dia 80 mm) än den gamla (dia 68 mm) och i UV-beständigt material och tryck. Till en början skall den nya dekalen bifogas utskicket med inbetalningskort för Styrelsen skall till nästa styrelsemöte ta ställning till hur dekalerna skall marknadsföras och eventuellt säljas.. Övriga frågor - Reklamblad TM tog upp att det reklamblad som vi använder för t ex anslagstavlor i hamnar skulle behöva fräschas upp för att bli mer attraktivt. TM åtog sig att göra ett förslag till nytt utförande som har den nya klubbdekalen högst upp. Sidan 2 av 5

3 - Klubbträff på Båtmässan i Göteborg 2010 GH har haft kontakt med Båtmässan i Göteborg och fått förslag betr hur en lokal skulle kunna ställas till klubbens förfogande för en klubbträff den 13 februari. Kommer att diskutera vidare och rapportera på nästa i januari. Vi skall lägga ut en intresseanmälan på hemsidan för att få en uppfattning om hur många som vill deltaga (nödvändigt för att kunna beställa fika i rätt mängd). 13. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte bestämdes till måndagen 11 januari 2010 kl Mötet avslutas TM tackade för allas medverkan och avslutade mötet... T f ordförande Tommy Malmgren.. Sekreterare Göran Hellberg Sidan 3 av 5

4 Paragraf Åtgärd Vem Kommentar 10 Byt ut stadgeremissen på hemsidan mot den version som beslutades på det extra årsmötet i Västerås Lägga ut nyhetsbrev på hemsidan med innehåll enligt 10. Ta ställning till hur klubbdekaler skall marknadsföras. Göra ett förslag till en uppfräschad version av klubbens reklamblad. Använd den nya klubbdekalen högst upp. Lägga ut en intresseanmälan på hemsidan om en klubbträff på Båtmässan i Göteborg 13 februari Anmäl intresse via mail till GH. Fortsatt planering av kommande årsmöte hos SXK i Stockholm 27 mars Undersöka möjligheten för Johan Åberg att hjälpa klubben med en modernisering av Lägga ut information på hemsidan om att det nu går att ändra inloggningsuppgifter. På olika sätt bidraga till att nuvarande hemsida hålls levande och fräsch. November / December Styrelsen TM Alla AÅ till Sidan av 5 Ej klart TM Löpande BA skall beställa dekaler. BA Bestämma hur medlemsnumreringen skall göras inför utskick av medlemsavgift Eventuellt tipsa om oskruvad Albin 25 till Vi Båtägare. Fortsatt kontakt med Compito för att hitta lösningar som kan leda till en ny plattform för Hur mycket kan Compito leverera (t ex i form av standardmoduler) för en given fast kostnad som vi anser att klubben har råd med? Arrangera ett personligt möte med Compito? Ta fram en minimiversion av kravspecifikation som enbart innehåller det som vi bedömer som riktigt prioriterat; t ex kring hantering av medlemsregister. BA/ TM till och löpande rapportering Avslutas, tips lämnades men antogs ej. På i Västerås bestämde vi att avvakta med hemsidefrågan tills vi hittat en itförstärkning som kan hjälpa till.

5 Kan vi skapa en blogg på hemsidan? Diskutera med Compito w3. Undersöka hur administration av medlemsutskick med inbetalningskort för årsavgifter kan förenklas. Ändra så att nya inlägg på forumet markeras nya i tre dagar istället för en dag. Arrangera en informell västkustträff på Båtmässan i Göteborg Skall förläggas till lördagen under sista helgen. Ta ställning till att erbjuda självhäftande Albin 25 dekaler via Bryggboden. Skapa mail med betalningsinstruktion att användas som utskick till nya medlemmar. Skapa funktion som gör att det som läggs under Nyheter tas bort efter ett tag (överförs till historiskt arkiv?). Låta Compito undersöka möjligheten att ändra inloggningsuppgifter för medlemmar på Fråga Compito om klubben kan få tillgång till mallen för hemsidans förstasida. GH nästa. Ny rapport Vi avvaktar En blogg kan då komma med i den nya plattformen. Vi avvaktar GH BA i höst Pågår. Dålig respons från föreslagen leverantör i Lund. BA tar över frågan och försöker driva vidare; eventuellt med annan leverantör. Vi avvaktar Sidan 5 av 5