Kapitel 1: KODEN för Aktiva Seniorer Skövde

Transkript

1 KODEN för Aktiva Seniorer Skövde Kapitel 1: KODEN för Aktiva Seniorer Skövde Föreningen beslutar på föreningsstämma att arbeta efter KODEN, som är en verksamhetsbeskrivning och ett styrdokument. Syfte KODEN ska vara ett hjälpmedel för styrelsen och valberedningen. Syftet är att den ska bidra till en öppen och genomlyst förening, där varje medlem får insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. KODEN ska också bidra till att föreningen styrs på ett effektivt sätt. KODEN kompletterar stadgar och andra regler genom att ge en norm för god föreningsstyrning. Att tillämpa koden KODEN tillämpas enligt principen följ eller förklara. Reglerna är alltså inte tvingande. Koden kan frångås på enskilda punkter och styrelsen ska kunna redovisa på föreningsstämman hur man har gjort istället och förklara varför. Ansvar Föreningens styrelse ansvarar för att föreningen tillämpar KODEN. Styrelsen ansvarar också för att uppdatera KODEN. Föreningens verksamhetsidé Föreningen ska i enlighet med förbundets program och stadgar främja medlemmarnas kulturella och andra gemensamma intressen. Föreningens motto är ATT HA ROLIGT ÄR EN ALLVARLIG FRÅGA. Biet i vår logga symboliserar värdet av flit, bra organisation och sökande efter livets goda. Aktiva Seniorer arbetar för: att skapa mötesplatser där avspända samtal vänner emellan lockar både till skratt och eftertanke att man ska kunna fylla sin tid med upplevelser, glädje och vänskap genom att vi erbjuder föreläsningar, aktiviteter, studiecirklar, resor och studiebesök med spännande teman att samla kunskap och erfarenhet samt att generöst dela med sig är en del av kulturen i vår förening, det innebär att föreningen ska bidra till att berika medlemmars dagliga liv genom att erbjuda intressanta, utvecklande och nöjesinriktade aktiviteter. Betoningen ska vara på AKTIV. Det innebär bl.a. att föreningen planerar för en hög grad av delaktighet från alla medlemmar att så många som möjligt erbjuds uppdrag inom föreningen, därför ska bl.a. ansvarsuppdrag t.ex. inom styrelsen alltid omprövas efter 4 år inom varje kommitté planeras för att så många som möjligt kan bidra till att göra verksamheten framgångsrik Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 1

2 I föreningen Aktiva Seniorer Skövde innebär det att varje medlem är beredd att efter förmåga bidra med sina kunskaper och erfarenheter för övriga medlemmars bästa. Allt arbete i föreningen ska vara ideellt, men ersättning för personliga utlägg kan utgå. Allt arbete i styrelse och kommittéer ska genomföras med medlemmarnas bästa för ögonen. Medlemskap i föreningen Vår generation är unik genom att vi är den första som har så breda kunskaper och erfarenheter genom tidigare yrkesliv. Ett medlemskap i föreningen innebär därför att man ska vara beredd att, efter förmåga, bidra och ta ansvar. Föreningsstämma Föreningens högsta beslutande organ är föreningsstämman som beskrivs i föreningens stadgar. Styrelsen Styrelsen ska genom ett aktivt arbete skapa mervärde för medlemmarna. Styrelsen ska se till att den ekonomiska förvaltningen sköts på ett bra sätt. Styrelsen ska också se till att medlemmarna får regelbunden information. Styrelsen ska aktivt erbjuda former för medlemmarna att engagera sig i föreningen. Styrelsens ledamöter ska ge sitt uppdrag den tid och omsorg och skaffa sig den kunskap som behövs för att på bästa sätt tillvarata föreningens och medlemmarnas intressen. Styrelsen arbetar utifrån en skriftlig arbetsordning. Styrelsen kan delegera uppgifter till personer inom eller utom styrelsen men har ändå det yttersta ansvaret för föreningens organisation och förvaltning. Valberedningen Valberedningen väljs av föreningens årsmöte för ett år. Avgående styrelsemedlemmar är obligatoriska kandidater, om inte synnerliga skäl att avstå föreligger. Valberedningens uppgift är att bereda årsmötets beslut i val och kostnadsersättningsfrågor. Valberedningen ska redovisa sitt förslag för årsmötet och samtidigt redogöra för sitt arbete. Valberedningens ledamöter deltar inte i styrelsearbetet, men bör delta t.ex. för att inleda årets valarbete. Dagordning för styrelsemöten skickas till valberedningen. För att följa föreningens arbete erhåller valberedningens ledamöter löpande styrelsens protokoll. Revisorerna Revisorerna väljs av årsmötet på 1 år. Uppgiften är att granska föreningens årsredovisning, bokföring, förvaltning och interna kontroll för att säkerställa att de stämmer överens med lag, stadgar och föreningens-koden. Revisorerna ska skriva en revisionsberättelse som bifogas årsredovisningen och föredras på föreningsstämman. Revisorerna ska inte delta i styrelsearbetet, men kan delta när behov uppstår t.ex. vid genomgång av årsbokslut. Dagordning för styrelsemöten skickas till revisorerna. Revisorerna erhåller också löpande styrelseprotokollen. Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 2

3 KAPITEL 2: Regler för styrning av Aktiva Seniorer Skövde Föreningens verksamhet har sex grundpelare riktade till föreningens medlemmar: Månadsmöten Månadsmöten syftar till att erbjuda sammankomster med kultur och underhållning för alla. Vid dessa ges också föreningsinformation. Månadsmöten förekommer 8 ggr per år. Aktiviteter Aktiviteter kan t.ex. vara studiebesök på företag eller institutioner av olika slag eller fysiska och andra aktiviteter av olika slag. Resor En resa genomförs med buss eller tåg och kan vara över en eller flera dagar. Reseverksamhet och resevillkor Resekommittén har i uppdrag att arrangera och samordna resor för föreningens medlemmar och arbetar med lång framförhållning. Eftersom vi är en ideell förening och anordnar alla resor utan något vinstintresse, måste alla resenärer vara medvetna om att i extrema fall - oväder, busshaveri eller liknande - kan det hända att resan blir inställd, eller inte kan fullföljas till alla delar. Det kan i dessa fall vara så att återbetalning av hela eller delar av resans kostnad inte kan genomföras, därför kan det vara på sin plats att se över sitt reseförsäkringsskydd. Oftast ingår någon form av reseförsäkring i din ordinäre hemförsäkring. Anmälan om deltagande görs till utsedd reseledare och är bindande efter anmälningstidens utgång. Avgiften för resan insätts på föreningens bankgiro senast angiven betalningsdag. Ange namn och aktuell resa. Vid avanmälan efter anmälningstidens utgång, erbjuds först de som står på väntelista, att i turordning, delta i resan. Om ingen väntelista finns, kan den som avanmäler sig själv erbjuda platsen till någon annan. Ersättare betalar direkt till den som avanmält sig. Om ingen ersättare finns, återbetalas de kostnader som kan avbokas utan kostnad för föreningen, som t ex lunch, fika, ev. entré etc. Vid resor när vi anlitar extern researrangör gäller dennes villkor. Vid samåkning rekommenderas att alla i bilen delar på bilkostnaden: 20 kr/mil. Reservation för eventuella ändringar i programmet. Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 3

4 Studiecirklar En studiecirkel/kurs genomförs vid flera studietillfällen och i samverkan med studieförbund. Ekonomi Aktiva Seniorer ska ha en ekonomi i balans. Föreningens huvudsakliga intäkter består av medlemsavgifter och föreningen ska inte sträva efter att resor, studiecirklar eller aktiviteter ska ge vinst. Årets budget beslutas av föreningsstämman på förslag från styrelsen. Information Föreningens information ska huvudsakligen ske via hemsida och mail och denna ska fortlöpande utvecklas. För de medlemmar som inte har tillgång till dator ska ett program delas ut vid månadsmöten två gånger per år. Skriftlig information om verksamheten kan även erhållas via Medborgarskolan. Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 4

5 Styrelsen Styrelsens sammansättning Styrelsen ska vara mångsidig vad gäller ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund och ska sträva efter en jämn könsfördelning. Styrelsens ledamöter Styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden som styrelsen behandlar och begära, eller ta fram, den information som är nödvändig för att fatta beslut. Styrelseledamot som inte kan anses som opartisk i ett visst ärende ska inte delta i behandling eller beslut i det ärendet. Om styrelseledamot är förhindrad att delta, kan ersättare adjungeras. Styrelsens uppgifter och arbetsformer. Styrelsen ska arbeta strategiskt och långsiktigt med bland annat ekonomi och medlemsinflytande. Styrelsens arbete Styrelsen ska revidera och fastställa sin arbetsordning varje år. Den ska innehålla: Styrelsens mål Mötesplan efter årscykel Arbetsfördelning (arbetsbeskrivningar) inom styrelsen Firmateckning, attestbehörighet och delegationsordning Medlemsinformation/-kommunikation Rutin för årlig egenutvärdering Styrelsens utbildningsbehov Rutin för dokumentation och arkivering Styrelsens protokoll ska tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits och om möjligt, skälen till de beslut som fattats. Protokollet ska finnas tillgängligt för styrelsens ledamöter, valberedning och revisorer så snart som möjligt efter styrelsemötet. Styrelsen ska minst en gång per år träffa revisorerna och valberedningen. Förslag till styrelsen Förslag till styrelsen ska lämnas innan kallelse till aktuellt styrelsemöte skickas ut (kallelse till styrelsemöte skickas ut senast en vecka innan). Upphandling Vid upphandlingar och inköp ska hänsyn tas till pris, kvalitet och miljöpåverkan. Styrelsen ska fastställa vilka beloppsgränser och behörigheter som ska gälla vid upphandlingar och inköp. Vid upphandling begärs anbud in från minst tre leverantörer. Vid upphandlingar ska ett för ändamålet anpassat förfrågningsunderlag upprättas. Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 5

6 Avgift och inträde Samtliga styrelsemedlemmar betalar medlemsavgift. Styrelsen och månadsmöteskommittén betalar inte inträde på månadsmöten. Ersättning till styrelsemedlemmar Styrelsemedlem får kostnadsersättning för t.ex. telefon, parkering vid möten. Belopp föreslås av valberedning och ska fastställas av föreningsstämman. Ordförande Ordförande har en särställning inom styrelsen, med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat, bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter. Ordföranden leder föreningens verksamhet, häri ingår bland annat: ansvara för att leda styrelsearbetet och säkerställa att styrelsen har kontroll över organisationens verksamhet och fullföljer sina förpliktelser gentemot medlemmarna planera för föreningens framtida verksamhet utarbeta och distribuera agenda för styrelsemöten samt leda dessa möten leda månadsmöten utarbeta i samverkan med styrelsen verksamhetsberättelse inför föreningsstämma ansvara för genomförandet av föreningsstämma se till att styrelsen godkänner alla föreningens programutbud representera föreningen gentemot riksförbund, region och enskilda föreningar teckna föreningen vad avser riktlinjer för samarbete mellan Medborgarskolan och riksförbund ansvarig utgivare för föreningens hemsida teckna föreningen se till att de uppdrag som beslutas eller överenskommes på styrelsemötena genomförs Vice ordförande Ska hålla sig väl informerad om föreningen och förbundets verksamhet och ersätta ordföranden om så krävs. Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 6

7 Kassör att föreningens bokföring samt upprätta och redovisa för styrelsen ekonomiskt utfall, beräknat utfall och budget att genomföra bokslut och sammanställa årsredovisning inför föreningsstämma att initiera revisionsgenomgång med revisorerna och bevaka att revisionsberättelse upprättas att upprätta budget för kommande år att registrera medlemmarnas årsavgifter att vid månadsmötena ansvara för kassa, redovisning och registrering av eventuellt nya medlemmar att teckna föreningen i ekonomiska ärenden att eventuellt upprätta ansökan om verksamhetsbidrag inventarielistan Sekreterare att skriva protokoll vid styrelsemöten och distribuera dessa till styrelsemedlemmarna upprättande och uppdatering av medlemsregister, medlemsregistret ska skickas till föreningens funktionärer två gånger per år och vid större förändringar att kalla till föreningsstämma och upprätta föredragningslista att skriva verksamhetsberättelse inför föreningsstämma i samverkan med styrelsen att vara behjälplig vid upprättande och distribution av protokoll från föreningsstämma föreningens arkiv övergripande föreningsinformation till medlemmarna avseende - samråd med webmaster angående web sidans utformning och innehåll - framtagning och distribution av verksamhetsinformation (s.k. utskick två gånger per år) - meddela adressändringar och andra ändringar inom styrelsen till externa kontaktorgan IT-ansvarig uppdatering av hemsidan på uppdrag av respektive kommitté, respektive kommitté är ansvarig för innehållet på hemsidan. kontakter med riksförbund i web frågor framtagning och uppdatering av mallar som ska användas för alla dokument och hemsidan utvärdering, inköp och installation av dator (PC s) och annan utrustning (skrivare m.m.) för föreningen, efter styrelsebeslut att praktiskt stödja övriga styrelsemedlemmar i IT-frågor Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 7

8 Ansvarig Cirklar att ta fram rutinbeskrivning för cirkelverksamheten planering av cirkelverksamheten och föredra planerad verksamhet för beslut i styrelsen att övervaka och övergripande leda cirkelverksamheten - bevaka anmälningar och deltagarlistor - göra upp schema i tid och rum - boka lokaler att instruera och informera cirkelledare att göra upp cirkelprogram per termin som motsvarar medlemmarnas önskemål och tillgängliga resurser (cirkelledare, lokaler etc.) att ta initiativ till nya cirklar och leta upp möjliga cirkelledare informationen på hemsidan inom cirkelverksamheten är korrekt Ansvarig Aktiviteter att ta fram rutinbeskrivning för verksamheten inom aktiviteter planering av verksamheten för aktiviteter och föredra planerad verksamhet för beslut i styrelsen att göra upp aktivitetsprogram per termin som motsvarar medlemmarnas önskemål och tillgängliga resurser att ta initiativ till nya aktiviteter att övervaka och övergripande leda aktivitetsverksamheten - bevaka anmälningar och deltagarlistor - göra upp schema i tid och rum - referera i lokaltidning och på hemsida informationen på hemsidan inom aktivitetsverksamheten är korrekt att instruera och informera kommittémedlemmar Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 8

9 Ansvarig Resor att ta fram rutinbeskrivning för reseverksamheten planering av reseverksamheten och föredra planerad verksamhet för beslut i styrelsen genomförandet (planering, upphandling och reseledning) av föreningens resor. Då så är lämpligt kan enstaka resor delegeras till annan föreningsmedlem att bedöma om förbundets eller andra föreningars resor ska annonseras inom vår egen förening att skriva resereferat på hemsida och i lokaltidning alternativt delegera detta till annan resedeltagare informationen på hemsidan inom reseverksamheten är korrekt att instruera och informera kommittémedlemmar Ansvarig Månadsmöten att ta fram rutinbeskrivning för verksamheten månadsmöten att föreslå programinnehåll i månadsmöten för beslut i styrelsen att svara för följande aktiviteter vid månadsmötena - lokal - program (föredrag, underhållning etc.) - annonsering av mötet i lokaltidning - arrangemang i övrigt - referat i lokaltidning och på hemsida informationen på hemsidan för månadsmöten är korrekt Övrig ledamot i styrelsen I styrelsen ingår en ledamot utan specificerat uppdrag. Denna ledamot ska följa och delta aktivt i styrelsens arbete och ska kunna ersätta ordinarie ledamots funktion om så behövs. Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 9

10 Kapitel 1: KODEN för Aktiva Seniorer Skövde... 1 Syfte... 1 Att tillämpa koden... 1 Ansvar... 1 Föreningens verksamhetsidé... 1 Medlemskap i föreningen... 2 Föreningsstämma... 2 Styrelsen... 2 Valberedningen... 2 Revisorerna... 2 KAPITEL 2: Regler för styrning av Aktiva Seniorer Skövde... 3 Föreningens verksamhet har sex grundpelare riktade till föreningens medlemmar:... 3 Månadsmöten... 3 Aktiviteter... 3 Resor... 3 Studiecirklar... 4 Ekonomi... 4 Information... 4 Styrelsen... 5 Styrelsens sammansättning... 5 Styrelsens ledamöter... 5 Styrelsens uppgifter och arbetsformer Styrelsens arbete... 5 Förslag till styrelsen... 5 Upphandling... 5 Avgift och inträde... 6 Ersättning till styrelsemedlemmar... 6 Ordförande... 6 Vice ordförande... 6 Kassör... 7 Sekreterare... 7 Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 10

11 IT-ansvarig... 7 Ansvarig Cirklar... 8 Ansvarig Aktiviteter... 8 Ansvarig Resor... 9 Ansvarig Månadsmöten... 9 Övrig ledamot i styrelsen... 9 Aktiva Seniorer Skövde, Styrelsen 11