Styrelsens arbetsordning. Reviderad

Transkript

1 Styrelsens arbetsordning Reviderad Sida 1 av 5

2 Arbetsordning för FSO:s styrelsearbete Mål FSO ska verka för att få delaktighet i verksamheter och projekt som avser Social Omsorg runt om i landet samt vara representerad, synas och samarbeta i olika konstellationer. Detta ska ske med hjälp av styrelse samt enskilda medlemmar. Syftet med dokumentet för styrelsens arbete är att utgå från FSO:s stadgar och intentioner. Årsmötet är högsta beslutande organ. Styrelsen förbereder och planerar inför årsmötet, där också styrelseledamöterna redovisar verksamhetsarbetet. Ordförande väljs på årsmötet. Kallelse ska utgå en månad innan utlyst årsmöte via hemsidan och nyhetsbrev. Medlemmarna sänder in sina motioner till FSO:s styrelse under verksamhetsåret dock senast 1 månad före årsmötet. Motionerna bereds av styrelsen och två veckor innan årsmötet publiceras styrelsens yttrande och förslag till beslut på hemsidan. Styrelsen ger årsmötet förslag om motionen skall antas eller avslås. Därefter tar årsmötet beslut. Revision: FSO:s styrelse har till uppgift att se till att revisionerna får underlag i form av protokoll, verifikationer och andra handlingar för sitt revisionsarbete. Revisorerna avger för varje räkenskapsår en undertecknad revisionsberättelse till årsmötet. Styrelsens uppgift FSO:s styrelse som väljs på årsmötet arbetar efter stadgar, verksamhetsplan och beslut som tagits av årsmötet. Omedelbart efter årsmötet ska styrelsen konstituera sig. Där utser styrelsen vice ordförande, sekreterare, vice sekreterare, kassör, vice kassör, webbadministratörer och firmatecknare för 1 år. Styrelsen utser efter behov olika arbetsgrupper. Mötesordning FSO:s förtroendevalda arbetar mellan årsmötena genom beslutssammanträden, planerings- och arbetsmöten. Kallelse med dagordning skickas två veckor innan utlyst styrelsemöte, om inte styrelsen beslutar annat. Ett arbetsutskott (AU) bestående av ordförande, vice ordförande, kassör och sekreterare förbereder styrelsemötena. I styrelsearbetet ska ordförande fungera som samordnare där bl.a. arbetsuppgifter delegeras och följs upp. Enskild ledamot har möjlighet att reservera sig från ansvar för ett visst beslut genom att i anslutning till beslutet inlämna en skriftlig reservation till protokollet. Sida 2 av 5

3 Styrelsen träffas efter en fastställd tidsplan. Ordförande Föreningens ordförande ansvarar för övergripande och samordnande uppgifter när det gäller FSO:s löpande verksamhet. I styrelsearbetet ska ordförande fungera som ledare, där bl.a. arbetsuppgifter delegeras och följs upp. Ordförande har huvudansvaret för att föreningsarbetet bedrivs i överensstämmelse med stadgar och följer de beslut som kan ha fattats av årsmötet. Ordförande ska tillse att de beslut styrelsen har fattat blir verkställda, representera föreningens mål, idéer och program gentemot samhället och andra organisationer, samt inåt mot medlemmarna (delegeras även till övriga styrelseledamöter). Ordförande har ansvar för: att kallelse och dagordning utgår två veckor eller annan tid som styrelsen beslutat före utlyst styrelsemöte och en månad innan årsmötet tillämpningen av fastställda attestregler i reglementet och den ekonomiska uppföljningen, att fungera som en av föreningens firmatecknare (behörig undertecknare för föreningen) föreningens arkivering, det som är av historiskt intresse, ex: protokoll, vissa skrivelser. Ordförande har attesträtt för föreningens ekonomi. Vice ordförande Den som är utsedd till vice ordförande har en given uppgift, att ersätta ordförande när han/hon inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag. Om ordförande avgår under mandatperioden, blir vice ordförande ersättare tills nyval gjorts. Kassör Kassören har ansvar för: att förvalta föreningens ekonomiska tillgångar, som finns på bank, postgiro, kontant m.m. den ekonomiska bokföringen och redovisningen i samarbete med revisionsbyrån samt att rapportera till styrelsen vid varje sammanträde om hur ekonomin utvecklas. att kontrollera (innan attest) och betala fakturor, reseräkningar, arvoden samt skatt. att balansräkning, vinst- och förlusträkning upprättas vid bokföringsårets slut. Sida 3 av 5

4 att sända in handlingar och kassaböcker till revisionsbyrån, (efter 10 år kan verifikationer avvecklas enligt Bokföringslagen) att utforma reglementen som fastställs av styrelsen, samt ansvara för information och att dessa efterlevs. att fungera som en av föreningens firmatecknare. Valda revisorer ska från revisionsbyrån så snart som möjligt, få tillgång till ekonomiska handlingar, protokoll m.m. inför årsmötet. Indrivningar av fordringar och medlemsavgifter ska göras snabbt och effektivt enligt god föreningssed. Vice kassör Den som är utsedd till vice kassör har en given uppgift, att ersätta kassören när han/hon inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag. Om kassören avgår under mandatperioden, blir vice kassör ersättare tills nyval gjorts. Sekreterare Sekreteraren ansvarar för: att protokollen skall vara skrivna så det framgår på vilka grunder besluten är fattade. att protokollen är det dokument som säger vad som är beslutat och som den verkställande har att stödja sig på när han/hon ska se till att det som beslutats blir fullföljt, ex: ordförande, kassör, revisor. att styrelseprotokoll skrivs och blir justerade, samt utsända till samtliga styrelseledamöter, valberedning och revisorer, två veckor innan nästkommande utlysta styrelsesammanträde. att årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse, som ska finnas tillgängligt på hemsidan två veckor före utlyst årsmöte. Sekreteraren ska vara behjälplig vid upprättande av skrivelser, brev, etc. Vice sekreterare Den som är utsedd till vice sekreterare har en given uppgift, att ersätta sekreteraren när han/hon inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag. Om sekreteraren avgår under mandatperioden, blir vice sekreterare ersättare tills nyval har gjorts. Protokolljustering En protokolljusterare utses under mötet att jämte ordföranden och sekreteraren läsa igenom protokollet och på så sätt kontrollera att protokollet rätt återspeglar det som förekommit på mötet. Sida 4 av 5

5 Metoden att justera protokoll genom särskilt utsedda justerare motiveras främst av att ett beslut inte kan verkställas förrän protokollet justerats. Om en protokolljusterare inte kan godta utformningen av en viss paragraf i protokollet förs en markering vid justeringen, t ex... Justeras: Anna Andersson, men med anmärkningen att 15 ska ha följande lydelse... Webbadministratör Föreningens webbadministratörer ansvarar för: i samråd med ordförande för innehållet på hemsidan för publicering av artiklar, nyheter, information m.m. på uppdrag av styrelsen. administrering av användarkonton. att uppdatera löpande underhåll. övervakning av diskussionsforum. kontakt med webbhotell och webbdesigner. bevakning av och svara på e-post. Sida 5 av 5