Arbetsdokument: Översättning av övergripande budskap

Transkript

1 Arbetsdokument: Översättning av övergripande budskap Detta arbetsdokument innehåller: Planeringsmall för att översätta, formulera och planera kommunikationen av övergripande budskap i fyra faser Mall: Budskapsmodell med exempel 1/10

2 Planeringsmall för att översätta, formulera och kommunicera övergripande budskap Det här är ett arbetsdokument till verktyget Översättning av övergripande budskap. Fälten är kopplade till de ämnen och frågor som finns och beskrivs i verktygets huvuddokument. Fas 1: Förberedelse 1.1 Vad handlar budskapet om? Vad är det ledningen vill förmedla? Vad är det som har hänt och ska hända? Vilka goda argument finns det? Hur länge har man arbetat med det budskapet handlar om? Vem har arbetat med det? Vilka konsekvenser får det för din verksamhet positiva/negativa? Vilka konsekvenser får det för dina medarbetare positiva respektive negativa? 2/10

3 Hur ser tidsperspektivet ut? Är det något av detta som dina medarbetare kan påverka? På vilket sätt? Annat att tänka på? 1.2 Vad tycker jag om det budskapet handlar om? Vad ställer jag mig positiv till? Vad ställer jag mig mindre positiv till? 1.3 Klargör din roll, ditt ansvar och vilka resurser du har till ditt förfogande Vilken är min roll och vad i kommunikationen är mitt ansvar? Hur mycket tid kan jag lägga på att kommunicera budskapet? 3/10

4 Vilket stöd finns och vad kan jag få hjälp med? Fas 2: Planera kommunikationen 2.1 Vad är syftet med kommunikationsinsatsen? 2.2 Hur ser min målgrupp ut? Vilka är mina målgrupper? Hur intresserade är medarbetarna av det jag kommer att säga? Hur förväntas medarbetarna reagera på budskapen? Kommer några att reagera negativt? Vad gör jag då? Kommer några att reagera positivt? Vad gör jag då? 4/10

5 Finns det någon/några medarbetare som jag bör prata med innan jag informerar övriga medarbetare? 2.3 Vad är budskapet? Vilket är huvudbudskapet? Vad ur organisationens övergripande budskap bör jag inkludera i mitt budskap? Vad är orsaken/bakgrunden? Vilka delbudskap finns, som kompletterar, fördjupar eller nyanserar huvudbudskapet? Varför är detta viktigt? Vad tjänar jag och mina medarbetare på det? Vilka exempel kan jag använda som argument för att förstärka huvudbudskapet? Vilka blir konsekvenserna för hela verksamheten? Vilka blir konsekvenserna för just vår verksamhet? 5/10

6 Vad kommer jag och medarbetarna att kunna påverka? Hur? Se även Mall: Budskapsmodell 2.4 Vilka frågor ska jag kunna besvara? Tänkbara frågor: Svar: 2.5 Material och kommunikationsaktivitet Vilken typ av kommunikationsmaterial kommer jag att använda? Vad ska jag kommunicera skriftligt? Vad ska jag kommunicera muntligt? 6/10

7 Vilken sorts möte passar bäst för uppgiften? Var vill jag hålla mötet? 2.6 Tidpunkt för kommunikationen När ska jag kommunicera budskapet? Vilka andra budskap och händelser behöver jag ta hänsyn till vid detta val av tidpunkt? Ska några medarbetare få budskapet före andra? När i så fall? 2.7 Vad jag kan jag få för stöd och hjälp? Behöver jag stöd i någon form? I så fall från vem och på vilket sätt? Behöver jag testa budskapet med något? I så fall med vem och på vilket sätt? 7/10

8 Fas 3: Genomförande av kommunikationsinsatsen 3.1 Checklista Aktivitet Ansvarig Ska vara klart Status Skriftligt material inför mötet Bokning av möteslokal Inbjudan Presentationsmaterial Talarmanus/stolpar Eventuell förberedelse av lokal Utse protokollförare och tidtagare Plan för att stimulera till frågor Plan för att stimulera till dialog Summering inför nästa steg Utskick av protokoll/ minnesanteckningar Fas 4: Håll budskapet levande 4.1 Hur kan jag hålla budskapet levande? 8/10

9 Mall: Budskapsmodell med exempel Budskapsmodellen kan användas av dig som chef, eller av en ledningsgrupp eller projektgrupp, som stöd i framtagande av ett gemensamt budskap. Exempel: Så kan budskapsmodellen användas Lovisa är enhetschef på ett större företag. På ett avdelningsmöte har hon precis fått veta att hennes enhet ska samlokaliseras med en annan enhet och flytta till nya lokaler i en annan del av staden. Medarbetarna kommer också att delvis få ändrade arbetsuppgifter, med mer kundkontakter. Orsaken till förändringen är att företagets kundservice behöver förbättras. Lovisa har fått ett presentationsmaterial från mötet, som stöd för informationen till medarbetarna. Men vad är det egentligen hon vill ha sagt? Hon läser materialet och sorterar in det i modellen på följande sätt: Huvudbudskap vad handlar detta om? Lovisa är orolig för att förändringen ska tolkas som att ledningen är missnöjd med det arbete som enheten gör i nuläget. I stället handlar det om ett behov av att stärka kundservicen inom områden där enheten anses ha särskilt hög kompetens. Detta måste framgå av huvudbudskapet. Orsaker/varför? Det är viktigt att medarbetarna får veta varför detta ska ske. Lovisa och hennes ledningsgrupp har arbetat länge med frågan och underlaget har viktig varförinformation. Ledningen har också berättat för henne att kunderna är missnöjda med både tillgängligheten och kompetensen inom den nuvarande kundservicen. Delbudskap/argument Delbudskap kan vara fakta som kompletterar, fördjupar eller nyanserar huvudbudskapet eller argument som förstärker huvudbudskapet. Argument som Lovisa vill lyfta fram är att liknande förändringar har genomförts framgångsrikt i en annan del av företaget. Hon väljer också delbudskap som beskriver mer exakt hur tidplanen och de nya lokalerna ser ut. 9/10

10 Konsekvenser/påverkan För Lovisas medarbetare blir en konsekvens att nya arbetsuppgifter tillkommer. Däremot förändras inte deras arbetstider. En annan viktig konsekvens är att medarbetarna ska få kompetensutveckling, för att kunna möta kundernas frågor. Så här ser budskapsmodellen ut när Lovisa fyllt i den: 10/10