Avfallsplan SÖRAB Kommunikationsplan

Transkript

1 Vårt datum Vår referens Leif Lundin Avfallsplan SÖRAB Kommunikationsplan 1. Inledning Varför? Syftet med kommunikationen Vem? Aktörsanalys och samrådsgrupper... 2 Regionala interna samrådsgrupper... 2 Regionala externa samrådsgrupper... 2 Lokala kommunvisa interna samrådsgrupper... 3 Lokala kommunvisa externa samrådsgrupper Hur? Verktyg och kanaler... 3 Regional kommunikation... 3 Extern kommunikation... 3 Lokal kommunvis kommunikation... 5 Internt inom kommunerna... 5 Kommunikationsmaterial... 6 Kommunikationsmaterial sammanfattning När? Tid- och aktivitetsplan... 8 Bilaga 1 Aktörslista... 9

2 2 (10) 1. Inledning En förändring i avfallsrelaterade frågor föranleder alltid ifrågasättanden och kräver en systematisk kommunikation för att nå den förankring som är nödvändig för ett lyckat resultat. I kommunikationsplanen belyses viktiga aktörer, vid vilken tidpunkt olika aktörer ska informeras i projektet etc. SÖRAB avser att involvera inte bara avfallsansvariga i kommunerna utan även andra berörda kommunala funktioner, såsom miljötillsyn, miljöstrategiskt arbete och exploatering/fastighet. En viktig del i arbetet med avfallsplanen blir att kommunicera mål, åtgärder och strategier med berörda aktörer, såsom fastighetsägare, näringsliv, entreprenörer och intresseorganisationer i respektive kommun. En dialog avses även föras med andra kommuner i Stockholmsområdet, eftersom det finns regionala aspekter på t.ex. val av avfallshanteringssystem och lokalisering av anläggningar. 2. Varför? Syftet med kommunikationen För att stärka framtagandet av avfallsplanen och målen för den kommande avfallshanteringen är det viktigt att ett brett samhällsperspektiv finns med i framtagandet av planen. Samrådsgrupper kommer därför att bildas på både regional och lokal nivå, samt både internt inom kommunen/regionen och externt på båda nivåerna. Kommunikationen samordnas för att effektivisera processen, för att skapa en gemensam framtidsbild och för att samordna förslag till mål och åtgärder. Kommunikationen syftar också till att skapa intresse och höja kunskapsnivån för alla inblandade. Samråden är även en del av den miljöbedömning som ska ske enligt miljöbalken. 3. Vem? Aktörsanalys och samrådsgrupper För att på ett tidigt stadium nå alla relevanta aktörer genomförs en aktörs-/intressentanalys. I projektplanen för avfallsplanen finns en första aktörsanalys. En lista över samarbetspartners togs fram på SÖRABs kontaktmannamöte Den har senare kompletterats och redovisas i bilaga 1. Aktörsanalysen ligger som grund för en aktörsspecifik kommunikationsplan. Utifrån behov och organisation för medverkande i referensgrupperna bildas grupperna på lokal eller regional nivå. I vilken grad de olika grupperna medverkar i planeringsarbetet kan variera kraftigt. I vissa fall handlar det om dialog på möten, i andra fall kan det handla om information och möjlighet att ge någon form av respons. I det fortsatta arbetet har nedan angivna samrådsgrupper ansetts som särskilt viktiga att kommunicera med. Dessa kommer att inbjudas till särskilda idéseminarier. Övriga grupper kan ta del av materialet på kommunernas och SÖRABs hemsida. Regionala interna samrådsgrupper Fysisk planering samt regional planering i Stockholms län SÖRABs styrelse SÖRABs personal Regionala externa samrådsgrupper Politiska grupper Miljösamrådsgrupper, Naturskyddsföreningen Boende/fastighetsägargrupper Företagare Avfallsentreprenörer/producenter Länsstyrelsen i Stockholms län

3 3 (10) Angränsande kommuner Lokala kommunvisa interna samrådsgrupper Beslutsfattare Interna miljösamordnare, miljögrupper Intern avfallshanteringspersonal Lokala kommunvisa externa samrådsgrupper Miljö- och hembygdssamrådsgrupper Boende- och fastighetsägargrupper Företag och lokala avfallsentreprenörer 4. Hur? Verktyg och kanaler Regional kommunikation Internt inom SÖRAB SÖRAB:s styrelse informeras löpande vid styrelsesammanträden. Inför utställningen och remissen av avfallsplanen sker en särskild diskussion vid ett styrelsesammanträde. SÖRABs styrelse informeras även via nyhetsbreven. Den interna kommunikationen syftar främst till att stämma av arbetet och få nya synpunkter på det löpande arbetet och härvid fånga in olika erfarenheter och perspektiv på viktiga frågeställningar. Kommunikation inom projektledningsgruppen sker vid projektgruppsmöten och däremellan via t.ex. telefon och e-post. Kommunikation inom arbetsgruppen sker vid arbetsgruppsmöten och däremellan via t.ex. telefon och e- post. Kommunikation inom avfallsplanegruppen sker vid avfallsplanegruppsmöten (4 juni 07, sept. 07, 6 nov. 07, 11 dec. 07, 22 jan. 08 samt 12 mars 08) och däremellan via t.ex. telefon och e-post. Internt personal SÖRABs personal informeras om avfallsplanearbetet via nyhetsbrevet. Fysiska panerare inom regionen Fysiska planerare från kommunerna samt från RTK (Regionplane- och trafikkontoret) bjuds vid in till en första dialog kring avfallsplanearbetet. ( ). KSL och länsstyrelsen är också möjliga deltagare, men dessa deltar också i Stockholmsregionens avfallsråd samt att Länsstyrelsen kontinuerlig dialog ändå sker med Länsstyrelsen (se nedan). Viktigt då är att ha en dialog om hur vi skapar en avfallshantering i ett hållbart samhälle. Viktiga beröringspunkter är krav vid nybyggnation, transporter, miljöpåverkan samt behov av anläggningar. Hur kan vi samverka kring dessa frågor? Vika aspekter tycker de fysiska planerarna att det är viktigt att vi belyser? Hur ställer de sig till våra förslag till mål? Projektledningen ansvarar för att kalla till dessa möten. Extern kommunikation Externa aktörer som kan komma att beröras av avfallsplanens handlingsprogram enligt ovan bjuds in till idéseminarier. Huvudsyftet med idéseminarierna är att presentera dagsläget samt att diskutera förslag till mål och åtgärder i avfallsplanen. Utöver detta har följande frågor identifierat som särskilt viktiga.

4 4 (10) Politiska grupper En bred politisk diskussion kring framtidens avfallshantering sker på regional nivå. Dessa samråd syftar till syfte att presentera dagsläget samt att diskutera förslag till mål och åtgärder i avfallsplanen. Vid samråden ska även identifieras om det finns några särskilt viktiga frågor som behöver belysas. Vilken ambition finns hos de politiska partierna kring avfallshantering i framtiden? Hur ser man på systemet i dag och hur ska det förbättras? Projektledningen ansvarar för att kalla till dessa möten. Länsstyrelsen i Stockholms län. Kontinuerlig dialog med Länsstyrelsen i Stockholms län sker under hela processen. Möten med Länsstyrelsen kommer att ske minst vid tre tillfällen. Inför starten av arbetet (detta möte genomfördes ), efter framtagande av mål ( ) samt inför utställning och remiss av avfallsplanen (våren 2008). Vid samråden med Länsstyrelsen i Stockholms län sker även en dialog om miljöbedömningsprocessen. Det gäller exempelvis vilka avgränsningar som miljökonsekvensbeskrivningen ska ha och vilka miljöaspekter som ska användas. Projektledningen ansvarar för att kalla till dessa möten. Miljösamrådsgrupper Miljösamrådsgrupper bjuds in till dialog kring avfallshanteringen i framtiden. Syftet med dessa möten är att identifiera frågor som dessa grupper tycker är extra viktiga och som har anknytning till avfallshanteringen. Vid dialogen lyfts även de förslag till avfallsmål som avfallsplanegruppen har identifierat. Dialogen med miljögrupper sker tidigt i samrådsprocessen. Projektledningen ansvarar för att kalla till dessa möten. Boende/fastighetsägargrupper Regionala boende- samt fastighets- och villaägargrupper bjuds in till diskussioner kring framtida avfallshantering. Viktigt i dessa samråd är att lyfta fram vilka möjligheter och svårigheter en ändring av dagens system skulle innebära för dem. Hur de ser på avfallsfrågorna i stort samt att presentera dagsläget och att diskutera förslag till mål och åtgärder i avfallsplanen. Projektledningen ansvarar för att kalla till dessa möten. Avfallsentreprenörer/producenter Med producenter menas här de aktörer som företräder branscher med producentansvar. Dialog sker med de avfallsentreprenörer som är verksamma inom vår region samt de som ansvarar för insamling av producentansvarsavfall. Även arbetsmiljöföreträdare bör finnas med. Viktiga frågor att belysa vid dessa möten är bland annat vilka erfarenheten entreprenörerna kan bidra till kring förslaget till mål. Hur kan systemen förbättras och förenklas för brukarna? Hur ser entreprenörerna på verksamhetsavfallet och hanteringen av detta? Vid samrådet med producenterna är det särskilt viktigt att belysa förutsättningar för ett utökat samarbete. Hur ser producenterna på sin framtid? Vad tror de blir viktigt och vilken målsättning har de? Projektledningen ansvarar för att kalla till dessa möten. Angränsande kommuner Stockholm, Ekerö, Upplands Bro, Sigtuna, Norrtälje, Österåker och Vaxholm gränsar till SÖRABkommunerna, men samarbete sker även med övriga kommuner inom Stockholmsregionens avfallsråd. Dokument hörande till SÖRABs avfallsplan finns tillgängliga på avfallsrådets hemsida ( Ett samrådsmöte hålls med angränsande kommuner. Syftet med detta samråd är att presentera dagsläget samt att diskutera förslag till mål och åtgärder i avfallsplanen. Viktiga beröringspunkter är regionalt samarbete, framtida behandlingskapacitet samt informationsutbyte om vad som är på gång som kan påverka planeringen. Projektledningen ansvarar för att kalla till dessa möten. Detta samrådsmöte sker i företrädelsevis i samband med ett av Stockholmsregionens avfallsråds ordinarie möten. Vatten och avlopp Roslagsvatten (Vallentuna, Danderyd, Täby), Käppalaförbundet (Vallentuna, Upplands-Bro, Upplands Väsby, Täby, Sollentuna, Danderyd, Solna, Lidingö, Järfälla), Kommunalförbundet Norrvatten (Danderyd, Järfälla, Sollentuna, Solna, Sundbyberg, Täby, Upplands-Bro, Upplands Väsby, Vallentuna) samt Stockholm Vatten AB är viktiga aktörer som berörs av avfallsplanen. Även VASK och i den mån det finns VA-planerare på kommunerna är möjliga deltagare. Viktiga beröringspunkter är förebyggande arbete, hantering av farligt avfall, slam, bioavfall och avfallskvarnar. Projektledningen ansvarar för att kalla till dessa möten.

5 5 (10) Räddningstjänst Samarbete sker genom Attunda kommunalförbund (Järfälla, Sollentuna, Upplands-Bro, Upplands Väsby) och Södra Roslagens Brandförsvarsförbund (Danderyd, Täby, Vallentuna). Stockholms brandförsvar sköter räddningstjänsten i Sundbyberg och Solna. Beröringspunkter kan vara förebyggande brandskydd, riskhantering m.m. Dessa aktörer bör åtminstone ingå bland remissinstanserna. Projektledningen ansvarar för att eventuellt kalla till möten. Lokal kommunvis kommunikation Internt inom kommunerna Inom kommunerna finns ett antal olika aktörer som på olika sätt kan komma att beröras av den nya avfallsplanen och som kan bidra med värdefulla erfarenheter och perspektiv. Några av dessa aktörer är representerade i avfallsplanegruppen men utöver de diskussioner som förs inom avfallsplanegruppen bör ett bredare samråd ske under processen. Detta kan ske genom att berörda aktörer inbjuds att delta i diskussioner och ges möjlighet att lämna synpunkter på dokument som tas fram under processen. Kommunen med tjänstemän Kommunikation internt inom kommunen ansvarar deltagarna i avfallsplanegruppen för. Kommunikationen kan ske via idéseminarier samt spridning av nyhetsbreven. Kommunikation med beslutsfattare Kommunikation med beslutsfattare sker i fyra steg; 1. Innan samrådsprocessen sätter igång sker information till samtliga kommuners nämnder som har ansvar för avfall eller miljöfrågor och i vissa fall kommunstyrelsen. Informationen är till för att beslutsfattarna på ett tidigt stadium ska få kännedom om processen samt att samråd kommer att hållas ute i kommunerna. 2. Beslutsfattare inbjuds också att delta i processen att ta fram avfallsplanen. Deltagandet i att ta fram avfallsplanen sker vid särskilda möten. Diskussionen förs med utgångspunkt från framförallt mål och strategier och med koppling till övrigt målarbete inom kommunerna. 3. Efter att alla samråd hållits sammanställs samrådssvaren och detta redovisas till kommunens beslutsfattare. 4. Inför antagandet av avfallsplanen tas ett gemensamt beslutsunderlag fram. Detta består av en presentation samt ett förslag till beslut. Avfallsplanegruppens kommunrepresentanter svarar för löpande information om avfallsplanearbetet vid nämndsammanträden samt till respektive kommunstyrelse. Information om avfallsplanearbetet sker vid minst ett kommunstyrelsesammanträde. Vid behov kan avfallsplanegruppens representant ta hjälp av projektledningen. Inför utställningen och remissen samt inför fastställandet av avfallsplanen bör en särskild diskussion tas vid ett nämndsammanträde. SÖRAB bör arrangera ett speciellt diskussionsforum. Diskussion bör också ske vid ett kommunstyrelsesammanträde. Extern kommunvis kommunikation Externa aktörer som kan komma att beröras av avfallsplanens handlingsprogram är bl.a. kunder, entreprenörer och intresseorganisationer. Vilka grupper som bjuds in anpassas lokalt i kommunerna. En ägargrupp (fastighetsägare, villaägare m.m.) och en brukargrupp (hyresgästföreningen, handikappråd m.m.) är ett sätt att dela upp grupperna. Externa aktörer som kan komma att beröras av avfallsplanens handlingsprogram enligt ovan bjuds in till idéseminarier. Idéseminarierna har som syfte att presentera dagsläget samt att diskutera förslag till mål i avfallsplanen. Brukarperspektivet från den enskilde fångas också upp i den enkätundersökning som genomförs. I samband med att möten hölls med de olika samrådsgrupperna tas ett gemensamt underlag fram till dessa möten. Underlaget består av en OH-presentation, ett informationsblad om avfallsplanearbetet, ett diskussionsunderlag samt en mall för sammanställning av vad som framkommit på mötet.

6 Kommunikationsmaterial Kommunikationen bör anpassas till mottagaren och till budskapet. Följande kommunikationsverktyg och kanaler kommer att användas för avfallsplanen. 6 (10) a. Nyhetsbrev om avfallsplanen Under arbetets gång skickas ett nyhetsbrev ut en gång per månad. Syftet med nyhetsbrevet är att redovisa vad som framkommit i processen och hur långt arbetet har kommit. Nyhetsbrevet skickas till politiska företrädare och till avfallsplanegruppen, eventuellt även till media. Det första nyhetsbrevet lämnas ut i samband med att information om avfallsplanearbetet sker vid nämnder eller motsvarande. b. Pressmeddelande (3 st) Syftet med pressmeddelande är att sätta fokus på avfallsplanearbetet samt att göra arbetet känt för alla berörda. Pressmeddelandet ska gå ut till lokaltidningarna i samtliga kommuner, de större dagstidningarna samt lokalradio och lokal/regional TV i Stockholmsområdet. Pressmeddelande skickas ut med presentation av avfallsplanearbetet inför idéseminarierna, inför utställning/remiss samt när avfallsplanen är antagen av samtliga kommuner. c. Enkät till kommuninnevånare I arbetet med att kommunicera avfallsplanens mål med medborgarna i regionen tas en enkät fram. Denna har till syfte att undersöka vad medborgarna tycker är viktigt med avfallshanteringen i framtiden. Hur anser de att fungerande avfallshanteringssystem ser ut? Vilka frågor är viktiga för dem? Hur ska systemet se ut för att de ska sortera ut mer avfall? Finns det några särskilda åtgärder som kan vidtas för att underlätta för medborgarna? Sollentuna kommun specialstuderas med avseende på deras insamling av matavfall från hushållen. När enkätundersökningen är klar kommuniceras resultatet med innevånarna. d. OH-presentation (5 st) För att underlätta för kontaktpersonerna i kommunerna och för att se till att alla kommuner får likartad information, tas presentationsmaterial i powerpointformat fram i olika skeden. Grundmaterialet kan anpassas till lokala förhållanden i varje kommun. Presentationerna tas fram till följande skeden: 1. Information om kommande avfallsplaneprocess 2. Information till samrådsgrupper/idéseminarier 3. Sammanställning av resultat av samråd 4. Inför utställning/remiss 5. Inför antagande av avfallsplanen e. Informationsblad I samband med genomförandet av samråd och idéseminarierna tas ett informationsblad fram. Informationsbladet beskriver syftet med avfallsplanen, hur nuläget ser ut samt hur arbetet bedrivs. I informationsbladet finns även uppgifter om hur man gör om man vill lämna skriftliga synpunkter om avfallsplanen. f. Skrivelser Underlag till tjänsteskrivelser tas fram inför information till beslutsfattare i kommunerna. Inför utställning/remiss av avfallsplanen tas ett gemensamt förslag till skrivelse fram. Inför antagandet av avfallsplanen tas ett gemensamt beslutsunderlag fram. Inför samråden görs ett diskussionsunderlag samt en mall för sammanställning av vad som framkommit på mötet. g. Webb Information på samt på SÖRABs hemsida ( sker löpande efter behov. Kontaktpersonerna i respektive kommunen ansvarar för informationen på kommunens hemsida och intranät. Det är önskvärt att kontaktpersonerna ser till att länka om avfallsplanen till SÖRABs hemsida från kommunens hemsida. h. Utställning

7 Inför utställning och remiss av avfallsplanen tas ett gemensamt presentationsmaterial fram. Detta material består av en lättläst sammanfattning, planen i dess helhet samt ett presentationsmaterial att ställa ut på bibliotek eller motsvarande. i. Den antagna avfallsplanen Efter att avfallsplanen antagits ska den publiceras, eventuellt också i en kortversion. De viktigaste målen och åtgärderna kan återkomma i olika typer av kommunikation. j. Den fortsatta processen I avfallsplanen klargörs hur den fortsatta processen med revidering av planen och kommunikation kring dessa frågor ska ske. 7 (10) Kommunikationsmaterial sammanfattning I det följande sammanfattas kommunikationsmaterial som föreslås tas fram enligt denna kommunikationsplan. Beroende på vilka frågor som bedöms komma att bli aktuella för olika aktörer kan behov finnas av aktörsspecifikt informationsmaterial eller också kan ett och samma kommunikationsmaterial helt eller delvis användas för flera olika aktörer. Tabell 1 Kommunikationsmaterial Produkt Tidplan Ansvarig Information på atervinningscentralen.se Löpande Information på SÖRABs hemsida Löpande Information i SÖRAB-tidning Löpande Ingrid Olsson Nyhetsbrev om avfallsplanen Löpande Kommunernas intranät och hemsidor Löpande Kontaktpersoner OH-presentation 1, avfallsplanearbetet Augusti 2007 Informationsblad 24 oktober Pressmeddelande 1 inför idéseminarier Oktober 2007 Ingrid Olsson (samråd) OH-presentation 2, samrådsgrupper 24 oktober Inbjudan samrådsgrupper 8 oktober 2007 Material till samrådsgrupper 24 oktober 2007 Information till hemsida inför samråd Oktober 2007 Enkät till kommuninnevånare Hösten 2007 Extern konsult OH-presentation 3, sammanställning samråd Januari 2008 Resultat/feedback efter enkätundersökning Januari 2008 Information till hemsida inför remiss och Mars- April 2008 utställning Annons i tidning inför remiss och utställning April 2008 Ingrid Olsson OH-presentation 4, inför utställning April 2008 Pressmeddelande 2 inför utställning/remiss April 2008 Ingrid Olsson Dokumentation till utställning/remiss April 2008 Remissammanställning Juli 2008 Ingrid Olsson Skrivelse till kommunerna inför antagande av Juli 2008 Ingrid Olsson avfallsplanen OH-presentation 5, inför antagande av Juli 2008 Ingrid Olsson avfallsplanen Pressmeddelande 3 efter antagande Oktober 2008 Ingrid Olsson

8 8 (10) 6. När? Tid- och aktivitetsplan I det följande presenteras en sammanfattande tid- och aktivitetsplan som föreslås enligt denna kommunikationsplan. Aktuell detaljerad och uppdaterad aktivitetsplan finns på Ansvarig för uppdatering av aktivitetsplanen är. Beroende på vilka frågor som bedöms komma att bli aktuella att diskutera med olika aktörer kan separata möten komma att hållas eller också kan kommunikation med vissa aktörer ske vid ett och samma tillfälle. För att få en god uppslutning på mötena är det av stor vikt att aktörerna som bjuds in även kontaktas muntligen inför mötena. Tabell 2 Övergripande Tid- och aktivitetsplan Målgrupp Kontaktperson/er Tid Huvudbudskap / Ansvarig kommunikationsmål Beslutsfattare Augusti - oktober 2007 Hur processen ska gå till Avfallsplanegrupp 26 September Framtagande av förslag till mål Samrådsgrupper September - december 2007 Presentera nuläge (bilaga 4), samråd och diskutera mål Avfallsplanegrupp 6 november Bilaga 1,2,3,5,6 och 7 Avfallsplanegrupp 11 december Förslag till mål och handlingsplan, Beslutsfattare Avfallsplanegrupp Avfallsplanegrupp Beslutsfattare Beslutsfattare Januari - februari 2008 signifikansbedömning Presentera vad som framkommit i samråden 22 januari Konsekvenser (miljö, ekonomi etc) 12 mars Förslag till plan klar, inkl. alla bilagor April 2008 Remiss Augusti 2008 Beslut om Ingrid avfallsplanen Olsson

9 9 (10) Bilaga 1 Aktörslista Interna aktörer SÖRAB SÖRABs ledningsgrupp Administrativ personal Driftpersonal Mottagningspersonal på återvinningscentraler Miljöledare i företaget Kommunerna Avfallsplanegruppen Avfall/renhållning Miljö och hälsa Miljöstrategiskt/Agenda 21 Fysisk planering VA och övriga tekniska handläggare Bygglovshandläggare Fastighetsavdelning Räddningstjänst Skola, omsorg Inköp Politiska företrädare SÖRABs styrelse Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Politisk referensgrupp Teknisk nämnd Miljö/hälsa/byggnämnd Övriga nämnder Partigrupper Externa aktörer Myndigheter Länsstyrelsen Naturvårdsverket Entreprenörer Behandling Hämtning Drift ÅVC Kunder Kommuninnevånare Fastighetsbolag /flerfamiljshusägare Hyresgästföreningar Villaägareföreningar Fritidshusägare Handel, bank och restauranger Byggföretag Vård, apotek, smittskydd, veterinär etc. Livsmedelsindustri Övriga verksamheter/företag Åkeriföretag

10 Media Pressen: o Riksmedia o Metro m.fl. o Lokaltidningen Mitt i Lokal/regional radio och TV o Övriga externa aktörer Grannkommuner (Stockholm, Ekerö, Upplands Bro, Sigtuna, Norrtälje, Österåker, Vaxholm) Avfall Sverige, Stockholmsregionens avfallsråd Regionala organisationer (KSL, RTK, VASK, VA-förbund, Räddningstjänstförbund etc.) Branschorganisationer Materialbolagen, FTI Miljöorganisationer: o Naturskyddsföreningen o Arbetsmiljöverket/Arbetsmiljöinspektionen Konsumentföreningar Pensionärsorganisationer (PRO samorganisation)/olika åldersgrupper Handikapporganisationer Invandrarföreningar (olika kulturer) Hembygdsföreningar Frivilligorganisationer (Myrorna, Erikshjälpen etc.) Energibolag 10 (10)