Sydsvensk REGION BILDNING. Kommunikationsplan

Transkript

1 Sydsvensk REGION BILDNING Kommunikationsplan

2 Kommunikationsplan Sydsvensk Regionbildning

3 Innehållsförteckning Innehållsförteckning Projektmål Kommunikationsmål Målgrupper Primär målgrupp Sekundär målgrupp Budskap Kommunikationskanaler och aktiviteter Kanaler Aktiviteter/produkter Arbetsfördelning Press vid AU Rutin för utskick av pressmeddelande Webb Rutin för kommentarer på webbplatsen Budget

4 1 Projektmål Målet för projektet är att ta fram underlag till beslut om ny regionbildning. Det görs en analys och det finns en process för att fatta beslut. Arbetsgrupperna ger stöd för detta med rapporter och förslag att ta ställning till. Projektet ska inte titta på organisation och struktur men beröra avgifter, vårdvalsmodeller och motsvarande ramverk för att underlätta rörligheten inom det geografiska området. Följande arbetsgrupper är under utarbetande: Hälso- och sjukvård Kultur Infrastrukturplanering Kollektivtrafik Hållbar regionala utveckling Demokrati och internationalisering 2 Kommunikationsmål Kommunikationens mål är att stödja projektmålet. Detta görs genom att fokusera på processen och tydligt kommunicera tidplan och milstolpar. Översatt till kommunikationsaktiviteter innebär det att värdebaserade budskap och innehåll i kommunikationen får stå tillbaka för formella hållpunkter, där tid och överenskomna hållpunkter blir nav som kommunikationsaktiviteterna tar fasta på. Arbetet ska genomföras med öppenhet och transparens vilket innebär att uttalanden och utlämnande av handlingar sker i enlighet med offentlighetsprincipen. Kommunikationsinsatser ska göras samlat, samordnat och planerat. En tydlig hållpunkt är när projektets arbetsutskott träffas. Då ges tillfällen till kommunikation och framtagna rapporter och andra beslutsunderlag kommuniceras. 2

5 3 Målgrupper De grupper som identifierats som prioriterade att nå med kommunikationsinsatser är: 1.1 Primär målgrupp På generell nivå ska kommunikationsinsatser tillgodose behov hos uppdragsgivaren, dvs de åtta i föreningen ingående organisationerna. Det innebär att kommunikationsinsatser primärt riktas till alla som är berörda eller involverade i projektet inom dessa organisationer (tjänstemän/politiker). 2.1 Sekundär målgrupp Kommunikationsinsatser ska tillgodose även andra grupper, särskilt följande berörda grupper: Medborgare som har intresse och söker kunskap om regionfrågan och projektet. Media som söker fakta eller insyn i projektet. Externa intressenter/grupper och organisationer med intresse för regionfrågan (exempelvis näringsliv och intresseorganisationer som Svenskt näringsliv, LRF, Sydsvenska handelskammaren, andra organisationer). Andra myndigheter (exempelvis kommunerna, länsstyrelser, universitet, andra regioner/landsting/regionförbund). Intresse hos de målgrupper som prioriteras i de ingående organisationernas ordinarie kommunikation bör också tillgodoses. Varje organisation tar inom ramen för sitt eget arbete ansvar för kommunikation om regionfrågan till dessa prioriterade målgrupper. 3

6 4 Budskap Det övergripande budskapet är att Vi tar fram underlag för ett eventuellt bildande av en ny, gemensam region. I det inledande skede som den ideella föreningen nu befinner sig i är det viktigt att målgrupperna förstår varför underlag tas fram för ett eventuellt bildande av en ny gemensam region och vad en gemensam sydsvensk region innebär. Fokus ligger därför på att kommunicera varför: - Varför organisationen Sydsvensk regionbildning Ideell förening har bildats. - Varför en sydsvensk region? Vad kan en gemensam sydsvensk region innebära? Med hjälp av nedanstående text i allt kommunikationsmaterial och kanaler besvarar vi frågorna. Vi tar fram underlag för ett eventuellt bildande av en ny, gemensam region. Kan sjukvården i en större region samverka lättare och ge bättre resultat? Blir det lättare att samordna satsningar på infrastruktur? Kan kollektivtrafiken bli effektivare och mer tillgänglig? Hur påverkar en regionförstoring medborgarnas inflytande? Jämfört med övriga Europa är Sverige ett glest befolkat land. Kommuner, landsting och regioner har därmed en förhållandevis liten skattebas som ska finansiera sjukvård, service, infrastruktur och kommunikationer. Frågan är om vi genom att bilda en större region skulle kunna förbättra samhällets service och göra investeringarna effektivare. Det är i huvudsak den frågan som den ideella föreningen Sydsvensk Regionbildning ska försöka finna svar på; vilka mervärden och nackdelar en sydsvensk region kan ha. Föreningen bildades av de politiska företrädarna för landsting och regionala organisationer i Skåne, Kalmar län, Kronobergs län och Blekinge. Underlaget ska ligga till grund för beslut om en ansökan att bilda en gemensam region ska göras. En eventuell ansökan måste lämnas till regeringen senast siste december Val till den nya regionen genomförs då i september 2018 och den nya regionen bildas 1 januari Besluten kommer att tas i respektive medlemsorganisation, det vill säga landstingfullmäktige och regionfullmäktige. 4

7 5 Kommunikationskanaler och aktiviteter 5.1 Kanaler De kommunikationskanaler som ska användas i arbetet med att kommunicera regionbildningsprocessen är: Internet Den gemensamma webbplatsen utgör basen för all kommunikation om sydsvensk regionbildning. På webben publiceras all relevant information, exempelvis avsiktsförklaringar, protokoll, handlingar, presentationer etc. Ingående parter i sydsvensk regionbildning, det vill säga berörda landsting och regionförbund. Pressmeddelanden och presskonferenser. Talesperson för organisationen är i första hand ordföranden, andra hand andra ledamöter i arbetsutskottet. Vid oklarhet avgörs talesperson i samråd med projektledaren. 5

8 5.2 Aktiviteter/produkter Aktivitet Syfte Tidplan Ansvarig Kommentar Pressmeddelande Löpande information om vad som sker i regionbildningsprocessen Direkt efter varje arbetsutskott Projektledare i samarbete med informationsansvarig i den organisation som arrangerar mötet. Reviderad mall för pressmeddelande Skapa gemensam bild för regionbildningsproc essen, infoga standardtext i mallen Reviderad mall skickas till alla informationsansansvariga senast 20 augusti. Efter ok läggs den på ument/presentatio ner Monika Kraft Rutin för utskick av pressmeddelande. 6

9 Aktivitet Syfte Tidplan Ansvarig Kommentar Litteraturlista Tillgängliggöra relevanta dokument som har bäring på regiondbildningspro cessen på Löpande Johan Assarsson, Gunne Arnesson Press-seminarium Informera lokalmedia om regionbildningsprocessen, hur arbetet kommer att bedrivas, hur media håller sig uppdaterad etc. Hösten 2013? Informationsansvarig landsting/region tillsammans med projektledaren Info.ansvariga i resp län fastställer datum. Upplägg och tidplan diskuteras vid kommande informatörsmöte. Lämpligt kan vara när de olika arbetsgrupperna kommer igång. Säkerställa att grundläggande information publiceras regelbundet på nyregion.se Löpande Monika Kraft övergripande. Informationansvarig för respektive part ansvarar för att organisationsspecifik information är aktuell 6 Arbetsfördelning 6.1 Press vid AU Ansvaret för pressarbetet görs av den region där mötet hålls. Vid de tillfällen då mötet hålls över telefon eller video ger projektledaren uppdraget till den region som är ordförande för mötet. Materialet godkänns och distribueras till alla medlemsorganisationernas kommunikatörer för publicering vid överenskommen tidpunkt. Förslag mötesdagar 23/9, 18/11. Presstalesman är den som är ordförande för mötet. Övrigt hänvisas till projektledaren. 7

10 6.2 Rutin för utskick av pressmeddelande Pressmeddelande ska skickas ut direkt efter arbetsutskottets sammanträde och styrelsemöten. Informationsansvariga i det län/den region som är värd för mötet tar fram pressmeddelandet i dialog med projektledare enligt följande: Senast 1 vecka före mötet: Projektledaren tar fram ett utkast till pressinformation. Skickas till berörda informationsansvariga. Informationsansvariga återkopplar till projektledaren senast 3 dagar före mötet. Projektledare slutgodkänner pressmeddelandet. Projektledare/sekreterare i sydsvensk regionbildning skickar sedan pressmeddelandet till samtliga informationsansvariga, senast 2 dagar före mötet. Informationsansvariga infogar eventuella tillägg/kommentarer/kontaktuppgifter från ansvariga inom den egna organisationen. Informationsansvariga distribuerar pressmeddelandet direkt efter mötet efter klartecken från projektledare/sekreterare sydsvensk regionbildning. 6.3 Webb Idag läggs protokoll, kalender mm ut av Region Skåne. Region Skåne är administrerar webben. Projektledaren tar fram litteraturlista. Medlemsorganisationerna i listan under om ska innehålla länkar (öppnas i nytt fönster). 6.4 Rutin för kommentarer på webbplatsen Kommentarer läggs ut oredigerade efter bedömning av texten. Bedömningen består endast i om det förekommer sexism, rasism eller pornografi. Innehåller kommentarerna någon fråga skickas texten även till projektledare samt till ordförande för svar. Alla är fria att kommentera så länge detta inte görs anonymt. 7 Budget Arbetsinsatser hanteras inom respektive medlemsorganisation. Medel för eventuell produktion av informationsmaterial beslutas av arbetsutskottet genom projektledaren. 8