Täby kommuns kommunikationsplattform

Transkript

1 1(8) KOMMUNSTYRELSEN Karin Öhlander Täby kommuns kommunikationsplattform Kommunikation är en grundförutsättning för att alla chefer och medarbetare ska kunna förstå kommunens mål och också kunna omsätta målen till handling som gör skillnad i invånares och företagares vardag. Allt det som chefer och medarbetare säger och gör är en del av kommunens kommunikation externt och internt. Kommunikationsplattformen innehåller de delar som behövs för att styra, strukturera och bygga en god kommunikation för Täby kommun. Genom att plattformen tillämpas i all kommunikation, i den strategiska såväl som den operativa, byggs ett tydligt och sammanhållet varumärke för kommunen. Plattformen innehåller kommunens övergripande kommunikationsmål, indikatorer och strategi samt kommunens huvudbudskap. I plattformen beskrivs också arbetssätt, roller och ansvar i kommunikationen, huvudmålgrupper och kommunens primära kommunikationskanaler. I plattformen ingår den grafiska profilen. Vision och varumärke Kommunens vision (kommunfullmäktige 28 november 2015) utgör riktningen för kommunens utveckling och är grunden för all kommunikation. Täby kommuns vision Täby ska utvecklas med frihet och trygghet för en hållbar framtid. Mål för kommunikationen Målet för kommunens kommunikation är att mottagaren ska kunna förstå kommunens budskap. Arbetet mot målet följs upp genom indikatorer årligen. Indikatorer 1. Täby ska förknippas med valfrihet och kvalité, trygghet och hållbarhet Alla ska vilja rekommendera Täby kommun att bo och leva i. 2 1 Indikator 1 följs upp genom tilläggsfråga i SCB:s årliga medborgarundersökning. 2 Indikator 2 och 3 följs upp genom befintlig fråga i SCB:s årliga medborgarundersökning.

2 2(8) 3. De som bor och verkar i Täby kommun ska uppleva att de har en god relation till kommunen. 4. Medarbetare i Täby ser sin roll i det gemensamma uppdraget att skapa nytta för dem vi är till för. 3 Berättelse och huvudbudskap Kommunens identitet tar sin utgångspunkt i visionen, det betyder därför att Täby kommun ska uppfattas som fri, trygg och hållbar. Täby är en av regionens snabbast växande kommuner med fler än invånare och företag. Täby är känt för stor valfrihet, välfärdstjänster av hög kvalitet och en stabil ekonomi. Det gör Täby till en attraktiv plats för många. I takt med att nya stadsdelar växer fram utvecklas också kollektivtrafiken och vägarna. På sikt blir det ännu enklare att åka till Täby när Roslagsbanan förlängs till Stockholms city via Odenplan och just nu pågår också förberedelser för en framtida förlängning till Arlanda. Idag arbetar fler än personer i Täby och med det strategiska läget nära både och Arlanda och centrala Stockholm är prognosen att det finns ytterligare nya arbetstillfällen här år Kommunens huvudbudskap är: I Täby är ekonomin stabil och stark. I Täby håller välfärden hög kvalitet och valfriheten är stor. Täby kommun planerar för fler bostäder, näringsliv och förbättrad kollektivtrafik. I Täby finns både småstad och storstad. Kommunikation om service och tjänster All kommunikation om kommunens verksamheter, oavsett regiform, bygger på att det finns service med god kvalitet. Den kvalitet som erbjuds ska kommuniceras för att invånare och företagare ska kunna göra välgrundade val och vara trygga med kommunens välfärdstjänster. Dessutom skapar det stolthet över arbetet som görs i kommunens olika verksamheter och blir en del av arbetsgivarvarumärket. Avsändare och logotyp Namn på kommunens verksamheter, till exempel skolor, förskolor och omsorgsboenden, hanteras som verksamhetsnamn och inte som separata varumärken med egna logotyper. Täby kommun är alltid avsändaren. Alla 3 Indikator 4 följs upp genom index för styrning i HME.

3 3(8) verksamheter ska därför använda kommunens logotyp i enlighet med kommunens grafiska profil. Namnhierarki Täby kommun Verksamhetsnamn Avdelningsnamn Enhetsnamn Grafisk profil Den grafiska profilen är gemensam för alla kommunens verksamheter och bygger på tre grundelement: Täbys logotyp, typsnittet Risbyle (tre vikter) och färg-, ikon-, och bildmanér. I den grafiska profilen tydliggörs hur profilen ska användas och hur till exempel samprofilering går till. Den grafiska profilen förvaltas av kommunikationsavdelningen och finns digitalt på taby.se. Länk till grafiska profilen. Täby som arbetsgivare På kort och lång sikt är kompetensförsörjningen viktig för kommunen. Det handlar om att rekrytera och behålla medarbetare och chefer. Kommunikationen om Täby kommun som arbetsgivare behöver som all annan kommunikation vara integrerad, planerad, samordnad och samstämmig. Förutsättningar för Täby kommun som arbetsgivare Täby växer och utvecklas med nya bostäder, näringsliv, infrastruktur och service. Täby ska vara ett attraktivt alternativ för nya invånare samtidigt som befintliga Täbybor är nöjda med kommunens utveckling och kvaliteten i verksamheterna. Fler invånare och företagare, nya behov och förväntningar ställer krav på att kommunen ständigt prövar och omprövar arbetssätt, processer och system. Kommunen har en styrmodell med fokus på att skapa nytta för invånarna. Höga krav på utveckling och resultat ställs på alla verksamheter. För att använda alla resurser för strategi och utredningsarbete på bästa sätt har Täby kommun en matrisorganisation. Detta ger förutsättningar för ett ökat samarbete mellan kommunens verksamheter och stödjer ett samlat ansvarstagande för kommunens utveckling.

4 4(8) Kännetecken för Täby kommun som arbetsgivare Innovation och ständig utveckling Ett av kommunens kännetecken ska vara att arbeta strategiskt med verksamhets- och tjänsteutveckling. Täby kommun ska vara en kreativ och innovativ arbetsplats genom att ständigt pröva och ompröva arbetssätt, processer och system för att skapa den högsta kvaliteten på effektivaste sätt. Medarbetare och chefer lär av andra och systematiserar det egna utvecklingsarbetet bland annat genom analys och internt lärande. Mångfald Olika erfarenheter, kunskaper och förmågor ses som en styrka i det gemensamma arbetet med att skapa valfrihet och kvalitet för Täbyborna. Genom inflytande och ansvar ges möjlighet att utvecklas både i arbetet och som individ, vilket skapar arbetsglädje och stolthet. Kompetensutveckling Kompetenta medarbetare är avgörande för kommunens utveckling. Som arbetsgivare ska Täby kommun vara generös med kompetensutveckling både genom möjligheten att utveckla sig i sitt arbete men också genom att få prova nya arbetsuppgifter, interna utvecklingsvägar och att lära sig av arbetskamrater. Ledarskap och medarbetarskap I Täby kommun finns meningsfulla jobb som gör skillnad. Alla som arbetar i Täby kommun behöver se sin roll i det gemensamma uppdraget att skapa nytta för dem vi är till för. I Täby finns därför chefer som gör skillnad för medarbetarnas möjligheter att skapa bästa kvalitet för invånare och företagare.

5 5(8) Strategi och arbetssätt Kommunikationsstrategi Kommunstyrelsens uppdrag är att ta det strategiska ansvaret för kommunikation av fattade beslut och inriktning på övergripande nivå, liksom kommunikation om kommunens verksamhet i egen regi. Kommunikationen ska vara integrerad, planerad, samstämmig, samordnad och ha ett tydligt mottagarperspektiv o När kommunikationen är integrerad är den en del av verksamhetens dagliga arbete. o När kommunikationen är planerad är den förberedd och genomtänkt för att kunna vara proaktiv i samband med aktiviteter som verksamheterna gör. o När kommunikationen är samstämmig är budskapet från kommunen detsamma oavsett vem/vilka som presenterar budskapet. o När kommunikationen är samordnad skapar den tydlighet ur ett mottagarperspektiv. Kommunikationen ska bidra till en samlad bild av kommunen. o När kommunikationen bidrar till att ge en samlad bild av kommunen får mottagaren helhetsbild av kommunen. Kommunikationen ska göra att invånare, företagare och besökare enkelt kan hitta den informationen de söker, komma i kontakt med kommunen och få svar på sina frågor. Arbetssätt All kommunikation tar sin utgångspunkt i kommunens vision och verksamhetsplan och budget. För att utgå från kommunens prioriterade frågor i kommunikationen ansvarar kommunikationsavdelningen för att göra en årlig övergripande kommunikationsplanering tillsammans med kommundirektör, verksamhetsområdeschefer samt nyckelpersoner för strategiskt utpekade områden. Den resulterar i följande: Övergripande kommunikationsplan för varje verksamhetsområde (görs en gång per år). Kommunikationsplanering för de prioriterade frågorna. Den övergripande kommunikationsplaneringen följs upp i samband med halvårsbokslut och bokslut och respektive kommunikationsplan följs upp efter avslutat arbete.

6 6(8) Kommunikationsplanering När behov av en kommunikationsinsats finns görs en planering enligt processen nedan. Kommunikationsinsatser planeras enligt processen: 1. Behov (behovet uppstår kontakt med kommunikationsavdelningen) 2. Analys (analys av syfte, målgrupper och konsekvenser) 3. Planering, (budskap, kanaler och genomförande) 4. Beslut, (verksamhetsområdeschef och kommunikationschef beslutar gemensamt om planen) 5. Genomförande 6. Utvärdering (uppföljning av insatsen vad blev resultatet och hur gör vi nästa gång) Ansvar för kommunikationen Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens uppdrag är att ta det strategiska ansvaret för kommunikation av fattade beslut och inriktningar på övergripande nivå, liksom för lansering av och information om kommunens verksamhet i egen regi. Kommunstyrelsens ordförande ger uppdrag till kommundirektören. Kommundirektör Kommundirektören ansvarar för dialogen med kommunstyrelsens ordförande. Kommundirektören beslutar efter dialog i kommunledningsgruppen om uppdrag och inriktning på uppdrag till kommunikationschef. Kommunledningsgrupp Har ett gemensamt ansvar för att med varandra föra en dialog om kommunens övergripande kommunikation. Respektive deltagare i kommunledningsgruppen har ett ansvar att utifrån sitt ansvarsområde driva kommunikationsfrågor och att kommunicera i sin verksamhet utifrån ett helhetsperspektiv. Chefer i Täby kommun Chefernas ansvar för kommunikationen och ett förväntat resultat av denna är en viktig del i det samlade chefsuppdraget. Chefer och medarbetare Chefer ansvarar för planering av sin verksamhets kommunikation, att kommunikationen är korrekt och aktuell samt att den följer Täby kommuns kommunikationsplattform och når mottagaren. Chefer och medarbetare i respektive verksamhet ansvarar för servicen i kundmötet. Med service menas att

7 7(8) ta ansvar för att invånare och företagare ska kunna få rätt förväntningar och få svar och återkoppling på hur deras frågor hanteras. Med service menas också att ta ansvar för på vilket sätt invånare och företagare blir bemötta. Med ett gott bemötande menas att chefer och medarbetare är empatiska, närvarande i mötet med invånare och företagare och att de alltid blir mottagna med respekt och på ett korrekt sätt. Hur servicen utformas är avgörande för kommunens varumärke. Kommunikationsavdelningen Kommunikationschef ansvarar för att fördela uppdrag och stämma av med kommundirektören om pågående kommunikationsaktiviteter. Kommunikatören gör planering tillsammans med chefer och nyckelpersoner inom verksamhetsområdet och stämmer av med samordnare och kommunikationschef. Kontaktcenter fångar upp invånares och företagares synpunkter på kommunens kommunikation och dialog för att kunna förbättra kommunikationen både på kort och lång sikt. Kontaktcenter ansvarar för att återkoppla till ansvarig chef i verksamheten samt löpande sammanställa synpunkter som ger en överblick över de frågor och områden som kommunen behöver utveckla på längre sikt. Målgrupper Förståelse för målgruppen är viktig vid planeringen av kommunikationen för att få önskad effekt. Varje situation är unik och därför ska alltid en analys av målgrupper och intressenter göras som också ligger till grund för beslut om vilka kanaler som används, när kommunikationen ska ske, anpassning av budskap och på vilket sätt den ska presenteras. Analysen av målgrupper ligger också till grund för om informationen exempelvis behöver skrivas på andra språk eller andra anpassningar ska göras för att öka tillgängligheten. Huvudmålgrupper för kommunen är Invånare Företagare Potentiella invånare och företagare Verksamhet med av kommunen finansierade uppdrag Huvudmålgrupper för Täby kommun som arbetsgivare är: Medarbetare och chefer Potentiella medarbetare och chefer

8 8(8) Mottagarens perspektiv Utgångspunkten är att alla vill göra rätt och att chefer och medarbetare förklarar hur. Det betyder att texter skrivs utan pekpinnar och att perspektivet är mottagarens. I texter skrivs inte vi eller våra om kommunens verksamheter utan det beskrivs vad invånarna kan ta del av. Texter skrivs med du tilltal. Det betyder att var och en behöver sätta sig in i invånarens och företagarens villkor och ha deras fokus i kommunikationen. Kanaler Taby.se är kommunens primära kanal. Täbys digitala kanaler ska möta målgruppernas behov, stödja kommunens verksamheter, likväl som stödja kommunens långsiktiga mål. Chefer är kommunens primära kanal för den interna kommunikationen. Insidan är kommunens primära interna digitala kanal för medarbetare och chefer. Val av kanal ska styras utifrån analys av målgrupp och behov av kommunikation. Utseende och uttryck ska anpassa för respektive kanal och kommunikationen ska utgå från analys om målgruppen.