Intern kommunikationspolicy Arbetsförmedlingen

Transkript

1 Sida: 1 av 6 Intern kommunikationspolicy Arbetsförmedlingen Riktlinjer för hur arbetet med internkommunikation ska bedrivas i organisationen, samt principer för fördelning av ansvar. Inledning Kommunikation är en central del av vår verksamhet och ett av de styrmedel vi har för att leverera resultat i enlighet med vårt uppdrag. Vår interna kommunikation ska skapa goda förutsättningar för att nå mål och resultat. Syftet med denna interna kommunikationspolicy är att skapa förutsättningar för ett mer enhetligt, transparent och effektivt arbete med den interna kommunikationen. Den riktar sig till chefer, medarbetare på Kommunikationsavdelningen och andra som har ansvar för intern kommunikation. Mål för internkommunikationen Den interna kommunikationen ska bidra till att chefer och medarbetare har god kännedom om vårt uppdrag och rådande prioriteringar förstår hur det egna arbetet och den egna verksamheten bidrar till Arbetsförmedlingens mål och uppdrag kan arbeta effektivt genom att information om verksamhetens alla delar finns tillgänglig förstår förändringar och kan agera i enlighet med beslut som fattas är engagerade att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens uppdrag och mål är goda företrädare för Arbetsförmedlingen och agerar i enlighet med vår gemensamma värdegrund. Hur vi kommunicerar Vi strävar efter att alltid informera internt före externt. Det är viktigt att vi ger vår bild av händelser i vår verksamhet istället för att låta andra tolka dem åt oss. Det är också viktigt att medarbetare som möter arbetssökande och arbetsgivare är informerade om händelser före kunderna. Vi uttrycker oss enkelt och tydligt vi följer språklagen genom att använda Språk och ton Så här skriver vi på Arbetsförmedlingen.

2 Sida: 2 av 6 Vi strävar också efter att samordna information med andra när det gäller frågor som berör flera aktörer. Vi kommunicerar genom berättelser när det är möjligt för att framställa vår verksamhet och våra resultat på ett sammanhållet och levande sätt. Inspiration är en naturlig del i vår kommunikation. Styrande kommunikation utgår ofta från huvudkontoret men kan utgå från alla nivåer i organisationen. Alla chefer behöver styra med kommunikation, och alla i ledande position måste ge enhetliga budskap. Chefen är den viktigaste kommunikatören i medarbetarnas ögon. Chefens kommunikativa arbete handlar om att skapa mål, mening och sammanhang i verksamheten genom att analysera, sålla och prioritera, förklara och översätta samt skapa dialog. Som chef gäller det att använda lämpliga kommunikativa verktyg för att stödja verksamheten och dess mål och för att utveckla sig själv som kommunikativ ledare. Styrande kommunikation följer som regel linjeorganisationen, det vill säga att den först förankras i Arbetsförmedlingens ledningsgrupp. Därefter ansvarar de chefer som är representerade i ledningsgruppen för förankring på nästa chefsnivå, innan den slutligen når medarbetarna. Syftet med denna kommunikationsprocess är att budskapen ska vara enhetliga, synkroniserade och översatta samt att skapa rum för dialog på alla nivåer. Det kan finnas tillfällen då ledningen kommunicerar direkt med medarbetarna, dock inte i styrande syfte. Dubbelriktad kommunikationsprocess Syftet med en dubbelriktad kommunikationsprocess är en levande dialog, för att skapa delaktighet och engagemang. Vi eftersträvar en levande tvåvägskommunikation, där alla medarbetare och chefer har möjlighet att föra kommunikation uppåt i organisationen. Det är en förutsättning för ett högt förtroende. Denna struktur följer ofta linjen, det vill säga att medarbetare lyfter frågor och synpunkter med sin chef, som tar det vidare i linjen. Vi har också direktkanaler för en dubbelriktad kommunikationsprocess, till exempel chattar. Kommunikationssystem Ett kommunikationssystem är ett systematiskt förhållningssätt för att välja kanal och verktyg utifrån önskad effekt. Ett genomtänkt och välstrukturerat kommunikationssystem stödjer arbetet med att nå verksamhetens mål genom att det organiserar kanaler, aktörer och budskap på ett samstämmigt sätt. Syftet är att ge verksamheten förutsättningar att fungera optimalt. Vi anger riktmärken under rubrikerna här nedan, för vilket innehåll man kan hantera i vilken kanal utifrån önskad effekt. Varje organisatorisk del som vill

3 Sida: 3 av 6 arbeta strukturerat med detta bör själva rita upp ett kommunikationssystem i linje med nedanstående riktmärke. Innehåll i kommunikationen Vi har en intensivt kommunikativ miljö på Arbetsförmedlingen. Den styrande kommunikationen kan delas in såhär: Basinformation fast och mer beständig information om vad vi gör och hur vi gör det. Det kan vara till exempel handläggarstöd. Beslut beslut som innebär förändringar i verksamheten. Mål och resultat vilka mål vi har för verksamheten och hur det går att nå dem. Värderingskommunikation varför vi gör det vi gör, inspiration och engagerande kommunikation. Organisatoriskt förändringar inom organisationen. Kanaler Vi har flera kanaler för vår interna kommunikation. Dessa ska stödja, stärka och komplettera varandra. Det är viktigt att budskapen då är synkroniserade. Syftet med kommunikationen avgör hur vi kommunicerar eftersom all kommunikation alltid måste ske på mottagarens villkor. Som avsändare behöver vi därför fundera på vilket sätt som är effektivast att kommunicera på i olika situationer. Generellt kan vi använda oss av följande fingervisning för att välja kanal för vår interna kommunikation utifrån vad vi vill uppnå: Informera: intranät, nyhetsbrev, egna tidningar Förstå: kurser, möten, intranät Acceptera: mindre möten, resonemang Ändra beteende: samtal, dialogmöten Möten Chefen och andra informationsägare kommunicerar med medarbetare på möten, enskilt eller i grupp. Möten är också det viktigaste forumet för en dubbelriktad kommunikationsprocess och en levande dialog. Generellt ska beslut och

4 Sida: 4 av 6 ledningsinformation kommuniceras på möten; fysiska eller genom distansteknik. Samma information kan ges i andra kanaler, men mötet är den primära kanalen. Primär kanal för: Beslut (större vikt), Organisatoriskt (större vikt), Mål och resultat samt Värderingskommunikation. Vis vårt intranät Syftet med intranätet är att internt skapa en gemensam förståelse för vårt uppdrag och vår verksamhet. Det ska underlätta för alla anställda att lösa sina arbetsuppgifter. Vis ska stödja den centrala styrningen genom en samordnad budskaps- och kunskapsöverföring inom myndigheten och därmed bidra till att Arbetsförmedlingen uppfyller sitt uppdrag och sina mål. Vi eftersträvar ett målgruppsanpassat Vis, med ingångar som underlättar för den enskilda medarbetaren att snabbt hitta information som är relevant för den egna rollen. Informationen på Vis styrs av Intern instruktion för Vis och Chefsrum, se sist i dokumentet. Primär kanal för: Basinformation Understödjande kanal för: Mål och resultat, Värderingskommunikation, Beslut Det digitala chefsrummet Chefsrummet är den plats där lednings- och styrningsinformation finns i sin skriftliga form. Det är en av flera kanaler för att nå cheferna. För att uppnå en effektiv kommunikation ska i många fall fler kanaler användas. Framförallt ska frågor av större vikt också kommuniceras muntligt, via mötesstrukturen. Genom att kommunicera skriftligt får cheferna en kvittens på det muntliga budskapet. Kommunikationen blir också tillgänglig och sökbar över tid. Detta är viktigt inte minst för beslut som fattats. Informationen i chefsrummet styrs av Intern instruktion för Vis och Chefsrum, se sist i dokumentet. Primär kanal för: Mål och resultat, Beslut (mindre vikt), organisatoriskt (mindre vikt) Understödjande kanal för: Beslut om verksamhet (större vikt) På Jobbet vår interna tidning Tidningen På Jobbet vänder sig till alla medarbetare. Den ska vara ett underlag för diskussion och en motor för utvecklingen av Arbetsförmedlingen. Den ska stärka och stödja utvecklingen mot en kundorienterad och professionell myndighet genom att skapa djupare insikt kring vårt uppdrag, våra resultat och de områden som är i fokus. Den ska erbjuda kompetenshöjning inom vårt verksamhetsområde och inspirera till att utveckla nya och smarta arbetssätt som

5 Sida: 5 av 6 leder till bättre resultat och måluppfyllelse. Tidningen ska vara en kulturbärare som skapar vi-känsla. Den ska lyfta goda exempel, idéer och metoder som fungerar, men inte väja för att problematisera. Understödjande kanal för: Mål och resultat, Värderingskommunikation E-post E-post används i första hand för kommunikation mellan enskilda medarbetare och chefer, eller inom mindre grupper. E-posten är ett snabbt och effektivt system för att kommunicera. Men den är också överbelastad som kanal. Därför försöker vi att styra bort information som lämpar sig bättre för andra kanaler från e-posten till bättre lämpade kanaler. E-posten ska endast i undantagsfall användas för information till större grupper. Det betyder viktig information som måste nå många, eller alla, snabbt. Det är ledningen för den organisatoriska enheten som avgör om det ska skickas e- post till alla medarbetare inom den organisatoriska enheten. Roller och ansvar Varje person som har ansvar för en fråga har också ett ansvar för att tänka på helheten. Detta gäller i högsta grad även för vår interna kommunikation. Således hänger frågan om prioriteringar tätt ihop med frågan om kommunikation. Alla frågor kan inte prioriteras samtidigt, och alla frågor kan inte kommuniceras lika starkt samtidigt. Det är också viktigt att den som ansvarar för en sakfråga eller verksamhet gör en avvägning mellan vad som är verksamhet, och vad som är kommunikation i en fråga. Styrande kommunikation initieras av den som äger sakfrågan, det vill säga informationsägaren, i samråd med Kommunikationsavdelningen. Informationsägaren ansvarar för att ta initiativ till kommunikationsplanering. Kommunikationsavdelningen ansvarar för att, i samråd med informationsägaren, definiera målgrupp, formulera budskap, välja kanaler, planera aktiviteter och sätta mål för kommunikationen. Varje medarbetare ansvarar för att söka och använda den information de behöver för att lösa sina arbetsuppgifter, samt för att aktivt delta i dialog och bidra med återkoppling. Varje chef har också ett ansvar att hantera återkoppling från medarbetare, på rätt nivå i organisationen. Det innebär att lyfta sådant som behöver lyftas till en högre nivå. Andra styrande dokument Intern instruktion för Vis och det digitala chefsrummet Handläggarstöd för Vis och det digitala chefsrummet

6 Sida: 6 av 6 Mediepolicy Språk och ton - Så här skriver vi på Arbetsförmedlingen Instruktion för krishantering