Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun

Transkript

1 Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun Policy , 120 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare Version Senast reviderad Giltig till Kommunstyrelsen Tillsvidare Dokumentinformation Dokumentet gäller för Avser all information och kommunikation med Piteå kommun och de helägda bolagen som avsändare Alla medarbetare och förtroendevalda i Piteå kommun såväl i förvaltning som i helägda bolag

2 Sid 2 Denna policy avser all information och kommunikation med Piteå kommun och de helägda bolagen som avsändare. Kommunikationspolicyn ska visa inriktning och ge direktiv för hur vi kommunicerar i Piteå kommun där information och kommunikation är ett verktyg för att nå visionen och de strategiska områdenas fastställda mål som kommunfullmäktige har antagit. Denna policy ska stödja Piteå kommuns nämnder och verksamheter genom att: skapa förståelse för verksamhetens uppdrag göra medborgarna delaktiga i den lokala demokratin informera och kommunicera med kommunens anställda och förtroendevalda förmedla en sammanhållen bild av kommunen och det ska ske i linje med Piteås varumärkesarbete Piteå kommuns fyra strategiska områden Barn och unga - vår framtid Barn och unga ges förutsättningar för en god start i livet. Vi tar tillvara barn och ungas delaktighet, engagemang och kreativitet. Utbildning, arbete och näringsliv är grunden för all välfärd Genom satsningar på utbildning och näringsliv skapas tillväxt som har en avgörande betydelse för kommunens utveckling. Demokrati och öppenhet Piteå präglas av öppenhet, engagemang och delaktighet. Vi verkar för ett tillåtande klimat genom att både ta intryck av och ge avtryck i omvärlden. Livsmiljö Piteå erbjuder en trygg och lustfylld miljö med omsorg och utvecklingsmöjligheter i livets alla skeden. Här är det positivt att bo, verka och leva.

3 Sid 3 Syfte och mål med information och kommunikation Piteå ska vara en kommun där medborgarna trivs och känner sig delaktiga, en kommun som är attraktiv och socialt, ekonomisk och ekologiskt hållbar och en plats där man känner att det är hit man kommer när man kommer hem (Piteås vision). Piteå kommun vill ge medborgarna bra förutsättningar att engagera sig, påverka och bidra till utvecklingen av Piteå. Målet är att genom en öppen, tydlig, effektiv information och kommunikation öka kännedom om kommunens beslut och verksamheter genom att bygga kunskap, skapa engagemang och främja dialog. Kommunikation är en viktig förutsättning för demokrati och för att medborgarna ska kunna ta tillvara sina rättigheter och veta sina skyldigheter. Informations- och kommunikationsinsatser ska därför ingå i all verksamhetsplanering eftersom det är av avgörande betydelse för hur den enskilde ska kunna ta till sig innehåll i kommunala beslut och verksamheter. Ett strategiskt verktyg och ett gemensamt ansvar Kommunstyrelsen har en stabsfunktion för information och kommunikation. Dess uppgift är att ansvara för och samordna all kommunövergripande kommunikation samt ge stöd till alla förvaltningar. Information och kommunikation är ett viktigt strategiskt verktyg för alla förvaltningar och verksamheter att uppnå kommunfullmäktiges övergripande mål och är ett sätt att förverkliga kommunens vision. Information och kommunikation ska bidra till att utveckla, förmedla och förankra beslut, verksamheter och planerade aktiviteter. Politiker ansvarar för medborgardialog. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för all kommungemensam intern och extern kommunikation. Varje nämnd/förvaltning/styrelse/helägda bolag/ ansvarar för den verksamhetsanknutna kommunikationen. Varje chef har ansvaret att informera sin personal och berörda samt att prioritera och avsätta resurser för informations- och kommunikationsinsatser. Varje medarbetare och förtroendevald har en rättighet att bli informerad samt en skyldighet att söka och lämna information.

4 Sid 4 Intern kommunikation Information och dialog behövs för att klara det egna uppdraget och att känna sig som en del av helheten i kommunkoncernen. Chefer och verksamhetsansvariga ansvarar för att förse medarbetare med relevant information vilket även innefattar att tydliggöra hur medarbetarna ska förhålla sig till såväl övergripande mål som till den egna verksamhetens mål och strategier. Piteå kommuns interna kommunikation: ska alltid ske innan den externa. ska höja motivationen och engagemanget hos medarbetarna samt stärka samhörigheten inom hela kommunkoncernen. bidrar till ett förbättrat resultat och en bättre service. ger medarbetare och förtroendevalda kunskap som gör dem till goda ambassadörer för Piteå kommun samt för kommunen som arbetsgivare. Extern kommunikation Piteå ska präglas av öppenhet, engagemang och delaktighet. Därför ska kommunens information och kommunikation stärka de relationer vi har med dem vi är till för, pitebor, näringsliv, besökare m.fl. Dialog genom t.ex. samråd och möten är viktiga och att löpande informera medborgarna vad som händer inom olika verksamhetsområden skapar engagemang och ger kunskap om kommunens uppdrag och service. Piteå kommuns externa kommunikation: ska presenteras lättillgängligt i kommunens kanaler, anpassat till de målgrupper vi vill nå. ska underlätta för olika målgrupper att använda kommunens service och tjänster. ska bidra till att stärka medborgarnas samhörighet med kommunen samt skapa förtroende, intresse, förståelse och engagemang. Kommunikationskanaler Piteå kommun finns med och är aktiv i såväl ägda, betalda och förtjänade kommunikationskanaler. När det gäller de kanaler vi äger och driver själva är det, vid sidan av mer traditionell informativ tryckt media och i samtal/dialog, viktigt att kommunen är kommunikativ i digital media/sociala medier och bygger långsiktigt hållbara goda relationer med våra målgrupper. Exempel på digitala och sociala medier kan vara webb, mobilapplikationer, Facebook, Twitter, YouTube eller motsvarande. Exempel på ägd traditionell media kan vara reception/kundtjänst, informationstidning till hushållen och personaltidning. Piteå kommun köper också media i viss utsträckning, t.ex. annonser och mässdeltagande. Via massmedia kan Piteå kommun nå ut med ett budskap genom att själva proaktivt berätta om beslut, satsningar eller verksamheter men vi kan också utsättas för granskning,

5 Sid 5 Piteå kommuns kontakt med massmedia ska präglas av: hög tillgänglighet och beredskap. öppenhet och tillmötesgående. ett proaktivt förhållningssätt. Genom att tidigt ta kontakt med massmedier bidrar vi till att information snabbare når ut och blir korrekt. Varje förvaltning/bolag har ansvar för att den som uttalar sig har tillräcklig kunskap i frågan. Innehållet i våra kanaler och i vår kontakt med massmedia gäller att vi är nytänkande och engagerade för att vår kommunikation ska nå ut. Vi ska vara öppna och transparenta i vår strävan att stärka det demokratiska samtalet, piteborna ska känna förtroende för och lita på sin kommun. Alla medarbetare har enligt lag rätt att uttala sig i massmedier. Det är dock viktigt att i sina kontakter med massmedier skilja på privata åsikter och de uttalanden som förs fram som företrädare för kommunen. Visionen och varumärket Piteå Piteå det är hit man kommer när man kommer hem är Piteås vision och det finns en varumärkesstrategi med målet att skapa intresse för Piteå som etablerings-, besöks-, och boendeort. Varumärkesarbetet utgår från fem värdeord: attraktiv, innovativ, hållbar, kontraster och stolthet. Dessa värdeord är framtagna utifrån undersökningar och enkäter och ska vara vägledande för vad som gör oss unika och vad vi vill att andra ska tycka om vår kommun. Ett varumärke består av allt som målgrupper associerar med en kommun, ett företag eller en produkt. Ett platsvarumärke har ingen tydlig ägare utan istället byggs bilden av platsen av alla aktörer och medborgare tillsammans. Vi förtjänar vårt varumärke dels genom att bygga en stark identitet med ett tydligt ställningstagande om vad Piteå är och står för och dels genom att medarbetare, boende och företagare är ambassadörer för sin kommun. Målgrupper Piteå kommun producerar information och kommunicerar med i första hand följande målgrupper; pitebor, näringsliv, besökare, inflyttare, förtroendevalda och anställda.

6 Sid 6 Grafisk profil En enhetlig bild ökar genomslagskraften i den samlade kommunala informationen. Den grafiska profilen ska därför användas konsekvent av samtliga kommunala verksamheter. Piteå kommun har en stor bredd i sina verksamheter och en gemensam profil är viktigt för att det tydligt ska framgå vem som är avsändare i syfte att stärka förtroendet, bygga varumärket och ge möjlighet till återkoppling. Piteå kommuns verksamheter symboliseras av logotypen renen och ska alltid användas när kommunala verksamheter är avsändare. Piteå som plats symboliseras av logotypen Piteå, ibland kompletterad med visionen Det är hit man kommer när man kommer hem. Denna logotyp används i platsmarknadsföring för att stärka Piteås varumärke för inflyttning, destination och etableringar. Lagar och regler som styr Piteå kommuns interna och externa information och kommunikation grundar sig på de lagar och regler som gäller för offentlig verksamhet. Några av de viktigaste är offentlighetsprincipen, yttrandefrihet, meddelarfrihet, förvaltningslag, kommunallag samt personuppgiftslag. Kriskommunikation Som en del i Planen för extraordinära händelser finns en krisinformationsplan som bygger på att kommunens befintliga informationsnätverk ska användas. Planen träder i kraft vid en extraordinär händelse eller kan användas vid en allvarlig störning i samhället. Uppföljning Revidering av kommunikationspolicyn ska ske en gång under varje mandatperiod. Antagen av kommunfullmäktige , 120 Reviderad av kommunfullmäktige , 102