KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR NÄRVÅRDSSAMVERKAN SÖDRA ÄLVSBORG 2012/2013

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSPLAN Dnr: Handläggare: Anna Grill Beslutat datum: Styrande dokument Sakkod: 9 KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR NÄRVÅRDSSAMVERKAN SÖDRA ÄLVSBORG 2012/2013

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Varför en kommunikationsplan?...3 Målgrupper/Avsändare/Användare...4 Vision för kommunikationen...4 Kommunikationsmål...4 Aktivitetsplan...6 2

3 VARFÖR EN KOMMUNIKATIONSPLAN? En väl utvecklad kommunikation ökar effektiviteten i närvårdssamverkan. Med tydliga budskap och tydliga kanaler för olika budskap vet alla medarbetare var man kan förvänta sig att hitta olika typer av information. Kommunikation och information bidrar då också till: En ökad tydlighet Att kunna se helheten Att se saker i sitt sammanhang Kommunikationsplanen är upprättad utifrån dokumenten: Inriktning av Närvårdssamverkan Södra Älvsborg , bilagan Uppdrag och Arbetsordning för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg, Verksamhetsplan för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 2012/2013 samt Riktlinjer för kommunikation inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Utan en tydlig riktning med kommunikationen så uppfattas verksamheten som spretig, inkonsekvent och otydlig. Slumpmässig och okontrollerad kommunikationsprocess Medveten och kontrollerad kommunikationsprocess Då närvårdssamverkan är en övergripande verksamhet med ett uttalat syfte utöver det som finns i de ordinarie verksamheterna (primärvård, sjukhus och kommun) kräver det att det finns enkla, genomtänkta budskap att ta till sig eftersom målgrupperna befinner sig i sin ordinarie verksamhet och tiden att ta till sig information är knapp. En annan kommunikativ utmaning är att närvårdssamverkan har en komplex struktur, vilket gör att kommunikationsvägarna är många och det är många som behöver få till sig information på olika sätt och vid olika tidpunkter. Det finns idag få 3

4 kommunikationskanaler som stöder arbetet över kommun och regiongränserna. Vi måste därför hitta kreativa lösningar på hur vi kan använda de system som finns och vi måste också hitta varandra genom andra vägar och kanaler som inte alltid är så självklara. En tredje utmaning handlar om att mötas och förstå varandras trots att vi är så olika varandra. Alla verksamheter inom Närvårdssamverkan skiljer sig åt i uppbyggnad och storlek. Tjänstemän och politiker har olika benämningar på samma saker. Det gäller att hitta varandra och att hitta ett gemensamt språk som alla kan känna igen sig i. MÅLGRUPPER/ANVÄNDARE/AVSÄNDARE AV KOMMUNIKATION Styrgrupp närvård AU Styrgrupp närvård Delregionalt politiskt samrådsorgan AU Delregionalt politiskt samrådsorgan Närvårdskansli Utvecklingsråd Referensråd Närvårdsområdenas ledningsgrupper Arbetsgrupper under ledningsgrupperna Medarbetare inom närvårdsområdena som arbetar med de prioriterade målgrupperna Patienter inom de målgrupper där vi verkar Externa intressenter, exempelvis FoU Sjuhärad Välfärd, FoU Väst och Göteborgsregionen (GR). Sjukhusen Kommunerna Primärvården Västra Götalandsregionen VISION FÖR KOMMUNIKATIONEN: KOMMUNIKATIONEN SKA BIDRA TILL ATT NÄRVÅRDSSAMVERKAN SES SOM EN SJÄLVKLAR DEL INOM SÖDRA ÄLVSBORGS VÅRD- OCH OMSORGSVERKSAMHET 4

5 MÅL 1. Ökad kunskap om närvårdssamverkan Huvudkanalen i närvårdssamverkan för att föra diskussion och dialog kring frågor och att komma framåt är mötet. De stöttande kanalerna är främst intern- och extern webbplats. (länk) Då informationsvägarna nästan alltid sker över gränserna mellan kommun och region så är det viktigt att telefon och e-post används på ett effektivt sätt. Arbetet fortsätter med att etablera nya samt förbättra redan startade kommunikationskanaler för att det ska vara enkelt att hitta information och att föra dialog. Det gäller främst internt med plattformar för dokument och information, samt externt genom att skapa en dialog med externa intressenter och målgrupper. Under 2012 behöver vi arbeta mer med att skapa informationsvägar ut i verksamheterna. Vi ska lära av varandra och lära känna varandras verksamheter. 2. Ta fram en Kommunikationsstrategi för att skapa långsiktiga mål för kommunikationen Kommunikationsstrategin är en del av Närvårdssamverkans totala strategi. För att veta vad som ska kommuniceras så behöver vi reflektera över verksamheten och över målgrupperna på ett djupare plan. Det ska finnas långsiktiga kommunikationsmål som håller över tid och som är kopplade till att uppnå verksamhetens övergripande mål. En kommunikationsstrategi ska tydliggöra Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs kommunikationsmål t.o.m Kommunikationsstrategin är en plan för vad man ska säga och hur man ska säga saker och ger en långsiktig styrning och samordning av kommunikationen. Genom att ta fram en kommunikationsstrategi så kan vi enklare ta fram budskap för närvårdssamverkan. Idag finns svårigheter med hur vi utformar bilder och hur vi säger saker eftersom vi inte har en kommunikativ strategi för vart vi vill. Exempel på frågor som behövs ställas är: Hur vill vi genom kommunikation påverka bilden av närvårdssamverkan? och Hur kan vi spetsa våra budskap så att verksamheterna orkar lyssna på vad vi har att säga? 5

6 Mål Aktivitet Ansvar för utförande Uppföljning Målet uppnått Öka kunskapen om Närvårdssamverkan Delmål: Etablera nya och förbättra befintliga kommunikationskanaler Delmål: Klargöra kommunikationsvägar Delmål: Öka samordningen av kommunikation Delmål: Skapa förutsättningar för effektiva möten Alla närvårdsområden ska utveckla webbsidorna. Utveckla ett fungerande samarbete med utpekade webbansvariga för uppdatering. Alla närvårdsområden ska ha tagit fram en plan över informationsbärare, målgrupper och budskap Vidareutveckla den interna webbplatsen, (Alfresco) Skapa struktur för informationsdelning på möten Bra balans av informations/diskussionsärenden Ange vem som ansvarar för målets handläggning/genomförande! Informations- och kommunikationsansvarig tillsammans med utpekad webbsideansvarig för varje närvårdsområde. Ledningsgruppen för respektive närvårdsområde Informations- och kommunikationsansvarig Närvårdskansliet/ Ordföranden för respektive grupp Närvårdskansliet tillsammans med alla ordföranden Ange när och hur målet ska följas upp! Under 2013 kommer vi att undersöka vad våra målgrupper har för behov och förväntningar på webbplatsen. Kommunikationsenkät under hösten 2012 Ange när målet ska vara uppnått! Utvärdering ska vara gjord Utvärdering ska vara gjord senast Utvärdering ska vara gjord senast Utvärdering ska vara gjord senast Delmål: Öka kunskapen inom närvårdssamverkan. Nyhetsbrev från ordföranden för styrgrupp närvård. Informatör tillsammans med ordföranden för Styrgrupp närvård Kommunikationsenkät 2012 Två nyhetsbrev ska ha kommit ut

7 Seminarier Delmål: Öka kommunikationkunskapen inom närvårdssamverkan. Kommunicera Goda exempel i Närvårdssamverkan Stötta kommunikationsarbetet i Närvårdsområdena Genom att ta fram grundmaterial om kommunikation. Webb Närvårdsområdena Informatör/kommunikatör och Närvårdskansli Kommunikationsenkät 2012 Omgående Informatör Mål Aktivitet Ansvar för utförande Uppföljning Målet uppnått Ta fram kommunikationsstrategi för Närvårdssamverkan Delmål: Ta fram långsiktiga mål för närvårdssamverkans kommunikation Delmål: Ta fram budskap för närvårdssamverkan, huvudbudskap och stödbudskap Ange hur målet ska uppnås! Gör en kommunikationsstrategi Gör en identitetsanalys av närvårdssamverkan för att hitta budskap Gör en SWOT-analys av närvårdssamverkan för att hitta budskap. Bestämma vilka begrepp och symboler vi använder i vår interna kommunikation Bestämma vilka begrepp och symboler vi använder i vår externa kommunikation Ta fram en tydlig vision Ange vem som ansvarar för målets handläggning/genomförande! Informatör/Närvårdskansli Informatör/Närvårdskansli Informatör/Närvårdskansli Informatör/kommunikatör tillsammans med Styrgrupp närvård och närvårdskansli Informatör/kommunikatör tillsammans med Styrgrupp närvård och närvårdskansli Informatör/kommunikatör tillsammans med Politiskt samråd och närvårdskansli. Ange när och hur målet ska följas upp! Följs upp och revideras ev. under Följs upp och revideras ev. under Följs upp och revideras ev. under Ange när målet ska vara uppnått! Kommunikationsenkät Kommunikationsenkät Kommunikationsenkät Ta fram en folder om Informatör/kommunikatör Kommunikationsenkät

8 Närvårdssamverkan 8