Kommunikationsplan familjestödsprojektet

Transkript

1 Kommunikationsplan familjestödsprojektet

2 Tjänsteskrivelse Handläggare: Ida Broman FKN Folkhälsonämnden Kommunikationsplan familjestödsprojektet Sammanfattning I samband med beviljandet av projektmedel för Kompetenta familjer med ungdomar ideal och realitet i familjestödet i Karlskoga och Degerfors meddelade Statens folkhälsoinstitut att det före den 31/ vill ha in en kommunikationsplan för projektet. Kommunikationsplanen är till för att tydliggöra av vem, för vem, när och hur kommunikation skall ske inom projektets ramar, samt vilken budget som finns för kommunikationsinsatser. Planen skickades in till FHI under vecka 12. Underlag Kommunikationsplan för: Kompetenta familjer med ungdomar - ideal och realitet i familjestödet i Karlskoga och Degerfors Bakgrund I december 2010 tog Statens folkhälsoinstitut (FHI) beslut om att bevilja Karlskoga kommun och Örebro universitet 7 miljoner kronor för projektet Kompetenta familjer med ungdomar ideal och realitet i familjestödet i Karlskoga och Degerfors. I samband med detta beslut meddelade FHI att det före den 31/ ville ha in en kommunikationsplan för projektet. För att skriva denna plan gav FHI ut vissa riktlinjer. Beskrivning av ärendet Kommunikationsplanen är till för att tydliggöra av vem, för vem, när och hur kommunikation skall ske inom projektets ramar, samt vilken budget som finns för kommunikationsinsatser. Kommunikation är en viktig del av detta projekt, då det till stor del handlar om att samverka och samarbeta med flera olika parter, samt att på ett tydligt och enkelt sätt nå ut till både aktörer, föräldrar och ungdomar med projektets arbete. Planen ses som en utgångspunkt för kommunikationen under projektets tre år och har fokus på både intern och extern kommunikation. Planen skickades in till FHI under vecka 12. Ida Broman Folkhälsoutvecklare c:\temp\ibrn8ex9p8.doc

3 Handläggare: Ida Broman, Folkhälsoförvaltningen Kommunikationsplan för: Kompetenta familjer med ungdomar - ideal och realitet i familjestödet i Karlskoga och Degerfors Finns det ett kommunikationsbehov? Detta projekt bygger på samverkan och samarbete med andra aktörer, verksamheter och organisationer. Därför är en god kommunikation grunden för ett väl fungerande arbete. Att nå ut, både till andra aktörer, men också till föräldrar och ungdomar i kommunen med information om projektets mål, syfte och upplägg blir ett återkommande inslag under alla tre projektåren. Regionalt och nationellt skall goda erfarenheter från projektet spridas. Vi skall också inhämta goda exempel och erfarenheter från liknande projekt och arbeten. Detta kräver en genomtänkt och god struktur för att nå ut med och hämta in rätt information på rätt sätt, med rätt målgrupp. Även den interna kommunikationen är av betydande del, då projektet innebär samverkan mellan kommunerna och universitetet. 2. Vad är målet och vem är målgruppen? Att sprida information, ge en god insikt, skapa ett intresse och betona vikten av projektets arbete, och därigenom finna nya parter att samverka med, är ett av målen med projektet. Målgruppen för vår kommunikation är dels tänkbara externa samverkanspartners, kommunala förvaltningar, men också föräldrar och ungdomar. Detta gör att vi måste rikta vår information och kommunikation till den specifika grupp vi vill nå. Vi kommer därmed att ägna oss åt både masskommunikation, men också interpersonell kommunikation. 3. Vilken strategi(er) är bästa vägen? När det handlar om kommunikation är det viktigt att vi tänker brett och väljer flera olika sätt och vägar att kommunicera på, samt att vi ständigt försöker målgruppsanpassa vår kommunikation på ett bra sätt. Inom ramarna för detta projekt är dialog viktigt, då delaktighet är grunden för att nå målen inom projektet. Därför är det mer än bara envägskommunikation som är viktigt att tänka på. Vi kommer därför att nyttja olika möten och nätverk för att föra diskussioner kring projektet och dess insatser för att på så vis få ett så bra resultat som möjligt. c:\temp\ibrn8fdcf7.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering fkn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

4 2 (5) Att följa med i media och vad som händer kring ämnet både nationellt, regionalt och lokalt ses som en del av kommunikationsstrategin. Genom att göra det kan det aktuella nyhetsflödet följas och vi kan vid tillfälle koppla detta till, och på så vis lyfta upp, vårat arbete i ett sammanhang. Att skriva debattartiklar kan vara ett exempel på detta. 4. VEM skall säga det? Utgångspunkten är att de som går ut med informationen är vi som finns i projektets arbetsgrupp. Gemensamt ansvarar vi för kommunikationen, för att det ska blir tydligt utåt sett vem det är som står bakom informationen. I vissa fall kan det dock vara bra att använda projektets styr- och referensgrupp som kanaler för kommunikation, för att nå verksamheter både internt och externt. I andra fall kan andra nyckelpersoner/organisationer med goda kontakter med en viss målgrupp användas som kanaler för kommunikation för att kommunikationen skall flyta på bättre, och nå målgruppen på ett mer effektivt sätt. 5. VAD ska vi säga? Vi skall främst berätta om varför vi driver detta projekt och vad projektet i praktiken innebär för dem som kommer att bli berörda. Vi skall också kommunicera ut vad arbetet förväntas leda till för att det skall känns begripligt och meningsfullt för dem vi önskar samarbeta med. Att göra vår tidsplan och vårat upplägg känt och att uppdatera vad projektet kommit fram till under resans gång blir också en viktig del. Syftet med varför vi vill kommunicera och vad det är vi vill säga måste vara tydligt inför varje kommunikationsaktivitet. Detta kommer att variera under projektets olika delar. Att alltid ha en röd tråd är dock viktigt i kommunikationen. För projektets del handlar det om att alltid ha fokus på den kompetenta familjen och de kompetenta föräldrarna. Detta förmedlar vår grundsyn i projektet och skall därför alltid vara med som en tydlig del. 6. HUR och VAR ska vi säga det? Vi kommer att använda oss av olika metoder för att nå ut med vår information. Dels för att målgruppen är så pass bred, men också för att människor tar till sig och kommunicerar på olika sätt. Vi kommer att skapa en hemsida via kommunernas och universitetets hemsidor där aktuellt information och kontaktuppgifter kommer att finnas, samt vår lokala projektbeskrivning. Vi kommer också att skapa en folder där vi på ett kortfattat sätt beskriver vårat arbete och vilka vi är som jobbar med projektet. Denna folder skall användas vid kontakt med samverkansparter och i olika sammanhang där familjestöd kan vara en aktuell fråga, för att på ett lätt och kortfattat sätt nå ut med informationen. Vid användandet av trycksaker, hemsida med mera har arbete påbörjats med att ta fram en gemensam logotyp för projektet. Denna logotyp skall finnas med vid all kommunikation och information som sker inom ramarna för projektet, och skall på ett tydligt sätt symbolisera samverkan mellan kommunerna och universitetet.

5 3 (5) Kommunikation handlar inte endast om att vi skall informera utan att vi också skall bjuda in till diskussion om arbetet för att på så vis skapa god kommunikation och utbyte. För detta kommer främst styr- och referensgrupperna inom projektet att användas. Vi planerar också att genomföra dialogseminarium vid några tillfällen under projektåren. Dessa seminarier skall fungera som plattform för att diskutera det arbetet som hittills gjorts i projektet och hur vi skall går vidare på bästa sätt för att nå vårat mål. Målgrupp för dessa seminarier är olika utifrån syftet, men kan bland annat vara verksamhetsrepresentanter, politiker, föräldrar och ungdomar. Varje vår och höst arrangeras tvärsektoriella nätverk kring barnrätts- och folkhälsofrågor i Karlskoga och Degerfors kommuner. Det finns ett nätverk för kommunala tjänstemän och ett för politiker. Dessa nätverk kommer nyttjas för att sprida kunskap och föra dialog internt inom kommunerna och på så vis nå ut bredd till alla nämnder och förvaltningar. Att också besöka berörda nämnder och styrelser är en del av kommunikationsarbetet. Redan nu finns projektet med som en stående punkt på den gemensamma folkhälsonämndens sammanträden. Att politikerna blir uppdaterade för att sen i sin tur kunna sprida projektets arbete vidare är en viktig del i kommunikationen. Detta innebär också att media månatligen får ta del av handlingar och information som berör projektet. Årligen arrangeras en folkhälsokonferens i kommunerna som kan fungera som plattform för kommunikation av projektets arbete. Även externa konferenser kan nyttjas för spridning. Övriga befintliga nätverk som arbetsgruppens deltagare finns med i kommer också, vid tillfälle, användas som kanal för projektets arbete. Både lokalt och regionalt är media en viktig kanal för att nå ut brett och kommunicera budskap. Lokalt finns två tidningar samt en lokal-tv kanal där goda kontakter finns för samarbete och stöd i detta arbete. Allt som publiceras i media kring projektet kommer att läggas på projektets hemsida. För att vara tydliga när vi kommunicerar via mail, så har en gemensam adress skapats för projektet. Mailadressen, kompetentafamiljer@karlskoga.se, kommer att användas vid all kontakt med externa samarbetspartners för att tydliggöra vem som är avsändaren. Mailen innebär också att all kontakt finns samlad på ett och samma ställe och blir därför inte personbunden. Rapporter som kommer att skrivas utifrån de olika delstudierna i projektet, skall spridas för att hela tiden uppdatera vad projektet kommit fram till längs vägen. Här blir det särskilt viktigt att lyfta fram lyckade satsningar och framsteg i bland annat media.

6 4 (5) För kommunikationsarbetet finns en informatör knuten till kommunernas folkhälsoförvaltning. Denne kommer att nyttjas vid behov under projektets gång för att skapa en god struktur i kommunikationsarbetet. Den interna kommunikationen kommer att ha utgångspunkt i en webbplattform (blackboard) som är knuten till universitetet. Där kan all viktig information och dokumentation samlas, samt att intern kommunikation inom arbetsgruppen kan ske genom webbplattformens mailsystem. Detta skall underlätta kommunikationen och ge förutsättning för god struktur i det material som kommer att skapas under projektets gång. Detta gör också att materialet inte blir bundet till en viss person, utan kan delas av alla berörda i gruppen. 7. NÄR skall vi säga det? Kommunikationen skall ske kontinuerligt under projektets gång. Särskilt viktigt är detta när det gäller samverkan med andra verksamheter. Att uppdatera styrgruppen om projektets framsteg och insatser blir viktigt för att bibehålla god förankring i kommunerna. För detta planeras ca två styrgruppsmöten per år. Vid särskilda händelser/insatser och resultat som framkommer i projektet, blir dessa också viktiga att kommunicera ut, både internt och externt. Här är det viktigt att i god tid innan specifik insats skall ske, förankra detta med berörda aktörer/målgrupper. 8. VAD kostar det? I budgeten för projektet finns kr avsatt för administration inom ramen för kommunens budget. I denna del av budget räknas kostnader för kommunikationsinsatser in. De skall då bland annat täcka in tryck och framtagande av informationsmaterial. Dialogseminarierna ses som en del av informationsspridningen och kostnader för det finns inom ramen för universitetets del av budget. 9. HUR kontrollerar vi effekten? Att vi når fram med vår kommunikation i projektet är viktigt för att projektet skall ses som lyckat. Här är kontinuerliga avstämningar inom projektets olika grupper viktigt för att hitta rätt vägar och kanaler för kommunikationen. Effekten kommer sedan att mätas utifrån varje aktivitet/insats under tidens gång, beroende på målgrupp och syfte med kommunikationen. Även dialogseminarierna som arrangeras i projektet kan användas för att kontrollera effekten av kommunikationen. Som utgångspunkt för att kontrollera att det vi gör når ut och att vi använder rätt kanaler vid rätt tillfällen, använder vi oss av den så kallade PDCA-cykeln som utgångspunkt. PDCA står för Plan, Do, Check Act och innebär att vi hela tiden planerar våra kommunikationsinsatser, vi genomför dem, sen kontrollerar vi dem och ser om det var bra eller mindre bra och agerar utifrån denna lärdom. På så vis stämmer vi hela tiden av och utvecklar arbetet med kommunikationen så att det blir så bra som möjligt.

7 5 (5) Figur: PDCA-cykeln 10. Ansvarig: Ansvariga för kommunikationen inom projektet är de kommunala samordnarna Ida Broman och Cecilia Ljung samt forskningsteamet vid Örebro universitet. Kommunikationsplanen revideras vid behov under projektåren.